Créer un flux de travail : Créer un flux de travail dans Slack
Les flux de travail vous permettent d’automatiser des tâches et de travailler plus efficacement dans Slack. Par défaut, toute personne disposant d’un forfait payant peut créer des flux de travail à l’aide du générateur de flux de travail. Si vous n’avez pas accès à cette option, il est possible que les propriétaires et administrateurs aient appliqué des restrictions à la création de flux de travail.
Vous ne connaissez pas encore les flux de travail ? Consultez notre didacticiel Qu’est-ce qu’un flux de travail Slack ? pour une présentation.
Composants d’un flux de travail
Avant de vous lancer, il peut être utile de bien comprendre les éléments qui composent un flux de travail. Lorsque vous créez un flux de travail, vous personnalisez chaque élément pour créer une automatisation qui effectuera une tâche ou exécutera un processus dans Slack.
Component | Définition | Exemple |
Démarrage d’un flux de travail | L’action qui démarre le flux de travail. | Le flux de travail démarre lorsqu’un utilisateur effectue l’action nécessaire, par exemple en rejoignant un canal ou en cliquant sur un lien dans Slack. |
Étape | Les actions que vous souhaitez qu’effectue votre flux de travail. | Une étape peut envoyer un message ou recueillir des informations au moyen d’un formulaire. Vous pouvez également ajouter des étapes à partir de services tiers. |
Variable | Toute information soumise à votre flux de travail, qui peut être répertoriée autre part. | Le nom de la personne qui a lancé le flux de travail pourrait constituer une variable, et celle-ci pourrait être incluse dans un message de bienvenue sur un canal. |
Gestionnaire de flux de travail | Un membre de votre espace de travail ayant l’autorisation de gérer votre flux de travail. | Tout gestionnaire de flux de travail peut annuler la publication d’un flux de travail, le modifier ou le supprimer. Il peut aussi ajouter et supprimer d’autres gestionnaires. |
ouvrir le générateur de flux de travail
- Sur votre ordinateur, survolez Plus et sélectionnez Automatisations .
- Sélectionnez Générateur de flux de travail dans le menu, puis cliquez sur Créer un flux de travail en haut à droite.
Étape 1 : choisir la manière dont votre flux de travail se lance
- Sélectionnez une option dans la liste :
Depuis un lien
Partagez ce lien dans Slack. Le flux de travail démarre lorsqu’un membre de votre espace de travail clique dessus.
Lorsqu’une réaction émoji est utilisée
Spécifiez un émoji et un canal. Le flux de travail démarre lorsqu’une personne utilise cette réaction émoji dans ce canal.
Lorsqu’une personne rejoint un canal
Spécifiez un canal. Le flux de travail démarre lorsqu’une personne rejoint ce canal.
Selon un programme
Spécifiez une date, une heure et une fréquence pour le démarrage automatique de votre flux de travail.
Depuis un webhook
Configurez des événements externes déterminant le démarrage de votre flux de travail. - Suivez les invites, puis cliquez sur Continuer.
Remarque : Les flux de travail qui démarrent depuis un lien doivent être partagés dans Slack, et l’utilisateur doit cliquer dessus pour les lancer. Cliquer sur le lien en dehors de Slack ne démarrera pas le flux de travail.
Étape 2 : ajouter des étapes à votre flux de travail
Une fois que vous avez choisi la manière dont votre flux de travail démarre, les étapes que vous ajoutez permettent d’effectuer les tâches que vous souhaitez automatiser. Les étapes sont les éléments de base d’un flux de travail, et peuvent effectuer des actions dans Slack et hors de Slack. Lorsqu’une personne démarre votre flux de travail, les étapes s’effectuent dans l’ordre que vous avez spécifié.
Ajouter des étapes
Pour ajouter des étapes à votre flux de travail, choisissez le type à utiliser, puis sélectionnez-les dans la bibliothèque des étapes.
- Recherchez une étape ou choisissez-en une dans la liste.
- Suivez les invites de configuration de l’étape, puis cliquez sur Enregistrer.
Remarque : Pour configurer une étape d’envoi de messages vers un canal, vous devrez disposer des autorisations de publication pour ce canal. Si ce n’est pas le cas, demandez à un propriétaire ou à un administrateur de vous accorder ces autorisations.
Types d’étape
Type d’étape | Description | Qui peut ajouter |
Slack | Effectue une action Slack, comme l’envoi d’un message ou l’ajout d’une personne à un canal | Tout le monde (par défaut) |
Connecteur | Effectue une action dans un service tiers, comme l’ajout d’une ligne dans une feuille de calcul Google ou la création d’une réunion Zoom | Tout le monde (par défaut)* |
Personnalisé | Créée spécialement pour votre organisation afin d’effectuer une action définie par le développeur | Collaborateurs d’application*† |
*Si l’approbation des applications est activée pour votre espace de travail ou votre organisation Enterprise Grid, les applications et connecteurs personnalisés devront être approuvés avant que vous puissiez les ajouter aux flux de travail.
† Sauf si le développeur a configuré d’autres autorisations
Plus de détails sur les étapes de connecteur
Pour créer des flux de travail qui effectuent des actions dans d’autres services, par exemple ajouter une ligne à une feuille de calcul Google ou lancer une réunion Zoom, vous pouvez ajouter des étapes de connecteur pour des services tiers. Selon les paramètres de votre espace de travail ou de votre organisation Enterprise Grid, vous devrez peut-être demander l’accès aux connecteurs ou une configuration supplémentaire, avant de pouvoir les ajouter à un flux de travail.
Lorsque vous ajoutez une étape de connecteur à votre flux de travail, vous devez authentifier un compte auprès de ce service tiers pour que le flux de travail puisse effectuer cette étape. Les créateurs de flux de travail peuvent choisir de demander à chaque utilisateur de leurs flux de travail de s’authentifier avec leurs propres comptes ou de leur fournir leurs identifiants.
Remarque : par défaut, les créateurs de flux de travail peuvent choisir la manière dont ils souhaitent que les personnes se connectent, mais les administrateurs et les propriétaires peuvent restreindre cette autorisation. Si cette option ne s’affiche pas, contactez un propriétaire ou un administrateur pour obtenir de l’aide.
Personnaliser les étapes
Durant la configuration de l’étape, vous pouvez ajouter des variables ou des boutons. Les variables permettent au flux de travail d’utiliser des informations d’étapes précédentes pour faciliter les étapes suivantes et les réponses. Les boutons, quant à eux, permettent de « mettre en pause » l’exécution des étapes jusqu’à ce qu’un utilisateur clique dessus.
Variables
Boutons
Insérer une variable
- Dans l’étape que vous configurez, cliquez sur Insérer une variable . Selon l’emplacement, il est possible que seule l’icône s’affiche.
- Faites votre choix parmi la liste de variables. Pendant l’exécution de votre flux de travail, la variable sera remplacée par les données dynamiques.
Ajouter un bouton
- Dans l’étape que vous configurez, cliquez sur Ajouter un bouton.
- Cliquez sur l’icône en forme de crayon pour modifier le texte du bouton, sélectionnez une couleur et ajoutez une description pour le comportement du bouton.
- Cliquez sur Terminé, puis sur Enregistrer.
Modifier et réorganiser les étapes
Vous pouvez modifier la configuration des étapes et leur ordre d’exécution. Procédez comme suit :
- Pour modifier une étape, cliquez sur l’icône en forme de crayon .
- Pour réorganiser une étape, cliquez sur les flèches haut ou bas , ou faites-la glisser vers sa nouvelle position.
Étape 3 : Finalisation et publication du flux de travail
Avant de publier votre flux de travail, vous pouvez finaliser la configuration. Vous pourrez toujours modifier le flux de travail après sa publication pour modifier des détails, les gestionnaires de flux de travail ou les autorisations d’accès.
Ajouter un titre, une description et une icône
- Cliquez sur l’icône du flux de travail en haut à gauche du générateur de flux de travail.
- Choisissez un nom pour votre flux de travail. Celui-ci s’affichera quand le lien du flux de travail sera partagé ou encore lorsque le flux de travail publiera un message dans un canal.
- Le cas échéant, ajoutez une description. Pour ajouter une icône, cliquez sur Choisir un fichier pour charger une image.
Ajouter des gestionnaires de flux de travail
Tous les gestionnaires de flux de travail que vous ajoutez disposeront des mêmes autorisations que vous en tant que créateur du flux de travail.
- Cliquez sur l’icône des trois points en haut à droite du générateur de flux de travail, puis sélectionnez Paramètres.
- Cliquez sur Edit (Modifier).
- Sous Gestionnaires de flux de travail, saisissez le nom de la personne que vous souhaitez ajouter.
- Sélectionnez son nom.
Configurer des autorisations d’accès
Par défaut, toute personne de votre espace de travail peut trouver et utiliser votre flux de travail. Seuls les gestionnaires pourront en faire une copie. Voici comment modifier les autorisations par défaut :
- Cliquez sur l’icône des trois points en haut à droite du générateur de flux de travail, puis sélectionnez Paramètres.
- Cliquez sur Edit (Modifier).
- Ouvrez le menu déroulant sous Qui peut trouver ce flux de travail ? ou Qui peut copier ce flux de travail ?.
- Sélectionner une option. Pour vous assurer que les personnes externes avec lesquelles vous travaillez dans Slack Connect ont la permission d’utiliser votre flux de travail, cochez la case à côté de Inclure également des entreprises externes connectées afin de les trouver et de les gérer.
- Cliquez sur Enregistrer.
- Retournez dans le générateur de flux de travail, puis cliquez sur Terminer.
- Passez les détails en revue, puis cliquez sur Publier.
Et voilà ! Et voilà, vous avez créé un flux de travail. Si votre flux de travail démarre à partir d’un lien, assurez-vous de partager le lien dans Slack pour que les membres de votre espace de travail ou de votre organisation Enterprise Grid puissent le trouver et l’utiliser.
Remarque : Les canaux Slack Connect et les personnes externes peuvent avoir accès à votre flux de travail uniquement si vos propriétaires et administrateurs ont autorisé les personnes externes à exécuter les flux de travail créés par votre organisation.
Conseil : Dès que votre flux de travail est actif, vous pouvez consulter les interactions avec ses utilisateurs ainsi que les erreurs dans le journal d’activité du flux de travail.
- Tous les membres (par défaut)
- Disponible avec les forfaits payants.