Workflow erstellen: Einen Workflow in Slack erstellen

Workflows ermöglichen es dir, Aufgaben zu automatisieren und effizienter in Slack zu arbeiten. Standardmäßig kann jede Person mit einem kostenpflichtigen Plan Workflows mit dem Workflow-Builder erstellen. Wenn die Option nicht angezeigt wird, haben deine Inhaber:innen und Administrator:innen die Möglichkeit zum Erstellen von Workflows möglicherweise eingeschränkt.

Neu bei Workflows? Einen Überblick darüber findest du im Tutorial Was ist ein Slack-Workflow?.


Komponenten eines Workflows

Bevor du loslegst, ist es hilfreich, die Komponenten eines Workflows zu verstehen. Bei der Erstellung eines Workflows kannst du die einzelnen Komponenten anpassen, um eine Automatisierung zu erstellen, die eine Aufgabe erfüllt oder einen Vorgang in Slack ausführt. 

Komponente Definition Beispiel
Wie dein Workflow beginnt Die Aktion, mit der der Workflow gestartet wird. Wenn ein:e Benutzer:in die von dir angegebene Aktion zum Starten eines Workflows ausführt, z. B. einem Channel beitritt oder auf einen Link in Slack klickt, wird der Workflow gestartet.
Schritt Welche Aktionen dein Workflow ausführen soll. Ein Schritt könnte eine Nachricht senden oder über ein Formular Informationen sammeln. Du kannst außerdem Schritte aus Diensten Dritter hinzufügen.
Variable Informationen, die an deinen Workflow übermittelt wurden und an anderen Orten referenziert werden können. Eine Variable könnte der Name der Person sein, die den Workflow durchgeführt hat, und könnte in einer Willkommensnachricht an sie im Channel enthalten sein.
Workflow-Manager:innen Ein Mitglied deines Workspace, das berechtigt ist, deinen Workflow zu verwalten. Jede:r Workflow-Manager:in kann einen Workflow bearbeiten, dessen Veröffentlichung rückgängig machen oder ihn löschen. Diese Person kann auch andere Workflow-Manager:innen hinzufügen und entfernen.


Workflow-Builder öffnen

  1. Bewege auf dem Desktop den Mauszeiger über   Mehr und wähle dann   Automatisierungen aus.
    Ein Bild eines Cursors über dem Symbol „Mehr“ in der Slack-Desktop-App.
  2. Wähle   Workflow-Builder aus dem Menü und klicke dann oben rechts auf Workflow erstellen.


Schritt 1: Wähle aus, wie dein Workflow beginnt
 

  1. Wähle eine Option aus der Liste:

      Von einem Link
    Teile diesen Link in Slack. Wenn jemand in deinem Workspace darauf klickt, wird dein Workflow gestartet.

        Wenn eine Emoji-Reaktion verwendet wird
    Gib ein Emoji und einen Channel an. Wenn jemand deine Emoji-Reaktion in diesem Channel verwendet, wird dein Workflow gestartet.

        Wenn eine Person einem Channel beitritt
    Gib einen Channel an. Wenn jemand diesem Channel beitritt, wird dein Workflow gestartet.

        Nach einem Zeitplan
    Gib ein Datum, eine Uhrzeit und einen Zeitplan an, zu dem bzw. der dein Workflow automatisch starten soll.

        Von einem Webhook
    Konfiguriere externe Ereignisse, um zu bestimmen, wie dein Workflow startet.
  2. Befolge die Anweisungen und klicke dann auf Weiter

Hinweis: Workflows, die über einen Link gestartet werden, müssen in Slack geteilt und angeklickt werden, um zu starten. Wenn du den Link außerhalb von Slack anklickst, wird der Workflow nicht gestartet.

 

Schritt 2: Schritte zu deinem Workflow hinzufügen

Sobald du entschieden hast, wie dein Workflow starten soll, erledigen die Schritte, die du hinzufügst, die Aufgabe, die du automatisieren möchtest. Schritte sind die Grundlage eines jeden Workflows. Sie können Aktionen innerhalb und außerhalb von Slack ausführen. Wenn jemand deinen Workflow startet, werden die Schritte in der von dir festgelegten Reihenfolge ausgeführt. 


Schritte hinzufügen

Wenn du deinem Workflow Schritte hinzufügen möchtest, musst du entscheiden, welche Art von Schritt du verwenden möchtest, und ihn dann in der Schritt-Bibliothek suchen und auswählen.

  1. Suche nach einem Schritt oder wähle einen aus der Liste aus.
  2. Befolge die Anweisungen, um den Schritt zu konfigurieren, und klicke dann auf Speichern.

Hinweis: Du musst du über die Posting-Berechtigungen für einen Channel verfügen, um einen Schritt so zu konfigurieren, dass er Nachrichten an diesen Channel sendet. Wenn du keine Posting-Berechtigungen hast, bitte eine:n Inhaber:in oder Administrator:in, dir diese zu erteilen.


Typen von Schritten

Schritt-Typ Beschreibung Wer kann hinzufügen
Slack Nimmt eine Slack-Aktion vor, etwa das Senden einer Nachricht oder das Hinzufügen von Personen zu einem Channel. Alle (standardmäßig)
Connector Führt eine Aktion in einem Drittanbieterdienst aus, etwa das Hinzufügen einer Zeile zu einer Google-Tabelle oder das Erstellen eines neuen Zoom-Meetings Alle (standardmäßig)*
Benutzerdefinierte Speziell für deine Organisation entwickelt, um die auf Entwicklerseite angegebenen Aktionen durchzuführen App-Mitwirkende*

* Wenn die App-Genehmigung für deinen Workspace oder deine Enterprise Grid-Organisation aktiviert ist, müssen benutzerdefinierte Apps und Connectors erst genehmigt werden, bevor du sie zu Workflows hinzufügen kannst.
† Sofern auf Entwicklerseite keine anderen Berechtigungen festgelegt wurden


Mehr Details zu Connector-Schritten

Durch das Hinzufügen von Connector-Schritten für Dienste von Drittanbietern kannst du Workflows erstellen, die Aktionen in anderen Diensten ausführen, z. B. das Hinzufügen einer Zeile zu einer Google Tabelle oder das Starten eines Zoom-Meetings. Je nach den Einstellungen deines Workspace oder deiner Enterprise Grid-Org. musst du möglicherweise Zugriff auf die Connectors oder eine zusätzliche Konfiguration für die Connectors anfordern, damit du die entsprechenden Schritte in einen Workflow einfügen kannst.

Wenn du einen Connector-Schritt zu deinem Workflow hinzufügst, musst du einen Account bei diesem Drittanbieterdienst authentifizieren, bevor der Workflow den Schritt erfolgreich abschließen kann. Workflow-Ersteller:innen können wählen, ob einzelne Personen, die ihre Workflows verwenden, sich mit ihren eigenen Accounts authentifizieren oder ihre eigenen Anmeldedaten verwenden müssen.

Hinweis: Standardmäßig können Workflow-Ersteller:innen wählen, wie sich Leute authentifizieren sollen. Inhaber:innen und Administrator:innen können allerdings diese Genehmigung einschränken. Wenn du diese Option nicht siehst, wende dich bitte für Hilfe an einen Inhaber oder Administrator.


Schritte anpassen

Bei der Konfiguration des Schritts wird ggf. die Option angezeigt, Variablen oder Buttons hinzuzufügen. Variablen ermöglichen es dem Workflow, Informationen aus früheren Schritten für künftige Schritte und Antworten zu verwenden. Über Buttons kann der Workflow den Ablauf der Schritte „anhalten“, bis der Button angeklickt wird.

Variablen

Buttons

Welche Variablen in einem Schritt zur Verfügung stehen, hängt von den vorherigen Informationen ab, die in den Workflow eingegeben wurden. Du kannst beispielsweise einen Schritt Nachricht senden zu deinem Workflow hinzufügen und die Variable Person, die diesen Workflow verwendet hat auswählen, um jedes Mal, wenn der Workflow startet, die empfangende Person dynamisch zu ändern.

Variable einfügen

  1. Klicke in dem Schritt, den du anpasst, auf   Variable einfügen. (An manchen Stellen wird nur das Symbol   angezeigt.)
  2. Triff eine Auswahl aus der Liste der Variablen. Wenn dein Workflow ausgeführt wird, wird die Variable durch dynamische Daten ersetzt
Wenn du zu einem Schritt in deinem Workflow einen Button hinzufügst, wird der Workflow nicht fortgesetzt, bis jemand auf den Button klickt. Buttons können bei jeder Verwendung eines Workflows nur von jeweils einer Person angeklickt werden. 

Button hinzufügen

  1. Klicke in dem Schritt, den du anpasst, auf Button hinzufügen.
  2. Klicke auf das   Bleistiftsymbol, um den Text auf dem Button zu bearbeiten, eine Buttonfarbe auszuwählen und einen Beschreibungstext für das Verhalten des Buttons hinzuzufügen.
  3. Klicke auf Fertig und dann auf Speichern.


Schritte bearbeiten und neu anordnen

Wenn du deine Meinung änderst, kannst du die Konfiguration deiner Schritte anpassen und die Reihenfolge ändern, in der sie ausgeführt werden. Das funktioniert so:

  • Wenn du einen Schritt bearbeiten möchtest, klicke auf das  Bleistiftsymbol
  • Klicke auf den  Pfeil nach oben oder den  Pfeil nach unten oder ziehe den Schritt an eine neue Position, um ihn neu anzuordnen.


Schritt 3: Vorgang abschließen und Workflow veröffentlichen

Bevor du deinen Workflow veröffentlichst, kannst du noch ein paar letzte Handgriffe vornehmen. Du kannst deinen Workflow nach der Veröffentlichung jederzeit bearbeiten, wenn du Details, Workflow-Manager:innen oder die Zugriffsberechtigungen anpassen musst.

Titel, Beschreibung und Symbol hinzufügen

  1. Klicke auf das Workflow-Symbol in der oberen linken Ecke des Workflow-Builders.
  2. Wähle einen Namen für deinen Workflow. Dies wird angezeigt, wenn der Workflow-Link geteilt wird, der Workflow eine Nachricht in einem Channel postet usw.
  3. Füge bei Bedarf eine Beschreibung hinzu. Klicke auf Datei auswählen und lade ein Bild hoch, um ein Symbol hinzuzufügen.


Workflow-Manager:innen hinzufügen

Alle hinzugefügten Workflow-Manager:innen haben die gleichen Berechtigungen wie du als Ersteller:in des Workflows.

  1. Klicke auf das Symbol mit den drei Punkten in der oberen rechten Ecke des Workflow-Builders und wähle dann Einstellungen.
  2. Klicke auf Edit (Bearbeiten).
  3. Gib unter Workflow-Manager:innen den Namen der Person ein, die du hinzufügen möchtest.
  4. Wähle ihren Namen aus.


Zugriffsberechtigungen festlegen

Standardmäßig kann jede Person in deinem Workspace deinen Workflow finden und verwenden und nur Workflow-Manager:innen können eine Kopie erstellen. So änderst du die Standardberechtigungen:

  1. Klicke auf das Symbol mit den drei Punkten in der oberen rechten Ecke des Workflow-Builders und wähle dann Einstellungen.
  2. Klicke auf Edit (Bearbeiten).
  3. Öffne das Dropdown-Menü unter Wer kann diesen Workflow finden? oder Wer kann diesen Workflow kopieren?
  4. Wähle eine Option aus. Wenn du sicherstellen möchtest, dass externe Personen, mit denen du in Slack Connect zusammenarbeitest, die Erlaubnis zur Verwendung deines Workflows haben, aktiviere das Kontrollkästchen neben Ebenfalls verbundene externe Organisationen in die Suche und Ausführung einschließen.
  5. Klicke auf Speichern.
  6. Kehre zum Workflow-Builder zurück und klicke dann auf Abschließen.
  7. Kontrolliere die Details und klicke dann auf Veröffentlichen.

Das war es auch schon! Du hast gerade einen Workflow erstellt. Wenn dein Workflow mit einem Link beginnt, solltest du den Link in Slack teilen, damit alle Personen in deinem Workspace oder deiner Enterprise Grid-Organisation den Workflow finden und nutzen können.

Hinweis: Slack Connect-Channels und externe Personen kann nur dann Zugriff auf deine Workflows gewährt werden, wenn deine Inhaber:innen und Admins externen Personen die Ausführung von Workflows erlaubt haben, die von deiner Organisation erstellt wurden.

Tipp: Wenn Leute deinen Workflow nutzen, kannst du sehen, wie sie damit interagieren, und du kannst eventuelle Fehler im Workflow-Aktivitäts-Log einsehen.

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