Creare un workflow: creare un workflow in Slack
I workflow permettono di automatizzare le attività e di lavorare in modo più efficiente su Slack. Per impostazione predefinita, tutti coloro che hanno un piano a pagamento possono creare workflow usando Workflow Builder. Se non vedi l’opzione, è possibile che i proprietari e gli amministratori abbiano ristretto l’accesso alla creazione dei workflow.
È la prima volta che utilizzi i workflow? Dai un’occhiata al tutorial Cos’è un workflow di Slack per una panoramica.
Componenti di un workflow
Prima di iniziare a usare i workflow, è opportuno comprendere i componenti che costituiscono un workflow. Quando crei un workflow, personalizzi ogni componente per creare un’automazione che eseguirà un’attività o completerà un processo su Slack.
Componente | Definizione | Esempio |
Come si avvia il workflow | L’azione che avvia il workflow. | Quando un utente completa l’azione specificata per avviare un workflow, ad esempio entrando in un canale o cliccando su un link di Slack, il workflow si avvia. |
Passaggio | Le azioni che vuoi che esegua il tuo workflow. | Un passaggio può inviare un messaggio o raccogliere informazioni tramite un modulo. Puoi anche aggiungere passaggi da servizi di terze parti. |
Variabile | Tutte le informazioni inviate al workflow che possono essere prese come riferimento altrove. | Una variabile può essere il nome di chi ha eseguito il workflow e può essere inclusa in un messaggio di benvenuto nel canale. |
Manager del workflow | Un membro della tua area di lavoro autorizzato a gestire il workflow. | Tutti i manager del workflow possono modificare, eliminare o annullare la pubblicazione di un workflow. Possono anche aggiungere o rimuovere altri manager del workflow. |
aprire Workflow Builder
- Dal desktop, passa il puntatore su Altro e seleziona Automazioni .
- Clicca su Nuovo workflow in alto a destra.
Passaggio 1: scegliere in che modo avviare il workflow
- Sotto Avvia il workflow, clicca su Scegli un evento, quindi seleziona un’opzione dall’elenco:
Da un link
Condividi questo link su Slack. Il workflow si avvia quando un membro dell’area di lavoro clicca sul link.
In base a una pianificazione
Specifica una data, un’ora e una cadenza per l’avvio automatico del workflow.
Quando viene usata una reazione con emoji
Specifica un emoji e un canale. Il workflow si avvia quando qualcuno usa quella specifica reazione con emoji in quel canale.
Quando una persona entra in un canale
Specifica un canale. Il workflow si avvia quando qualcuno entra in quel canale.
Quando viene aggiornato un elemento dell’elenco
Specifica un elenco. Quando un elemento nell'elenco viene aggiornato, il workflow verrà avviato. Puoi anche filtrare per campo in modo che il workflow venga avviato quando viene effettuato un aggiornamento al campo specificato.
Da un webhook
Configurare eventi esterni per determinare l'avvio del workflow. - Segui le istruzioni, quindi clicca su Continua.
Nota: per avviare i workflow che si avviano da un link, è necessario condividerli e fare clic su di essi in Slack. Cliccando sul link al di fuori di Slack il workflow non si avvierà.
Passaggio 2: aggiungere passaggi al workflow
Una volta deciso come avviare il workflow, i passaggi aggiunti completeranno l’attività che si desidera automatizzare. I passaggi sono i blocchi costitutivi di qualsiasi workflow e possono eseguire azioni all’interno e al di fuori di Slack. Quando qualcuno avvia un workflow, i passaggi verranno eseguiti nell’ordine specificato.
Aggiungi i passaggi
Per aggiungere passaggi al workflow, decidi il tipo di passaggio che desideri usare, e poi trovalo e selezionalo dalla biblioteca dei passaggi.
- Cerca un passaggio o scegline uno dall’elenco.
- Segui le istruzioni per configurare il passaggio, quindi clicca su Salva.
Nota: Per configurare un passaggio per inviare messaggi a un canale, è necessario disporre delle autorizzazioni per postare in quel canale. Se non disponi di tali autorizzazioni, chiedi a un proprietario o amministratore di concedertele.
Tipi di passaggi
Tipo di passaggio | Descrizione | Chi può aggiungere |
Slack | Esegue un’azione Slack, come inviare un messaggio o aggiungere qualcuno a un canale. | Tutti (per impostazione predefinita) |
Connettore | Esegue un’azione in un servizio di terze parti, come aggiungere una riga in un foglio di lavoro Google o creare una nuova riunione in Zoom | Tutti (per impostazione predefinita)* |
Personalizzato | Creato specificatamente per la tua organizzazione per eseguire qualsiasi azione specificata dallo sviluppatore | Collaboratori dell’app*† |
*Se l’approvazione delle app è abilitata per l’area di lavoro o per l’organizzazione Enterprise Grid, le app e i connettori personalizzati dovranno essere approvati prima di poterli aggiungere ai workflow.
†A meno che lo sviluppatore abbia impostato altre autorizzazioni
Altri dettagli sui passaggi di connettore
Per creare i workflow in modo che eseguano azioni in altri servizi, come l’aggiunta di una riga in un foglio Google o l’avvio di una riunione su Zoom, puoi aggiungere passaggi di connettore per servizi di terze parti. In base alle impostazioni dell’area di lavoro o dell’organizzazione Enterprise Grid, potrebbe essere necessario richiedere l’accesso o effettuare una configurazione aggiuntiva per i connettori prima di poter aggiungere i loro passaggi a un workflow.
Quando aggiungi un passaggio di connettore al workflow, dovrai autenticare un account con il servizio di terze parti affinché il workflow completi correttamente il passaggio. I creatori di workflow possono scegliere se richiedere alle singole persone che usano i workflow di eseguire l’autenticazione con il loro account o usare le proprie credenziali.
Nota: per impostazione predefinita, i creatori di workflow possono scegliere la modalità di autenticazione delle persone, ma i proprietari e gli amministratori possono limitare tale autorizzazione. Se non vedi questa opzione, contatta un proprietario o un amministratore per richiedere assistenza.
Personalizzare i passaggi
Durante la configurazione del passaggio, potresti vedere l’opzione per aggiungere variabili o pulsanti. Le variabili consentono al workflow di usare le informazioni dei passaggi precedenti per elaborare i passaggi e le risposte future, mentre i pulsanti permettono al workflow di “sospendere” il flusso dei passaggi fino a quando non si clicca sul pulsante.
Variabili
Pulsanti
Inserisci una variabile
- Dal passaggio che stai personalizzando, clicca su Inserisci una variabile (in alcuni casi, vedrai solo l’icona ).
- Scegli dall’elenco delle variabili. Quando il workflow viene eseguito, i dati dinamici sostituiscono la variabile
Aggiungi un pulsante
- Dal passaggio che stai personalizzando, clicca su Aggiungi pulsante.
- Clicca sull’icona della matita per modificare il testo mostrato sul pulsante, seleziona il colore del pulsante e aggiungi una descrizione del comportamento del pulsante.
- Clicca su Fatto e poi su Salva.
Modificare e riordinare i passaggi
Se cambi idea, puoi modificare la configurazione dei passaggi e cambiarne l’ordine di esecuzione. Ecco come fare:
- Per modificare un passaggio clicca sull’icona della matita .
- Per riordinare un passaggio, clicca su freccia su o freccia giù o trascinalo nella nuova posizione.
Passaggio 3: completare e pubblicare il workflow
Prima di pubblicare il workflow, puoi aggiungere qualche tocco finale. Puoi sempre modificare il workflow dopo la pubblicazione per cambiare i dettagli, i manager di workflow o le autorizzazioni di accesso.
Aggiungere un titolo, una descrizione e un’icona
- Clicca sull'icona del workflow nell'angolo in alto a sinistra di Workflow Builder.
- Scegli un nome per il workflow. Questo verrà visualizzato quando viene condiviso il link al workflow, il workflow posta un messaggio in un canale, ecc.
- Se vuoi, aggiungi una descrizione. Per aggiungere un’icona, clicca su Scegli file per caricare un’immagine.
Aggiungere manager del workflow
Qualsiasi manager del workflow che aggiungi avrà le stesse autorizzazioni che hai tu in qualità di creatore del workflow.
- Clicca sull'icona dei tre puntini nell'angolo in alto a destra di Workflow Builder, quindi seleziona Impostazioni.
- Clicca su Modifica.
- Sotto Manager del workflow, digita il nome della persona che desideri aggiungere.
- Selezionane il nome.
Impostare le autorizzazioni di accesso
Per impostazione predefinita, chiunque faccia parte della tua area di lavoro può trovare e utilizzare il workflow e solo i manager del workflow possono farne una copia. Ecco come modificare le autorizzazioni predefinite:
- Clicca sull'icona dei tre puntini nell'angolo in alto a destra di Workflow Builder, quindi seleziona Impostazioni.
- Clicca su Modifica.
- Apri il menu a discesa sotto Chi può trovare questo workflow? o Chi può copiare questo workflow?
- Seleziona un’opzione. Per assicurarti che le persone esterne con cui lavori in Slack Connect abbiano il permesso di utilizzare il tuo workflow, seleziona la casella accanto a Includi anche le organizzazioni esterne connesse per ricerca ed esecuzione.
- Clicca su Salva.
- Torna su Workflow Builder e clicca su Completa.
- Rivedi i dettagli e clicca su Pubblica.
Tutto qui! Hai appena creato un workflow. Se il workflow si avvia con un link, assicurati di condividerlo su Slack per permettere alle persone nell’area di lavoro o nell’organizzazione Enterprise Grid di trovare e usare il workflow.
Nota: i canali Slack Connect e le persone esterne possono accedere al tuo workflow solo se i proprietari e gli amministratori hanno permesso a persone esterne di eseguire i workflow creati dalla tua organizzazione.
Suggerimento: man mano che le persone iniziano a utilizzare il tuo workflow, potrai vedere come interagiscono e visualizzare eventuali errori dal registro attività del workflow.
- Tutti i membri (per impostazione predefinita)
- Disponibile per i piani a pagamento