Crear un flujo de trabajo: cómo diseñar un flujo de trabajo en Slack
Los flujos de trabajo te ayudan a automatizar las tareas y el trabajo de forma más eficaz en Slack. De manera predeterminada, cualquier que tenga un plan de pago puede crear flujos de trabajo con el Creador de flujos de trabajo. Si no ves la opción, es posible que tus propietarios y administradores hayan restringido quién puede crear flujos de trabajo.
¿No conoces los flujos de trabajo? Consulta el tutorial ¿Qué es un flujo de trabajo de Slack? para obtener información general.
Componentes de un flujo de trabajo
Antes de empezar, conviene conocer bien los componentes que conforman un flujo de trabajo. A medida que creas un flujo de trabajo, personalizarás cada componente para crear una automatización que realice una tarea o complete un proceso en Slack.
| Componente | Definición | Ejemplo |
| Cómo se inicia tu flujo de trabajo | La acción que iniciará el flujo de trabajo. | Cuando un usuario completa la acción que especificas para iniciar un flujo de trabajo, como unirse a un canal o hacer clic en un enlace en Slack, se iniciará el flujo de trabajo. |
| Paso | Acciones que quieres que realice el flujo de trabajo. | Un paso puede ser enviar un mensaje o recopilar información usando un formulario. También puedes añadir pasos de servicios de terceros. |
| Variable | Cualquier información enviada a tu flujo de trabajo a la que se puede hacer referencia en cualquier otro sitio. | Una variable puede ser el nombre de la persona que ejecutó el flujo de trabajo y puede incluirse en un mensaje en el que se da la bienvenida al canal. |
| Gestor del flujo de trabajo | Un miembro de tu espacio de trabajo que tenga permisos para administrar tu flujo de trabajo. | Cualquier gestor del flujo de trabajo puede editar, anular la publicación o eliminar un flujo de trabajo. También pueden añadir o eliminar a otros gestores del flujo de trabajo. |
abrir el Creador de flujos de trabajo
- Desde el ordenador, coloca el cursor sobre Más y selecciona Automatizaciones.
- Selecciona Creador de flujos de trabajo en el menú y haz clic en Crear flujo de trabajo en la esquina superior derecha.
Paso 1: Elige cómo quieres iniciar tu flujo de trabajo:
- Selecciona una opción de la lista:
Desde un enlace
Comparte este enlace en Slack. Cuando alguien de tu espacio de trabajo hace clic en él, se iniciará tu flujo de trabajo.
Cuando se use una reacción emoji
Especifica un emoji y un canal. Cuando alguien utiliza tu reacción emoji en ese canal, se iniciará tu flujo de trabajo.
Cuando una persona se une a un canal
Especifica un canal. Cuando alguien se une a ese canal, se iniciará tu flujo de trabajo.
Siguiendo un programa
Especifica una fecha, una hora y la frecuencia para que tu flujo de trabajo se active automáticamente.
Desde un webhook
Configura eventos externos para determinar cómo quieres que se inicie tu flujo de trabajo. - Sigue las instrucciones y, a continuación, haz clic en Continuar.
Nota: Los flujos de trabajo que se activan desde un enlace se deben compartir previamente en Slack y, después, hacer clic en ellos. Si se hace clic en el enlace fuera de Slack, el flujo de trabajo no funcionará.
Paso 2: cómo añadir pasos al flujo de trabajo
Una vez que hayas decidido cómo se iniciará tu flujo de trabajo, los pasos que añadas completarán la tarea que quieres automatizar. Los pasos son los bloques de construcción de cualquier flujo de trabajo: pueden realizar acciones dentro y fuera de Slack. Cuando alguien inicie tu flujo de trabajo, los pasos tendrán lugar en el orden que especifiques.
Añadir pasos
Para añadir pasos a tu flujo de trabajo, decide qué tipo de paso quieres utilizar; luego, búscalo y selecciónalo en la biblioteca de pasos.
- Busca un paso o elige uno de la lista.
- Sigue las instrucciones para configurar el paso y, a continuación, haz clic en Guardar.
Nota: Si quieres configurar un paso para que envíe mensajes en un canal, debe tener permisos de publicación en ese canal. Si no los tienes, pide a un propietario o administrador que te los conceda.
Tipos de pasos
| Tipo de paso | Descripción | Quién puede añadir |
| Slack | Realiza una acción en Slack, como enviar un mensaje o añadir a alguien a un canal. | Todos (de forma predeterminada) |
| Conector | Realiza una acción en un servicio de terceros, como añadir una fila a una hoja de cálculo de Google o crear una reunión nueva de Zoom. | Todos (de forma predeterminada)* |
| Plantillas de canvas | Creado específicamente para que tu organización realice cualquier acción que especifique el desarrollador. | Colaboradores de la aplicación*† |
* Si está activada la aprobación de aplicaciones para tu espacio de trabajo u organización Enterprise Grid, deberán aprobarse los conectores y las aplicaciones personalizadas para que puedas añadirlos a los flujos de trabajo
†A menos que el desarrollador haya establecido otros permisos
Más información sobre los pasos de conector
Para crear flujos de trabajo que realicen acciones en otros servicios, como añadir una fila a una Hoja de cálculo de Google o iniciar una reunión de Zoom, puedes añadir pasos de conector para servicios de terceros. Según la configuración de tu espacio de trabajo u organización de Enterprise Grid, es posible que debas solicitar acceso o algunos ajustes adicionales para conectores antes de añadir los pasos a un flujo de trabajo.
Cuando añadas un paso de conector a tu flujo de trabajo, deberás autenticar una cuenta con ese servicio de terceros para que el flujo de trabajo complete el paso correctamente. Los creadores de flujos de trabajo pueden elegir entre exigir a las personas que utilicen sus flujos de trabajo que se autentiquen con sus cuentas o que utilicen sus propias credenciales.
Nota: De forma predeterminada, los creadores de flujos de trabajo pueden elegir cómo quieren que las personas se autentiquen, pero los propietarios y los administradores pueden restringir este permiso. Si no ves esta opción, busca a un propietario o administrador y pídele ayuda.
Personalizar pasos
Cuando configures tu paso, puede que veas la opción para añadir variables o botones. Las variables permiten que el flujo de trabajo utilice la información de los pasos anteriores para informar los futuros pasos y respuestas, mientras que los botones permiten que el flujo de trabajo “pause” el flujo de pasos hasta que se haga clic en ellos.
Variables
Botones
Insertar una variable
- En el paso que vayas a personalizar, haz clic en insertar una variable. (En algunos lugares, es posible que solo veas el icono .)
- Elige de la lista de variables. Cuando se ejecute tu flujo de trabajo, los datos dinámicos sustituirán la variable
Añadir un botón
- En el paso que vayas a personalizar, haz clic en Añadir botón.
- Haz clic en el icono del lápiz para editar el texto que aparece en el botón, selecciona un color y añade un texto para describir el comportamiento del botón.
- Haz clic en Listo y, a continuación, en Guardar.
Editar y reordenar los pasos
Si cambias de opinión, puedes ajustar la configuración de tus pasos y cambiar el orden en que se ejecutan. Aquí te explicamos cómo:
- Para editar un paso, haz clic en el icono del lápiz.
- Para reordenar un paso, haz clic en la flecha arriba o en la flecha abajo, o arrástralo a un nuevo lugar.
Paso 3: Finaliza y publica tu flujo de trabajo
Antes de publicar tu flujo de trabajo, puede añadir un par de toques finales. Una vez publicado, puedes editar el flujo de trabajo siempre que quieras si tienes que modificar los detalles, gestores del flujo de trabajo o permisos de acceso.
Añadir un título, una descripción y un icono
- Haz clic en el icono de flujo de trabajo en la esquina superior izquierda del creador de flujos de trabajo.
- Elige un nombre para tu flujo de trabajo. Es lo que aparecerá cuando se comparta el enlace del flujo de trabajo, cuando el flujo de trabajo publique un mensaje en un canal, etc.
- Si quieres, añade una descripción. Para añadir un icono, haz clic en Elegir un archivo y carga una imagen.
Añadir gestores del flujo de trabajo
Cualquier gestor del flujo de trabajo que añadas tendrá los mismos permisos que tú como creador del flujo de trabajo.
- Haz clic en el icono de tres puntos en la esquina superior derecha del creador de flujos de trabajo y selecciona Configuración.
- Haz clic en Edit (Editar).
- Escribe el nombre de la persona que quieras añadir debajo de los gestores del flujo de trabajo.
- Selecciona su nombre.
Configurar permisos de acceso
De forma predeterminada, todas las personas que estén en tu espacio de trabajo pueden buscar y usar tu flujo de trabajo, aunque solo los gestores del flujo de trabajo pueden copiarlo. Aquí te explicamos cómo cambiar los permisos predeterminados:
- Haz clic en el icono de tres puntos en la esquina superior derecha del creador de flujos de trabajo y selecciona Configuración.
- Haz clic en Edit (Editar).
- Abre el menú desplegable situado debajo de ¿Quién puede encontrar este flujo de trabajo? o ¿Quién puede copiar este flujo de trabajo?
- Selecciona una opción. Para asegurarte de que las personas externas con las que trabajas en Slack Connect tienen permiso para utilizar tu flujo de trabajo, marca la casilla junto a Incluir también organizaciones externas conectadas para buscar y ejecutar.
- Haz clic en Guardar.
- Vuelve al Creador de flujos de trabajo y haz clic en Finalizar.
- Revisa los detalles y haz clic en Publicar.
¡Eso es todo! Ya habrás creado un flujo de trabajo. Si el flujo de trabajo se inicia con un enlace, procura compartirlo en Slack para que la gente de tu espacio de trabajo u organización Enterprise Grid lo encuentren y utilicen el flujo de trabajo.
Nota: Los canales y las personas externas de Slack Connect pueden obtener acceso a tu flujo de trabajo solo si tus organizadores y administradores han permitido que personas externas ejecuten flujos de trabajo creados por tu organización.
Consejo: Cuando las personas comiencen a utilizar tu flujo de trabajo, podrás ver cómo interactúan con él desde el registro de actividad de flujos de trabajo.
- Todos los miembros (por defecto)
- Disponible en planes de pago.