Migliori metodi e metriche per il monitoraggio e la gestione dei progetti

Come fare per affrontare le sfide prima che si presentino e per rispettare le scadenze dei progetti più importanti?

Sappiamo tutti che il fallimento di un progetto si paga caro. Monitorandone l’avanzamento, però, è possibile anticipare i problemi e adottare le misure necessarie per riportare il progetto sulla retta via.

Secondo il “Pulse of the Profession” del Project Management Institute per il 2020, in media le organizzazioni sprecano l’11,4% degli investimenti totali a causa delle scarse prestazioni dei piani stabiliti. Inoltre, tra coloro che sottovalutano l’importanza di una solida gestione dei progetti, il 67% deve affrontare un vero e proprio fallimento.

Ogni progetto coinvolge diverse variabili, tra le quali persone, tempistiche, budget, criteri di accettazione, rischi e soddisfazione degli stakeholder. Ognuna di esse influisce sull’altra ed è compito del project manager garantire che il progetto si svolga secondo i piani. È qui che entrano in gioco il monitoraggio e la gestione dei progetti.

Monitoraggio e gestione dei progetti, quali sono i vantaggi?

Il monitoraggio di un progetto è il processo di controllo dei progressi compiuti rispetto al piano originale del progetto stesso. L’obiettivo è intraprendere azioni correttive non appena si individuano deviazioni (o eventi che possono portare a deviazioni), in modo che il team rimanga in linea con il piano.

Se ben realizzato,  il monitoraggio di un progetto consente al team molti vantaggi. Ecco quali sono i principali.

Rispettare le scadenze

Quando si tiene traccia dei progressi su base giornaliera, settimanale o mensile, è possibile verificare se le tappe stabilite sono state raggiunte. Se si prevede un possibile ritardo nella consegna del progetto, è possibile:

• Coinvolgere altre persone coordinandosi con gli strumenti adatti
• Ridurre la portata del progetto

Se queste opzioni non sono disponibili a causa di vincoli di budget o di requisiti di qualità rigorosi, è consigliabile confrontarsi con il cliente o con lo sponsor del progetto per negoziare una proroga della scadenza.

Rispettare il budget

Il superamento del budget è uno dei motivi principali per cui i progetti falliscono. Ad esempio, secondo i dati di Statista, le implementazioni globali di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) nel 2011 e nel 2017 hanno superato i budget del 74%; tra il 2012 e il 2016 di oltre il 50% e nel 2020 del 66%.

In generale, il percorso di un progetto dal punto A al punto B non è mai semplice a causa di incertezze e aspettative variabili. Tuttavia, se se tiene traccia e le si tiene sotto stretto controllo, è più probabile che si riesca a rispettare il budget.

Massimizzare le risorse

Sapere chi si occupa di ogni compito e quali attività sono rimaste indietro consente di apportare le necessarie modifiche alle risorse. Forse il dipendente A non è la persona più adatta ad affrontare un determinato compito; forse il dipendente B è impegnato, mentre il dipendente C è in attesa di ricevere un incarico.

Quando si ha una chiara visibilità del carico di lavoro del team, i compiti sono distribuiti in modo più uniforme e si può aiutare quando e dove sia necessario.

I collaboratori inoltre, devono avere ben chiaro l’organigramma aziendale, in modo da sapere sempre a chi rivolgersi per qualsiasi necessità. Esistono diversi tipi di organigramma; rimandiamo alla guida dedicata per saperne di più.

Come monitorare l’andamento del progetto

Il monitoraggio dell’andamento del progetto prevede una combinazione di diversi approcci. Ecco quali sono quelli fondamentali.

Riunioni del team

Programmare riunioni giornaliere o settimanali, sia di persona che online. Utilizzarle per discutere gli aggiornamenti sullo stato dei lavori, le difficoltà che i membri del team possono incontrare e i potenziali rischi che possono far perdere il controllo dei progressi.

Quando non è possibile trovarsi nello stesso luogo, Slack funziona perfettamente con Zoom e Microsoft Teams Calls, in modo da non dover passare da un’app all’altra per avviare o partecipare alle riunioni. Slack può inoltre essere integrato in molte app, per semplificare ancora di più la gestione.

Incontri individuali

Dedicare del tempo a un incontro individuale con i membri del team rafforza le relazioni e consente ai project manager la possibilità di capire se sono allineati con i loro team in termini di obiettivi e aspettative.

Se non è possibile incontrarsi di persona, Slack supporta la messaggistica privata e le videochiamate one-to-one attraverso la funzione di messaggistica integrata.

Timesheet

Il timesheet è un tipo di registro in cui i dipendenti indicano il tempo che dedicano alle attività, consentendo così ai project manager di:

• Capire quali dipendenti sono più adatti a svolgere i diversi compiti
• Identificare la disponibilità dei dipendenti per distribuire in modo più uniforme il carico di lavoro
• Individuare i dipendenti che potrebbero aver bisogno di ulteriore formazione
• Anticipare i ritardi
• Stimare i costi previsti
• Comprendere i tempi e le modalità di gestione dei clienti

Slack si integra con piattaforme di timesheet come TrackingTime e Quidlo Timesheets per facilitare il monitoraggio e la condivisione del tempo.

Aggiornamenti sui lavori

Gli aggiornamenti tempestivi sui lavori consentono ai project manager di valutare la percentuale di completamento del progetto, se i dipendenti stanno seguendo le direttive sulla qualità, quali membri del team hanno bisogno di aiuto, se le spese del progetto sono in linea con i tempi e se gli obiettivi generali del progetto sono stati comunicati in modo efficiente.

Slack funziona con strumenti di gestione delle attività come Asana, Wrike e Flow, in modo che i team possano facilmente pubblicare aggiornamenti sulle attività e sui progetti senza uscire dalla piattaforma.

Report sullo stato di avanzamento

I report sullo stato di avanzamento settimanali o mensili consentono ai project manager di fare un passo indietro e riflettere su ciò che è andato bene o male durante la settimana o il mese precedente. Possono quindi applicare le lezioni apprese al segmento del progetto che deve ancora essere completato.

Slack supporta la condivisione collaborativa di file e documenti e si integra con piattaforme come Google Drive, OneDrive e Dropbox, in modo da poter caricare e recuperare i report da qualsiasi luogo, 24 ore su 24, 7 giorni su 7.

Metodi e metriche comuni per il monitoraggio e la gestione dei progetti

I project manager utilizzano una serie di metodi, strumenti e metriche per monitorare i progressi. Ecco alcuni tra i più comuni.

Milestone di progetto

Le milestone di progetto sono punti della cronologia del progetto che segnalano eventi significativi che possono avere un impatto positivo o negativo sul relativo calendario, delle date di inizio/fine e di completamento delle diverse fasi, fino alle approvazioni del cliente.

Percentuale di completamento

I diagrammi di Gantt negli strumenti di gestione dei progetti come Microsoft Project, TeamGantt e Teamwork tengono traccia dei progressi a livello di ogni attività individuale. Settimana dopo settimana, man mano che le attività vengono avviate e portate a termine, la percentuale di completamento del progetto complessivo si adegua automaticamente.

Earned value (valore guadagnato)

L’earned value (EV) misura la quantità di lavoro completato rispetto al piano. Per calcolare il valore guadagnato, moltiplicare la percentuale di completamento per il budget totale del progetto.

Se il budget è di 10.000 euro e la percentuale di completamento è del 40%, il valore guadagnato è di 4.000 euro.

• EV = % di completamento x budget totale
• EV = 40% x 10.000 €
• EV = 4.000 €

Tuttavia, per apprezzare appieno l’earned value, è necessario calcolare anche altre metriche, come:

• Schedule Variance (SV, varianza della schedulazione)

La SV è la differenza tra il progresso previsto e quello effettivo fino a quel momento. Il progetto è in ritardo sulla tabella di marcia se la SV risultante è negativa, in linea se è pari a zero e in anticipo se è positiva.

Per ottenere la SV, si calcola la differenza tra il valore guadagnato e il valore pianificato (PV), che è l’importo preventivato per il lavoro previsto per il completamento.

• SV = EV – PV

Se il valore pianificato fino a quel momento è di 5.000 euro – il che significa che il 50% del progetto dovrebbe essere già stato completato – la SV sarà calcolata come:

• SV = 4.000 € – 5.000 €
• SV = –1.000 €

La SV è negativa, quindi il progetto è in ritardo sulla tabella di marcia.

• Cost variance (CV, scostamento dei costi)

Misura la differenza tra l’importo preventivato e i costi effettivi fino a quel momento. Per calcolare lo scostamento dei costi, sottrarre il costo effettivo (AC) da EV. Un CV negativo significa che il progetto è fuori budget; zero, che è in budget; e positivo, che è sotto budget.

Supponiamo che il costo effettivo sia di 4.500 euro.

• CV = EV – AC
• CV = 4.000 € – 4.500 €
• CV = –500 €

Il CV è negativo, quindi il progetto è fuori budget.

• Schedule performance index (SPI, Indice di prestazione della programmazione)

Come l’SV, l’SPI indica se un progetto è in linea, in ritardo o in anticipo sulla tabella di marcia, ma anche di quanto. Per calcolare l’SPI, dividere EV per PV. Utilizzando lo stesso esempio:

• SPI = EV/PV
• SPI = 4.000 € / 5.000 €
• SPI = 0,8

Il progetto è in ritardo del 20% rispetto alla tabella di marcia.

• Cost performance index (CPI, Indice di efficienza economica)

Come il CV, il CPI indica l’efficienza dei costi del progetto e fornisce anche una stima della varianza.

• CPI = EV/AC
• CPI = 4.000 € / 4.500 €
• CPI = 0,89

Il progetto supera il budget dell’11%.

Tracciare i progetti per il successo

Il fallimento di un progetto si presenta in molti modi: scadenze non rispettate, sforamento del budget, prodotti di scarsa qualità, insoddisfazione dell’utente finale, processi inefficienti, errori di comunicazione, ma l’elenco potrebbe continuare a lungo! Ecco perché il monitoraggio dell’avanzamento del progetto è estremamente critico per il successo. Con i metodi, gli strumenti e le metriche giuste, la gestione del progetto potrà guidare le azioni del team e persino allertare sui problemi prima che si concretizzino.

FAQ sulla gestione dei progetti

Quali sono i 3 elementi della piramide della gestione dei progetti?

La piramide della gestione dei progetti si basa su tre elementi fondamentali:

• Tempo: rispettare le scadenze è uno degli aspetti più critici della gestione di un progetto.
• Budget: il controllo dei costi è essenziale per evitare che il progetto superi le risorse finanziarie a disposizione.
• Qualità: garantire che il progetto soddisfi i criteri di qualità stabiliti è fondamentale per il successo del progetto. Questi tre elementi sono interconnessi e ogni modifica in uno di essi può influenzare gli altri.

Cosa si intende per gestione progetto?

La gestione di un progetto è il processo di pianificazione, esecuzione, monitoraggio e controllo di un progetto per raggiungere gli obiettivi prefissati entro il tempo, il budget e gli standard di qualità stabiliti. Essa comprende l’organizzazione e la gestione di risorse, la gestione dei rischi, la gestione della comunicazione con gli stakeholder e la soluzione di problemi che potrebbero sorgere durante l’intero ciclo di vita del progetto.

Quali sono le 5 fasi di un progetto?

Le cinque fasi principali di un progetto sono:

• Iniziazione: in questa fase si definiscono gli obiettivi, le risorse necessarie e i rischi. Si redige un piano di progetto iniziale.
• Pianificazione: si elaborano i piani dettagliati per la realizzazione del progetto, includendo risorse, tempistiche e costi.
• Esecuzione: è la fase in cui vengono svolti i lavori effettivi per raggiungere gli obiettivi prefissati.
• Monitoraggio e controllo: durante questa fase, si monitora l’avanzamento rispetto al piano, si risolvono i problemi e si prendono le misure correttive quando necessario.
• Chiusura: una volta che gli obiettivi sono raggiunti, il progetto viene formalmente chiuso, con una valutazione finale dei risultati e delle prestazioni.