Sobre o modelo
Você está se aproximando do fim do trimestre, e isso inclui lidar com o caos de prioridades concorrentes, recursos limitados, responsabilidades pouco claras e uma falta geral de coerência entre equipes.
Para controlar esse caos e ter um trimestre bem-sucedido, você precisa dar um passo para trás. É hora de realinhar as equipes em torno do impacto real nos negócios e criar uma estrutura unificada que as equipes possam usar tanto para planejar quanto para executar projetos.
Comunicação transparente, responsabilidade e ferramentas de colaboração aprimoradas são a chave para fazer isso funcionar, e é por isso que você precisa de um modelo de planejamento trimestral.
O que é planejamento trimestral?
O planejamento trimestral divide o plano de ação anual da empresa em quatro períodos muito mais gerenciáveis. Isso facilita para as equipes identificarem prioridades, se adaptarem a circunstâncias variáveis e iterarem com eficácia enquanto trabalham para alcançar os objetivos estratégicos da empresa. Um bom plano trimestral identifica quais projetos precisam ser concluídos nos próximos três meses para causar um impacto de curto prazo nos objetivos de longo prazo.
Os benefícios do nosso modelo de plano de negócios trimestral
O planejamento trimestral envolve trabalhar com diversas pessoas que têm várias prioridades diferentes — e muitas vezes concorrentes. A comunicação aberta e a colaboração eficaz são fundamentais, mas nem sempre fáceis. Nosso modelo de plano de ação trimestral supera esse obstáculo dando às equipes a visibilidade necessária para simplificar a estratégia e a execução.
Simplifique seu planejamento trimestral
Esse modelo de planejamento trimestral foi projetado para simplificar o processo de planejamento trimestral. Ele ajuda as equipes a se concentrar na execução e nos resultados, fornecendo uma abordagem estruturada. Com seus recursos personalizados para melhorar a visibilidade e a coordenação, o modelo ajudará a garantir que todos os projetos se alinhem aos objetivos estratégicos trimestrais e anuais. Usando essa ferramenta durante todo o trimestre, as equipes podem acompanhar o progresso em direção às metas de forma eficiente e permanecer focadas em impulsionar os negócios.
Priorize o impacto
Um planejamento eficaz requer uma compreensão clara do impacto potencial de cada projeto nos negócios. Esse modelo de plano permite que as equipes organizem e priorizem projetos com base em seu potencial de favorecer os objetivos de negócios. Também torna a alocação de recursos mais eficiente, direcionando esforços para onde são mais necessários. Concentrando-se nas principais áreas, como metas trimestrais, as equipes podem tomar decisões informadas para alcançar melhores resultados a cada trimestre.
Entenda o esforço
Embora um projeto possa parecer benéfico, é essencial entender o trabalho que será necessário para executá-lo. Esse modelo inclui campos específicos para registrar informações dos membros da equipe sobre recursos e esforços necessários. Esse recurso não apenas ajuda a pesar os prós e contras de cada projeto, mas também oferece clareza durante as reuniões de planejamento trimestral para garantir alinhamento em toda a equipe.
Acompanhamento abrangente do progresso
Monitorar o progresso durante todo o trimestre é vital, e esse modelo de planejamento trimestral facilita o acompanhamento do progresso em cada etapa. Verificando metas trimestrais e áreas de foco, as equipes podem alinhar as próximas etapas e tratar de desafios em tempo real. Com opções detalhadas de acompanhamento, como status do projeto, prioridades e responsabilidade, esse modelo manterá as tarefas e as prioridades mais importantes avançando de forma eficaz. Esse recurso pode facilmente complementar um modelo de plano de ação para garantir responsabilidade e insights claros para o próximo trimestre ou até mesmo para a próxima reunião de planejamento trimestral.
O que deve ser incluído em um plano de ação trimestral?
A resposta definitiva para “o que deve ser incluído no meu plano trimestral?" é: tudo de que sua equipe precisa para alinhar as prioridades estratégicas com eficácia, alocar recursos e acompanhar o progresso. Seu método de gerenciamento de projetos determinará vários componentes do seu modelo de planejamento trimestral, mas estes quatro são fundamentais.
1. Métricas de sucesso
Existem muitas métricas e métodos diferentes que você pode usar para medir o sucesso. Objetivos e principais resultados (OKRs) e indicadores-chave de desempenho (KPIs) são dois dos métodos mais populares. Certifique-se de que suas próprias métricas de sucesso estejam claramente definidas e facilmente acessíveis no seu plano trimestral, para que sua equipe possa se manter alinhada tanto no planejamento quanto no acompanhamento do progresso.
2. Responsabilidade
A responsabilidade é essencial para acompanhar o progresso, pois garante a prestação de contas e otimiza a comunicação quando um projeto começa. “Responsável” deve ser um dos primeiros campos no seu modelo de planejamento trimestral, mas você também pode usar vários campos de “Pessoas” para definir outros papéis importantes. (Por exemplo, se você usou o método RACI, pode ter campos para definir quem é Responsável, Aprovador, Consultado e Informado.)
3. Esforço estimado
Quando você está planejando e priorizando projetos para o trimestre, uma das informações mais importantes é a quantidade de esforço que o projeto exigirá em termos de tempo e recursos. Gerentes de projetos ágeis usam um sistema de pontos de história, mas, independentemente do método que você use, certifique-se de que as estimativas de esforço e/ou recursos sejam definidas e estejam altamente visíveis no seu modelo de plano de negócios trimestral.
4. Cronogramas
Por último, mas não menos importante, seu modelo deve incluir informações detalhadas sobre os cronogramas do projeto. Alguns dos principais campos a incluir são:
- Datas de início e fim
- Marcos (eventos e/ou entregas)
- Dependências (para outras tarefas e projetos)
Se sua equipe usa uma abordagem ágil, você também deve incluir o(s) sprint(s) programado(s).
Quatro práticas recomendadas para seu modelo de plano de trabalho trimestral
Agora que você criou um modelo de planejamento trimestral nota 10, é hora de começar a usá-lo. Seu modelo é a sede do seu planejamento trimestral, e agora você precisa convidar as pessoas que trabalharão nela. A comunicação é a chave para o sucesso aqui, e estas são quatro práticas recomendadas de comunicação extremamente importantes a serem seguidas.
1. Envolva as partes interessadas desde cedo
Não espere chegar até a metade do seu planejamento para envolver as partes interessadas seniores e de outros departamentos. Esse é um esforço em grupo, portanto comunique-se abertamente, peça feedback (não apenas aceite) e escute ativamente aqueles com perspectivas diferentes. Adicione as principais partes interessadas ao seu modelo de planejamento trimestral para que o feedback delas seja centralizado e depois crie um canal especial no Slack onde todas as partes interessadas possam colaborar de forma mais conveniente e transparente.
2. Defina o sucesso claramente
Reserve um tempo para discutir e definir o que “sucesso” significa para cada projeto do seu plano trimestral. Seja o mais específico possível e certifique-se de que todas as suas principais partes interessadas estejam confortáveis com a definição de sucesso e dispostas a se comprometer com isso. Esse esforço extra inicial evitará muitas dores de cabeça no final do trimestre. Adicione um campo de texto ao seu modelo de plano trimestral para deixar claro o que “concluído” significa, para que isso esteja sempre em destaque.
3. Incentive a transparência em todos os níveis
A transparência cria responsabilidade e resulta em insights criticamente importantes que poderiam ter sido perdidos. Dê visibilidade aos membros da equipe que farão o trabalho pesado, e não apenas às partes interessadas estratégicas. Eles poderão oferecer uma opinião mais realista sobre o esforço e os recursos que um projeto requer. Esse alinhamento fará com que tudo funcione com muito mais tranquilidade quando for hora de começar a implementar seu plano.
4. Faça o planejamento trimestral e comunique-se regularmente
Um trimestre é muito tempo. E, ainda que você tenha marcos, os insights e a colaboração das partes interessadas não são valiosos apenas na fase de planejamento. Não é realista fazer reuniões frequentes de acompanhamento com muitas partes interessadas, mas os canais do Slack baseados em projetos permitem que todos fiquem alinhados sobre o progresso e disponíveis para ajudar quando surgirem obstáculos. Você pode até adicionar os links das mensagens de discussões importantes ao seu modelo de plano de trabalho trimestral para que possa consultá-las rapidamente. Uma lista de tarefas do projeto compartilhada também ajudará você a implementar uma comunicação mais estratégica.
