企業搜尋：讓知識自動送上門

平均來說，辦公室職員每天有三分之一的時間都在處理「工作中的工作」，像是搜尋資訊、回覆重複性電子郵件與訊息、整理文書工作等低價值任務。這類瑣碎活動會消耗我們的生產力與認知能力。

這正是企業搜尋派上用場的時候，而且與代理功能搭配使用時，其威力將比以往更強大。現在，讓我們深入探討什麼是企業搜尋，以及 Slack 如何將這項功能從單純的「知識擷取」推進到全新的「知識傳遞」時代。

什麼是企業搜尋功能？

你可以把 企業搜尋想像成公司所有資料和知識的數位圖書館員。它能在單一窗格中，協助你從不同來源快速找到所需資訊，搜尋方式通常有兩種：即時查詢不同來源，或在單一整合式搜尋系統中，為不同來源的資料編製索引。

企業搜尋可讓員工無須開啟多個應用程式進行搜尋或詢問同事，就能找到所需資訊。這不僅有助於打破資訊孤島、提升工作效率，也讓取得知識的過程變得更簡單、更快速。

為什麼企業搜尋功能如此重要？

如果資訊分散在彼此不相連的系統中，員工就必須花費大量寶貴時間來搜尋所需資訊，因此耽誤了真正投入工作的時間。這種效率低落的情況不僅導致決策延遲、員工信心下降、生產力減弱，最終還會影響企業的營運成果。

隨著職場中使用的應用程式數量日益增加，企業搜尋的重要性也隨之提高。簡化知識分享與提升生產力，正是企業搜尋的核心優勢。

企業搜尋如何強化協作與創新

企業搜尋不只是在簡化知識分享與提升生產力方面發揮作用，它還有潛力改革團隊協作方式。傳統搜尋通常是獨自進行的活動，但實際工作不會是單打獨鬥。當企業搜尋整合至 Slack 這類協作型工作作業系統時，團隊就能共同搜尋資訊、跨部門即時分享成果，並在集體知識的基礎上繼續發展，以建立高效的知識管理系統。這樣的機制可建立起加速想法演化，並促進創新技術的循環系統。

企業搜尋功能如何運作？

企業搜尋系統在設計上會從各種資料來源收集和擷取資料，並為其編製索引。運作方式如下：

企業搜尋系統的組成與功能

一套企業搜尋系統仰賴多個主要元件協同合作，以便有效地收集與處理資訊，並將這些資訊提供給使用者：

• 內容感知：企業搜尋系統會連接至組織內的各類資料來源，其中可能包括：協作平台、雲端檔案儲存平台、電子郵件伺服器、客戶關係管理 (CRM) 系統、程式碼儲存庫、專用商業應用程式等。
• 內容處理：在連線成功後，系統會分析內容並擷取出有意義的資訊和中繼資料。例如：從會議文字轉出記錄等項目中擷取文字，以便在資訊來源和語言或發言者偵測之間建立關係。
• 編製索引：系統會將處理後的資料整理成可搜尋的索引，以便快速擷取。現代化索引編製技術不僅限於簡單的關鍵字比對，在某些情況下還能進一步理解內容。
• 查詢處理：當使用者搜尋時，系統會分析查詢內容以瞭解其真正需求。進階系統會使用自然語言處理 (NLP) 來解讀口語式問題，而不是只依賴關鍵字比對，且通常可提高搜尋準確度。
• 比對與排名：最後，系統會識別相關內容並依以下因素進行排名：相關性、最近性、使用者權限，甚至是根據使用者角色或搜尋歷程記錄進行個人化。

舉例來說，如果你將 Slack 當作工作作業系統使用，可以透過企業搜尋功能，即時在各種商業系統、對話、上傳的檔案，以及在頻道、討論串和畫板中的內容進行搜尋。這使你能夠立即運用組織知識，且不需要離開工作空間，就能維持順暢流程。

不同類型的企業搜尋

瞭解與企業搜尋相關的各種形式，有助組織選擇最適合自身需求的解決方案。以下是幾種常見類型：

• 內部搜尋：這是最基本的形式，其著重於單一應用程式或系統內的搜尋。雖然範圍有限，但在深度比起廣度更為重要的應用場景中，還是非常實用。
• 聯合搜尋：這項功能不會建立集中索引，而是同時向多個系統傳送查詢要求，並將結果彙整顯示。這種方式可即時存取資訊，但相較於事先編製索引的解決方案，查詢速度可能較慢。
• AI 支援搜尋：這是最新進化版本，其利用 AI 解讀背景語境、預測使用者需求，並提供更精準的搜尋結果。例如，Slack 的 AI 支援搜尋工具可理解自然語言問題、從使用者行為中學習，甚至是自動產生搜尋結果摘要。
• 雲端搜尋：這些解決方案會託管在雲端，而不是公司伺服器上，提供更高的擴充性、降低維護負擔，也更容易與其他雲端服務整合。
• 索引式搜尋：這種方法會先對指定資料集或儲存庫中的內容編製完整索引。編製完成後，使用者就能更快速、更輕鬆地根據查詢找到相關資訊。
• 孤島式搜尋：雖然不是最理想的做法，但眾多企業仍使用各系統各自獨立的搜尋工具。這種方法惠要求使用者必須知道要在哪個系統查詢哪一類資訊，因此對於搜尋與整合知識來說是一大挑戰。

 

AI 如何改變企業搜尋

AI 正在從根本上重塑企業搜尋功能的可能性，同時協助使用者尋找那些靠人工難以察覺的資訊連結。

傳統搜尋仰賴使用者知道明確的查詢目標與資料位置，即使輸入正確關鍵字，仍需仔細篩選才能找到真正相關的資訊。使用者通常需要在不同平台間重複這項流程，並且自行拼湊資訊片段。

在以下幾個方面，AI 支援企業搜尋徹底翻轉了這種體驗：

• NLP：AI 搜尋不再只靠精確關鍵字，而是有辦法理解對話式問題。你可以詢問：「季度預算審核的進度如何？」而不是猜測相關文件可能出現的關鍵字。
• 意圖辨識：AI 可識別你進行搜尋的背後目的，而不僅是輸入的字詞。它通常能夠區分「正在研究某個主題」與「正在尋找某個檔案」的使用者，即使他們選擇的字眼相近。
• 情境感知：機器學習讓 AI 得以給出個人化搜尋結果。久而久之，它會根據你的角色、近期工作和當下需求來調整搜尋內容，大幅提升了搜尋結果的品質和準確度。
• 統整與摘要：這或許是最關鍵的一點：AI 可將來自多個來源的資訊合併成簡潔又有邏輯的回答。它不只是丟給你一堆文件，而是先擷取、合併，以及彙總相關重點，以直接回應你的問題。

例如當你在詢問專案在 Slack 中的進度時，AI 搜尋可能自動整合頻道中的最新訊息、共用文件，以及透過第三方工具追蹤的通知記錄，以提供全面的更新報告，讓你不必在各個系統間來回切換。

此外，自主性 AI 智慧代理等 AI 技術的新進展正在推動職場中出現更多創新的 AI 使用案例，且這些應用不再只是簡單的資訊擷取，而是主動支援決策制定、問題解決和任務執行。

實施企業搜尋的最佳做法

若要實施有效的企業搜尋功能，需要有縝密的規劃與持續的最佳化流程。以下是幾項實用的最佳做法：

依據業務需求打造自訂解決方案

以下步驟有助於掌握組織在搜尋方面的特定挑戰和目標：

• 識別主要使用案例：確定在哪些情境下，提升搜尋能力會帶來實質價值。著重於使用頻率高、或對業務有重大影響的搜尋行為。舉例來說，銷售人員可能會問：「Acme 客戶後來的狀況如何？」或者，專案經理可能會問：「上週的提取要求有哪些已經出貨？」
• 稽核現有資訊來源：建立組織知識地圖，以根據重要性、相關性和使用頻率來釐清整合優先順序。
• 理解使用者行為：觀察不同團隊如何搜尋資訊。例如，銷售團隊可能經常需要查詢顧客相關資料，工程團隊則會優先使用程式碼儲存庫和技術文件。
• 設定成功指標：根據你組織的特定使用案例，確立明確的 KPI。追蹤搜尋成功率 (比較使用企業搜尋與未使用者的表現)、搜尋結果的點擊率，以及成功搜尋的互動次數等指標。對於 AI 支援搜尋系統，也要監控使用者的熟練度指標，像是使用者在搜尋列中輸入的問題數量和品質，以及搜尋行為如何隨著時間演變。

為長期成功進行最佳化

持續改善可讓企業搜尋保持高效率，以下是確保系統隨著時間發揮價值的方法：

• 分析搜尋記錄：定期檢閱使用者搜尋的內容、觀察他們是否找到相關結果。針對搜尋失敗的情況找出模式，以識別知識鴻溝。
• 修飾相關性：根據使用者意見反應和行為，調整搜尋結果的排序依據。可考量的因素包括最近性、使用者角色，以及過往互動記錄。
• 擴展連接器：隨著業務發展，根據使用需求和業務優先事項，整合新的資料來源。
• 提供使用者訓練：協助員工培養有效的搜尋技能，並且瞭解如何提供可獲得理想結果的查詢方式。
• 設定正確的期望：領導階層可鼓勵團隊優先使用企業搜尋功能來尋找答案，而不是直接詢問同事，藉此推動系統的使用。這樣的文化轉變有助於最大化企業搜尋的投資效益。

在 AI 參與搜尋的時代，妥善的控管與安全性通訊協定變得更加關鍵。組織需要清楚定義哪些資訊應該能被搜尋到、誰有權存取這些資料。如果缺乏這些安全機制，即使是功能最強大的搜尋系統，也可能無意間造成安全性或合規風險。

讓組織知識真正為你發揮價值

企業搜尋功能已從單純的便利工具，演變為現代企業不可或缺的核心功能。隨著員工每日處理的資訊量越來越多，且利用的應用程式持續增加，能否快速找到並應用組織知識，將直接影響整體的生產力和創新技術。

AI 支援搜尋的功能進展目前使得大量的組織知識變得更方便存取、更有脈絡且更切實可行。透過搭配內建企業搜尋功能之 Slack 等協作型工作作業系統，你就不再需要等待答案，而是答案會主動來找你。

企業搜尋功能現已提供給擁有 Enterprise+ 方案的所有客戶。若要取得授權，請與我們的銷售團隊聯絡。

企業搜尋功能常見問題集

企業搜尋與網路搜尋有何不同？

雖然企業搜尋與網路搜尋都有助使用者尋找資訊，但企業搜尋具有幾項獨特的特性：

• 範圍：網路搜尋是針對公開網際網路內容進行爬蟲與搜尋，企業搜尋則著重於組織內部的私人資料。
• 安全性：企業搜尋必須遵循複雜的權限架構與合規需求，這些並不適用於公開網頁中的內容。
• 個人化：企業搜尋可根據特定的組織需求、角色和工作流程量身打造，且一般網路搜尋無法達到這種程度。
• 內容類型：企業搜尋經常處理專業文件格式、資料庫記錄，以及專有資訊，且網路搜尋不會涵蓋這些內容。

企業搜尋與網站搜尋有何不同？

網站搜尋僅限於搜尋特定網站或應用程式內的內容；企業搜尋可跨越整個組織的多個系統。網站搜尋的服務對象通常是外部使用者 (例如客戶)，協助他們導覽公開內容；企業搜尋專為內部知識工作者而設計，讓他們能夠存取組織內部的私人資訊。

如何最佳化企業搜尋？

最有效的企業搜尋實施情況，是將強大技術與縝密的使用體驗設計、組織變革管理緊密結合。最佳化不僅要著重於技術面，也要兼顧人性化使用需求：

技術最佳化：

• 確保全面為所有相關的內容來源編製索引。
• 根據使用者行為和意見反應，微調相關性演算法。
• 實施適當的安全性篩選器和權限控管。
• 整合自然語言處理，以提升查詢的理解程度。

以使用者為中心的最佳化：

• 提供清晰直覺的搜尋介面。
• 訓練使用者掌握有效搜尋技巧。
• 確定維護內容品質的控管機制。
• 定期分析搜尋模式，以識別改善方面的機會。