關於此範本
規劃一項活動，無論是親自參與或是虛擬的形式，都需要協調人員、工作與時間表。從預訂場地及確認講者到管理預算與促銷計畫，活動成功與否取決於清楚明確的組織和前後一致的溝通。即使是很微小的細節，也會影響整體成果。
Slack 活動規劃範本將架構加入流程中。內建於 Slack 工作作業系統，此範本不只協助團隊安排工作、集中各項更新，還能即時連結對話。透過共用的範本和自動化的工作流程，所有人員都能保持同調，並且每一步驟都能依照既定排程執行。
一起來深入瞭解如何使用範本規劃活動，讓團隊和參加者體驗一次有條不紊的活動。
如何使用 Slack 的活動規劃範本
活動規劃範本將所有待確認或可能變動的部分整理在一處。以下為設定方法：
- 按一下「取得範本」將預先設定的活動規劃頻道新增到你的 Slack 工作空間。頻道含有「活動概覽」、「工作追蹤工具」以及「項目狀態通知工作流程」等索引標籤。
- 自訂重要的詳細資料。配合活動的具體情況編輯工作、日期、場地和角色。
- 填寫「活動概覽」索引標籤。新增以下資訊：
- 議程：時間表和會議詳細資料
- 核心團隊：每位參與者的姓名與角色
- 講者：已確認之講者或主講人清單
- 場地/廠商：位置詳細資料和廠商連結
- 贊助商及合作夥伴：已確認的贊助商或合作夥伴清單
- 行銷方案：促銷活動和時間表
- 設定工作追蹤工具。追蹤每項工作的狀態、優先順序、說明、指派對象和到期日。
- 與團隊分享。在相關的 Slack 頻道上張貼範本，讓所有利害關係人可以存取及更新範本。
- 開啟即時更新。只要追蹤工具中的工作狀態有異動，就可以使用提醒和項目狀態通知工作流程來通知頻道。
什麼是活動規劃範本？
活動規劃範本是一種結構化的方案，可協助團隊協調從活動開始到活動後總結這段期間的時間表、工作、預算與職責。它提供單一事實來源；因此，每個人都知道進行中的事項、由誰負責以及工作何時截止。團隊用它來舉行會議、貿易展覽、網路研討會、產品發表會、內部異地會議、客戶見面會以及現場行銷巡迴活動。
以下是可以在活動規劃範本中見到的核心元素：
- 時間表：重要日期，從預留日期到活動後追蹤，包括里程碑和相依性。
- 檢查清單：工作清單與狀態、指派對象以及到期日，以便快速追蹤進度。
- 預算：場地、廠商、生產、出差及偶發事件等的預估與實際費用。
- 廠商：AV、餐飲、招牌等的聯絡人詳細資料、交付項目、合約及付款條款。
- 場地：位置、平面配置圖、房間容納人數、移進/移出窗口、Wi-Fi 和現場指南。
- 人員配置：角色、轉播行程表、節目進行時的職責分配以及待命的聯絡人資訊。
在 Slack，這些元素存在於索引標籤 (活動概覽及工作追蹤工具) 中，並且具備即時更新與通知功能；因此，隨著細節變動，方案仍保持最新資訊。
使用活動規劃範本的優點
使用範本即表示在一開始就有了架構；因此團隊不需要每有新活動就多此一舉地重新規劃。主要優點包括：
- 專案與團隊從頭到尾都能保持一致性。標準化的格式能輕鬆地比較多個活動的進度，並能快速地讓新進團隊成員就職。
- 降低錯過工作或截止日期的風險。預先定義的檢查清單和時間表有助於團隊掌握每項細節，避免最後一刻發生問題。
- 能清晰明確地與廠商及利害關係人溝通。資訊集中能確保所有人員存取相同的更新內容，減少電子郵件往復的時間。
- 清楚指派角色與工作。內建負責人與到期日欄位，具體指定每一項目的負責人；因此不會有任何遺漏。
- 節省時間：重複使用範本可讓規劃人員花較少的時間在事項安排上，將更多時間投入在執行面。
- 讓經理人員更清楚查閱活動進度。共用的儀表板和工作追蹤工具讓管理階層可以對活動進度有立即的見解。
- 在 Slack 即時更新。通知與提醒功能確保團隊在有新的指派、異動或發生狀態更新時即時得到資訊。
- 與現有工作流程整合。透過 Slack 應用程式將活動範本連結到行事曆、專案管理工具或 CRM 系統，讓所有內容保持同步。
- 提高協作。對話、檔案和更新與活動方案並存，讓所有背景資料保留在同一處。
有效的活動規劃範本的關鍵部分
每一個活動規劃範本都應包含幾項核心要素，以便專案從啟動到執行都能保持進度不落後。
關鍵要素包括：
- 時間表與里程碑。擬定主要日期，例如預訂截止時間、促銷發佈和活動當天；如此一來，整個團隊都有共用的排程。
- 預算追蹤工具。記錄場地、廠商、出差和物資的預估與實際費用，以維持在預算之內，避免任何意外支出。
- 工作指派與責任。每項工作都指派一名負責人並明確告知截止時間，以確定責任歸屬，讓進度穩定進行。
- 廠商/場地管理。掌握場地和服務提供者的聯絡人、合約、交附項目和物流詳細資料的動態。
- 溝通方案。概述如何與團隊成員、利害關係人和廠商分享更新，以便所有人在活動期間都能步調一致。
有了上述這些重要的成分，規劃人員就可以在一個共用的工作空間中，從物流到職責全面檢視完整的活動內容。
有效的活動規劃的提示
即使擁有強大的範本，活動成功與否仍取決於團隊日常使用範本的方式。
以下的最佳做法有助於：
- 將活動分成幾個階段。以三個主要階段 (籌備、執行與總結) 來整理範本。在籌備階段，追蹤諸如預訂廠商和確認講者等工作。在執行期間，使用 Slack 的即時更新功能監視進度並解決發生的問題。在總結階段，記錄學到的教訓和終止廠商合約。
- 每週檢視並調整方案。安排一段週期性的時間，讓團隊可以檢視「活動概覽」和「工作追蹤工具」索引標籤。每週更新工作狀態、預算數字和廠商詳細資料，讓方案保持最新狀態並將發生問題的風險降到最低。
- 為每項工作明確指派負責人。工作追蹤工具中的每個項目必須指派一名負責人。這麼做可建立問責制，確保不會有遺漏的項目無人負責。Slack 的通知與提醒功能讓負責人知道即將到來的截止時間。
- 使用 Slack 工作流程創造可見性。使用「項目狀態通知工作流程」自動更新狀態，讓整個團隊知道工作何時推動或需要注意。這樣可保持規劃透明度，減少手動報到。
- 保持溝通集中化。在與範本連結的 Slack 頻道中張貼廠商更新、贊助商確認以及行銷方案。將對話與工作保存在同一個位置，可減少四散的電子郵件，也更容易找到詳細資料。
專業提示：活動結束後，封存完整的範本，而不是將其刪除。筆記、預算和時間表可作為將來規劃時的參考資料，有助於每場新活動能更快地排定且更輕鬆地改進。
使用 Slack 更聰明地規劃，更順暢地執行
成功的活動有賴於清晰明確地規劃、協調與溝通。使用結構性的活動規劃範本，能簡化管理時間表、追蹤預算和指派責任歸屬，確保每一個細節都不會遺漏。
Slack 將所有這一切匯集到一個共用的工作空間。團隊可以更新工作、分享廠商的詳細資料並即時檢視進度，讓所有項目都清楚可見、有條不紊地且依計劃完成。
馬上使用 Slack 的活動規劃範本開始規劃。Slack 還提供其他範本幫助你完成工作流程。
