To-do-Listen
Produktivität

To-do-Listen richtig anlegen: Tipps für mehr Struktur und Produktivität

Produktiveres Arbeiten und besseres Zeitmanagement? Dabei können To-do-Listen äußerst nützlich sein. So erstellst du To-Do-Listen richtig!

Vom Slack-Team18. Oktober 2023

To-do-Listen sind sehr hilfreich, um sich einen besseren Überblick zu verschaffen. Das strukturierte Auflisten schafft Ordnung und priorisiert Aufgaben nach Wichtigkeit. Damit To-do-Listen nicht unübersichtlich werden, gibt es einige grundsätzliche Dinge zu beachten.
Hier erhältst du wertvolle Tipps und Tricks, wie du effektive To-do-Listen kreierst, die deine Produktivität steigern und dein Zeitmanagement verbessern.

Welche Arten von To-do-Listen gibt es?

Je nach Job, Projekt oder Lebenslage können To-do-Listen unterschiedliche Formen annehmen. Individuell angepasst an die Komplexität des Projekts können sie so nicht nur den größtmöglichen Nutzen liefern, sondern auch die Produktivität und Selbstmanagement steigern. Hier sind einige unterschiedliche Arten von

To-do-Listen:

To-do-Listen nach Genauigkeit

  • Die einfache To-do-Liste: Auflistung einzelner Aufgaben (beispielsweise welche E-Mails noch beantwortet werden müssen), ggfs. auch mit zeitlicher Frist. 
  • Die erweiterte To-do-Liste: Hier werden einzelnen Aufgaben zusätzliche Informationen hinzugefügt, z.B. der zeitliche Aufwand etc. – hilfreich insbesondere bei größeren Projekten, an denen mehrere Menschen mitarbeiten.
  • Die komplexe To-do-Liste: Aufgabenliste mit umfangreichen und detaillierten Informationen, die z. B. auch finanzielle, personelle und zeitliche Aspekte einbezieht. Zur noch genaueren Planung können Auftrag in Teilschritte zerlegt und als Unterpunkte in die Liste eingefügt werden. Aber Achtung: Eine zu starke Zerstückelung kann schnell unübersichtlich werden.

To-do-Listen nach Zeitrahmen

  • Die tägliche oder wöchentliche To-do-Liste: Aufgabenliste für kurzfristige und/oder dringende To-dos. 
  • Die monatliche To-do-Liste: Eine Liste von Aufgaben für den gesamten Monat, die anschließend in wöchentliche und tägliche Aufgabenlisten aufgeteilt werden können.
  • Die Master-to-do-Liste: Bei dieser To-do-Liste werden nicht nur Aufgaben, sondern auch verbindliche, langfristige Ziele über Wochen oder Monate festgelegt. Hierzu zählen auch Aufgaben, die weniger dringlich, aber dennoch wichtig sind (z. B. ein Organigramm erstellen).

Beachte: Die Wahl der passenden To-do-Liste und ihrer Struktur beeinflussen, wie effizient Auftrag abgearbeitet werden können – und ob der Überblick behalten werden kann.

Vorteile von Prioritäten setzen

To-do-Listen sind sehr praktisch, um den (Arbeits-)Alltag besser zu strukturieren und nichts Wichtiges zu vergessen. Die richtige To-do-Listen-Struktur zu wählen, wirkt sich positiv auf die eigene Produktivität und das Zeitmanagement aus. Zudem kannst du mit To-do-Listen einen psychologischen Vorgang im Gehirn umgehen und damit Stress reduzieren und produktiver arbeiten. Hierbei handelt es sich um den Zeigarnik-Effekt.

Was ist der Zeigarnik-Effekt?

Der Zeigarnik-Effekt beschreibt die Eigenschaft des Gehirns, sich besser an unerledigte Auftrag zu erinnern als an bereits erledigte. Werden offene To-dos nicht aufgeschrieben, bleiben sie im Gedächtnis präsent und können die Konzentration beeinflussen. Durch das Auflisten von Aufgaben wird der Zeigarnik-Effekt ‚unterdrückt‘, da die Aufgaben, ähnlich wie bei einer externen Speicherkarte, auf eine To-do-Liste ausgelagert werden. So entsteht das Gefühl, als seien die Aufgaben vorübergehend erst einmal abgeschlossen. Dies reduziert Stress und hilft dabei, sich auf die einzelnen Auftrag besser konzentrieren zu können.

Warum sind To-do-Listen so hilfreich?

To-do-Listen haben darüber hinaus eine ganze Reihe an weiteren Vorteilen, die sie so beliebt und nützlich zugleich machen:

  • Verbindlichkeit: Wird eine Aufgabe erst einmal aufgeschrieben, so ist sie direkt greifbarer und viel schwieriger zu ignorieren – das schafft mehr Verbindlichkeit. Wenn es dir schwerfällt, bestimmte Auftrag zu erledigen (z. B. E-Mails beantworten), dann schreibe diese auf deine To-do-Liste.  
  • Ordnung: Egal, ob jemand neu in einem Team oder seit Jahren dabei ist: der Arbeitsalltag kann schnell mal stressig und unübersichtlich werden. Eine To-do-Liste schafft Ordnung, Klarheit und mehr Ruhe. 
  • Motivation: Es gibt nichts Befriedigenderes, als eine erledigte Aufgabe endlich abzuhaken. Je mehr du durchstreichen kannst und je kleiner deine Liste wird, desto klarer siehst du, was du alles schon geschafft hast. 
  • Priorisierung: Große Projekte können schnell unübersichtlich werden. To-do-Listen können helfen, den Berg an Aufgaben zu strukturieren und zu priorisieren. So wissen alle Beteiligten, was noch zu tun ist, und die Fristen einzelner Auftrag können zuverlässig eingehalten werden.

Anleitung: So erstellst du eine To-do-Liste

Im Vordergrund jeder To-do-Liste stehen zwei Wünsche: keine Aufgaben zu vergessen oder zu verpassen und gleichzeitig produktiver und konzentrierter arbeiten zu können. Damit To-do-Listen hilfreich und eine Stütze bei dem Aufgabenmanagement sind, helfen folgende Schritte:

  • Schritt 1 – Alle Aufgaben sammeln

Hier geht es erstmal um das Zusammentragen aller zu erledigenden Aufgaben, ohne das Festlegen von Fristen oder einer bestimmten Reihenfolge. Bei der Erstellung einer To-do-Liste für ein neues Projekt hilft es, alle wichtigen Auftrag mit dem eigenen Team zusammenzutragen, um keinen Aufgabenbereich zu vergessen.

  • Schritt 2 – Kategorisierung der Aufgaben

Nach dem Zusammentragen aller Auftrag gilt es jetzt, einen besseren Überblick zu bekommen. Hier helfen Kategorien oder Cluster. Größere Aufgaben sollten am besten in kleinere Aufgabenblöcke aufgeteilt werden.

  • Schritt 3 – Fristen festlegen

Meistens hat jede Aufgabe einen bestimmten zeitlichen Rahmen, in dem sie erledigt werden sollte. Nach der Kategorisierung sollten den Aufgaben nun ein realistischer Zeitrahmen gesetzt sowie ein Abgabedatum gegeben werden.

  • Schritt 4 – Aufgaben priorisieren

Jetzt geht es darum, die einzelnen Aufgaben nach Dringlichkeit zu sortieren, um einen reibungslosen Ablauf des Projekts zu gewährleisten. Eine hilfreiche Stütze kann hier das Eisenhower-Prinzip sein.

Priorisiere die Aufgaben nach diesem Schema:

  • Sofort erledigen (Aufgaben mit wichtigen/überfälligen Fristen) 
  • Für später planen (Wichtige Aufgaben ohne feste Fristen) 
  • Delegieren (Aufgaben, die du abgeben kannst) 
  • Löschen (Aufgaben, die nicht mehr relevant sind)
  • Schritt 5 – Das richtige Tool

Klassische To-do-Listen auf Papier sind weiterhin sehr beliebt. Je mehr Punkte sie enthalten und je komplexer die To-dos sind, desto unübersichtlich können sie werden. Digitale Tools wie die Slack sind eine weitaus praktischere Alternative, da sie eine flexiblere Herangehensweise ermöglichen. Jederzeit können hier mit Slack Canvas To-do-Listen von unterwegs selbst erstellt, ergänzt und eingesehen werden – und das alles an einem zentralen Ort, zusammen mit all deinen Chats.

  • Schritt 6 – Übersichtlichkeit schaffen

Je länger die To-do-Liste wird, desto unübersichtlicher kann sie werden. Mit unterschiedlichen Farben, Symbolen oder Tags sorgst du für mehr Übersichtlichkeit. Auch Bilder oder Screenshots können bei einzelnen Aufgaben helfen, zusätzliche Inspiration oder Informationen bereitzustellen.

Besonderheiten gemeinsamer To-do-Listen

Du arbeitest in einem Projekt-Team an einer gemeinsamen To-Do-Liste? Folgende Tipps unterstützen euch dabei, diese zu verwalten:

  • Klare Aufgabenzuweisung: Das ist der wichtigste Punkt beim Organisieren für größere Projekt-Teams. Bei jeder Aufgabe sollte klar festgelegt werden, wer was und bis wann zu erledigen hat, damit es keine Missverständnisse gibt. 
  • Aufgaben genau benennen: Bei der Benennung einzelner Aufgaben sollte nicht nur auf Schlagwörter zurückgegriffen werden. Nutze zusätzlich zu jedem Schlagwort Verben, die genau beschreiben, was getan werden soll. 
  • Liste gemeinsam durchgehen: Bevor die Arbeit beginnt, sollte die To-do-Liste mit allen Beteiligten besprochen werden, um offene Fragen zu klären. Zusätzlich ist regelmäßiges Feedback wichtig, um den aktuellen Stand abzufragen und potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen.
  • Slack-Integrationen nutzen: Mittels Slack-Integrationen kannst du nicht nur dein Projektmanagement-Tool verknüpfen, sondern auch Aufgaben direkt in Slack erstellen, aktualisieren und delegieren. So musst du nicht zwischen einzelnen Apps wechseln und behältst jederzeit den Überblick über alle To-dos.

6 Tipps zum Einhalten von To-do-Listen

Eine To-do-Liste richtig zu erstellen ist der erste Schritt. Jetzt muss die To-do-Liste noch effektiv in den Arbeitsalltag integriert werden, sodass sie tagtäglich einen Mehrwert bietet und als gedankliche Stütze die Selbstorganisation erleichtert. Aber wie gelingt das am besten?

  • Routine finden: Erstelle und aktualisiere deine To-do-Liste regelmäßig. Du kannst beispielsweise jeden Morgen einmal kurz überprüfen, welche neuen Aufgaben anstehen und diese ergänzen. Am Ende des Arbeitstages hilft ein kurzer Check, welche Aufgaben erledigt sind, um Ordnung für den nächsten Tag zu schaffen und den eigenen Fortschritt zu sehen. 
  • Sichtbarkeit schaffen: Platziere die To-do-Liste sichtbar in deinem Arbeitsumfeld, damit du sie im Laufe des Tages nicht vergisst. Du kannst dir auch Erinnerungen in den Kalender einstellen, um deine To-do-Liste zwischendurch zu checken. Einige digitale Tools haben zudem eine Erinnerungsfunktion, die automatisch an fällige To-dos erinnert. 
  • Passendes Tool wählen: Jedes Produktivitäts-Tool hat andere Vorteile und Schwerpunkte. Daher ist es wichtig, das richtige Tool für dein Projekt und deinen Arbeitsalltag zu wählen. Eines der bekanntesten Produktivitäts-Tools ist Asana, das vor allem Projekt-Teams dabei unterstützt, Aufgaben und größere Projekte effektiv zu managen. Mit der Slack-Integration von Asana hast du direkten Zugriff auf deine Asana Tasks und kannst Nachrichten direkt in Aufgaben umwandeln. 
  • Regelmäßig abhaken: Es macht Freude, etwas geschafft zu haben. Regelmäßiges Abhaken der erledigten To-dos macht also nicht nur glücklich, es schafft auch mehr Übersicht. So kannst du dich direkt auf die nächste wichtige Aufgabe fokussieren und produktiver arbeiten.
  • Dich selbst und andere belohnen: Egal, ob nach dem Erledigen von kleinen oder großen Aufgaben – sich selbst zu belohnen, ist wichtig und steigert die Motivation. Auch innerhalb des Projekt-Teams ist gegenseitiges Lob und Belohnung wichtig. Mit der Slack-Integration „Empuls” kannst du Meilensteine feiern, Mitarbeitende motivieren und sogar mit Prämien oder digitalen Geschenkgutscheinen belohnen.

Ideen für besondere To-do-Listen

Auch bei To-do-Listen lohnt es sich, offen für Neues zu sein. Hier sind einige besondere To-do-Listen Ideen, die bei spezielleren Projekten hilfreich sind:

Die 1-3-5-Methode

Die 1-3-5-Methode ist ein einfacher Weg, um deine Aufgaben schnell zu priorisieren. Sie bietet sich besonders an, wenn deine To-do-Liste sehr voll ist. Mit dieser Methode erstellst du drei einzelne Blöcke: Der erste Block ist eine (1) große Aufgabe, die am meisten Zeit beansprucht, am wichtigsten oder dringendsten ist. Der zweite Block beinhaltet drei (3) mittelgroße Aufgaben, die zeitnah erledigt werden sollten. Im dritten und letzten Block werden fünf (5) kleine Aufgaben aufgelistet, die weniger dringend sind und die zwischendurch erledigt werden können.

Das Vision Board als To-do-Liste

Diese Version der To-do-Liste ist sehr individuell und kreativ. Ein Vision Board ist eine visuelle Darstellung deiner Wünsche, Träume und Ziele und soll dabei helfen, diese sichtbarer und greifbarer zu machen. Normalerweise bestehen Vision Boards aus Bildern, Fotos, Zeitschriften-Ausschnitten, Zitaten oder anderen visuellen Elementen, die persönliche Ziele symbolisieren oder repräsentieren. Du kannst ein Vision Board aber auch wie eine To-do-Liste nutzen, da es nichts anderes als eine visuelle Liste an Dingen ist, die du erreichen möchtest. Beispielsweise kannst du deine eigenen Stärken (z.B. Kreativität) visuell hervorheben und dich selbst darin bestärken. Sinnvoll ist es, dein „To-do-Vision-Board“ so sichtbar wie möglich zu platzieren, damit du immer wieder daran vorbeigehst und erinnert wirst, was du erreichen willst.

Die „Not-to-do“- Liste für mehr Produktivität

Während die To-do-Liste dir zeigen soll, was du tun willst oder musst, ist die Not-to-do-Liste das genaue Gegenteil: Sie soll verdeutlichen, was du heute, morgen oder diese Woche nicht tun möchtest. Diese Liste kann eine normale To-do-Liste ergänzen und dazu beitragen, dass du dir über deine schlechte Angewohnheiten bewusst bist und diese vermeiden kannst. Beispielsweise kann auf deiner Not-to-do-Liste für nächste Woche stehen: Keine Ablenkung in Form von Social Media während deiner Fokus-Zeiten oder keine übermäßige E-Mail-Kommunikation.

Am besten schreibst du deine Not-to-do-Liste auf ein Post-it und klebst es direkt neben den Monitor, um dich immer wieder an deine Not-to-dos zu erinnern.

To-do-Listen richtig nutzen und so die Produktivität steigern

To-do-Listen wirken auf den ersten Blick zwar simpel, haben aber auch ihre Tücken. Mit den richtigen Tipps und Tricks kannst du diese Listen jedoch in ein effektives Werkzeug verwandeln, um deine Produktivität zu steigern und den zeitlichen Rahmen nicht aus den Augen zu verlieren. Entscheidend ist dabei, dass To-do-Listen richtig angelegt und regelmäßig gepflegt werden. Dabei können dir viele digitale Tools helfen, die du in direkt in Slack integrieren kannst. Somit behältst du jederzeit den Überblick über Projekte, Aufgaben und Kommunikationskanäle. Du willst noch produktiver arbeiten und deine Zeit besser nutzen? Erfahre hier mehr über erfolgreiches Zeitmanagement.

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