8 Zeitmanagement-Tipps für höhere Produktivität am Arbeitsplatz

Für Menschen ist es ganz natürlich, dass wir uns ständig verbessern und neue persönliche Rekorde aufstellen möchten. Aber wenn es ums Zeitmanagement geht, stoßen viele von uns auf so manches Hindernis. Selbst äußerst erfolgreiche CEOs fallen einem schlechten Zeitmanagement zum Opfer.

Unabhängig von deiner Berufsbezeichnung kannst du deine wertvolle Zeit optimal nutzen.

Was ist Zeitmanagement und wie können wir es verbessern?

Zeitmanagement bedeutet heruntergebrochen, wie wir unsere Zeit nutzen. Unsere Produktivität ergibt sich daraus, was und wie viel wir in einer bestimmten Zeit erledigen. Der Fortschritt unserer Projekte hängt davon ab, was wir an einem Tag erreichen können. Je mehr Ablenkungen und zeitraubende Aufgaben wir haben, desto langsamer kommen wir tatsächlich voran.

Eine von Inc.com zitierte britische Studie hat ergeben, dass Arbeitnehmer:innen im Durchschnitt weniger als drei Stunden pro Tag produktiv sind. Das sind weniger als 15 Stunden Produktivität bei einer durchschnittlichen 40-Stunden-Woche. Du solltest wissen, wie du deine Zeit am besten nutzen kannst, um effizienter zu arbeiten.

Hier findest du einige unserer bewährten Zeitmanagement-Tipps, um die Produktivität zu maximieren. Viele kannst du sofort umsetzen.

1. Manage deinen Fokus, nicht deine Zeit

Es ist leicht, jede Minute des Tages mit einer riesigen To-do-Liste zu verplanen. Viel schwieriger ist es, die realen Umstände vorherzusagen, um sich auf eine komplexe Tabelle zu konzentrieren oder eine Präsentation vorzubereiten.

Statt deiner Zeit solltest du deine Aufmerksamkeit managen. Wann bist du am kreativsten oder hast am meisten Energie? Wann könntest du eine Pause für etwas Stumpfsinniges gebrauchen? Nimm dir zu Beginn eines jeden Tages ein paar Minuten Zeit, um deine wichtigsten Aufgaben zu planen. Definiere bestimmte Zeitblöcke, um ein Projekt zu vertiefen, mit deinem Projekt-Team zu brainstormen oder dein Handy zu checken. Wenn du einen Plan hast, ist es einfacher, Ablenkungen zu ignorieren und bei der Sache zu bleiben.

2. Fasse deinen Tag zusammen

Nimm dir am Ende des Tages ein paar Minuten Zeit, um zu beurteilen, wie alles gelaufen ist. Hast du alles auf deiner Liste geschafft? Bist du im Nachmittagstief hungrig oder müde geworden? Hast du genug Zeit für Aufgaben eingeplant?

Du kannst den nächsten Tag besser planen, indem du den Verlauf des heutigen Tages rekapitulierst. Vielleicht verlängerst du die Zeit, die du für die Arbeit an Reports benötigst. Plane einen kurzen Nachmittagsspaziergang ein, um deinen Kopf frei zu kriegen. Mache dir Notizen, um alle Muster zu dokumentieren und anzupassen.

3. Priorisiere Aufgaben

Wir haben so gute Absichten, wenn wir unsere To-do-Listen schreiben. Doch dann kommt eine unvermeidliche „dringende“ Aufgabe dazwischen.

Unser Tipp: Erledige die schwierigsten oder nervigsten Dinge zuerst. Andernfalls verbringst du deine ganze Zeit damit, kleine Dinge abzuhaken, um diese zu umgehen.

4. Lerne delegieren

Bist du ein:e „Ja“-Sager:in? Wirst du immer wieder gebeten, bei neuen Projekten zu helfen, Präsentationen Korrektur zu lesen oder bei Vorstellungsgesprächen dabei zu sein? Die meisten fleißigen Arbeitnehmer:innen wollen Engagement und Teamfähigkeit an den Tag legen. Doch auf diese Weise nutzt du oft weder deine Zeit noch die des Unternehmens optimal.

Wenn etwas das Beste aus deinen Talenten herausholt, sage Ja! Wenn die Aufgabe hingegen eine Ablenkung ist oder deine Fähigkeiten nicht nutzt, schlage eine Person vor, die besser geeignet ist.

5. Aktualisiere deine To-do-Liste

Richte deine Listen auf Ergebnisse statt Aufgaben aus. „Projekt abschließen“ ist vermutlich nicht an einem Tag machbar. Setze diese Aufgaben auf deine wöchentlichen oder monatlichen To-Do-Listen. Was ist das größte Muss für heute? Wähle ein Element aus diesem großen Projekt aus, um voranzukommen.

6. Nutze Apps effektiv

Wir werden von Auswahlmöglichkeiten überschwemmt. Identifiziere deine spezifischen Zeitfresser und konzentriere dich auf Apps, die diese lösen können. Schaue dir einige unserer Favoriten an, um Hilfe bei Meeting-Notizen, Passwortverwaltung, Autokorrektur-Tools und Tastaturkürzeln zu erhalten. Der Workflow-Builder von Slack lässt sich in viele verschiedene Apps integrieren, um Zeit bei mühsamen Aufgaben zu sparen.

7. Setze weniger Meetings an

Ja, du brauchst nach wie vor Meetings. Aber sie sollten auch Sinn ergeben. Lege ein Zeitlimit für Smalltalk fest und komme dann schnell zur Sache. Bereite eine Agenda mit zeitlichen Begrenzungen pro Thema vor. Ohne Agenda oder klare Zielsetzung muss das Meeting womöglich gar nicht sein.

8. Setze auf Zusammenarbeit

In einem Artikel aus dem Jahr 2020 schätzt das Insights-Team von McKinsey, dass Tools zur Zusammenarbeit die Produktivität um bis zu 30 % steigern können. Profitiere von den unzähligen Produktivitäts- und Kollaborations-Apps, die du direkt in deine bestehenden Arbeitsabläufe integrieren kannst.

• Nutze etwa Miro, eine kollaborative Whiteboard-App, zum Brainstorming oder als visuelle Projektzentrale.
• Die Workast-App macht es einfach, Aufgaben zu erstellen und tägliche Prioritäten als Teil deines Projektmanagements nachzuverfolgen.
• Mit der Asana-App kannst du Unterhaltungen in Aktionen und Aufgaben umwandeln, um das Arbeitspensum auf dein Projekt-Team zu verteilen.

Die Lösung fürs Zeitmanagement

Es gibt kein Patentrezept, aber es gibt viele Dinge, die du jetzt ausprobieren kannst, um dein Zeitmanagement zu verbessern und produktiver zu sein. Die beste Lösung ist diejenige, die für deine spezifischen Hindernisse und Zeitfresser geeignet ist.

Deine Aufgabe: Starte mit deinem Tagesplan. Setze Prioritäten nach Wichtigkeit und rekapituliere häufig. Nutze Tools und Apps, um deinen Arbeitsablauf zu verbessern und deine Zeit optimal zu nutzen. Denke daran, dass Zeitmanagement eine Fähigkeit ist. Du kannst diese Fähigkeit immer weiter ausbauen, um immer besser, schneller und einfacher zu arbeiten.