生産性を高めるための、時間管理の 8 つのヒント

私たち人間は常に進歩を求め、昨日の自分を超えたいと思うものです。ところが時間管理となると、なかなかうまくいかないという人が多いのではないでしょうか。実際に、成功した CEO でさえ時間管理に失敗することがあります。

そこで今回は時間を最大限に活用するためのヒントを紹介します。

生産性を高めるための時間管理と、改善方法

時間管理とは、簡単に言えば時間の活用方法です。生産性は、決められた時間のなかで何をどれだけ行うかで測られます。そして 1 日に何を達成できたかによって、プロジェクトの進捗スピードが決まるのです。余計な仕事や時間のかかる仕事があるほど、プロジェクトは進みません。

Inc. com で引用された英国の研究によると、従業員が生産的に活動しているのは平均で 1 日に 3 時間未満 です。つまり 1 週間に 40 時間働く場合、生産的な時間はそのうち 15 時間もないのです。より効率よく仕事を進めるには、時間を最大限に活用する方法を知ることが大切です。

そこでここからは、実際に効果のあった時間管理のヒントを見ていきましょう。すぐに使えるものが数多くあります。

1. 時間ではなく、集中力を管理する

やることがたくさん並んだリストを見て、1 日のスケジュールを細かく決めるのは簡単です。しかしその時の状況が、複雑なスプレッドシートに取り組んだり、プレゼンテーションを作成したりするのに適しているかどうかはなかなか予測できません。

そのため、時間を管理するのではなく、集中力を管理するという考え方に変えましょう。創造力やエネルギーが溢れる時間帯はいつでしょうか？頭を休める休憩時間に適した時間帯は？毎日仕事を始める前に、少し時間を確保してやるべき仕事の計画を立ててください。プロジェクトについてじっくり掘り下げる時間、チームとのブレストの時間、スマホの通知を管理する時間などそれぞれ確保しておきましょう。計画を立てると、ほかのものに気を取られず仕事に集中しやすくなります。

2. 1 日を振り返る

1 日の終わりに数分を割いて、その日の仕事を振り返りましょう。例えば、リストにあった仕事はすべて終わったか、午後に空腹や眠気を感じたか、各タスクに確保した時間は十分だったかなどです。

1 日を振り返れば、翌日の計画の精度が上がります。報告書作成の時間を多めに確保したり、午後に散歩の時間を入れて頭をすっきりさせたりするのもよいでしょう。振り返りの際にメモを残すと、行動パターンを見つけて調整しやすくなるのでおすすめです。

3. 仕事に優先順位をつける

やることリストを作成する時は誰でもやる気満々です。しかしたいてい「急ぎの」仕事が入り、結果的にリストが片づきません。

そこで、Slack からのアドバイスです。一番難しくて面倒な仕事から先に片づけましょう。そうしないと、その仕事がどんどんあと回しになってしまいます。

4. ほかの人に仕事を振る

頼まれたら No と言えず、すべて引き受けていませんか？プロジェクトに手を貸してほしい、プレゼンテーションを確認してほしい、面接に同席してほしいなど、すべてに Yes と言っていては仕事が終わりません。勤勉な人は、献身的な態度でチームプレーヤーであることを示そうとするものです。でもそれが従業員にとって、つまり会社にとって必ずしも時間の最適な使い方というわけではありません。

あなたの能力を最大限に生かせる仕事であれば、もちろん引き受けてください。でも、余計な仕事やスキルセットを生かせない仕事の場合は、もっと適性のある人を提案しましょう。

5. やることリストを見直す

成果の観点からリストを見直してください。「プロジェクトの完了」は 1 日では無理でしょう。大きなプロジェクトは週単位や月単位のやることリストに入れましょう。今日、最優先すべきことは何ですか？その大きなプロジェクトから 1 つだけ選んで、それに取り組んでください。

6. アプリを効果的に活用する

選択肢が多すぎて何をすればよいかわからない状況は確かにあります。そのような場合は、時間を浪費する具体的な問題を特定し、それを解決するアプリを活用しましょう。会議のメモ作成、パスワード管理、オートコレクトツール、キーボードのショートカットなど、Slack のおすすめアプリを参考にしてください。Slack のワークフロービルダーをさまざまなアプリと連携させれば、手間のかかるタスクを自動化して時間を節約できます。

7. 会議の回数を減らす

もちろん会議は必要です。でも、それは意義のある会議の場合です。会議では、雑談の時間は少なめにして本題に入るようにしましょう。トピックごとに時間を設定した議題を用意してください。議題や明確な目標がなければ、わざわざ会議を開く必要はないのかもしれません。

8. コラボレーションする

McKinsey の 2020 年の記事では、コラボレーションツールを使うことで生産性が最大 30% 上がると見積もられています。そこで、既存の業務フローと直接連携できる生産性向上やコラボレーションのためのアプリを活用しましょう。

• 例えば、コラボレーション用ホワイトボードアプリの Miro はブレストに活用できるほか、視覚的なプロジェクトハブにもなります。
• また Workast アプリを使えば、プロジェクト管理の一環としてタスクの作成や日々の優先事項の確認も簡単です。
• Asana アプリがあれば、会話からすぐアクションでき、チーム全体で仕事を共有できます。

時間管理の解決策

時間管理に万能な解決策はありません。でも、時間管理のスキルを磨いて生産性を上げるために今すぐ試せることはたくさんあります。なかでも、あなたの生産性を妨げる要因を取り除き、時間の節約になるものこそがベストな解決策です。

まずは、毎日の計画を立てることから始めましょう。重要度に基づいて仕事の優先順位を決め、定期的に見直してください。また、業務フローを改善して時間を有効に活用できるよう、ツールやアプリを活用しましょう。時間管理とはスキルです。このスキルを磨き続ければ、仕事をもっとうまく、速く、簡単に進められるでしょう。