Utilisez efficacement votre temps
Collaboration

Gestion du temps au travail : comment gérer ? | Slack

Conseils et compétences qui vous aident à utiliser votre temps plus efficacement

Par l’équipe Slack24 février 2023

C’est humain de chercher à s’améliorer et à repousser ses limites. Mais en matière de gestion du temps au travail, tout n’est pas aussi simple. Même les PDG les plus renommés peuvent mal gérer leur temps.

Quel que soit votre poste ou votre rôle, voici comment vous pouvez optimiser votre temps.

Qu’est-ce que la gestion du temps au travail, et comment l’optimiser ?

Très simplement, la gestion du temps au travail désigne notre manière d’utiliser notre temps. Notre productivité dépend de ce que nous arrivons à faire dans un temps imparti. Ce que nous réussissons à accomplir en une journée détermine la vitesse à laquelle progressent nos projets. Plus les sources de déconcentration et les tâches chronophages sont nombreuses, moins nous avançons.

Une étude britannique citée par Inc.com révèle qu’en moyenne, les salariés sont productifs moins de trois heures par jour. Cela représente moins de 15 heures productives dans une semaine de 40 heures. Pour travailler plus efficacement, vous devez comprendre comment utiliser efficacement votre temps.

Voici quelques conseils éprouvés sur la gestion du temps pour vous aider à maximiser votre productivité. Vous pouvez mettre en œuvre bon nombre d’entre eux dès maintenant.

Femme regardant l’heure sur sa montre

1. Gérez votre concentration au lieu de gérer votre temps

En dressant une liste de tâches à faire, il est facile de planifier chaque minute de votre journée. Mais il est plus difficile de définir à l’avance le contexte idéal pour vous concentrer sur une feuille de calcul complexe ou sur la préparation d’une présentation.

Au lieu de gérer votre temps, gérez votre attention. À quel moment êtes-vous le plus créatif ou le plus dynamique ? Quel est le bon moment pour faire une pause et vous vider la tête ? Au début de chaque journée, consacrez quelques minutes à planifier les tâches à faire absolument. Définissez des plages horaires spécifiques pour travailler sur les projets nécessitant une forte concentration, pour échanger des idées avec votre équipe ou encore pour traiter les notifications sur votre smartphone. Avec un planning bien défini, vous pourrez plus facilement ignorer les distractions et rester concentré.

2. Faites le débriefing de votre journée

Consacrez quelques minutes à la fin de votre journée à réfléchir à la manière dont elle s’est déroulée. Avez-vous réussi à faire toutes les tâches sur votre liste ? Avez-vous eu un petit creux ou un coup de mou en milieu d’après-midi ? Avez-vous prévu suffisamment de temps pour vos tâches ?

En réfléchissant à la manière dont votre journée s’est déroulée, vous pouvez optimiser la planification de la journée suivante. Peut-être devriez-vous prévoir un peu plus de temps pour travailler sur vos rapports, ou caler une petite promenade dans l’après-midi pour vous aérer l’esprit. Prenez des notes pour relever vos mauvaises habitudes et rectifier le tir.

3. Définissez une priorité pour vos tâches

Nous voulons bien faire en dressant la liste de nos tâches de la journée. Tout va bien jusqu’au moment où une tâche urgente vient perturber ce planning.

Notre conseil : Commencez par la tâche la plus difficile ou la plus embêtante. Sinon, vous allez passer votre temps à trouver plein de petites choses à faire pour éviter de faire celles qui vous ennuient le plus.

4. Apprenez à déléguer

Êtes-vous du genre à dire oui à tout ? À ne jamais refuser d’aider quelqu’un sur son projet, à passer en revue des présentations ou à participer à des entretiens avec des candidats ? Les salariés les plus zélés cherchent toujours à faire preuve de dévouement ou d’esprit d’équipe. Mais cela ne vous permet pas toujours de rentabiliser au mieux votre temps ni celui de votre entreprise.

S’il s’agit d’une activité qui vous permettra de mettre en œuvre toutes vos compétences, alors n’hésitez pas ! Mais s’il s’agit d’une tâche qui ne fait pas appel à vos compétences, c’est peut-être mieux de suggérer une autre personne plus compétente.

5. Mettez à jour votre liste de tâches

Dans votre liste, concentrez-vous sur vos objectifs plutôt que sur vos tâches à accomplir. Une tâche comme « Terminer le projet » n’est certainement pas réalisable en une seule journée. Placez ce genre de tâches dans votre liste d’objectifs hebdomadaires ou mensuels. Quelle est la chose la plus importante à faire aujourd’hui ? Choisissez un élément de ce projet et concentrez-vous dessus pour la journée.

6. Utilisez les applications efficacement

Parfois, nous avons vraiment l’embarras du choix. Identifiez les tâches les plus chronophages et concentrez-vous sur les applications qui permettent de les accomplir plus efficacement. Découvrez nos recommandations d’applications pour la prise de notes, la gestion de mots de passe, la correction automatique ou les raccourcis clavier. Le Générateur de flux de travail de Slack s’intègre à de nombreuses applications pour vous aider à effectuer efficacement les tâches les plus ardues.

7. Planifiez moins de réunions

Oui, les réunions restent indispensables, mais elles doivent être pertinentes. Définissez un temps limité pour les discussions à la machine à café, avant de vous remettre au travail. Définissez un ordre du jour et le temps réservé à chaque sujet abordé. S’il n’y a aucun ordre du jour ou si aucun objectif concret n’est défini pour une réunion, peut-être n’est-il pas nécessaire que vous y participiez.

8. Collaborez

Dans un article de 2020, McKinsey estime que les outils de collaboration contribuent à une augmentation de la productivité pouvant atteindre 30 %. Exploitez les nombreuses applications de productivité et de collaboration que vous pouvez intégrer directement dans vos flux de travail.

  • Vous pouvez par exemple utiliser Miro, un tableau blanc collaboratif, pour échanger des idées ou visualiser un projet.
  • Workast permet de créer facilement des tâches et de suivre les tâches prioritaires chaque jour pour gérer vos projets.
  • Avec Asana, vous pouvez transformer vos conversations en décisions et en tâches, afin de répartir la charge de travail dans votre équipe.

La solution pour gérer son temps

S’il n’existe pas de solution miracle adaptée à toutes les situations, vous pouvez gagner en productivité grâce à des petits ajustements dans la gestion de votre temps. La meilleure solution est celle qui vous permet de surmonter les obstacles spécifiques que vous rencontrez.

Votre mission : Commencez par planifier votre journée. Dressez une liste des tâches à effectuer en fonction des priorités, et modifiez cette liste au besoin. Utilisez des outils et des applications pour améliorer votre organisation du travail et optimiser votre temps. Gardez à l’esprit que la gestion du temps au travail est une compétence. Vous pouvez toujours développer cette compétence pour gagner en efficacité.

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