8 consejos sobre cómo gestionar el tiempo para mejorar la productividad

Como humanos, es normal que queramos mejorar y romper récords personales constantemente. Sin embargo, en cuanto a la gestión del tiempo, muchos nos encontramos ante un muro que parece insalvable. Incluso los directores generales de mayor éxito han sufrido en algún momento debido a esto.

No importa cuál sea tu puesto, aquí te mostramos cómo sacar el máximo provecho a cada minuto.

¿Qué es la gestión del tiempo y cómo podemos mejorarla?

En su forma más sencilla, la gestión del tiempo es la manera en la que lo usamos. Nuestra productividad se basa en qué hacemos (y en qué cantidad) en un tiempo determinado. Lo que conseguimos en un día dictamina la velocidad del progreso de nuestros proyectos. Cuantas más distracciones y tareas tediosas tengamos, menos progresaremos.

Un estudio de Reino Unido citado por Inc.com muestra que la media de los trabajadores son productivos durante menos de 3 horas al día. Eso equivale a menos de 15 horas de productividad en una jornada semanal de 40 horas. Para trabajar de forma más eficiente, debes saber cómo sacar el máximo partido a tu tiempo.

Estas son algunos de los consejos de gestión del tiempo más efectivos para mejorar la productividad. Muchos de estos consejos se pueden empezar a aplicar desde el primer minuto.

1. Gestiona tu atención, no tu tiempo

Es muy fácil programar cada minuto de tu día con una lista de tareas interminable. Sin embargo, es mucho más difícil predecir las circunstancias precisas para centrarte en una hoja de cálculo compleja o en escribir una presentación.

En lugar de gestionar tu tiempo, es mejor gestionar tu atención. ¿En qué momentos del día tu creatividad o tu energía están al máximo? ¿Cuándo deberías tomarte un descanso para algo menos importante? Dedica unos minutos al comienzo de cada día para planificar tus tareas pendientes. Diseña horarios concretos para lanzarte de cabeza a trabajar en un proyecto, realizar una lluvia de ideas con tu equipo o gestionar las notificaciones de tu teléfono. Cuando tienes un plan, es más fácil ignorar las distracciones y centrarte en lo que estás haciendo.

2. Reflexiona sobre tu jornada

Dedica algunos minutos al final de cada jornada a preguntarte qué tal ha ido el día. ¿Has conseguido completar todas las tareas de tu lista? ¿Te entró hambre o sueño durante las primeras horas de la tarde? ¿Has dedicado el suficiente tiempo a cada tarea?

Evaluando cómo se han dado las tareas, podrás planificar mejor el día siguiente. Tal vez puedas dedicar más tiempo a los informes. Quizá debas pensar en dar un paseo para despejar la mente. Toma notas para que puedas identificar patrones y ajustar tu jornada.

3. Ordena tus tareas por prioridad

Cuando preparamos las listas de tareas, lo hacemos con la mejor intención del mundo. Sin embargo, siempre pueden aparecer tareas “urgentes” de la nada.

Nuestro consejo: Céntrate primero en las tareas más tediosas. Si no es así, pasarás todo tu tiempo con tareas pequeñas intentando evitar lo más duro del trabajo.

4. Aprende a delegar

¿No sabes decir que no? ¿Todo el mundo te pide ayuda constantemente para nuevos proyectos, revisar presentaciones o ayudar en entrevistas de trabajo? Los trabajadores más diligentes quieren demostrar su dedicación y su espíritu de equipo. Sin embargo, esto no siempre se traduce en gestionar tu tiempo (ni el de la empresa) de forma rentable.

Si alguna de estas peticiones te permite explotar al máximo tus capacidades, entonces acéptala con los brazos abiertos. Si, en cambio, se trata de una distracción o tus capacidades no serán útiles, recomienda a otra persona que pueda hacerlo mejor.

5. Actualiza tu lista de tareas

Centra tus listas en los resultados, en lugar de en las tareas como tales. La tarea “Terminar el proyecto” llevará más de un solo día, casi seguro. Esas tareas deben incluirse en tus listas semanales o mensuales. ¿Cuál es tu tarea primordial para hoy? Elige uno de los elementos de ese gran proyecto para seguir avanzando, pasito a pasito.

6. Usa las aplicaciones de manera efectiva

La sobrecarga de opciones es un hecho. Identifica qué procesos agotan tu tiempo y céntrate en las aplicaciones que te permiten solucionarlo. Echa un vistazo a algunas de nuestras herramientas favoritas para ayudar con las notas de las reuniones, la protección de contraseñas, así como a nuestras herramientas de autocorrección y atajos de teclado preferidas. El Creador de flujos de trabajo de Slack se integra con muchas aplicaciones diferentes para ayudarte en las tareas más tediosas.

7. Organiza menos reuniones

Sí, las reuniones siguen siendo necesarias. Sin embargo, lo ideal es que sean relevantes. Establece un límite de tiempo para charlar un rato y, después, céntrate en lo importante. Organiza un orden del día con tiempo asignado para cada tema. Si no tienes un orden del día o un resultado claro, es posible que no se necesite una reunión.

8. Colabora

En un artículo de 2020, el equipo de información de McKinsey estimó que las herramientas de colaboración permiten aumentar la productividad en hasta un 30 %. Aprovecha la gran variedad de aplicaciones de productividad y colaboración que puedes integrar directamente en tus flujos de trabajo actuales.

• Podrías usar Miro, una aplicación de pizarra colaborativa, para realizar una lluvia de ideas o como complemento visual para un proyecto.
• La aplicación Workast facilita la creación de tareas y la supervisión de las prioridades diarias como parte de tu gestión de proyectos.
• Con la aplicación Asana, puedes pasar de la conversación a la acción y las tareas para repartir la carga de trabajo entre tu equipo.

La solución para la gestión del tiempo

No hay una pócima mágica para gestionar mejor el tiempo, pero hay muchas opciones a tu disposición para mejorar esta gestión y aumentar la productividad. La mejor solución es aquella que permita salvar los obstáculos y las tareas más tediosas de tus procesos.

Tu tarea: Comienza con tu plan diario. Ordena las tareas por prioridad, basándote en su importancia, y evalúa el progreso con frecuencia. Usa herramientas y aplicaciones para mejorar tu flujo de trabajo y sacar el máximo partido a tu tiempo. Recuerda que la gestión del tiempo es una aptitud. Por tanto, puedes entrenarla para trabajar mejor y de forma más rápida y sencilla.