12 herramientas para la organización de tareas pendientes

Según el informe AI at Work Is Here. Now Comes the Hard Part, creado conjuntamente por LinkedIn y Microsoft, el 85 % de los empleados encuestados afirman, entre otras cosas, que la inteligencia artificial les ha permitido centrarse en tareas pendientes más importantes a lo largo del último año. No obstante, hay un aspecto relevante que no se menciona en el estudio: la planificación y gestión de esas acciones.

Y es que, a decir verdad, el desarrollo de tareas pendientes es una de las cuestiones más relevantes en los equipos de trabajo y, como tal, conviene digitalizar su gestión de forma eficiente de modo que sea un proceso automático en el que los empleados no inviertan tiempo ni energía. Por eso hoy hablamos de cómo y por qué hacerlo y, sobre todo, de cuáles son las principales herramientas a tener en cuenta a estos efectos.

Las tareas pendientes como sistema de gestión de proyectos

Aunque existen multitud de sistemas para la gestión de proyectos, la organización del mismo en función de a las tareas pendientes es una de las estrategias más utilizadas porque pone el foco en los objetivos que lograr a corto plazo. Es decir, es un modo de visualizar las evoluciones del proceso mediante los pasos que lo componen, asignando trabajos a los miembros del equipo en función de estos avances.

12 Herramientas que facilitarán que tu equipo cumpla con sus tareas pendientes

Como decimos, en un mundo digitalizado es fundamental recurrir a herramientas para la planificación, la organización y el desarrollo de tareas pendientes, más allá de la automatización de las propias acciones. Cada vez son más las soluciones que ofrece el mercado ante esta necesidad, por lo que es recomendable conocer las principales opciones antes de escoger la más adecuada para cada proyecto.

Toggl

Es una herramienta ideal para equipos que trabajan en remoto, ya que su uso está pensado originalmente para dispositivos móviles, aunque cuenta con una extensión para el navegador. Toggl muestra una vista personalizable de las tareas pendientes, que pueden organizarse mediante diversas etiquetas como clientes o proyectos, además de visualizarse a largo plazo.

Google Calendar

Google Calendar es un clásico entre las aplicaciones para la gestión de tareas pendientes en equipo: aunque a nivel visual es una de las alternativas menos atractivas de este listado, la posibilidad de integrarla con otras herramientas de Google siempre es interesante, ya que este enlazado acaba por ahorrar trabajo en la asignación de roles y fechas de entrega, entre otras cuestiones.

TodoIst

Una opción muy básica en este sentido es TodoIst y, precisamente por eso, es una de las más usadas del mercado y cuenta con grandes multinacionales entre sus clientes más rentables. Es, como su propio nombre indica, una lista de tareas virtual en la que se pueden organizar y clasificar las acciones, además de asignarlas a quien corresponda su realización.

MeisterTask

Esta alternativa utiliza una de las estrategias más recurrentes cuando se trata de la planificación de tareas pendientes, como es el método Kanban. Es un software meramente colaborativo que permite adaptar diversas funcionalidades a cada proyecto para personalizar el avance del equipo de trabajo a través de los distintos estados de un trabajo: pendiente, en curso, concluido, etc.

Any.do

Aunque puede utilizarse en equipo, Any.do es, probablemente, la aplicación más pensada para un uso individual de toda esta lista. Está preparada para poder usarse simultáneamente en varios dispositivos, de modo que puedas incluir diversas listas de tareas clasificándolas por categorías como hogar, trabajo, hábitos, etc. y consultarlas desde el equipo que utilices habitualmente en ese momento para que resulte más cómodo.

Notion

Es posible que Notion sea la posibilidad más completa dentro de este grupo de herramientas, ya que ofrece muchas más funciones aparte de la organización de tareas pendientes. Permite generar distintos tableros de trabajo e implementar la información en diversos formatos y estructuras, además de integrar la inteligencia artificial para mejorar el servicio en diversos aspectos.

Microsoft To Do

Es un software tan sencillo como efectivo en la planificación de tareas pendientes, ya que ofrece un calendario visual que permite controlar al mismo tiempo todos los trabajos que restan por hacer, diferenciando por colores, por ejemplo, cada uno de los proyectos en los que se esté trabajando. Al poder enlazarse con otras herramientas de Microsoft resulta muy eficiente.

Rescue Time

Una aplicación algo diferente al resto de las mencionadas es Rescue Time, muy interesante porque se sale del patrón de una lista de tareas pendientes para cubrir otra necesidad: entender cuáles son los cuellos de botella en tu rendimiento. Estamos hablando, indiscutiblemente, de una herramienta pensada para mejorar la productividad a partir de analizar qué tareas ocupan más tiempo y por qué.

Wimi

Wimi es una herramienta específicamente colaborativa, por lo que se trata de una gran elección para el desarrollo de tareas pendientes en equipos de trabajo. Permite gestionar al mismo tiempo distintos espacios de trabajo, que se pueden asignar a diferentes proyectos, de modo que la visualización sea más clara y no interfieran unas planificaciones con otras.

Asana

Asana es otra de esas alternativas realmente útiles para equipos que trabajan en remoto, y esto le ha valido ser una de las aplicaciones más conocidas del sector. Con una interfaz sencilla y múltiples funcionalidades y opciones de personalización, ofrece un espacio eficiente para la organización y el seguimiento de tareas pendientes en equipos de trabajo.

Google Keep

Otra herramienta de Google para la organización de tareas es Google Keep que, por supuesto, también permite su enlace con Gmail y la mencionada Google Calendar. Es una opción más a la hora de plantear trabajos y etiquetarlos según su estado, aunque es cierto que está pensada principalmente para un uso a nivel individual.

Trello

Trello es un software muy visual que se basa en la creación de tarjetas en representación de cada tarea y distintas columnas personalizables a través de las cuáles se pueden desplazar dichas tarjetas. La asignación de roles es particularmente sencilla en esta plataforma, que comunica los cambios de manera automática a los miembros implicados en ellos.

Slack, el hilo conductor en el desarrollo de tareas pendientes

Más allá de las mencionadas herramientas para la organización y el desarrollo de tareas pendientes en equipo, hay otro elemento clave para alcanzar con éxito la culminación de un proyecto. Hablamos de la comunicación entre los miembros y los gestores del equipo, la cual, por supuesto, también debe ser lo más eficiente posible para formar parte de la solución y no del problema.

Para lograrlo existen multitud de herramientas de comunicación que ofrecen la posibilidad de intercambiar mensajes escritos, audio, vídeo e incluso llamadas y videollamadas. Sin embargo, solo Slack combina estas posibilidades con una propuesta que va más allá: la integración de estas herramientas para el desarrollo de tareas pendientes, de modo que su gestión tiene lugar por completo en una sola plataforma.