¿Qué es la gestión de proyectos y cuáles son sus fases?

La gestión de proyectos se está convirtiendo en una de las principales prácticas empresariales en organizaciones de todos los sectores y tamaños. La explicación a esta tendencia reside en que, pese a que se ha dado siempre, en las últimas décadas las empresas han decidido controlar este proceso y desarrollar sistemas para mejorarlo.

Para entender los beneficios de esta sucesión de fases es fundamental conocer cuáles son las principales metodologías para su aplicación de forma exitosa, qué etapas lo componen y, por supuesto, en qué consiste la gestión de proyectos. A continuación, arrojamos luz sobre todas estas cuestiones.

¿En qué consiste exactamente la gestión de proyectos?

Podemos definir como gestión de proyectos todas aquellas cuestiones que giran alrededor de un proceso empresarial para definirlo. Es decir, la planificación, la organización, el desarrollo, la monitorización, la conclusión o las mejoras que conforman el correcto funcionamiento de un proyecto forman parte de su gestión, que puede llevarse a cabo mediante distintas metodologías.

Principales metodologías en la gestión de proyectos

Aunque esto es algo completamente adaptable a la situación, circunstancias y necesidades de cada empresa, lo cierto es que siempre tendemos a seguir ciertos patrones en la gestión de proyectos, lo que ha derivado en el establecimiento de metodologías que se han consolidado con éxito en el ámbito de los negocios a la hora de desarrollar cualquier tipo de proceso:

Metodología en cascada

Se trata de una apuesta segura en la gestión de proyectos, ya que es posiblemente una de las metodologías más antiguas y se basa en seguir una serie de pasos muy marcados como son la ideación, la sistematización, la aplicación, el seguimiento y mejoras y el mantenimiento del proceso.

Gestión de cambios

La gestión del cambio está enfocada en un tipo de proyecto muy concreto a nivel empresarial, el cual consiste en la implementación de novedades en una empresa. Cualquier transformación conlleva una serie de riesgos, hándicaps y dificultades y esta metodología se centra en prevenirlos y controlarlos con anterioridad.

Scrum

La metodología Scrum, adoptada por infinidad de grandes empresas, especialmente asiáticas, tiene su origen en el mundo del rugby y sigue un proceso muy sencillo: estructuración de proyectos por medio de asignación de roles y tareas breves y concretas que se van entregando por parte de los miembros del equipo.

Método Agile

Una de las principales características de las denominadas metodologías agile es la adaptabilidad, ya que consiste en ir proponiendo nuevas soluciones ante los distintos obstáculos que pueda presentar un proyecto al mismo tiempo que se va avanzando en el mismo.

Diagramas de Gantt

Es, junto a los tableros Kanban, la metodología más visual de este listado en la gestión de proyectos: lleva el nombre de su creador y se trata de crear un diagrama que incluya detalladamente las distintas fases del proyecto, las tareas a realizar, las fechas de entrega y el miembro del equipo que debe abordarlas.

Secuencias tradicionales de gestión de proyectos

Otra apuesta segura en este tipo de procesos, tan simple como planificar las distintas fases de un proceso con anterioridad y seguir paso a paso la hoja de ruta determinada inicialmente, avanzando únicamente cuando se hayan completado todas las tareas de la etapa anterior.

Lean

Las metodologías Lean, cada vez más aplicadas en los equipos de trabajo de grandes empresas, están basadas en la reducción del desperdicio, invirtiendo los mínimos recursos posibles -de todo tipo- en la consecución de los máximos objetivos posibles dentro de un proyecto.

Modelo Six Sigma

Otra apuesta habitual entre las grandes empresas es la metodología conocida como Six Sigma, y está basada en la realización de un seguimiento estadístico de los proyectos con el fin de limitar al máximo los errores que puedan generar cuellos de botella y problemas de eficiencia en su desarrollo.

Sistemas adaptados al proceso

Los sistemas adaptados al proceso, entre los que se incluyen algunos de los mencionados aquí, como Six Sigma o Lean, son aquellos que consideran que la gestión de proyectos debe basarse en un objetivo concreto en función del proceso al que se apliquen y de cada una de sus fases.

Tableros Kanban

Aunque se trata de una metodología tradicional, lo cierto es que actualmente existen infinidad de softwares basados en este sistema -como Asana, Trello o Notion, como principales ejemplos-, que consiste en expresar las tareas de forma visual e ir trasladándolas de fase en un tablero según va avanzando el proyecto.

Fases en la gestión de proyectos

Por lo general, las fases de la gestión de proyectos no varían excesivamente entre una organización y otra, más allá de la metodología que se suela utilizar y de la denominación que se dé a cada una de las fases. En este sentido, la estandarización recurrente es la ideada por el Project Management Institute y denominada Project Management Body Of Knowledge:

Estudio de viabilidad

La viabilidad de un proyecto depende fundamentalmente del balance entre la inversión que requiere y los beneficios que genera, y analizar esto en detalle es fundamental a la hora de afrontarlo. Así pues, evidentemente, ésta es la primera fase en la gestión de proyectos.

Diseño del proyecto y reparto de roles

Una vez se ha comprobado que se trata de un proyecto viable, es momento de planificarlo teniendo muy en cuenta sus objetivos, las tareas que lo componen y los roles de cada uno de los miembros que componen el equipo y van a desarrollar el trabajo.

Desarrollo del proyecto

El desarrollo del proyecto es el punto central y crucial de su gestión, además de ser el momento que más puede variar en función de la metodología que se aplique entre todas las mencionadas. En cualquier caso, se trata de la fase en la que el equipo debe poner todo su talento y esfuerzo.

Seguimiento y monitorización

Cualquier proyecto es susceptible de mejorar en todas sus fases, bien sea a través de la implementación de tecnologías, de modificaciones en el proceso o de cambios en el equipo de trabajo. En este sentido, es fundamental realizar un seguimiento que permita identificar errores y oportunidades de mejora.

Conclusiones y resultado

Por último, la gestión de proyectos da mucha importancia al resultado final de los mismos, ya que al fin y al cabo se trata del objetivo principal de su desarrollo. En este momento es imprescindible obtener ciertos aprendizajes, nuevamente con el fin de mejorar el producto final en futuras ocasiones.

Ventajas de la gestión de proyectos

Estamos hablando de una práctica que resulta prácticamente obligatoria a la hora de desarrollar procesos empresariales y que, al fin y al cabo, acaba por darse de manera consciente o inconsciente. Tomar el control a estos efectos, permite a los negocios aprovechar más y mejor las principales ventajas de la gestión de proyectos:

• Maximiza el aprovechamiento de los recursos.
• Multiplica la eficiencia operativa.
• Mejora la imagen corporativa a nivel interno y externo.
• Fomenta la adaptabilidad ante los desafíos.
• Impulsa la mejora continua mediante el aprendizaje.
• Reduce los riesgos.

Slack, tu herramienta para la gestión de proyectos

Slack se ha convertido en una herramienta básica para la gestión de proyectos en multitud de empresas. La explicación de nuestro éxito reside principalmente en ofrecer la posibilidad de unificar una serie de soluciones dentro de una misma plataforma que, además, se enfoca en el hilo conductor de cualquier proceso empresarial: la comunicación.