8 suggerimenti sulla gestione del tempo per la produttività

Come esseri umani, è naturale voler migliorare costantemente e stabilire nuovi record personali. Ma quando si tratta di gestione del tempo, molti di noi subiscono una battuta d’arresto. Anche CEO di grande successo possono essere preda di una cattiva gestione del tempo.

Indipendentemente dal ruolo che ricopri, ecco come sfruttare al meglio il tuo tempo.

Cos’è la gestione del tempo e come possiamo migliorare?

In parole semplici, la gestione del tempo è il modo in cui usiamo il nostro tempo. La nostra produttività è basata su cosa e quanto riusciamo a fare in un determinato lasso di tempo. I compiti che portiamo a termine quotidianamente determinano la velocità con cui procedono i nostri progetti. Più distrazioni e attività laboriose incontriamo, meno progressi facciamo.

Uno studio inglese citato da Inc.com ha mostrato che i lavoratori medi sono produttivi per meno di tre ore al giorno. Si tratta di meno di 15 ore di produttività in una settimana lavorativa media di 40 ore. Per lavorare in modo più efficiente, devi sapere come sfruttare al meglio il tuo tempo.

Questi sono alcuni dei nostri suggerimenti per la gestione del tempo più collaudati per ottimizzare la produttività. Molti possono essere usati a partire da ora.

1. Gestisci la concentrazione, non il tempo

È facile pianificare ogni minuto della giornata con un’interminabile lista di cose da fare. Ma è molto più difficile prevedere le giuste circostanze per concentrarsi su un foglio di lavoro complesso o scrivere una presentazione.

Invece di gestire il tuo tempo, gestisci la tua attenzione. Quando ti senti più creativo o pieno di energie? Quando ti può far comodo una pausa per liberare la mente? Dedica alcuni minuti all’inizio di ogni giornata a pianificare le attività da fare. Definisci dei blocchi di tempo specifici per immergerti in un progetto, fare brainstorming con il tuo team o gestire le notifiche sul telefono. Se hai un piano, è molto più semplice ignorare le distrazioni e rimanere concentrato.

2. Fai una valutazione della giornata

Dedica qualche minuto alla fine della giornata a valutare come sono andate le cose. Hai fatto tutto quello che era sulla tua lista? Hai avuto fame o sonno a metà pomeriggio? Hai assegnato il tempo giusto alle attività?

Valutando tutti questi elementi, potrai pianificare meglio la giornata successiva. Ad esempio, potresti aumentare il tempo durante il quale lavorare sui report. Oppure pianificare una breve passeggiata nel pomeriggio per schiarirti le idee. Prendi appunti così puoi riconoscere eventuali schemi ricorrenti e regolarti di conseguenza.

3. Assegna una priorità alle attività

Siamo pieni di buone intenzioni quando scriviamo le liste di cose da fare. Poi, inevitabilmente, spunta l’attività urgente.

Il nostro consiglio: fai prima le cose più difficili o noiose. Altrimenti, passerai tutto il tempo a fare altre piccole cose per evitarle.

4. Impara a delegare

Sei una di quelle persone che dicono sempre di sì? I colleghi ti chiedono continuamente di aiutare su nuovi progetti, rivedere le presentazioni o assistere ai colloqui di assunzione? La maggior parte dei lavoratori diligenti vuole mostrare dedizione e spirito di squadra. Ma non è sempre il modo migliore di usare il tuo tempo, o quello dell’azienda.

Se si tratta di qualcosa che valorizza il tuo talento, accetta. Ma se si tratta di una distrazione o di qualcosa che non sfrutta le tue competenze, suggerisci qualcuno più adatto.

5. Aggiorna la tua lista di cose da fare

Ridefinisci le tue liste in base a risultati e attività. “Finire il progetto” probabilmente non è fattibile in un giorno. Metti questo tipo di obiettivi nelle liste settimanali o mensili. Qual è la cosa più importante da fare oggi? Scegli un elemento di quel grande progetto per poter procedere.

6. Usa le app in modo efficace

Il sovraccarico da eccesso di opzioni disponibili è una realtà. Individua le attività specifiche che ti rubano tempo e concentrati sulle app che le riducono. Scopri alcune tra le nostre preferite per gli appunti delle riunioni, la gestione delle password, gli strumenti di autocorrezione e i tasti per azioni rapide. Workflow Builder di Slack si integra con molte app diverse per accorciare i tempi di attività complesse.

7. Pianifica meno riunioni

Sì, hai ancora bisogno delle riunioni. Ma devono essere significative. Definisci un limite di tempo per le conversazioni estemporanee e poi prosegui con le attività lavorative. Prepara un’agenda con dei tempi prestabiliti per ogni argomento. Se non hai un’agenda o un obiettivo chiaro, forse non è necessaria una riunione.

8. Collabora

In un articolo del 2020, il team di ricerca di McKinsey stima che gli strumenti di collaborazione incentivano un aumento della produttività fino al 30%. Trai vantaggio dalle numerose app per produttività e collaborazione che puoi integrare direttamente nei tuoi flussi di lavoro esistenti.

• Puoi usare Miro, un’app di lavagna online per la collaborazione, per fare brainstorming o come hub visivo per i progetti.
• L’app Workast semplifica la creazione di attività e il monitoraggio delle priorità quotidiane come parte della gestione dei progetti.
• Con l’app Asana, puoi trasformare le conversazioni in azioni e attività per distribuire il carico di lavoro nel tuo team.

La soluzione per la gestione del tempo

Non esiste una pozione magica adatta a tutti, ma ci sono tanti accorgimenti che puoi provare subito per migliorare le tue capacità di gestione del tempo e aumentare la produttività. La soluzione migliore è quella più adatta agli ostacoli e alle situazioni che incontri.

Il compito per te: inizia con il piano quotidiano. Assegna la priorità alle attività in base all’importanza e rivaluta frequentemente. Usa strumenti e app per migliorare il flusso di lavoro e sfrutta al meglio il tuo tempo. Ricorda che la gestione del tempo è un'abilità. Puoi continuare a perfezionarla per lavorare sempre meglio, più velocemente e più facilmente.