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Produktivität: Was du für gute Resultate brauchst (und was nicht)

Hier erfährst du, was Produktivität bedeutet, wie du sie messen kannst und welche Produktivitätskiller es gibt.

8 Min. Lesezeit

Produktivität gilt allgemein als Messlatte für Erfolg: je produktiver, desto besser. Allerdings bedeutet „viel“ nicht automatisch „gut“. Und wenn Arbeitsproduktivität auf Kosten der Work-Life-Balance geht, ist das alles andere als nachhaltig. Echte Produktivität ist, wenn Mitarbeitende in den Flow kommen und am Ende des Arbeitstags zufrieden den Laptop zuklappen können. Wie du diesen Zustand in deinem Projekt-Team fördern kannst, erfährst du hier.

Was bedeutet Produktivität?

Hast du schon mal stundenlang an einem Text gefeilt und doch nicht die richtigen Worte gefunden? Produktiv ist das nicht. Produktiver wäre es zum Beispiel, sich kurz mit etwas anderem zu beschäftigen, bis plötzlich die zündende Idee kommt und sich der Bericht fast wie von selbst schreibt.

Was dieses Beispiel verdeutlicht: Produktivität ist mehr als das Resultat, sie ist ein Prozess. In der Betriebs- und Volkswirtschaftslehre gibt es dafür eine Formel: Produktivität ist gleich Output zu Input. Oder anders formuliert: Das Verhältnis zwischen Aufwand und Ergebnis sagt aus, wie produktiv jemand ist. So kann eine Mitarbeiter:in zum Beispiel in einer Stunde 20 E-Mails beantworten, wenn es um einfache Fragen geht. Muss sie jedoch Kostenangebote erstellen, Termine koordinieren oder andere komplexe Themen bearbeiten, schafft sie in derselben Zeit vielleicht „nur“ drei Nachrichten.

Arbeitseffizienz wird oft mit Effizienz gleichgesetzt, ist jedoch nicht dasselbe. Effizienz bedeutet, das gleiche Ergebnis mit weniger Ressourcen zu erzielen. Nehmen wir nochmal das Beispiel von oben: Deine Mitarbeiter:in beantwortet in einer Stunde 20 Mails. Würde sie weniger Zeit für dasselbe Ergebnis benötigen, wäre das eine Steigerung der Effizienz. Produktivität steigern heißt jedoch, bei gleichem Aufwand das Ergebnis zu verbessern, also zum Beispiel mehr als 20 Nachrichten in einer Stunde zu beantworten. Deine Mitarbeiter:in kann das etwa durch optimierte Arbeitsabläufe erreichen. Mit Vorlagen, Tastaturkürzeln oder Automatisierungen erleichtert sie sich die Arbeit, statt ihre Ressourcen anzuzapfen – denn weniger Zeit heißt oft mehr Stress. Lies dazu auch den folgenden Artikel:

Wie du Produktivität berechnen kannst

Ob im Vertrieb oder in der Fertigung: Unternehmen benötigen wirtschaftliche Kennzahlen, um ihre Arbeitseffizienz zu messen. Nur so lässt sich herausfinden, ob der Aufwand im richtigen Verhältnis zum Ergebnis steht oder eine Produktivitätssteigerung nötig ist. Wie bereits erwähnt, gibt es dafür eine einfache Formel: Produktivität ist gleich Output geteilt durch Input, also fertiges Produkt durch Ressourcen wie natürliche Rohstoffe, Arbeitskräfte und -stunden.

Angenommen, dein Unternehmen stellt Halbleiter für die Chip-Produktion her. Die Halbleiter sind der Output. Zu deinen Ressourcen zählen zum Beispiel Silizium, technisches Personal, Anlagen und Energie. Teilst du die Zahl der fertigen Halbleiter durch die Summe aller eingesetzten Ressourcen, kannst du die Produktivität ermitteln. Weil das nicht nur in der Halbleiterindustrie, sondern auch in vielen anderen Branchen eine sehr komplexe Gleichung ist, berechnen die meisten Organisationen nur die Produktivität einzelner Bereiche und Prozesse, auch Teilproduktivität genannt. In der Chip-Industrie kann das zum Beispiel die Gewinnung von Silizium aus Quarz sein.

Im Dienstleistungssektor oder in der Kreativwirtschaft ist es oft schwerer, Arbeitseffizienz quantitativ zu messen. Hier lohnt ein ganzheitlicher Blick auf Produktivität und von welchen Faktoren sie abhängt.

Diese Faktoren beeinflussen die Arbeitsproduktivität

Anders als ein Halbleiterwerk, in dem 24 Stunden am Tag und sieben Tage die Woche ununterbrochen produziert wird, brauchen Angestellte Pausen. Und nicht nur das: Wer nach einer schlaflosen Nacht schon einmal übermüdet am PC saß, weiß, wie schwer die Arbeit fällt. Selbst die Jahreszeit, das Wetter und der persönliche Biorhythmus spielen eine Rolle – sowie viele weitere Faktoren:

  • Maschinen und Geräte: Das kann so komplex wie ein Industrieroboter und so simpel wie ein Taschenrechner sein. Müssten Mitarbeitende zum Beispiel die Kosten bei der Angebotserstellung im Kopf ausrechnen, wäre ihr Arbeitsaufwand wesentlich höher.
  • Technologien: Noch besser als ein analoger Taschenrechner ist eine Excel-Tabelle, um Berechnungen mithilfe von Formeln zu lösen. Dafür sind die entsprechenden Programme bzw. Software-Lizenzen nötig. Auch Künstliche Intelligenz wie ChatGPT kann die Produktivität steigern.
  • Arbeitsumfeld und -klima: Dazu zählen die Räumlichkeiten (Großraumbüro oder Home-Office?), aber auch die allgemeine Stimmung im Projekt-Team. Wie offen und transparent Angestellte untereinander und mit dir als Führungskraft kommunizieren können, hat maßgeblichen Einfluss auf ihre Arbeitseffizienz.  
  • Mitarbeiterqualifikation: Die Anforderungen im Job müssen zu den persönlichen Qualifikationen passen. Neben den Hard Skills – also fachlichem Know-how, entsprechenden Abschlüssen und Weiterbildungen – gehören auch Soft Skills wie Teamkompetenzen, Führungskompetenz, Selbst- und Zeitmanagement dazu. Die Berufserfahrung macht ebenfalls einen Unterschied.
  • Motivation: Ein gutes Gehalt und finanzielle Benefits sind nicht der einzige Weg, um deine Mitarbeitenden zu motivieren. Regelmäßiges Lob oder Vertrauen können die Produktivität steigern; fehlende Wertschätzung oder Misstrauen senken sie eher – bis hin zur stillen Kündigung.
  • Körperliche und mentale Gesundheit: Die Arbeitsbedingungen können noch so ideal sein, wenn gesundheitliche Probleme auftreten, hat das oft auch Konsequenzen für die Arbeitsleistung. Ein Karpaltunnelsyndrom oder Rückenschmerzen machen lange Worksessions am Computer schwierig, während Ängste oder Depression die Konzentration mindern können. 

Achtung, Produktivitätskiller! Was dich und dein Projekt​​-Team aus dem Flow bringen kann

Bedenke: Anders als in der Werkhalle, wo alles perfekt getaktet ist, ist der Arbeitsalltag im Büro jeden Tag ein bisschen anders. Mal stehen besonders viele Meetings an, mal kommen weniger Bestellungen rein oder es gibt ein neues Tool zur Zusammenarbeit, an das sich erst alle gewöhnen müssen. Schwankungen in der Arbeitseffizienz sind also völlig normal. Ein Auge solltest du jedoch auf die sogenannten Produktivitätskiller haben. Dazu gehöre

  • Multitasking: Konzentriertes Arbeiten heißt, sich auf eine Aufgabe zu fokussieren. Wer in einem Zoom-Meeting nebenher seine Benachrichtigungen checkt, hört entweder nur mit einem Ohr zu oder übersieht wichtige Details in einer E-Mail. Es kostet Zeit und ist nicht sonderlich effizient, die Nachrichten erneut zu lesen oder in der Konferenz Fragen zu stellen, die längst geklärt wurden. 
  • Zu viele Benachrichtigungen: Es gibt zahlreiche Projektmanagement-Tools und Medien für die Kommunikation, die deine Mitarbeitenden mit Push-Nachrichten zu jeder Aktivität aus dem Flow reißen können. Auch Benachrichtigungen über geklärte Kommentare oder akzeptierte Änderungen in geteilten Dokumenten können das E-Mail-Postfach fluten. Im Schnitt dauert es 15 Minuten, bis sich das Gehirn nach einer Unterbrechung wieder auf eine Aufgabe fokussieren kann – wertvolle Zeit, die am Ende des Tages fehlt.
  • Social Media: Ganz gleich, ob ein Kollege soziale Medien privat oder beruflich nutzt: Die Benachrichtigungen auf dem Sperrbildschirm des Smartphones oder am Computer fesseln die Aufmerksamkeit. Und wer einmal „kurz“ nachschauen will, scrollt oft auch eine Viertelstunde später noch durch den Feed, der immer wieder neuen Content lädt und kein Ende kennt.
  • Gespräche am Arbeitsplatz: Im Home-Office fehlt vielen der direkte Austausch mit Teammitgliedern, doch im Großraumbüro können Gespräche störend sein. Wenn andere aus dem Team die Geräuschkulisse nur schwer ausblenden können, leidet ihre Konzentration und in Folge auch die Arbeitseffizienz.
  • Ineffiziente Meetings: Ob Chefin, Projektleiter oder Moderatorin: Jemand muss das Meeting strukturieren und steuern, andernfalls zieht es sich zu sehr in die Länge. Aber auch kurze Meetings können ineffizient sein, wenn am Ende keine Entscheidung getroffen wird oder niemand weiß, welche Aufgaben sie oder er übernehmen soll.

Tipps zur Produktivitätssteigerung

Arbeitseffizienz ist von Mensch zu Mensch verschieden. Was dich motivieren oder ablenken kann, weißt du persönlich am besten. Dasselbe gilt für deine Teammitglieder und Mitarbeitende. Hier findest du eine Reihe von Tipps, um die Steigerung der Produktivität und mit gutem Beispiel voranzugehen.

  1. Den eigenen Biorhythmus kennen: Flexible Arbeitszeitmodelle machen es heute viel leichter, nach dem eigenen Rhythmus zu arbeiten. Wenn du beispielsweise zu den sogenannten Lerchen gehörst und schon früh morgens produktiv bist, solltest du komplexe Aufgaben in der ersten Tageshälfte einplanen. Für dein Nachmittagstief kannst du einfache Arbeiten erledigen oder vielleicht sogar Termine planen, für die du nicht vorm Bildschirm sitzen musst. Eulen schlafen lieber länger, sind dafür aber nachmittags oder abends in Topform. Auch sie profitieren von einer entsprechenden Zeitplanung.
  2. Gute Gewohnheiten entwickeln: Die Mittagspause ausfallen lassen oder den Feierabend nach hinten verschieben? Manchmal geht es nicht anders, doch Pausen sind für produktives Arbeiten essenziell. Wenn du ohne Pause durcharbeitest, verlierst du viel mehr an Produktivität, als wenn du einmal um den Block läufst oder zehn Minuten die Augen schließt. Wer sich leicht ablenken lässt oder drei Dinge gleichzeitig macht, kann sich angewöhnen, Zeiten für konzentriertes Arbeiten im Kalender zu blocken. Hilfreich sind auch Fokus-Apps oder der Fokus-Modus im Smartphone, um für bestimmte Zeiträume den Zugriff auf Messenger-Dienste und Social Media zu deaktivieren.  
  3. Zeit- und Selbstmanagement lernen: Prioritäten setzen ist eine der wichtigsten Strategien für ein effektives Zeitmanagement. Darüber hinaus gibt es viele weitere Möglichkeiten, wie du die eigene Produktivität steigern und Stolperfallen aus dem Weg räumen kannst. Nutze dafür unterschiedliche Methoden wie die Pomodoro-Technik oder praktische Tools wie digitale To-do-Listen. Sie helfen dir, deine Aufgaben zu strukturieren und besser mit deinen Kräften hauszuhalten. 

Noch mehr Inspiration für dich und dein Projekt-Team findest du auf den folgenden Seiten:

Wie Unternehmen die Produktivität zu steigern können

Wie du weiter oben schon gelesen hast, beeinflussen unter anderem das Arbeitsumfeld, die technische Ausstattung und die Mitarbeitermotivation die Produktivität. Es liegt daher nicht nur an jeder und jedem einzelnen, die eigene Arbeitsleistung zu steigern. Sie sind ebenso dafür verantwortlich, einen Rahmen zu schaffen, der produktives Arbeiten fördert bzw. überhaupt möglich macht. Dazu einige Beispiele, was du in deinem Unternehmen umsetzen kannst:

Auf der Organisationsebene

  • Arbeitsbedingungen verbessern: Neben flexiblen Arbeitsmodellen und Remote Work kannst du beispielsweise mit Raumtrennern oder schallgedämmten Telefonboxen Inseln der Konzentration schaffen. Höhenverstellbare Bildschirme, Stehtische und ergonomische Tastaturen machen die Arbeit körperlich angenehmer. 
  • Work-Life-Balance fördern: Führungskräfte leben es im besten Falle vor, indem sie selbst Pausen machen und die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit respektieren. Darüber hinaus können spezielle Angebote, zum Beispiel ein Ruheraum oder eine vergünstigte Mitgliedschaft im Fitnessstudio, für die nötige Erholung sorgen.
  • Wertschätzung zeigen: Die Präsentation war besonders ansprechend gestaltet? Ein Verkaufsgespräch brachte den gewünschten Geschäftsabschluss? All das sind gute Gelegenheiten, Worte der Anerkennung auszusprechen. Das kannst du auch digital machen, zum Beispiel mit einem Party-Emoji oder virtuellem Konfettiregen. Kleine Gesten, die viel bewirken.
  • Für ein gutes Betriebsklima sorgen: Eine offene Unternehmenskultur, in der Selbstbestimmtheit, Kommunikation auf Augenhöhe, Transparenz und ein konstruktiver Umgang mit Kritik zur Norm gehören, ist eine Grundvoraussetzung für produktives Arbeiten. Denn wer beispielsweise Angst davor hat, einen Fehler zu machen, oder keinen Zugriff auf entscheidende Informationen hat, kann bei der Arbeit nicht sein Bestes geben.

Mit Produktivitäts-Tools

Weitere Tipps und Ideen findest du auf den folgenden Seiten:

Produktives Arbeiten nachhaltig fördern

Gute Resultate bringen, ohne die eigenen Ressourcen komplett auszuschöpfen: Genau das ist Produktivität, von der Unternehmen und Mitarbeitende gleichermaßen profitieren. Eine wertschätzende, offene Unternehmenskultur, transparente Kommunikation und praktische Tools fördern konzentriertes Arbeiten und Leistungen. Dein Projekt-Team kommt in den Flow, schafft mehr und geht mit einem positiven Gefühl in den Feierabend. Die Work-Life-Balance verbessert sich und die Mitarbeiterzufriedenheit steigt – die Grundlage für eine dauerhaft hohe Arbeitseffizienz. Du willst mehr erfahren? Entdecke auch unsere Tipps und Tricks für effektives Zeitmanagement.

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