Produktivität: Was du für gute Resultate brauchst (und was nicht)

Hier erfährst du, was Produktivität bedeutet, wie du sie messen kannst und welche Produktivitätskiller es gibt.

Produktivität gilt allgemein als Messlatte für Erfolg: je produktiver, desto besser. Allerdings bedeutet „viel“ nicht automatisch „gut“. Und wenn Arbeitsproduktivität auf Kosten der Work-Life-Balance geht, ist das alles andere als nachhaltig. Echte Produktivität ist, wenn Mitarbeitende in den Flow kommen und am Ende des Arbeitstags zufrieden den Laptop zuklappen können. Wie du diesen Zustand in deinem Projekt-Team fördern kannst, erfährst du hier.

Was bedeutet Produktivität?

Hast du schon mal stundenlang an einem Text gefeilt und doch nicht die richtigen Worte gefunden? Produktiv ist das nicht. Produktiver wäre es zum Beispiel, sich kurz mit etwas anderem zu beschäftigen, bis plötzlich die zündende Idee kommt und sich der Bericht fast wie von selbst schreibt.

Was dieses Beispiel verdeutlicht: Produktivität ist mehr als das Endergebnis, sie ist ein Prozess. In der Betriebs- und Volkswirtschaftslehre gibt es dafür eine Formel: Produktivität ist gleich Output zu Input. Mit anderen Worten, das Verhältnis zwischen Aufwand und Ergebnis zeigt, wie produktiv jemand ist. Ein Mitarbeitender kann zum Beispiel in einer Stunde 20 E-Mails beantworten, wenn es sich um einfache Fragen handelt. Muss sie jedoch Kostenangebote erstellen, Termine koordinieren oder andere komplexe Themen bearbeiten, schafft sie in derselben Zeit vielleicht „nur“ drei Nachrichten.

Arbeitseffizienz wird oft mit Effizienz gleichgesetzt, ist jedoch nicht dasselbe. Effizienz bedeutet, das gleiche Ergebnis mit weniger Ressourcen zu erzielen. Nehmen wir nochmal das Beispiel von oben: Deine Mitarbeitende beantwortet in einer Stunde 20 Mails. Würde sie weniger Zeit für dasselbe Ergebnis benötigen, wäre das eine Steigerung der Effizienz. Produktivität steigern heißt jedoch, bei gleichem Aufwand das Ergebnis zu verbessern, also zum Beispiel mehr als 20 Nachrichten in einer Stunde zu beantworten. Deine Mitarbeitende kann das etwa durch optimierte Arbeitsabläufe erreichen. Mit Vorlagen, Tastaturkürzeln oder Automatisierungen erleichtert sie sich die Arbeit, statt ihre Ressourcen anzuzapfen – denn weniger Zeit heißt oft mehr Stress. Lies dazu auch den folgenden Artikel:

• Die Arbeitseffizienz steigern mit diesen 3 Tipps: Work smarter, not harder
• Wie Apps für Slack das gesamte Unternehmen produktiver machen
• Wie dein Projekt-Team produktiver werden kann

Wie du Produktivität berechnen kannst

Ob im Vertrieb oder in der Fertigung: Unternehmen benötigen wirtschaftliche Kennzahlen, um ihre Arbeitseffizienz zu messen. Nur so lässt sich herausfinden, ob der Aufwand im richtigen Verhältnis zum Ergebnis steht oder eine Produktivitätssteigerung nötig ist. Wie bereits erwähnt, gibt es dafür eine einfache Formel für die Berechnung: Produktivität ist gleich Output geteilt durch Input, also fertiges Produkt durch Ressourcen wie natürliche Rohstoffe, Arbeitskräfte und Arbeitsstunden.

Angenommen, dein Unternehmen stellt Halbleiter für die Chip-Produktion her. Die Halbleiter sind der Output. Zu deinen Ressourcen zählen zum Beispiel Silizium, technisches Personal, Anlagen und Energie. Teilst du die Zahl der fertigen Halbleiter durch die Summe aller eingesetzten Ressourcen, kannst du die Produktivität ermitteln. Weil das nicht nur in der Halbleiterindustrie, sondern auch in vielen anderen Branchen eine sehr komplexe Gleichung ist, berechnen die meisten Organisationen nur die Produktivität einzelner Bereiche und Prozesse, auch Teilproduktivität genannt. In der Chip-Industrie kann das zum Beispiel die Gewinnung von Silizium aus Quarz sein.

Im Dienstleistungssektor oder in der Kreativwirtschaft ist es oft schwerer, Arbeitseffizienz quantitativ zu messen. Hier lohnt ein ganzheitlicher Blick auf Produktivität und von welchen Faktoren sie abhängt.

Diese Faktoren beeinflussen die Arbeitsproduktivität

Im Gegensatz zu einem Halbleiterwerk, das rund um die Uhr produziert, benötigen Angestellte regelmäßige Pausen. Und nicht nur das: Wer nach einer schlaflosen Nacht schon einmal übermüdet am PC saß, weiß, wie schwer die Arbeit fällt. Selbst die Jahreszeit, das Wetter und der persönliche Biorhythmus spielen eine Rolle – sowie viele weitere Faktoren:

• Maschinen und Geräte:Das kann so komplex wie ein Industrieroboter und so simpel wie ein Taschenrechner sein. Müssten Mitarbeitende zum Beispiel die Kosten bei der Angebotserstellung im Kopf ausrechnen, wäre ihr Arbeitsaufwand wesentlich höher.
• Technologien:Noch besser als ein analoger Taschenrechner ist eine Excel-Tabelle, um Berechnungen mithilfe von Formeln zu lösen. Dafür sind die entsprechenden Programme bzw. Software-Lizenzen nötig. Auch Künstliche Intelligenz wie ChatGPT kann die Produktivität steigern.
• Mitarbeiterqualifikation:Die Anforderungen im Job müssen zu den persönlichen Qualifikationen passen. Neben den Hard Skills – also fachlichem Know-how, entsprechenden Abschlüssen und Weiterbildungen – gehören auch Soft Skills wie Teamkompetenzen, Führungskompetenz, Selbst- und Zeitmanagement dazu.
• Motivation:Ein gutes Gehalt und finanzielle Benefits sind nicht der einzige Weg, um deine Mitarbeitenden zu motivieren. Regelmäßiges Lob oder Vertrauen können die Produktivität steigern; fehlende Wertschätzung oder Misstrauen senken sie eher – bis hin zur stillen Kündigung.
• Körperliche und mentale Gesundheit:Die Arbeitsbedingungen können noch so ideal sein, wenn gesundheitliche Probleme auftreten, hat das oft auch Konsequenzen für die Arbeitsleistung. Ein Karpaltunnelsyndrom oder Rückenschmerzen machen lange Worksessions am Computer schwierig, während Ängste oder Depression die Konzentration mindern können.

Achtung, Produktivitätskiller! Was dich und dein Projekt-Team aus dem Flow bringen kann

Bedenke: Anders als in der Werkhalle, wo alles perfekt getaktet ist, ist der Arbeitsalltag im Büro jeden Tag ein bisschen anders. Mal stehen besonders viele Meetings an, mal kommen weniger Bestellungen rein oder es gibt ein neues Tool zur Zusammenarbeit, an das sich erst alle gewöhnen müssen. Schwankungen in der Arbeitseffizienz sind also völlig normal. Ein Auge solltest du jedoch auf die sogenannten Produktivitätskiller haben. Dazu gehöre

• Multitasking:Konzentriertes Arbeiten bedeutet, sich vollständig auf eine einzelne Aufgabe zu fokussieren. Wer in einem Zoom-Meeting nebenher seine Benachrichtigungen checkt, hört entweder nur mit einem Ohr zu oder übersieht wichtige Details in einer E-Mail. Es kostet Zeit und ist nicht sonderlich effizient, die Nachrichten erneut zu lesen oder in der Konferenz Fragen zu stellen, die längst geklärt wurden.
• Zu viele Benachrichtigungen:Es gibt zahlreiche Projektmanagement-Tools und Medien für die Kommunikation, die deine Mitarbeitenden mit Push-Nachrichten zu jeder Aktivität aus dem Flow reißen können. Auch Benachrichtigungen über geklärte Kommentare oder akzeptierte Änderungen in geteilten Dokumenten können das E-Mail-Postfach fluten. Im Schnitt dauert es 15 Minuten, bis sich das Gehirn nach einer Unterbrechung wieder auf eine Aufgabe fokussieren kann – wertvolle Zeit, die am Ende des Tages fehlt.
• Social Media:Ganz gleich, ob ein Kollege soziale Medien privat oder beruflich nutzt: Die Benachrichtigungen auf dem Sperrbildschirm des Smartphones oder am Computer fesseln die Aufmerksamkeit. Und wer einmal „kurz“ nachschauen will, scrollt oft auch eine Viertelstunde später noch durch den Feed, der immer wieder neuen Content lädt und kein Ende kennt.
• Gespräche am Arbeitsplatz:Im Home-Office fehlt vielen der direkte Austausch mit Teammitgliedern, doch im Großraumbüro können Gespräche störend sein. Wenn andere aus dem Team die Geräuschkulisse nur schwer ausblenden können, leidet ihre Konzentration und in Folge auch die Arbeitseffizienz.
• Ineffiziente Meetings:Ob Chefin, Projektleiter oder Moderatorin: Jemand muss das Meeting strukturieren und steuern, andernfalls zieht es sich zu sehr in die Länge. Aber auch kurze Meetings können ineffizient sein, wenn am Ende keine Entscheidung getroffen wird oder niemand weiß, welche Aufgaben sie oder er übernehmen soll.

Tipps zur Produktivitätssteigerung

Um die Produktivität in deinem Team nachhaltig zu steigern, sind klare Strategien und regelmäßige Optimierungen unerlässlich. Hier sind einige bewährte Methoden.

Effektives Zeitmanagement

Nutzen Sie die folgenden Techniken für ein besseres Zeitmanagement:

• Pomodoro-Technik: Arbeite in 25-Minuten-Intervallen mit kurzen Pausen. Nach vier Intervallen folgt eine längere Pause zur Konzentrationsförderung.
• Eisenhower-Matrix: Priorisiere Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit in vier Quadranten: dringend und wichtig, wichtig aber nicht dringend, dringend aber nicht wichtig, weder dringend noch wichtig.
• Zeitblocking: Plane feste Zeitblöcke für bestimmte Aufgaben, um Ablenkungen zu minimieren.

Klare Zielsetzung und Erwartungen

Setze spezifische, messbare, erreichbare, relevante und zeitgebundene Ziele. SMART-Ziele sind präzise und geben klare Richtlinien vor. OKRs (Objectives and Key Results) helfen dabei, den Fortschritt zu verfolgen und die Zielerreichung transparent zu machen.

Förderung der Kommunikation und Zusammenarbeit

Verwende Kollaborationsplattformen wie Slack, um die Kommunikation zu verbessern. Fördere eine offene und transparente Kommunikation. Setze auf regelmäßige Team-Meetings und Workshops, um die Zusammenarbeit zu stärken.

Nutzung von Projektmanagement-Tools

Projektmanagement-Tools helfen, Aufgaben zu priorisieren und Verantwortlichkeiten klar zu verteilen. Nutze diese Tools, um Prozesse zu optimieren und die Effizienz zu erhöhen.

• Slack bietet vielseitige Kommunikationsmöglichkeiten und Integrationen mit anderen Tools.
• Mit Trello kannst du Projekte und Aufgaben mit Boards, Listen und Karten visualisieren.
• Asana ermöglicht das Erstellen von Aufgaben, Zuweisen von Verantwortlichkeiten und Verfolgen von Deadlines.

Regelmäßige Feedback- und Bewertungsrunden

Feedback bietet die Möglichkeit, Stärken zu erkennen und Schwächen zu verbessern. Es fördert eine offene Kommunikationskultur und die Motivation deines Teams. Führe regelmäßige Feedback-Runden ein, in denen konstruktives Feedback gegeben und empfangen wird.

Schulungen und Weiterbildungen

Kontinuierliche Schulungen und Weiterbildungen sind entscheidend für die langfristige Produktivität und Entwicklung deines Teams. Durch Teilnahme an diesen kontinuierlichen Fortbildungen bleiben Mitarbeitende auf dem neuesten Stand und fördern ihre Fähigkeiten.

Arbeitsplatzgestaltung und Wohlbefinden

Ein angenehmes Arbeitsumfeld fördert die Produktivität und das Wohlbefinden deines Teams. Ein gut gestalteter Arbeitsplatz mit ergonomischen Möbeln und ausreichend Tageslicht kann die Konzentration und Effizienz erheblich steigern.

Noch mehr Inspiration für dich und dein Projekt-Team findest du auf den folgenden Seiten:

• Wie du die Arbeitsproduktivität deines Projekt-Teams steigerst
• Learn how to be more productive at work by breaking these 4 habits
• How to stay organized at work

Best Practices für nachhaltige Produktivitätssteigerung im Team

Für eine nachhaltige Produktivitätssteigerung im Team sind langfristige Strategien unerlässlich. Um ein Umfeld zu schaffen, das Flexibilität und Wohlbefinden fördert, muss zunächst eine unterstützende Arbeitskultur etabliert werden, in der regelmäßig und konstruktiv Feedback gegeben wird.

Die Entwicklung guter Gewohnheiten führt auch zu einer höheren Produktivität. Lässt du die Mittagspause ausfallen oder schiebst du das Ende des Arbeitstages hinaus? Manchmal geht es nicht anders, doch Pausen sind wichtig, um produktiv zu arbeiten.

Flexible Arbeitszeitmodelle erleichtern es, im Einklang mit dem eigenen Biorhythmus zu arbeiten:

• Frühaufsteher sollten anspruchsvolle Aufgaben vormittags angehen und das Nachmittagstief für leichtere Arbeiten nutzen.
• Im Vergleich dazu können Nachteulen abends ihre Spitzenzeiten nutzen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die kontinuierliche Anpassung und Optimierung der Arbeitsmethoden durch neue Technologien und Methoden. Die Nutzung von Projektmanagement-Tools wie Trello ermöglicht es Aufgaben effizient zu organisieren und die Produktivität zu steigern.

Häufige Herausforderungen und Lösungen bei der Steigerung der Teamproduktivität

Die Steigerung der Teamproduktivität ist häufig mit verschiedenen Herausforderungen verbunden, die im Arbeitsalltag auftreten können:

• Unzureichende Kommunikation führt zu Missverständnissen und Verzögerungen. Um dies zu vermeiden, optimiere die Kommunikationswege mit Tools wie Slack und halte regelmäßige Meetings ab, um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand bleiben.
• Ohne klare Ziele fehlt es dem Team an Orientierung und Motivation. Die Implementierung von SMART-Zielen kann hier Abhilfe schaffen. Überprüfe regelmäßig den Fortschritt, um sicherzustellen, dass das Team auf dem richtigen Weg bleibt.
• Überlastung durch zu viele Aufgaben und enge Deadlines führt zu Stress und sinkender Produktivität. Setze Prioritäten, delegiere Aufgaben angemessen und nutze Projektmanagement-Tools wie Trello, um die Arbeitslast fair zu verteilen.
• Ablenkungen durch ständige Benachrichtigungen und häufige Meetings stören die Konzentration. Führe fokussierte Arbeitszeiten ein und nutze den „Nicht stören“-Modus in Slack, um die Produktivität zu steigern.