Konstruktives Feedback: Eine wertvolle Ressource für erfolgreiche Zusammenarbeit

Bevor ich zu Slack kam, war ich Senior Security Engineer bei einer großen Social-Media-Plattform. Als ich dort an meinem ersten Projekt arbeitete, traute ich mich nicht, einen Senior Engineer, der seine Arbeit einfach nicht lieferte, darauf anzusprechen. Als ich meinem eigenen Vorgesetzten mitteilte, wie sehr wir hinter dem Zeitplan zurücklagen, war er zu Recht bestürzt. Ich ließ zu, dass die Probleme eines anderen Teams zu meinem Problem wurden. Ich lief Gefahr, allein zu scheitern.

Meine Führungskraft hat mir gezeigt, wie ich die Situation in den Griff bekommen kann. Das war schmerzhaft, aber notwendig. Es gab tägliche Meetings, ausführliche Statusberichte, übermäßige Kommunikation auch bei kleinsten Aufgaben. Das Ganze dauerte fast zwei Monate, aber ich habe so viel durch die ständige Aufmerksamkeit meiner Führungskraft gelernt und auch dadurch, dass ich mich selbst genauestens beobachtete. Rückmeldungen und Fortschritte kamen in Windeseile.

Schwieriges konstruktives Feedback wie dieses bewirkt Veränderungen in dir. Es sollte dich verändern. Feedback eröffnet Chancen.

Heute leite ich als Interim Chief Security Officer von Slack Teams, die auf konstruktives Feedback angewiesen sind, um in kritischen Situationen Bestleistungen zu erbringen. Hier erfährst du, wie wir Feedback nicht nur fördern, sondern auch dafür sorgen, dass es frühzeitig und häufig eingesetzt wird.

Eine konstruktive Feedback-Kultur schaffen

An einem idealen Arbeitsplatz tauschen sich Kolleg:innen, Führungskräfte und direkt unterstellte Mitarbeitende frühzeitig und häufig über ihre Arbeit aus. Sie bitten um konstruktives Feedback. In Arbeitsumgebungen, in denen sich die Beteiligten nicht respektiert oder umsorgt fühlen, ist dies nicht der Fall. Aus diesem Grund beginnt eine konstruktive Feedback-Kultur an der Spitze.

 

Führungskräfte sollten zu Feedback ermuntern. Bitte darum, nimm es offen an und biete Feedback über dich selbst an. So habe ich zum Beispiel kürzlich meinem Team gegenüber zugegeben, dass ich mich zu sehr auf operative Fragen konzentriere und dadurch das strategische Denken vernachlässige. Dies hat zu einem gemeinsamen Gespräch über die Vision und Strategie des Teams geführt. Als Führungskraft sind deine Schwachstellen eine Chance für dein Team, zu lernen.

Ich habe nicht nur Demut und Schwächen gezeigt, sondern auch einige bewährte Verfahren zur Förderung von Bottom-up- und Peer-to-Peer-Feedback gelernt:

• Frage deine Teammitglieder, ob sie sich konstruktives Feedback zur Verbesserung und/oder Anerkennung wünschen. Es ist wichtig, dies mit den einzelnen Personen zu besprechen. Manche Menschen wollen nur korrigiert werden. Andere wollen, dass ihre Leistungen gewürdigt werden.

• Prüfe die Möglichkeiten von individuellem und kollektivem Feedback. Individuelles Feedback muss für jedes Mitglied deines Teams anders abgestimmt werden. Kollektives Feedback sollte in das System integriert werden, das du verbessern möchtest.

• Achte besonders auf Personen, die gerade mit einer neuen Aufgabe beginnen. Sie müssen wissen, dass du hinter ihnen stehst. Konstruktives Feedback ist eine gute Möglichkeit, seine Unterstützung zu zeigen. Wenn du so tust, als würdest du nicht bemerken, wenn sie Probleme mit einer neuen Aufgabe haben, könnten sie sich im Stich gelassen fühlen. Gerade dann brauchen sie dein Einfühlungsvermögen am meisten.

• Regelmäßiges konstruktives Feedback sollte zur Gewohnheit werden. Frage dich nach jedem Projekt, was funktioniert hat, was nicht, wo dein Team Glück hatte und was beim nächsten Mal besser gemacht werden kann. Projektnachbesprechungen sind ein großartiges Hilfsmittel. Das Wichtigste ist, aufmerksame Diskussionsleiter:innen zu finden, die kritische Fragen stellen, und eine Person, die sich fleißig Notizen macht.

• Schaffe einen eigenen, sicheren Raum für den Austausch von Erfahrungen. Mein Team hat zum Beispiel ein einstündiges wöchentliches Meeting, bei dem alle Teilnehmenden jeweils fünf Minuten lang über etwas sprechen, das sie in den letzten zwei Wochen gelernt haben.

In der Tech-Branche ist die gegenseitige Überprüfung von Programmiercodes eine gängige Methode, um diese Art von Kultur zu schaffen. Die sogenannten „Peer Reviews“ sind eine Feedback-Schleife, die zum Teil aus dem dynamischen Entwicklungsprozess hervorgegangen ist. Sie gewährleistet nicht nur die Geschwindigkeit und Stabilität des Entwicklungsprozesses, sondern fördert auch den Wissensaustausch und eine gesunde gegenseitige Abhängigkeit zwischen Mitarbeitenden und Teams. Unabhängig davon, in welcher Abteilung du arbeitest, wenn du dir vornimmst, dass Iterationen in deiner Organisation schnell vonstatten gehen müssen, wirst du gezwungen sein, konstruktive Feedback-Schleifen zu implementieren. Und davon wirst auch du profitieren.

Eine weitere Methode zur Förderung von Feedback-Schleifen ist die RACI-Matrix. Die Identifizierung der verantwortlichen, zuständigen, hinzugezogenen und informierten Mitarbeitenden eines Projekts verschafft allen Beteiligten Klarheit darüber, wen sie in welchem Stadium um Feedback bitten müssen.

 

Vorbereitung auf ein schwieriges Feedback-Gespräch

Es kann schwierig sein, korrigierendes Feedback zu geben, vor allem, wenn du davon ausgehst, dass Betroffene emotional reagieren werden.

Vor jedem schwierigen Feedback-Gespräch schreibe ich alles auf, was ich sagen würde, wenn es keine Konsequenzen hätte. Das hilft mir, unbekannte Gefühle zu entdecken und zu verarbeiten, bevor ich mich in ein schwieriges Gespräch verwickeln lasse. Ich mache mir auch eine mentale Liste aller Antworten, die ich erhalten könnte, und stelle sicher, dass ich emotional und taktisch auf jede vorbereitet bin. Dann suche ich mir eine:n vertrauenswürdige:n Partner:in für ein Rollenspiel. Schon fünf Minuten, in denen ich das Szenario durchspiele, sind hilfreich.

 

Wenn wir uns bedroht fühlen, ist es nur natürlich, dass wir eine defensive Haltung einnehmen. Leider untergräbt diese Haltung die Verletzlichkeit, die wir brauchen, um die Möglichkeiten, die uns das Gespräch eröffnet, optimal zu nutzen. Hier sind einige Maßnahmen, die du ergreifen kannst, um eine negative Reaktion abzumildern:

1. Schaffe Grundlagen. Bevor du sinnvolle konstruktive Feedbackgespräche führst, sollten die Empfänger:innen bereits wissen, dass du auf ihrer Seite stehst. Ich nehme mir zu Beginn jedes Feedback-Gesprächs Zeit, um die Stärke der bestehenden Beziehung zu bekräftigen.

2. Beginne und beende das Gespräch mit den Zielsetzungen, nicht mit dem Problem. Worin sind wir uns beide bereits einig? Überprüfe, ob die Ziele mit denen der Feedback-Empfänger:innen in dem betreffenden Bereich übereinstimmen, und suche nach Unterschieden, die dir vielleicht nicht bewusst waren. Wenn die Ziele nicht übereinstimmen, ist das Thema für ein anderes Gespräch.

3. Sei direkt, konkret und nicht einschüchternd. Eine meiner ersten Führungskräfte hat mich das vor 25 Jahren gelehrt, und es gilt immer noch. Rede nicht um den heißen Brei herum. Benenne das Verhalten, das Ergebnis oder die Fähigkeit, die fehlt. Gehe ins Detail und gib Beispiele dafür, wie sich das Problem auf die Fähigkeit deines Gegenübers auswirkt, Ziele zu erreichen. Vermeide Drohungen, aber sage deutlich, wenn deine Erwartungen nicht erfüllt werden.

4. Betreibe Brainstorming. Beim Feedbackgespräch geht es darum, den Empfänger:innen zu helfen, die Situation zu verbessern. Du merkst, dass das konstruktive Feedback angekommen ist, wenn das Gegenüber Ideen zur Lösung und Verbesserung liefert. Überlege dir, wie du dich beteiligen kannst. Frage nach, wie du helfen kannst, und zeige auf, wie du in der Vergangenheit ein ähnliches Problem angegangen bist. Vergewissere dich, dass das Gegenüber wirklich deine Meinung hören will. Vielleicht will die Person nur eine:n Gesprächspartner:in. In diesem Fall kannst du einen Plan für das weitere Vorgehen aufstellen.

5. Greife das Gespräch später wieder auf. Wenn das Gespräch nicht zur Lösungsfindung fortschreitet, stimmt etwas nicht. Vielleicht sieht dein Gegenüber noch keine Lösung oder denkt, dass du etwas Unmögliches verlangst. Wenn du dein Gegenüber nicht dazu bringen kannst, sich wirklich auf das konstruktive Feedback einzulassen, beende die Diskussion und bitte um ein Folgegespräch. Lass etwas Zeit verstreichen, aber warte nicht zu lange, bis du das Gespräch wieder aufgreifst.

Warte nicht auf den perfekten Moment, um Feedback zu geben. Wenn etwas angesprochen werden muss und die Umstände nicht günstig sind, erwähne zumindest, dass du dir Gedanken gemacht hast, die du zu einem besseren Zeitpunkt mitteilen möchtest. Es gibt nichts Demoralisierenderes, als immer wieder die gleichen Fehler zu erleben. Lass uns neue Fehler machen.

Die wichtigste Aufgabe einer Führungskraft ist es, großartige Talente anzuziehen, zu halten und zu fördern. Das kann sich auf dem heutigen umkämpften Arbeitsmarkt als schwierig erweisen. Vergiss nicht, dass es für gute Leute die größte Belohnung ist, sich ständig verbessern zu können, was bedeutet, dass gutes konstruktives Feedback ein wichtiges Tool zur Bindung der besten Mitarbeitenden ist. Deshalb wird der Aufbau eines Teams mit einer ausgeprägten Feedback-Kultur allen helfen, die bestmögliche Arbeit zu leisten - auch dir.