Die Arbeitseffizienz steigern mit diesen 3 Tipps

Mehr als die Hälfte der in unserem Bericht befragten Beschäftigten, die in ihrer Arbeit nicht richtig aufeinander abgestimmt waren, geben schließlich an, dass ihr Unternehmen nicht über die Instrumente, Systeme oder Strukturen verfügt, um sich an die Veränderungen in der Branche anzupassen. Angesichts des Wirtschaftsklimas ist Anpassung aber das A und O.

Daher sollten Führungskräfte zur Optimierung von Zeit, Geld und Engagement der Mitarbeitenden weniger Zeit auf Arbeitseffizienz um ihrer selbst willen und dafür mehr Zeit darauf verwenden, Prioritäten zu setzen und neu zu definieren, wie Produktivität auf individueller Ebene wirklich aussieht.

Was ist Arbeitseffizienz und wie unterscheidet sie sich von Arbeitsproduktivität?

Wenn ein Unternehmen Arbeitseffizienz priorisiert, bedeutet dies in der Regel, dass seine Führungskräfte versuchen, die Menge an Geld, Arbeitskräften und anderen Ressourcen zu reduzieren, die für die Herstellung seines Produkts erforderlich sind. In diesem Zusammenhang werden die Begriffe „Effizienz“ und „Produktivität“ häufig synonym verwendet.

Beide Begriffe beziehen sich auf den Vergleich von Input und Output, sei es auf individueller oder organisatorischer Ebene. Generell ist Arbeitseffizienz jedoch eine umfassendere Betrachtung des Verhältnisses zwischen Input und Output aus der Vogelperspektive.

Der Unterschied zwischen Arbeitseffizienz und Arbeitsproduktivität ist eine Entscheidung zwischen Schuften und Optimieren. Einem Artikel der Harvard Business Review zufolge geht es bei Arbeitseffizienz darum, „mit weniger das Gleiche zu erreichen“. Wer sich jedoch auf die Arbeitsproduktivität konzentriert, sucht nach Möglichkeiten, „mit dem Gleichen mehr zu erreichen“.

Anders ausgedrückt: Wenn Führungskräfte über Effizienz nachdenken, schauen sie wahrscheinlich nur auf die Zahlen. Das könnte zu einem Stellenabbau führen, während die verbleibenden Beschäftigten mit den gleichen Erwartungen an ihre Leistung konfrontiert werden. Wenn sich Führungskräfte jedoch auf die Produktivität konzentrieren, suchen sie nach Möglichkeiten, die Workflows ihrer derzeitigen Beschäftigten zu verbessern, um eine bessere Gesamtleistung zu erzielen.

Weiterlesen: Erfahre, wie du mit effektiven Zeitmanagement-Strategien die Effizienz deines Projekt-Teams verbesserst und wie du deine Produktivität durch die Überarbeitung ineffizienter Geschäftssysteme steigerst.

Das symbiotische Verhältnis von Arbeitseffizienz und Produktivität

Arbeitsproduktivität kann die Arbeitseffizienz verbessern. Schließlich neigen Beschäftigte dazu, effizienter zu arbeiten, wenn sie bessere Tools erhalten.

Wenn du aber den umgekehrten Weg gehst und erwartest, dass Effizienz die Produktivität beflügelt, riskierst du, dass deine Beschäftigten das Unternehmen verlassen oder, schlimmer noch, sich anderswo nach besseren Bedingungen umsehen. Möglicherweise arbeiten die Beschäftigten sogar extrem produktiv (sie erledigen viel), sind aber gleichzeitig extrem ineffizient (sie erledigen nicht die richtigen Dinge).

Andrew de Maar, Leiter der Strategieabteilung des Center for the Edge von Deloitte, stellt fest, dass ein strenger Fokus auf Effizienz dazu führen kann, dass „selbst die effektivsten Projekt-Teams im Laufe der Zeit passiv werden, da sie weiterhin das tun, was funktioniert, und übersehen, was nicht funktioniert.“

3 Wege, um die Arbeitseffizienz und -produktivität zu verbessern

1. Organisiere regelmäßiger Stand-up-Meetings

Wer seine Führungskräfte zu regelmäßigen (persönlichen oder digitalen) Stand-ups ermutigt, kann sicherstellen, dass die Projekte nach einem festen Zeitplan ablaufen, Engpässe sofort angegangen werden und eine häufige Kommunikation gewährleistet ist. Denke daran, sie kurz zu halten und deine Besprechungen effektiv zu gestalten. Besprechungen, die nicht zielgerichtet sind, sind bekanntlich der Tod der Effizienz.

Regelmäßige Besprechungen können den Teammitgliedern auch helfen, die Informationsflut bei der Arbeit zu bewältigen. Sheena Iyengar, Professorin an der Columbia Business School und Expertin für Auswahlverfahren, schätzt, dass durchschnittliche Wissensarbeitende jeden Tag – bewusst oder unbewusst – Informationen im Umfang von 174 Zeitungen verarbeiten müssen.

„Der Preis für die Auswahl und die Informationsflut ist, dass die Menschen abgelenkt werden, mehr Fehler durch Multitasking machen und weniger gut in der Lage sind, kreative Problemlösungen zu finden“, sagt Iyengar. Im Grunde genommen leisten die Beschäftigten weniger, und strategische Prioritäten werden für kleine Aufgaben zurückgestellt, die Aufmerksamkeit erregen.

2. Reduziere sogenannte Fleißarbeit

Eine Umfrage von Entrepreneur hat ergeben, dass 40 % der Vollzeitbeschäftigten täglich eine Stunde oder mehr mit „administrativen Aufgaben, die keinen Mehrwert für ihr Unternehmen bringen“, verschwenden. Für Führungskräfte ist es unerlässlich, diese administrativen Aufgaben zu erfassen und Tools zu finden, die Workflows automatisieren und das Task-Management rationalisieren, ohne dass die Beschäftigten viel zusätzliche Zeit in das Erlernen neuer Software investieren müssen.

3. Ermutige Projekt-Teams dazu, ihren eigenen Rhythmus zu finden

Bedenke, dass unterschiedliche Projekt-Teams unterschiedliche Bedürfnisse haben. Einige benötigen eine solide Zeiteinteilung, um die Produktivität zu maximieren, während andere häufigere gemeinsame Brainstormings erfordern. Einige Teammitglieder finden ihren Rhythmus, wenn sie ihre Geräte ausschalten; andere müssen außerhalb des Büros sein und sich über das Handy informieren.

Wenn du deinen Fährungskräften hilfst, für ihre Projekt-Teams das ideale Gleichgewicht zwischen Struktur und Flexibilität, Konzentration und Zusammenarbeit sowie Prozess und Innovation zu finden, ist das der erste Schritt zu echter Produktivität und gesunder Arbeitseffizienz.