Productivité

Efficacité au travail : 3 conseils pour augmenter la productivité

Les dirigeants doivent repenser leurs attentes en matière de productivité, afin de placer leur entreprise sur la bonne voie pour atteindre une croissance engagée et efficace

Auteur : Devon Maloney20 décembre 2019

Une mauvaise définition des priorités, un changement constant d’environnement logiciel ou encore la multiplication des outils numériques sont souvent les causes du manque d’efficacité au travail. En effet, notre rapport sur l’État du travail, mené auprès de 17 000 actifs à l’échelle internationale, suggère que ces facteurs contribuent fréquemment à une mauvaise coordination des équipes au travail.

Finalement, plus de la moitié des collaborateurs mal coordonnés interrogés dans le cadre du rapport expliquent que leur entreprise ne possède pas les outils, les systèmes ou les structures nécessaires pour s’adapter aux changements du secteur. Or, dans le contexte économique actuel, l’adaptation est essentielle.

C’est pour cette raison qu’afin d’optimiser le temps, l’argent et l’investissement des collaborateurs, les dirigeants des entreprises doivent consacrer moins de temps à l’efficacité au travail en tant que telle et plus de temps à prioriser et redéfinir ce que la productivité représente véritablement à l’échelle individuelle.

Qu’est-ce que l’efficacité au travail et en quoi diffère-t-elle de la productivité ?

Lorsqu’une entreprise privilégie l’efficacité au travail, cela signifie généralement que les dirigeants cherchent à réduire les ressources financières, humaines et autres, nécessaires à la réalisation de son produit. Dans ce contexte, les termes « efficacité » et « productivité » sont souvent interchangeables.

Les deux se rapportent à la relation efforts/résultats, que ce soit au niveau individuel ou à celui de l’entreprise. Mais de manière générale, l’efficacité au travail constitue une vue d’ensemble de cette relation.

Disons que la différence entre l’efficacité au travail et la productivité au travail revient à décider entre calculer et optimiser. Comme l’explique un article de la Harvard Business Review, lorsqu’on se concentre sur l’efficacité au travail, notre but sera de « faire autant avec moins ». Tandis que si on cherche à améliorer la productivité au travail, notre but sera de trouver des manières de « faire plus avec les conditions actuelles ».

Autrement dit, si les dirigeants d’entreprise pensent uniquement en termes d’efficacité, ils ne regarderont probablement que les chiffres. Cela peut conduire à diminuer les effectifs et à compter sur les salariés restants pour produire les mêmes résultats. En revanche, si les dirigeants visent la productivité, ils chercheront des manières d’améliorer le flux de travail actuel de leurs collaborateurs afin d’obtenir un meilleur résultat d’ensemble.

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La relation complémentaire entre l’efficacité et la productivité au travail

La productivité au travail peut améliorer l’efficacité au travail. En effet, si les salariés ont de meilleurs outils à disposition, ils auront tendance à travailler plus efficacement.

À l’inverse, si vous espérez que l’efficacité puisse accroître la productivité, vous risquez de perdre certains de vos collaborateurs et qu’ils voir ailleurs. Vous pourriez même vous retrouver avec des équipes extrêmement productives (qui accomplissent beaucoup de tâches), mais en même temps extrêmement inefficaces (qui n'accomplissent pas les bonnes tâches).

Andrew de Maar, responsable de la stratégie au Deloitte’s Center for the Edge, remarque que lorsqu’un dirigeant se concentre de façon trop stricte sur l’efficacité, cela peut conduire à « une confiance trop élevée dans les processus, qui peut rendre les équipes les plus performantes plus passives avec le temps, car elles travaillent suivant une formule de réussite et ne font plus suffisamment attention à ce qui ne fonctionne pas ».

3 manières d’améliorer la productivité et l’efficacité au travail.

1. Organiser des points d’équipe réguliers

Encourager les managers à mettre en place des points d’équipe réguliers (en personne ou en ligne) peut permettre de garantir que les projets respectent les échéances définies, que les goulots d’étranglement sont pris en compte et que la communication régulière est la norme. Souvenez-vous simplement de garder ces points d’équipes courts et de les mener efficacement. Comme vous le savez déjà, les réunions qui s’éternisent sont l’ennemi n° 1 de l’efficacité.

Les points d’équipe réguliers peuvent également permettre aux membres d’équipe de mieux intégrer une potentielle surcharge d’informations au travail. Sheena Iyengar, qui est professeure à la Columbia Business School et experte des choix, estime que le salarié moyen doit traiter chaque jour, consciemment ou inconsciemment, l’équivalent en informations de 174 journaux.

« La surcharge de choix et d’informations conduit au manque de concentration, aux erreurs dues à une activité multitâche et à une capacité plus faible à résoudre des problèmes de façon créative », explique Sheena Iyengar. Globalement, les salariés accomplissent moins de tâches et les priorités stratégiques se retrouvent mises de côté au profit de tâches qui captent davantage leur attention.

2. Minimiser les tâches inutiles

Une étude menée par le site Entrepreneur montre que 40 % des salariés à temps plein finissent par perdre au minimum une heure par jour à effectuer des « tâches administratives qui n’apportent pas de valeur à leur entreprise ». Les dirigeants doivent à tout prix isoler ces tâches administratives et trouver des outils qui permettent d’automatiser le flux de travail afin de faciliter la gestion des tâches, sans que les collaborateurs ne doivent investir encore plus de temps dans l’apprentissage d’un nouveau logiciel.

3. Encourager les équipes à trouver leur propre rythme

Souvenez-vous que les équipes ont chacune des besoins qui leur sont propres. Certaines utilisent beaucoup le time blocking pour optimiser leur productivité, tandis que d’autres ont besoin de séances de brainstorming plus fréquentes. Certains membres d’équipe sont plus efficaces lorsqu’ils éteignent leurs appareils, alors que d’autres doivent sortir de leur bureau pour consulter leur téléphone.

Aidez vos managers à trouver le bon équilibre pour leur équipe, entre structure et flexibilité, et à se concentrer sur la collaboration, les processus et l’innovation. C’est le premier pas vers une véritable productivité et une efficacité au travail saine.

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