Stirbt die E-Mail als geschäftlicher Kommunikationskanal aus?

Das Aussterben der bereits seit 1971 in der geschäftlichen Kommunikation eingesetzten E-Mail wird seit Jahren vorausgesagt. Aber wie hat es Mark Twain einst formuliert? „Die Berichte über meinen Tod waren doch arg übertrieben.“ Laut einer Forbes-Studie aus dem Jahr 2019 werden pro Tag geschätzte 281 Milliarden E-Mails gesendet. Sind die Zeiten der E-Mail also wirklich vorbei? Nicht so ganz. Sie verändert sich jedoch mit dem Aufkommen neuartiger Kommunikationstools. Schauen wir uns einmal den Status quo der E-Mail bei der Arbeit an und vergleichen sie mit anderen Tools, die du ebenfalls verwenden könntest.

Vor- und Nachteile von E-Mail für die geschäftliche Kommunikation

Die E-Mail hat in der modernen Bürokommunikation auch weiterhin ihren Platz. Egal, ob es darum geht, Statusberichte von einem Remote-Team abzufragen, oder dass CEOs ihr monatliches Update versenden, manchmal ist eine schnelle E-Mail die richtige Lösung. Für E-Mails gibt es aber auch gewisse Einschränkungen. Schauen wir uns deshalb einmal ihre Vor- und Nachteile an.

Vorteile

• Akzeptanz. Gibt es unter der Belegschaft heutzutage Personen, die nicht wissen, wie E-Mail-Programme bedient werden? Die E-Mail gehört bereits seit Jahrzehnten zu den wichtigsten Kommunikationsmitteln und wird von den meisten Mitarbeitenden als Teil ihres Jobs akzeptiert.
• Reichweite und Benutzerfreundlichkeit. Egal, ob du geschäftliche E-Mail-Adressen vergibst oder deine Mitarbeitenden aufforderst, die eigenen zu verwenden, du brauchst dir nicht den Kopf darüber zu zerbrechen, sie in einem neuen Tool anlernen zu müssen. Mit ein paar Klicks kannst du eine Massen-E-Mail an alle im Unternehmen senden und dann davon ausgehen, dass sie wissen, wie sie diese öffnen.
• Dokumentation. E-Mails sind hervorragend dazu geeignet, Unterhaltungen zu dokumentieren. Egal, ob es in einer Unterhaltung um Gesprächskontrolle oder Richtlinien und Vorgehensweisen geht, durch E-Mails entsteht eine Dokumentationskette.
• Gezielte Kommunikation. Bei E-Mails kannst du sowohl die Nachricht selbst als auch deine Zielgruppe ganz einfach festlegen. Wenn du über ein bestimmtes Thema diskutieren möchtest, ohne dass die Unterhaltung ausufert, oder du nur bestimmte Teammitglieder einbeziehen willst, dann ist die E-Mail dafür in der Regel hervorragend geeignet.

Nachteile

• Übervolle Posteingänge. Eine der größten Nachteile von E-Mails sind die übervollen Posteingänge. Meist fehlt uns die Zeit oder die Energie, unseren Posteingang tagtäglich zu leeren. Die Folge: digitale Informationsüberflutung. Manchmal ist es besser, E-Mails ganz einfach zu ignorieren.
• Zu viel Spam. Spam und andere irrelevante E-Mails haben einen großen Anteil an der Überflutung unserer Posteingänge. Deshalb kann es schwierig sein, im Wust der Nachrichten die Übersicht zu behalten und eine wichtige Mail nicht zu übersehen.
• Permanente Ablenkung. Auf der anderen Seite entwickeln manche Benutzer:innen ein fast zwanghaftes Verhalten, ihre E-Mails laufend zu kontrollieren. Dies macht es nicht unbedingt leichter, sich auf andere Dinge zu konzentrieren.
• Produktivitäshemmer. Im Endeffekt kann die E-Mail-Nutzung sich negativ auf die Produktivität von Mitarbeitenden auswirken. Den Posteingang zu überprüfen und auf E-Mails zu antworten, kann im Durchschnitt bis zu einem Drittel eines Arbeitstages beanspruchen, wobei geschätzte 30 % dieser E-Mails noch nicht einmal dringend sind.
• Anfällig für Missverständnisse. Aufgrund des fehlenden Kontexts und Tonfalls ist E-Mail nicht unbedingt die beste Wahl, wenn es um eine möglichst feinfühlige Kommunikation geht. Hierdurch kann selbst ein einfacher Austausch zur Belastung werden, wenn du erst klären musst, wie etwas gemeint war und welche Absicht dahinter steckte, bevor du antwortest.

Einstellung zu E-Mail ändert sich

Die Einstellung von Mitarbeitenden zu E-Mails beginnt, sich zu ändern, und dies muss von Arbeitgeber:innen berücksichtigt werden. Laut einer Studie von Email Insider glauben nur 36 % der Mitarbeitenden aus der Generation Z, dass E-Mails für die Kommunikation mit ihren Kolleg:innen unerlässlich sind. Dies mag daran liegen, dass viele der ganz jungen Mitarbeitenden in Einstiegsjobs es direkt mit Kund:innen zu tun haben, wobei sie E-Mails eher selten benötigen, und dass diese für sie mit zunehmender Berufserfahrung immer wichtiger werden. Aber die Gen Z ist mit einer Vielzahl anderer Kommunikationstools – von SMS bis hin zu Instant Messaging – aufgewachsen und wird sich deshalb möglicherweise nie derart auf E-Mail verlassen, wie ihre älteren Kolleg:innen.

Andere geschäftliche Tools für die Zusammenarbeit und Kommunikation

Obwohl E-Mails uns wahrscheinlich erhalten bleiben, solltest du dich von ihnen nicht allzu abhängig machen. Es gibt eine Vielzahl weitaus effizienterer Methoden für die Zusammenarbeit und Kommunikation, und smarte Unternehmen entscheiden sich hier für einen ausgewogenen Mix. Hier eine Auswahl:

• Slack. Slack ermöglicht es dir, deine laufende Kommunikation besser zu organisieren, indem die Mitteilungen aus unübersichtlichen E-Mail-Ketten in optimierte und spezielle Channels verlegt werden. Für Gelegenheiten, in denen eine E-Mail besser geeignet ist, kannst du deine E-Mails direkt zu Slack importieren.
• Andere Tools. Zoom, MS Teams, Google Suite: Es gibt Optionen für alles, von Videokonferenzen bis hin zur Dateifreigabe. Und das Beste daran ist, dass es ganz einfach ist, diese Tools in Slack zu integrieren.
• Telefon. Vergiss nie, wie effektiv das gute alte Telefongespräch sein kann. Nicht alle bevorzugen diese Art der Kommunikation, aber telefonisch lassen sich Inhalte, für die schriftlich viel Hin und Her erforderlich wäre, im Handumdrehen klären.
• Von Angesicht zu Angesicht. Egal, ob persönlich oder per Video, die Kommunikation von Angesicht zu Angesicht ist die einzige Möglichkeit, unsere Körpersprache in eine Unterhaltung einzubeziehen, was sich insbesondere bei sensiblen oder komplexen Themen als zielführend erweist.

Hybride Zusammenarbeit nach Maß

Die Zusammenarbeit ist ein zentraler Bestandteile heutiger Arbeitsumgebungen – und da reicht die E-Mail alleine nicht aus. Slack bietet eine umfassend anpassbare Plattform, auf der du deine vorhandene Kommunikation in spezielle Channels verlagern und gleichzeitig eine große Vielzahl unterschiedlicher Tools für die Zusammenarbeit einbinden kannst. Die Auswahl der geeigneten Kommunikationsmethode je nach Projekt steigert die Produktivität und sorgt dafür, dass deine Mitarbeitenden motiviert bleiben.