Les e-mails sont-ils sur le déclin dans le monde professionnel ?

Bien qu’on les utilise depuis 1971 dans les communications professionnelles, cela fait plusieurs années que l’on prédit la mort des e-mails. Mais comme l’a dit Mark Twain lorsque la presse avait annoncé à tort son décès : « L’annonce de ma mort est très exagérée. » Si l’on en croit un rapport Forbes datant de 2019, 281 milliards d’e-mails sont envoyés chaque jour. Donc les e-mails sont-ils morts ? Pas tout à fait. Mais ils évoluent à mesure que de nouveaux outils de communication émergent en ligne. Voyons plus en détail comment sont utilisés les e-mails dans le monde du travail actuel et découvrons quels autres outils peuvent vous être utiles.

Avantages et inconvénients des e-mails pour communiquer en entreprise

Les e-mails continuent d’occuper une place importante en entreprise. Un e-mail peut être la bonne solution si vous souhaitez par exemple connaître l’avancement du travail de vos équipes en télétravail ou envoyer une communication mensuelle de la part de direction. Les e-mails ont cependant des limites. Prenez en compte les avantages et inconvénients présentés ci-dessous.

Avantages

• Acceptation. Dans le monde professionnel actuel, tout le monde sait se servir des e-mails. Depuis des dizaines d’années, on s’en sert pour communiquer, si bien que la plupart des salariés les utilisent dans le cadre professionnel.
• Portée et accessibilité. Que vous fournissiez une adresse e-mail professionnelle à vos collaborateurs ou que vous leur demandiez d’utiliser la leur, vous n’avez pas besoin de les former à un nouvel outil. Quelques clics suffisent à envoyer une communication groupée à l’ensemble de l’entreprise et vous savez que personne n’aura de mal à en prendre connaissance.
• Documentation. Les e-mails sont un outil formidable pour documenter des conversations. Des comptes-rendus de réunion aux politiques internes et procédures, les fils d’e-mail permettent de documenter chaque conversation.
• Communication ciblée. Avec les e-mails, vous pouvez facilement choisir votre message et vos interlocuteurs. Les e-mails sont une excellente solution si vous souhaitez discuter d’un sujet particulier de façon spécifique ou inclure uniquement certains collègues.

Inconvénients

• Boîte surchargée. La surcharge d’e-mails est sans doute l’un des plus grands inconvénients de ce mode de communication. Vider sa boîte de réception quotidiennement demande du temps et de l’énergie, si bien que la plupart des salariés se retrouvent submergés. Il est parfois plus facile de simplement ignorer un e-mail.
• Courriers indésirables en grand nombre. Aujourd’hui, ce qui encombre bien souvent nos boîtes de réception, ce sont les courriers indésirables et autres contenus non pertinents. Il est parfois difficile de voir en un coup d’œil si un message important se cache parmi la foule de messages indésirables.
• Distraction permanente. De façon diamétralement opposée, certaines personnes développent l’habitude presque compulsive de vérifier leur boîte de réception au cours de la journée. Cette obsession peut entraîner des difficultés à se concentrer sur d’autres choses.
• Perte de productivité. Au bout du compte, les e-mails peuvent avoir un effet négatif sur la productivité des collaborateurs. Vérifier ses e-mails et y répondre peut absorber un tiers de la journée moyenne d’une personne, alors même que 30 % des e-mails ne sont pas urgents.
• Incompréhension. Les e-mails pèchent par leur manque de contexte et de ton, si bien qu’ils ne sont pas toujours adaptés aux communications délicates. Ils peuvent même devenir fastidieux, puisqu’il peut être nécessaire de remonter le fil de discussion pour clarifier les intentions avant de répondre.

Évolution des points de vue concernant les e-mails

L’attitude vis-à-vis des e-mails commence à changer chez les salariés ; c’est aux dirigeants de s’adapter. Selon une étude menée par Email Insider, seuls 36 % des membres de la génération Z considèrent que les e-mails sont essentiels pour communiquer avec leurs collègues. Ce phénomène peut s’expliquer par le fait que ces actifs sont jeunes et occupent des postes de niveau débutant. Ils sont en interaction directe avec la clientèle et ont assez peu besoin des e-mails. Ils y verront peut-être une utilité à mesure qu’ils gravissent les échelons. Mais la génération Z a grandi avec d’innombrables modes de communication, comme les SMS ou la messagerie instantanée. Elle pourrait donc ne pas avoir autant besoin des e-mails que les générations précédentes.

Autres outils professionnels pour collaborer et communiquer

Les e-mails ont encore de beaux jours devant eux. Il faut cependant faire attention à ne pas trop en dépendre. Il existe de nombreux moyens plus efficaces pour collaborer et communiquer. Les entreprises avisées veilleront à utiliser plusieurs outils. En voici une liste non exhaustive :

• Slack. Slack vous permet de centraliser les communications dans des canaux optimisés et spécifiques pour ne plus vous perdre dans des fils d’e-mails désordonnés. Et lorsque les e-mails sont le mode de communication à privilégier, vous pouvez les envoyer directement depuis Slack.
• Autres outils. Zoom, Microsoft Teams, Google Workspace… les options sont légion, que vous ayez besoin d’un outil de visioconférence ou de partager des fichiers. Mieux encore, ces outils s’intègrent facilement à Slack.
• Téléphone. N’oubliez pas le pouvoir d’un appel téléphonique. Ce n’est pas un mode de communication qui fait l’unanimité, mais il peut s’avérer utile pour clarifier rapidement des messages qui demanderaient de nombreux allers-retours à l’écrit.
• Entretien individuel. Que ce soit en personne ou en visio, les entretiens individuels sont le seul moyen par lequel le langage corporel peut être capté. Ils sont particulièrement utiles pour traiter des sujets sensibles ou complexes.

Trouver la bonne combinaison

La collaboration est centrale au monde professionnel aujourd’hui, et les e-mails ne suffisent pas à répondre à tous les besoins. Slack est une plateforme personnalisable qui permet de créer des canaux spécifiques pour les longues conversations et d’intégrer un large éventail d’outils de collaboration. Choisir le mode de communication adéquat pour chaque projet offre un gain de productivité non négligeable et permet de maintenir l’implication des collaborateurs.