Wie du die Arbeitsproduktivität deines Projekt-Teams steigerst

Vielleicht kommt dir das bekannt vor: Du und dein Projekt-Team habt den ganzen Tag geackert und seid abends völlig erschöpft. Trotzdem habt ihr manchmal vielleicht das Gefühl, nichts bzw. nicht genug geschafft zu haben. Wo ist die Zeit nur geblieben? Und gibt es vielleicht die Möglichkeit, eure Energien gezielter einzusetzen? 

Aufschluss gibt uns eine Kennzahl aus dem Controlling-Bereich: die der Arbeitsproduktivität. Sie beschreibt das Verhältnis zwischen dem Produktionsergebnis (Output) und dem dafür aufgebrachten Arbeitseinsatz (Input). Hierzu ein kleines Beispiel: 

Für ein großes laufendes Projekt beschäftigt eine Berliner Werbeagentur 10 freiberufliche Texterinnen und Texter. Im letzten Monat wurden von diesen insgesamt 50 Blogartikel erstellt. Die Arbeitsproduktivität pro Texter/Texterin beträgt somit 5 Artikel pro Monat. 

Anhand der Arbeitsproduktivität lässt sich also messen, welchen Wert eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter in einem bestimmten Zeitraum für das Unternehmen erzeugt hat. Somit ist die Kennzahl der Arbeitsproduktivität eine gute Möglichkeit, um die Effizienz deines Projekt-Teams im Auge zu behalten und etwaige Schwachstellen zu erkennen.

Wie produktiv ist dein Projekt-Team wirklich?

 

40 oder mehr Stunden im Büro sagen weniger über die Produktivität aus als eins gedacht. Laut einer Studie der Umfrageplattform Appinio sind 35 % der Befragten am Arbeitsplatz nur zeitweise oder gar nicht produktiv. Dafür kann es mehrere Ursachen geben:

• Smartphone & Co.: Mal schnell die Privatnachrichten checken und dann kurz noch eine Story auf Instagram posten – nichts reißt uns bei der Arbeit öfter aus dem Flow als soziale Netzwerke und Push-Benachrichtigungen.
• Gespräche mit Kolleginnen und Kollegen: Ob in der Kaffeeküche, bei der Zigarettenpause oder auch mal direkt am Schreibtisch. Wenn wir uns verquatschen, bleibt es nur selten bei einem kurzen Plausch. Und gedanklich sind wir danach auch nicht mehr bei der Sache – zumindest nicht bei unserer Arbeit.
• Fehlende Motivation: Langeweile und fehlende Anerkennung sind wahre Killer für die Arbeitsproduktivität. Denn wer den Tag nur noch über sich ergehen lässt, wird wohl kaum die Begeisterung aufbringen, Großes zu leisten.
• Ineffiziente Prozesse und langsame Tools: Wenn die Seite nicht lädt, der Rechner nur schleppend reagiert und auch jeder Arbeitsschritt sich so zäh wie Kaugummi anfühlt, gehen nicht nur wertvolle Minuten oder gar Stunden, sondern auch unsere Geduld und Konzentration flöten.
• Zu viel Stress: Dein Terminkalender platzt aus allen Nähten und du kommst vor lauter Arbeit nicht mehr zum Schlafen? Dann ist es höchste Zeit, die Notbremse zu ziehen. Denn zu viel Druck wirkt sich nicht nur auf die Qualität deiner Arbeit, sondern auch auf deine geistige und körperliche Gesundheit aus.

Inwiefern diese Aspekte unsere Arbeit beeinträchtigen, ist von Person zu Person unterschiedlich. Doch allgemein gilt: Wenn die Messung der Arbeitsproduktivität ergibt, dass der Output trotz einer 40-Stunden-Woche unter dem Durchschnitt liegt, besteht Verbesserungsbedarf. 

Wie du die Arbeitsproduktivität deines Projekt-Teams steigerst

Im Folgenden findest du Tipps und Anregungen dazu, wie du und dein Projekt-Team in Zukunft euren Output verbessern könnt.

1. Vermeide Ablenkungen: Auch wenn’s erstmal schwer fällt – schalte den Flugmodus deines Handys ein. Und, sofern du nicht mit Social Media arbeitest, logge dich auch aus deinen privaten Profilen aus. Wenn du etwas Hilfe beim Durchhalten brauchst, richte dir einen Website-Blocker für die Seiten ein, denen du beinahe unbewusst immer wieder einen Besuch abstattest. Schon bald wirst du merken, wie sich dein Surfverhalten verändert und deine Konzentration allmählich zurückkehrt.
2. Quatsche lieber in der Pause: Private Unterhaltungen sollten lieber fernab vom Schreibtisch geführt werden, um Störungen zu vermeiden. Viele Kolleginnen und Kollegen signalisieren durch das Tragen von Kopfhörern, dass sie gerade nicht ansprechbar sind. Als virtuelles Pendant dazu eignet sich eine Statusmeldung „Nicht stören“ im Chat-Fenster. Noch effektiver ist die Kennzeichnung von Bereichen, in denen gesprochen und telefoniert werden darf (z. B. in der Kaffeeküche oder im Gemeinschaftsraum) oder in denen eher in Ruhe gearbeitet werden sollte.
3. Flexibel arbeitet sich’s leichter: Ob früher Vogel oder Nachteule – wir alle haben unseren eigenen Rhythmus. Manche haben ihre Hochphase sogar außerhalb der festen Bürozeiten. Hierzu trägt auch maßgeblich das Home-Office bei, das spätestens seit der Corona-Pandemie viele für sich entdeckt haben: Laut einer DAK-Studie bestätigen 56 % der Befragten, in den eigenen vier Wänden produktiver zu sein. Ein Grund mehr, deinem Projekt-Team die Flexibilität zu geben, die es für seine Höchstleistungen braucht.
4. Mit Routinen bleibst du am Ball: Trotz aller Flexibilität ist es für dich und dein Projekt-Team wichtig, eurem Arbeitstag eine gewisse Struktur zu geben. Insbesondere im Home-Office, bei dem die Grenzen zwischen Privatem und Beruflichem verschwimmen, besteht das Risiko, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht von der Arbeit abschalten können. Das kann sich auf Dauer auf die Arbeitsproduktivität, aber auch auf die Gesundheit auswirken.Ob im Büro oder im Home-Office und über mehrere Zeitzonen hinweg: Stimmt euch am besten untereinander ab, in welchen Zeitfenstern ihr alle verfügbar sein solltet, und ab wann niemand mehr eure Rückmeldung erwartet.
   
   Tipp: Statt dein Postfach im Minutentakt zu checken, richte dir lieber feste Zeiten ein, in denen du deine E-Mails in einem Rutsch bearbeitest. Dadurch wirst du nicht immer wieder aus deinem Arbeitsfluss herausgerissen und kommst so schneller voran.
5. Mach mal Pause: Die Uhr tickt und bis zur Lieferung sind es nur noch ein paar Stunden. Was tun? Einfach die Pause weglassen, um mehr Zeit gewinnen? Lieber nicht: Denn bei Dauerbelastung wird dein Gehirn schneller müde und stumpft ab. Gönne dir daher kleine, regelmäßige Verschnaufpausen. Ob alle 25 Min eine 5-minütige Pause wie bei der beliebten Pomodoro-Technik oder mindestens alle 90 Minuten: Finde den Rhythmus, mit dem du am besten konzentriert durch den Tag kommst.
   
   Tipp: Nimm das „in die Pause gehen“ ruhig wörtlich. Statt am Rechner sitzen zu bleiben oder direkt auf dein Handy-Display zu schauen, stehe am besten auf und gönn dir ein paar Schritte abseits von blinkenden Bildschirmen. Und damit dich niemand aus deiner Freizeit herausholt, schalte am besten auch alle Benachrichtigungen aus – zum Beispiel mit einem täglichen Zeitraum für „Bitte nicht stören“.
6. Iss den Frosch: Manche Aufgaben verfolgen dich den ganzen Tag lang. Schaff sie am besten gleich aus der Welt. Das ist das Prinzip hinter Eat the Frog, einem Ansatz, bei dem die anspruchsvollsten Aufgaben gleich als erste erledigt werden. Ob eine E-Mail für die Chefin oder die Aufstellung eines Angebots für einen wichtigen Kunden: Das Schwierigste gehst du am besten mit einem frischen Kopf an. Anschließend widmest du dich den Tasks, die eher „abgearbeitet“ werden müssen und weniger Brain Power kosten (z. B. Rechnungen schreiben oder Dateien ordnen). So schöpfst du deine Reserven optimal aus und hast zudem am Ende des Tages das gute Gefühl, wirklich etwas geschafft zu haben.
7. Tools für mehr Produktivität: Je mehr Termine und teamübergreifende Aufgaben auf dem Plan stehen, desto wichtiger wird es, stets den Überblick zu behalten. Hierbei können Produktivitäts-Tools helfen – sei es bei der Erstellung von übersichtlichen To-Do-Listen, beim Festhalten von Ideen oder der Messung deiner Produktivität.
8. Ein Loblied auf die Kolleginnen und Kollegen: Die wichtigste Antriebskraft in Unternehmen? Laut einer aktuellen Studie der ManPower Group Deutschland zur Arbeitsmotivation ist das das gute Verhältnis zu Kolleginnen und Kollegen sowie zu Vorgesetzten. Für rund 64 % der Befragten kommen ein nettes Projekt-Team und spannende Inhalte sogar noch vor dem Gehalt. Kein Wunder, arbeiten wir doch am besten in einer Umgebung, in der wir uns anerkannt und gut aufgehoben fühlen. Nutzt dieses Potenzial für eure Arbeitsproduktivität, indem ihr euch gegenseitig durch positives, konstruktives Feedback unterstützt und motiviert.

Dank erhöhter Arbeitsproduktivität zum Erfolg

Viel hilft nicht immer viel. Das gilt auch im Job, wo viele Überstunden nicht unbedingt etwas über die Qualität der Arbeit aussagen. Die Ermittlung der Arbeitsproduktivität deines Projekt-Teams kann euch dabei helfen, eure Ressourcen effizienter einzusetzen und so mehr Energie für die wirklich wichtigen Dinge übrig zu haben. Denn wer sinnvoll arbeitet, bleibt langfristig motiviert und erreicht so auch mehr und bessere Ergebnisse.