Wie du die Arbeitsproduktivität deines Projekt-Teams steigerst

Vielleicht kommt dir das bekannt vor: Du und dein Projekt-Team habt den ganzen Tag geackert und seid abends völlig erschöpft. Trotzdem habt ihr manchmal vielleicht das Gefühl, nichts bzw. nicht genug geschafft zu haben. Wo ist die Zeit nur geblieben? Und gibt es vielleicht die Möglichkeit, eure Energien gezielter einzusetzen? 

Aufschluss gibt uns eine Kennzahl aus dem Controlling-Bereich: die der Arbeitsproduktivität. Sie beschreibt das Verhältnis zwischen dem Produktionsergebnis (Output) und dem dafür aufgebrachten Arbeitseinsatz (Input). Hierzu ein kleines Beispiel: 

Für ein großes laufendes Projekt beschäftigt eine Berliner Werbeagentur 10 freiberufliche Texterinnen und Texter. Im letzten Monat wurden von diesen insgesamt 50 Blogartikel erstellt. Die Arbeitsproduktivität pro Texter/Texterin beträgt somit 5 Artikel pro Monat. 

Anhand der Arbeitsproduktivität lässt sich also messen, welchen Wert eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter in einem bestimmten Zeitraum für das Unternehmen erzeugt hat. Somit ist die Kennzahl der Arbeitsproduktivität eine gute Möglichkeit, um die Effizienz deines Projekt-Teams im Auge zu behalten und etwaige Schwachstellen zu erkennen.

Wie produktiv ist dein Projekt-Team wirklich?

 

40 oder mehr Stunden im Büro sagen weniger über die Produktivität aus als eins gedacht. Laut einer Studie der Umfrageplattform Appinio sind 35 % der Befragten am Arbeitsplatz nur zeitweise oder gar nicht produktiv. Dafür kann es mehrere Ursachen geben:

• Smartphone & Co.: Mal schnell die Privatnachrichten checken und dann kurz noch eine Story auf Instagram posten – nichts reißt uns bei der Arbeit öfter aus dem Flow als soziale Netzwerke und Push-Benachrichtigungen.
• Gespräche mit Kolleginnen und Kollegen: Ob in der Kaffeeküche, bei der Zigarettenpause oder auch mal direkt am Schreibtisch. Wenn wir uns verquatschen, bleibt es nur selten bei einem kurzen Plausch. Und gedanklich sind wir danach auch nicht mehr bei der Sache – zumindest nicht bei unserer Arbeit.
• Fehlende Motivation: Langeweile und fehlende Anerkennung sind wahre Killer für die Arbeitsproduktivität. Denn wer den Tag nur noch über sich ergehen lässt, wird wohl kaum die Begeisterung aufbringen, Großes zu leisten.
• Ineffiziente Prozesse und langsame Tools: Wenn die Seite nicht lädt, der Rechner nur schleppend reagiert und auch jeder Arbeitsschritt sich so zäh wie Kaugummi anfühlt, gehen nicht nur wertvolle Minuten oder gar Stunden, sondern auch unsere Geduld und Konzentration flöten.
• Zu viel Stress: Dein Terminkalender platzt aus allen Nähten und du kommst vor lauter Arbeit nicht mehr zum Schlafen? Dann ist es höchste Zeit, die Notbremse zu ziehen. Denn zu viel Druck wirkt sich nicht nur auf die Qualität deiner Arbeit, sondern auch auf deine geistige und körperliche Gesundheit aus.

Inwiefern diese Aspekte unsere Arbeit beeinträchtigen, ist von Person zu Person unterschiedlich. Doch allgemein gilt: Wenn die Messung der Arbeitsproduktivität ergibt, dass der Output trotz einer 40-Stunden-Woche unter dem Durchschnitt liegt, besteht Verbesserungsbedarf. 

Wie du die Arbeitsproduktivität deines Projekt-Teams steigerst

Im Folgenden findest du Tipps und Anregungen dazu, wie du und dein Projekt-Team in Zukunft euren Output verbessern könnt.

Zeitmanagement-Techniken

Die Pomodoro-Technik steigert die Produktivität durch fokussiertes Arbeiten in 25-Minuten-Intervallen, gefolgt von 5-minütigen Pausen. Nach vier Zyklen erfolgt eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten. Diese regelmäßigen Pausen helfen dabei, geistige Ermüdung zu verhindern und die Konzentration aufrechtzuerhalten. Verwende einen physischen Timer oder eine App, um den Prozess zu automatisieren und das Zeitmanagement zu vereinfachen.

Die Eisenhower-Matrix priorisiert Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit in vier Kategorien: dringend und wichtig, wichtig aber nicht dringend, dringend aber nicht wichtig, weder dringend noch wichtig. Indem man sich zunächst auf die dringenden und wichtigen Aufgaben konzentriert, kann man die wichtigsten Aufgaben effizienter bewältigen. Nutze Tools wie Trello oder Asana, um deine Aufgaben visuell zu organisieren und Prioritäten leichter zu setzen.

Zeitblocking ist eine Technik, bei der man feste Zeitblöcke im Voraus für spezifische Aktivitäten plant. Diese Zeiten sollten frei von Ablenkungen und Unterbrechungen gehalten werden, um maximale Produktivität zu gewährleisten. Größere Zeitblöcke können für kreative und anspruchsvolle Aufgaben genutzt werden, während Routinetätigkeiten kürzere Blöcke erhalten können. Synchronisiere deinen Kalender mit deinem Team, um Überbuchungen und Konflikte zu vermeiden.

Außerdem kannst du eine Technik anwenden, bei der du einen bestimmten Zeitraum für die Bearbeitung von E-Mails festlegst, anstatt ständig den Posteingang zu überprüfen. Durch die Minimierung von Unterbrechungen ist es möglich, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren. Diese Methode trägt dazu bei, die Effizienz zu steigern und Ablenkungen zu reduzieren. Verwende E-Mail-Verwaltungstools, die dir helfen, deine Nachrichten effizienter zu sortieren und zu priorisieren.

Arbeitsplatzgestaltung

Eine ergonomische Gestaltung des Arbeitsplatzes ist essenziell, um Haltungsschäden und Belastungen vorzubeugen. Dein Schreibtisch und Stuhl sollten so eingestellt sein, dass sie eine gesunde Körperhaltung fördern. Der Monitor sollte auf Augenhöhe und etwa einen Armabstand entfernt positioniert werden, um Nacken- und Augenbelastungen zu vermeiden. Investiere in eine qualitativ hochwertige Tastatur und Maus, um Belastungen der Handgelenke zu reduzieren.

Ein aufgeräumter Arbeitsplatz ohne unnötige Objekte hilft, Ablenkungen zu minimieren und die Konzentration zu fördern. Kopfhörer mit Geräuschunterdrückung sind nützlich, um sich in lauten Umgebungen besser konzentrieren zu können. Richte Browser-Erweiterungen ein, um ablenkende Websites während der Arbeitszeit zu blockieren.

Natürliche Lichtquellen und Pflanzen am Arbeitsplatz können die Stimmung und Produktivität erheblich verbessern. Platziere deinen Schreibtisch in der Nähe eines Fensters, um das Tageslicht optimal zu nutzen. Untersuche, welche Pflanzen in Büroumgebungen am besten gedeihen, wie z.B. die Schlangenpflanze oder der Gummibaum.

Das Einrichten von klar definierten Bereichen für stille Arbeit und Kommunikation kann die Produktivität im Büro steigern. Nutze Schilder oder Markierungen, um diese Bereiche deutlich zu kennzeichnen und alle Teammitglieder über die jeweiligen Regeln zu informieren.

Pausen und Erholung

Regelmäßige Pausen sind essenziell, um die Produktivität und Gesundheit zu fördern. Nach jeder Stunde sollte eine fünf- bis zehnminütige Pause eingelegt werden. Diese Zeit kann genutzt werden, um aufzustehen, sich zu dehnen und die Augen vom Bildschirm zu lösen.

Aktive Pausen helfen, den Körper in Bewegung zu halten und Stress abzubauen. Leichte Übungen wie Spaziergänge oder Dehnübungen sind ideal. Kurze Meditationen oder Atemübungen können ebenfalls hilfreich sein. Organisiere gemeinsame Pausenaktivitäten mit Kolleg:innen, um die soziale Interaktion zu fördern.

Nach intensiven Arbeitsphasen sind längere Pausen wichtig. Erwäge gelegentliche Remote-Arbeitstage, um den Stress des Pendelns zu vermeiden. Nutze deinen Urlaub vollständig und vermeide es, Arbeitsgeräte mit in den Urlaub zu nehmen.

Verlasse den Arbeitsplatz während der Pausen, um einen vollständigen mentalen und physischen Abstand zu gewinnen. Plane kurze Spaziergänge oder leichte Übungen, um deinen Körper zu revitalisieren und deinen Geist zu erfrischen.

Ziele setzen und verfolgen

SMART-Ziele helfen, klare und erreichbare Ziele zu setzen. Diese Ziele sind spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden. Es ist wichtig, klare Deadlines zu setzen und den Fortschritt regelmäßig zu überprüfen, um sicherzustellen, dass man auf dem richtigen Weg bleibt.

Ein kontinuierliches Feedback-System von Vorgesetzten und Kolleg:innen ist entscheidend für die Weiterentwicklung. Konstruktives Feedback sollte genutzt werden, um Arbeitsmethoden und Ziele anzupassen und zu verbessern. Führe ein digitales Tagebuch, in dem du Erfolge und Herausforderungen festhältst, um deine Entwicklung zu verfolgen.

Tools wie Kanban-Boards oder digitale Projektmanagement-Tools sind hilfreich, um den Überblick über Projekte zu behalten. Fortschritte können mit Charts oder Fortschrittsbalken visualisiert werden, um Motivation und Transparenz zu fördern. Richte automatisierte Berichte und Benachrichtigungen ein, um stets auf dem Laufenden zu bleiben.

Tägliche Ziele klar zu definieren und am Ende des Arbeitstages zu überprüfen, hilft, ein Gefühl der Erfüllung zu fördern und Strategien für die kommenden Tage anzupassen. Halte deine Ziele und Fortschritte in einem digitalen Tool fest, das auch von anderen Teammitgliedern eingesehen werden kann, um Transparenz und Zusammenarbeit zu fördern.

Tools zur Steigerung der Arbeitsproduktivität

Entdecken Sie die besten Tools zur Steigerung Ihrer Arbeitsproduktivität. Von Kommunikations- und Kollaborationstools bis hin zu Projektmanagement- und Automatisierungslösungen bieten diese Werkzeuge maßgeschneiderte Lösungen, um Effizienz und Teamarbeit zu fördern.

Kommunikations- und Kollaborationstools

Moderne Arbeitswelten fordern von dir und deinem Team Flexibilität und Effizienz. Tools wie Slack, Microsoft Teams und Zoom sind unverzichtbar, um diese Anforderungen zu erfüllen. Sie bieten Plattformen, auf denen Teammitglieder unabhängig von ihrem Standort in Echtzeit kommunizieren und zusammenarbeiten können.

• Slack ermöglicht dir, Kanäle für verschiedene Projekte oder Themenbereiche einzurichten, was die Organisation von Kommunikationsflüssen vereinfacht.
• Microsoft Teams integriert sich nahtlos in die Office 365-Suite, wodurch Dokumente direkt im Tool bearbeitet und geteilt werden können.
• Zoom bietet robuste Video-Konferenzfunktionen, die es Teams ermöglichen, persönliche Meetings digital zu replizieren.

Die Vorteile dieser Tools sind vielfältig: Sie verbessern die Kommunikation und ermöglichen schnellere Entscheidungsfindungen, bieten einen zentralisierten Zugriff auf Informationen und Ressourcen und fördern die Teamkollaboration durch integrative Funktionen wie gemeinsame Kalender und Dateiverwaltung.

Projektmanagement-Tools

Die Koordination von Projekten kann ohne die richtigen Werkzeuge eine echte Herausforderung sein. Tools wie Trello, Asana und Jira helfen dir, deine Projekte zu strukturieren und den Überblick über Aufgaben und Fristen zu behalten.

• Trello bietet eine visuelle Projektansicht, die es einfach macht, Aufgaben zu verschieben und den Fortschritt zu verfolgen.
• Asana ermöglicht es, komplexe Projekte durch Aufgabenlisten, Zeitpläne und Verantwortlichkeiten zu managen.
• Jira ist besonders in der Softwareentwicklung beliebt, da es sich hervorragend für agiles Projektmanagement eignet.

Diese Tools bieten klare Übersicht über Projektpläne und Zuständigkeiten, ermöglichen eine einfache Anpassung an Veränderungen und stellen automatisierte Erinnerungen sowie Updates bereit, um Deadlines zuverlässig einzuhalten.

Aufgaben- und Zeitmanagement-Apps

Um deinen Alltag effektiv zu gestalten, bieten Apps wie Todoist, Wunderlist (jetzt Teil von Microsoft To Do) und RescueTime praktische Lösungen zur Optimierung deiner Zeit- und Aufgabenverwaltung.

• Todoist ermöglicht es dir, Aufgabenlisten zu erstellen und Prioritäten zu setzen.
• Wunderlist bietet eine einfache und intuitive Benutzeroberfläche, um Aufgaben zu verwalten und mit anderen zu teilen.
• RescueTime hilft dir, deine täglichen Aktivitäten zu analysieren und Zeitfresser zu identifizieren.

Die Vorteile dieser Tools sind vielfältig: Sie ermöglichen eine bessere Organisation durch klar definierte Aufgaben und Ziele, steigern die Produktivität durch gezielte Fokussierung auf Prioritäten und bieten wertvolle Einblicke in das Zeitmanagement, um die Arbeitsweise kontinuierlich zu optimieren.

Automatisierungstools

Routineaufgaben können viel Zeit in Anspruch nehmen. Automatisierungstools wie Zapier und IFTTT ermöglichen es dir, Arbeitsprozesse zu automatisieren und effizienter zu gestalten.

• Zapier verbindet über 1.500 Web-Apps, um repetitive Aufgaben automatisch auszuführen.
• IFTTT ermöglicht es, benutzerdefinierte “Wenn-Dann”-Regeln zu erstellen, die zahlreiche Alltagsaufgaben automatisieren.

Anwendungsszenarien umfassen die automatische Datenübertragung zwischen verschiedenen Anwendungen, zeitgesteuerte Aufgaben, die ohne manuelles Eingreifen ausgeführt werden, sowie Benachrichtigungen und Alerts, die an bestimmte Aktionen gekoppelt sind.

Best Practices für nachhaltige Produktivitätssteigerung

Um die Produktivität deines Teams nachhaltig zu steigern, ist es entscheidend, bewährte Methoden zu implementieren, die nicht nur kurzfristige Erfolge liefern, sondern auch langfristig wirksam sind. Ein Schlüsselelement ist das Setzen klar definierter, erreichbarer Ziele.

Beginne damit, realistische Ziele zu setzen, die spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden sind (SMART). Diese Herangehensweise hilft dir und deinem Team, fokussiert und motiviert zu bleiben.

Eine offene Kommunikationskultur ist ebenso wichtig. Stelle sicher, dass alle Teammitglieder regelmäßig Feedback geben und erhalten. Dies fördert nicht nur ein positives Arbeitsklima, sondern ermöglicht auch die kontinuierliche Verbesserung von Prozessen und Arbeitsabläufen. Nutze regelmäßige Team-Meetings und Einzelgespräche, um Erfolge zu teilen und Herausforderungen gemeinsam zu besprechen.

Zudem ist es auch entscheidend, das richtige Gleichgewicht zwischen Arbeit und Erholung zu finden. Ermutige deine Teammitglieder, Pausen ernst zu nehmen und Urlaubstage vollständig zu nutzen. Ein ausgeruhter Geist ist kreativer und produktiver. Technologien und Tools können dabei helfen, das Arbeitspensum effektiv zu bewältigen, aber die wahre Kunst besteht darin, zu wissen, wann es Zeit ist, sich auszuruhen.

Dank erhöhter Arbeitsproduktivität zum Erfolg

Viel hilft nicht immer viel. Das gilt auch im Job, wo viele Überstunden nicht unbedingt etwas über die Qualität der Arbeit aussagen. Die Ermittlung der Arbeitsproduktivität deines Projekt-Teams kann euch dabei helfen, eure Ressourcen effizienter einzusetzen und so mehr Energie für die wirklich wichtigen Dinge übrig zu haben. Denn wer sinnvoll arbeitet, bleibt langfristig motiviert und erreicht so auch mehr und bessere Ergebnisse.