Produktiver arbeiten: Tipps für mehr Konzentration im Job

Legst du dein Handy mit der Vorderseite nach oben auf deinen Schreibtisch? Beantwortest du E-Mails, während du dich mitten in einem Meeting befindest? Wenn du lernen willst, wie du bei der Arbeit produktiver sein kannst, solltest du dir zunächst die folgenden Gewohnheiten abgewöhnen, die sich negativ auf deine Leistung auswirken.

Bevor du die neuesten Produktivitäts-Apps und -Tools herunterlädst, die dir eine fokussierte Arbeitsweise versprechen, solltest du dir etwas Zeit nehmen, um darüber nachzudenken, was deiner Arbeit tatsächlich im Wege steht.

Schlechte Angewohnheit Nr. 1: Lange Arbeitszeiten

Wenn du nach Hause gehst, um dort die Nacht durchzuackern, kannst du vielleicht ein paar Dinge von deiner To-do-Liste streichen. Aber das Burnout-Risiko dabei ist groß. Wie die Barron’s-Redakteurin Sarah Green Carmichael feststellt, steigt die Produktivität nicht wirklich, wenn wir mehr Zeit in unsere Arbeit investieren.

Im Harvard Business Review geht Carmichael auf eine Studie von Erin Reid, Professorin an der Boston University, ein. Daraus geht hervor, dass Führungskräfte keinen Unterschied zwischen Mitarbeitenden, die 80 Stunden pro Woche arbeiten, und solchen, die dies nicht tun, feststellen können. Im Wesentlichen gab es keine Nachweise dafür, dass überlastete Mitarbeitende mehr leisten können.

Wie du es ablegst: Stelle einen Zeitplan auf und halte dich an ihn

Beginne damit, herauszufinden, wann du dich von Natur aus zu bestimmten Aufgaben hingezogen fühlst. Wenn du zu Hause intensiv und konzentriert arbeitest, weil deine Tage mit Meetings vollgepackt sind, solltest du nach Möglichkeiten suchen, deine Zeit einzusparen. Plane Zeiten ein, in denen du besonders produktiv arbeitest, und trage diese Zeiten in deinen Kalender ein, damit du deine Abende für andere Dinge nutzen kannst, die du gerne tust.

Cal Newport, Autor von „Konzentriert arbeiten: Regeln für eine Welt voller Ablenkungen“, ist ein großer Befürworter des Time Blocking. „Qualitativ hochwertige Arbeit ist eine Funktion von zwei Dingen – der Zeit, die wir mit der Arbeit verbringen, und der Intensität der Konzentration während dieser Zeit“, sagte er gegenüber Fast Company. „Wenn du dich besser konzentrieren kannst, schaffst du mehr in weniger Zeit.“

Schlechte Angewohnheit Nr. 2: Alle Benachrichtigungen eingeschaltet lassen

Eine Studie von Larry Rosen, Psychologe und Autor von iDisorder, zeigt, dass Menschen mindestens alle 15 Minuten auf ihr Handy schauen und sich unruhig fühlen, wenn sie nicht in der Lage sind, dies zu tun. Nehmen wir nun noch eine Reihe von Benachrichtigungen hinzu – Pings für SMS, E-Mails, soziale Medien, Task-Management-Apps usw. –, kann es richtig stressig werden.

Wenn wir diese Benachrichtigungen nicht proaktiv verwalten, besteht die Gefahr, dass wir ständig unterbrochen werden. In seinem Buch „The Rise of the Humans: How to Outsmart the Digital Deluge (auf Deutsch: Der Aufstieg der Menschen: Wie du die digitale Flut überlistest) erklärt Dave Coplin, dass es mindestens 15 Minuten dauert, bis wir uns von einer Unterbrechung erholen – und es dauert nicht lange, bis sich diese Minuten zu Stunden verlorener Produktivität summieren.

Wie du es ablegst: Ändere die Nutzungsweise von Mobilgeräten

Das Handy wegzulegen ist eine Möglichkeit, um zu lernen, wie wir bei der Arbeit produktiver sein können, aber wir müssen es nicht völlig boykottieren. Der Digital Detox von Deloitte z. B. zielt nicht darauf ab, die Zeit, die du mit deinem Mobilgerät verbringst, zu reduzieren, sondern dir dabei zu helfen, ein besseres Verhältnis dazu zu haben.

Das globale Beratungsunternehmen schlägt vor, Folgendes im Laufe einer Woche auszuprobieren:

• Melde dich von E-Mail-Newslettern ab, die du nicht liest
• Verschiebe Apps in Ordner oder lösche ungenutzte Apps
• Deaktiviere App-Benachrichtigungen, einschließlich Badges – diese kleinen Punkte, die anzeigen, wie viele ungelesene Nachrichten du hast
• Lade dein Handy außerhalb des Schlafzimmers auf, um nächtliches Scrollen zu vermeiden
• Schalte dein Handy acht Stunden lang aus (und nein, über Nacht zählt nicht)

Schlechte Angewohnheit Nr. 3: Zu allem Ja sagen

Unter den meisten Umständen ist Optimismus eine positive Eigenschaft – außer wenn es um Zeitmanagement geht. In einem kürzlich erschienenen Artikel der New York Times beschreibt die Produktivitätsexpertin Julie Morgenstern zwei Arten von Menschen: Zeitoptimist:innen und Zeitrealist:innen. Zeitoptimist:innen, so Morgenstern, neigen dazu, sich zu viel vorzunehmen, was dazu führt, dass sie ihre Tage überfüllen und frustriert sind, wenn ihre To-do-Liste nicht abgearbeitet werden kann.“

Wie du es ablegst: Schätze den Projektumfang ab und sage gegebenenfalls Nein

Morgensterns Zeitrealist:innen sind diejenigen, die genau überlegen, was von ihnen verlangt wird, bevor sie sich auf ein Projekt einlassen. Und ja, das bedeutet manchmal, dass sie sich entscheiden, etwas Neues nicht in Angriff zu nehmen.

Das ist nicht ganz einfach – schließlich will keine Person so wirken, als wäre sie kein Teamplayer. Aber um zu lernen, bei der Arbeit produktiver zu arbeiten, sind einige Änderungen erforderlich. Der Schlüssel dazu ist, direkt zu sein und zu erklären, warum du Nein sagst. Versuche es mit diesen Taktiken der Wirtschaftsjournalistin und CNBC-Mitarbeiterin Suzy Welch:

• Bereite eine Liste mit respektvollen, freundlichen und überzeugenden Sätzen vor (z. B. „Danke, dass du an mich gedacht hast, aber ich glaube, dass eine andere Person besser für die Aufgabe geeignet ist.“)
• Formuliere deine Erklärung einfach, diplomatisch und offen
• Verhandle und schlage eine Alternative vor, zu der du Ja sagen kannst
• Sei freundlich und beende das Gespräch mit einer positiven Bemerkung (z. B. „Danke für dein Verständnis.“)

Schlechte Angewohnheit Nr. 4: Ständig deinen Posteingang überprüfen

Wir alle kennen die Befriedigung (oder können sie uns vorstellen), die ein leerer Posteingang mit sich bringt, und wir arbeiten hart daran, ihn auf Null zu reduzieren. Aber das Lesen, Beantworten und Verwalten von E-Mails und Nachrichten nimmt viel Zeit in Anspruch.

In einer Umfrage unter 1.500 Personen in sechs Unternehmen haben Forschende der Carleton University herausgefunden, dass Beschäftigte ein Drittel ihres Arbeitstages mit der Beantwortung von E-Mails verbringen. Und in 30 % der Fälle sind diese E-Mails weder dringend noch wichtig.

Wie du es ablegst: Rufe Nachrichten nur zu bestimmten Tageszeiten ab

Stelle dir deinen Posteingang wie einen echten Briefkasten vor. Es macht keinen Sinn, diesen alle 15 Minuten zu öffnen. Warum checken wir dann so häufig unsere E-Mails oder Direktnachrichten?

Die Produktivitätsexpertin Jocelyn K. Glei sagt, dass es zwei Arten von Posteingangs-Manager:innen gibt: „Reagierer:innen, die sich auf Benachrichtigungen verlassen und ihren Posteingang fast ständig überwachen, und Stapler:innen, die sich bestimmte Zeitabschnitte für die Bearbeitung von E-Mails blocken, um sie in der restlichen Zeit zu ignorieren.“ Du kannst dir vermutlich denken, dass Stapler:innen weniger gestresst sind und wissen, wie sie bei der Arbeit produktiver sein können. Anstatt sofort zu lesen und zu antworten, schlägt Glei vor, zwei 30- bis 60-minütige Zeitblöcke pro Tag für E-Mails vorzusehen.

Wenn du wirklich wissen willst, wie du produktiver arbeiten kannst, musst du deine Denkweise in Bezug auf die Gewohnheiten, die sich bei vielen von uns eingeschliffen haben, neu gestalten. Eine entspanntere, aber methodischere Herangehensweise könnte genau das sein, was du brauchst, um deine Produktivität auf die nächste Stufe zu heben.