Augmenter la productivité : conseils pour améliorer sa concentration au travail

Vous ne laissez jamais votre smartphone dans votre sac ? Vous répondez à vos e-mails en plein milieu d’une réunion ? Les études montrent que pour gagner en productivité, vous devez commencer par vous défaire de mauvaises habitudes qui nuisent à vos performances.

Avant de vous jeter sur les derniers outils de productivité qui vantent leur capacité à booster votre concentration, essayez d’identifier les éléments qui nuisent réellement à votre productivité.

Mauvaise habitude 1 : vous travaillez pendant de longues heures

Lorsque vous passez des nuits blanches à compléter toutes les tâches de votre liste, vous augmentez sérieusement le risque de burnout. Comme l’explique Sarah Green Carmichael, rédactrice en chef de l’hebdomadaire Barron’s, le fait d’augmenter les heures de travail n’augmente pas la productivité.

Dans la Harvard Business Review, elle analyse une étude menée par Erin Reid, professeure à l’université de Boston, qui révèle que les responsables sont incapables de différencier les salariés qui travaillent 80 heures par semaine de ceux qui travaillent moins longtemps. En substance, rien n’indique que les collaborateurs surmenés sont plus productifs.

Comment vous en défaire : préparez-vous un planning et tenez-le

Commencez par identifier quand vous avez tendance à faire certaines choses naturellement. Si vous vous concentrez mieux chez vous parce que vos journées au bureau sont remplies de réunions, identifiez des solutions pour aménager votre temps. Programmez des périodes de travail intense, et tenez-vous à ces créneaux pour mieux profiter de vos soirées.

Cal Newport, auteur de Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World, est un ardent défenseur des plages horaires “Ne pas déranger”. « La qualité de votre travail dépend de deux choses : le temps que vous y consacrez et l’intensité de votre concentration pendant ce temps », explique-t-il à Fast Company. « Si vous augmentez votre concentration, vous pourrez accomplir davantage en moins de temps. »

Mauvaise habitude 2 : vous laissez toutes vos notifications activées

Une étude de Larry Rosen, psychologue et auteur de iDisorder, révèle que nous vérifions notre smartphone au moins une fois toutes les 15 minutes, et que nous ressentons de l’anxiété lorsque nous ne sommes pas en mesure de le faire. Si vous ajoutez une panoplie de notifications à cette équation (SMS, e-mails, applications de gestion de tâches), cette anxiété se transforme rapidement en stress.

Si vous ne prenez aucune mesure pour gérer ces notifications, vous courrez le risque d’être constamment interrompu. Dans son livre The Rise of the Humans: How to Outsmart the Digital Deluge, Dave Coplin explique qu’il nous faut au moins 15 minutes pour reprendre le travail normalement après une interruption. Ces minutes se transforment rapidement en heures de productivité perdues.

Comment vous en défaire : changez votre manière d’utiliser vos appareils mobiles

Vous devez apprendre à lâcher votre smartphone pour gagner en productivité, sans pour autant l’abandonner complètement. La détox numérique de Deloitte, par exemple, n’a pas pour objectif de réduire le temps que vous passez sur votre smartphone, mais d’optimiser l’utilisation que vous en faites.

Voici ce que l’article suggère d’essayer sur une semaine :

• Désabonnez-vous des newsletters que vous ne consultez pas.
• Déplacez vos applis dans des dossiers ou supprimez celles que vous n’utilisez pas.
• Désactivez les notifications des applications, y compris les badges indiquant le nombre de messages non lus.
• Ne laissez pas votre smartphone charger sur votre table de nuit, pour éviter de le consulter tard le soir.
• Éteignez votre smartphone pendant 8 heures d’affilée en journée.

Mauvaise habitude 3 : vous dites oui à tout

La plupart du temps, l’optimisme est une qualité, sauf lorsqu’il est question de gestion du temps. Dans un article récent publié dans le New York Times, Julie Morgenstern, spécialiste en productivité, explique qu’il existe deux types de personnes en matière de gestion du temps : les optimistes et les réalistes. Les optimistes sont enclins à accepter trop de travail, ce qui les conduit à surcharger leurs journées et à éprouver de la frustration lorsqu’ils n’arrivent pas à accomplir toutes leurs tâches.

Comment vous en défaire : évaluez la portée d’un projet et dites non lorsque c’est nécessaire

Les réalistes, quant à eux, prennent le temps d’évaluer les tâches demandées avant de s’engager sur un projet. Et parfois, ils peuvent choisir de dire non.

Ce n’est pas forcément chose facile, car on pourrait vous reprocher de ne pas avoir l’esprit d’équipe. Mais pour gagner en productivité au travail, vous devez changer certaines choses. Il est important de faire preuve de franchise et d’expliquer clairement pourquoi vous dites non. Suzy Welch, journaliste et consultante pour CNBC, émet quelques recommandations :

• Préparez une liste pour expliquer poliment votre refus, du type « Merci d’avoir pensé à moi, mais je pense qu’il serait préférable de faire appel à quelqu’un d’autre. »
• Faites preuve de franchise et de diplomatie, tout en restant simple.
• Suggérez et négociez une proposition alternative qui vous conviendrait.
• Utilisez une formule finale polie.

Mauvaise habitude 4 : vous vérifiez votre boîte de réception en permanence

Nous connaissons tous (ou rêvons de connaître) la joie immense que procure une boîte de réception vide, et nous faisons tout pour y parvenir. Mais le fait de lire, traiter et gérer tous les e-mails prend énormément de temps.

Une étude menée par l’université Carleton auprès de 1 500 collaborateurs dans six entreprises révèle qu’ils passent un tiers de leur journée à répondre aux e-mails. De plus, dans 30 % des cas, ces e-mails ne sont ni urgents ni importants.

Comment vous en défaire : vérifiez vos nouveaux messages uniquement à certains moments de votre journée

Envisagez votre boîte de réception comme une boîte aux lettres. Vous ne sortez pas l’ouvrir toutes les 15 minutes, alors pourquoi devriez-vous vérifier vos e-mails et messages aussi fréquemment ?

Jocelyn K. Glei, experte en productivité, décrit deux types d’approches pour gérer sa boîte de réception : « L’approche réactive consiste à réagir aux notifications et à surveiller en quasi-permanence la boîte de réception. L’approche dosée consiste à planifier des créneaux pour traiter les e-mails, et à les ignorer le reste du temps ». Comme vous pouvez le deviner, la deuxième approche est la moins stressante, et vous permet d’optimiser votre productivité. Au lieu de lire et traiter immédiatement vos messages, vous pouvez y consacrer un créneau de 30 à 60 minutes chaque jour.

Pour véritablement gagner en productivité au travail, vous devez changer votre manière de penser et vous défaire d’habitudes qui se sont installées dans votre quotidien. Pour y parvenir, vous devez adopter une approche moins stressante et plus méthodique.