Über Financial Times
Die Financial Times bietet eine Fülle an Nachrichten und Einblicken für
Leser:innen und Entscheidungsträger:innen in Unternehmen auf der ganzen Welt. Die FT Group beschäftigt 3.000 Personen in 40 Ländern und hat Standorte in einigen wichtigen Städten, darunter London, Hongkong und New York.
Die Herausforderung
Verbesserung des Geschäftsmanagements und der Zusammenarbeit
Die Financial Times wollte Werbegeschäfte einfacher verwaltbar machen, die Transparenz verbessern und Vertriebsteams dabei unterstützen, besser mit Kolleg:innen zusammenzuarbeiten. Das Unternehmen entschied sich dafür, den Vertriebszyklus zu optimieren, indem E-Mails und Anhänge durch eine zentrale Kommunikationsplattform ersetzt wurden.
Das kommerzielle Team hat Slack eingeführt, um Workflows zu automatisieren und alle Beteiligten vom Pitch bis zur Umsetzung auf dem gleichen Stand zu halten. Im ersten Jahr seit der Einführung hat die FT:
- Den Vertriebszyklus beschleunigt und damit schnellere Reaktionszeiten gegenüber Kund:innen ermöglicht
- Mehr Transparenz bei Geschäften und deren Status geschaffen
- Das Risiko verpasster oder ins Stocken geratener Opportunitys verringert
- Die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Teams verbessert
Wie die Financial Times mit Slack effizienter arbeitet
Alles rund um Geschäftsabschlüsse an einem zentralen Ort
Geschäfte mit Werbepartner:innen abzuschließen ist oft ein langer und komplexer Prozess, an dem mehrere Teams, Produkte und Kampagnenbestandteile beteiligt sind. Früher wurden Informationen und Dokumente per E-Mail geteilt, was es für Vertriebsmitarbeitende schwierig machte, den Status aller laufenden Geschäfte im Blick zu behalten. Dieser Mangel an Transparenz führte dazu, dass ins Stocken geratene oder verzögerte Geschäfte leicht übersehen wurden und dass somit wertvolle Chancen verpasst wurden.
Um eine zentrale Schaltzentrale für Geschäfte zu schaffen, entschied sich das Commercial-Team dafür, Slack als primäre Plattform für den Vertrieb einzusetzen.
„Die Tech-Teams der FT arbeiten bereits in Slack. Wir wissen also, dass es weit mehr als ein einfaches Messaging-Tool ist“, erklärt John Mercer, Commercial Operations Director der Financial Times. „Wir haben es mit anderen Lösungen verglichen und waren beeindruckt, wie stark das Unternehmen in die Weiterentwicklung der Plattform investiert. Auf Slack-Veranstaltungen haben wir außerdem gesehen, wie andere Unternehmen Slack einsetzen, und das hat uns inspiriert, diesen Erfolg auch bei der FT zu replizieren.“
Das Team hat Channels für Geschäfte eingerichtet, die Vertriebsmitarbeitende nutzen, um diese bis zum Abschluss zu verfolgen und zu verwalten. Channels bündeln alles, was zu einem Geschäft gehört, an einem einzigen Ort, was John als „zentrale Informationsquelle für die Zusammenarbeit rund um den Vertriebszyklus“ beschreibt.
Benachrichtigungen helfen Mitarbeitenden dabei, Aufgaben zu priorisieren und sich auf die richtigen Geschäfte zu konzentrieren. Da sie an alle im Channel gesendet werden, kann die erste verfügbare Person im Vertrieb die nächste Aktion ohne Verzögerung übernehmen. Das hält Geschäfte auch dann am Laufen, wenn Teammitglieder im Urlaub sind, denn Informationen stecken nicht mehr in einzelnen E-Mail-Posteingängen fest.
Die FT nutzt außerdem Slack Connect, um mit externen Partner:innen zu kommunizieren, was das sichere Teilen der richtigen Informationen mit mehreren Parteien deutlich vereinfacht.
„Slack-Channels beschleunigen die Abwicklung. Personen können Fragen stellen und sofort eine Antwort erhalten, im entsprechenden Channel nach Links und Dokumenten suchen und den Thread lesen, um Informationen in den richtigen Kontext zu setzen“, ergänzt John.
Dieses Maß an Transparenz hilft auch dabei, Möglichkeiten zur Prozessverbesserung zu erkennen und Rollen sowie Verantwortlichkeiten neu zu definieren, um die Effizienz zu steigern. Außerdem weiß jede:r genau, welche Aufgaben in den eigenen Zuständigkeitsbereich fallen und wie die eigene Arbeit die Kolleg:innen beeinflusst – das fördert eine starke Kultur der Verantwortungsbereitschaft und Eigenmotivation.
„Slack ist so viel mehr als eine Messaging-Plattform. Es ist eine unverzichtbare Stütze für Vertriebsmitarbeitende, die an Geschäften arbeiten.“
Den Vertriebszyklus mit automatisierten Workflows optimieren
Da das Vertriebsteam in Slack arbeitet, nutzte die FT den Workflow-Builder und Flows, um verschiedene Touchpoints im Vertriebszyklus zu automatisieren. Dazu gehören triggerbasierte Aktionen, wie das Einrichten eines Slack-Channels und das Hinzuziehen des richtigen Teams, wenn ein Geschäft einen bestimmten Schwellenwert im Vertriebszyklus erreicht.
Mit dem Fortschreiten des Geschäfts werden dem Channel weitere Personen hinzugefügt, um die nächsten Schritte umzusetzen und Kampagnenkonzepte zu entwickeln. Kampagnenmanager:innen planen die Umsetzung, während Operations- und Targeting-Spezialist:innen sicherstellen, dass die Kampagne machbar und gut umgesetzt wird. So werden die richtigen Fachleute in jeder Phase des Geschäfts eingebunden – ohne Verzögerungen oder Übergabeprobleme.
„Automatisierungen werden auch ausgelöst, wenn ein Geschäft gefährdet ist oder menschliches Eingreifen erfordert. Wenn bestimmte Kriterien erfüllt sind – beispielsweise wenn ein Geschäft kaufmännische Schwellenwerte überschreitet – wird ein Genehmigungs-Workflow für leitende Stakeholder:innen ausgelöst, die es prüfen. Außerdem werden Benachrichtigungen generiert, damit jemand nachsieht und prüft, ob wichtige Felder unvollständig sind, Zeitpläne gefährdet sind oder die Preisgestaltung außerhalb der vereinbarten Parameter liegt”, so Mercer. „Ein weiteres Beispiel ist, wenn wir Werbetreibenden ein Angebot geschickt haben, aber innerhalb eines bestimmten Zeitraums nichts passiert ist. Das sendet eine Benachrichtigung an den gesamten Channel, damit jemand einen Blick darauf wirft – das ist besser als das manuelle Versenden einer E-Mail an Kolleg:innen, die möglicherweise nicht sofort antworten können.”
Benutzerfreundliche Connectors erschließen tiefere Einblicke
Die FT hat den Slack Connector für das Projektmanagement-Tool monday.com genutzt, um Vertriebsmitarbeitenden dabei zu helfen, Geschäfte zu verfolgen und proaktiv statt reaktiv zu handeln. Mithilfe von künstlicher Intelligenz werden Informationen wie bevorstehende Aufgaben, abgeschlossene Aktionen und Risiken aus monday.com extrahiert und in Slack angezeigt.
„Slack Connectors haben die Transparenz bei Geschäften erhöht und zu fundierteren Gesprächen geführt”, sagt John. „Vertriebsmitarbeitende übernehmen mehr Verantwortung, forschen mehr nach, warum Geschäfte nicht schneller voranschreiten, und verstehen besser, wo wir mit unseren Kampagnen stehen.”
Mitarbeitende können außerdem selbst entscheiden, welche Connectors sie aus dem Slack Marketplace installieren möchten, um ihren Workspace mit den Tools zu personalisieren, die ihnen den größten Mehrwert bieten. Zu den beliebten Connectors zählen Gmail, Google Calendar, Workday und Jira.
„Slack Connectors haben die Transparenz bei Geschäften erhöht und zu fundierteren Gesprächen geführt.”
Neue Kompetenzen durch internes Training und Slack-Support aufbauen
Um eine erfolgreiche Implementierung sicherzustellen, stand die FT eng mit dem Vertriebsteam in Kontakt, um deren Herausforderungen zu verstehen und grundlegende Schulungen anzubieten.
„Wir befinden uns im ersten Jahr der Implementierung, und das Vertriebsteam sieht bereits die Vorteile der Arbeit in Slack. Sie schätzen die zentrale Übersicht und den systematischen Workflow“, sagt John. „Am Anfang fanden manche Personen die Anzahl der Channels überwältigend, also haben wir dafür gesorgt, dass das Basis-Training erklärt, wie Mitarbeitende Channels stummschalten und ihren Workspace personalisieren können.“
Mittlerweile fragen die Mitarbeitenden nach weiterführenden Schulungen und möchten neue Funktionen testen. Die FT nutzt dieses Feedback, um ihre Funktions-Roadmap weiterzuentwickeln, und positioniert Slack als zentrale Kollaborationsplattform. Die FT arbeitet außerdem eng mit dem Slack-Team zusammen und kommuniziert in einem speziellen Channel, um Fragen zu stellen und schnelle Antworten zu erhalten.
„Das Slack-Team ist großartig. Sie hören sich unsere Ideen an und geben uns ehrliche Antworten. Wenn sie der Meinung sind, dass wir nicht die richtigen Funktionen für unsere Ziele im Blick haben, sagen sie es uns“, fügt John hinzu. „In unserem Slack-Support-Channel haben wir eine Fülle von Wissen, und wir können neue Funktionen in einer Sandbox ausprobieren.“
„Das Slack-Team bietet uns einen hervorragenden Support. Sie beantworten unsere Fragen in einem speziellen Channel und bauen so einen umfangreichen technischen Wissensschatz auf, auf den wir jederzeit zurückgreifen können.“
Was bringt die Zukunft?
Mit KI noch cleverer werden und wiederholbare Erfolgsmodelle schaffen
Die FT testet derzeit KI-Agenten in Slack-Channels. Erste Anwendungsfälle umfassen das Erstellen von Zusammenfassungen und den Einsatz von Emojis zur Auslösung von Workflows. „Wir haben viel Arbeit in die Zentralisierung von Daten gesteckt und sind daher gut aufgestellt, um uns mit KI-Agenten zu befassen und zu erkunden, wie sie Personen unterstützen können“, erklärt Mercer.
Die Organisation setzt außerdem ihre Pläne fort, Systeme zu konsolidieren und in Slack zu integrieren, um Vertriebsteams ein zentrales Steuerungspanel zu bieten. „Wir möchten alles an einem Ort erledigen können, technische Reibungsverluste reduzieren und den Mitarbeitenden vollständige Transparenz über Geschäfte geben“, so Mercer. „Das schließt die Einbettung der Slack-Benutzeroberfläche in Salesforce ein sowie die mögliche Anbindung weiterer Business-Intelligence- und Daten-Tools in der Zukunft.“
Der Erfolg der Implementierung hat derweil das Interesse anderer Teams im gesamten Unternehmen geweckt.
„Wertvolle Erkenntnisse mit klarer Kommunikation zu verbinden ist äußerst wirkungsvoll – wir haben anderen Abteilungen bereits Demos gegeben“, bestätigt John. „Ich bin wirklich stolz auf das, was wir erreicht haben. Mit allem, was wir gelernt haben, könnten wir Slack heute innerhalb weniger Wochen statt erst nach vielen Monaten für andere Teams einführen. Es ist ein tolles Gefühl, Zusammenhänge zwischen der Technologie und unseren Unternehmenszielen zu erkennen und dabei neue Arbeitsweisen zu verankern, die die FT an die Spitze der Innovation in der Medienbranche bringen werden.“
