Financial Times について
ピンク色の紙面が印象的な Financial Times は、ビジネスパーソンを中心とする世界中の読者に豊富なニュースと洞察を提供しています。
40 の国・地域に 3,000 人の従業員を擁する同グループは、ロンドン、香港、ニューヨークをはじめとする主要都市に拠点を置いています。
課題
案件管理とコラボレーションの環境整備
Financial Times は、広告案件の管理を容易にし、情報の可視性を高め、営業チームが社内の関係者とスムーズに連携できる環境を整えたいと考えていました。そこで、メールや添付ファイルに代わる一元的なコミュニケーションプラットフォームを導入し、営業サイクルの効率化を図ることにしました。
これを受けて同社のコマーシャルチームは Slack を導入し、ワークフローを自動化するとともに、提案から案件完了までの全工程でチーム全体の足並みがそろう環境を整えました。導入後の最初の 1 年で、同社は以下のことを実現しました。
- 営業サイクルを加速させ、クライアントへの対応スピードを向上
- 案件と進捗状況の可視性を向上
- 機会の見逃しや商談の停滞が発生するリスクを低減
- チーム間のコラボレーションを向上
Financial Times が Slack で仕事を効率化させた方法
案件に関するすべてを 1 か所に集約
広告主との案件を完了させるまでには、複数のチーム・プロダクト・キャンペーン要素がかかわる、長く複雑なプロセスを経なければなりません。従来は情報やドキュメントがメールで共有されていたため、営業担当者は自分のすべての担当案件の進捗を把握するのが困難でした。可視性の低さから、停滞・遅延している案件が見落とされるリスクもあり、機会損失につながりかねない状況でした。
案件を一元管理できるしくみを構築するという目標のもと、コマーシャルチームは営業活動を支える主要プラットフォームとして Slack を採用することを決めました。
「当社のテクノロジーチームがすでに Slack を利用していたので、単なるメッセージングツールでないことはわかっていました」と語るのは、Financial Times で Commercial Operations Director を務める John Mercer 氏です。「他のソリューションとも比較しましたが、Slack 社がプラットフォームの開発にいかに力を注いでいるかに感銘を受けました。また、Slack のイベントで他社の活用事例を目にし、当社でも同じような成功を実現したいと刺激を受けました」
チームは案件ごとに チャンネル を設け、営業担当者はそれを案件完了までの進捗管理に利用しています。チャンネルによって案件ごとの関連情報が 1 か所にまとまります。Mercer 氏はこれが担当者にとって「営業サイクルでのコラボレーションにおける信頼できる一元的な情報源」になっていると評価します。
通知によって担当者はタスクに優先順位をつけ、重要な案件に集中できます。通知はチャンネル内の全員に送られるため、手の空いている担当者がすぐに対応に着手できます。情報がメールの受信箱に埋もれることがないため、メンバーが休暇を取っている間も案件がスムーズに進みます。
また、同社は外部パートナーとのコミュニケーションに Slack コネクトを活用。複数の関係者と、適切な情報を安全かつ容易に共有できるようにしています。
「Slack チャンネルによって対応のスピードが上がります。メンバーは質問をすればすぐに回答が得られ、リンクやドキュメントを検索でき、情報の背景や経緯を把握できます」と Mercer 氏は付け加えます。
このように高いレベルの情報が共有されることは、プロセスを改善し、役割や責任を再定義して、効率を高めることにもつながります。各メンバーが、なにが自分の担当タスクで、自分の仕事が同僚にどのような影響を与えるのかがわかるため、責任感と自主性を重んじる文化がより強固に育まれていきます。
「Slack は単なるメッセージングプラットフォームをはるかに超え、営業担当者にとってのライフラインになっています」
自動化ワークフローで営業サイクルを効率化
営業チームが Slack で業務を進めるようになったことを受けて、同社はワークフロービルダーとフローを活用して、営業サイクル内のさまざまなタッチポイントの自動化を図りました。たとえば、案件が営業サイクルの特定のしきい値に達すると、Slack チャンネルが立ち上がり、適切なチームメンバーを招集する、といったトリガーベースのアクションが実装されました。
案件が進むにつれ、さまざまなステップを実行したり、キャンペーンのコンセプトを形にしたりするために、さらに多くのメンバーがチャンネルに追加されます。キャンペーンマネージャーは、最終的な成果に向けての計画を立て、オペレーションおよびターゲティングの担当者はキャンペーンの実現可能性と円滑な実施を確認します。このように、各段階で適切な専門家がサポートに入ることで、遅れや引き継ぎの問題の発生を防げます。
「案件にリスクがある場合など、人間の介入が求められる際にも、自動化プロセスが起動します。たとえば、ビジネス上のしきい値を超えたなど、特定の条件が満たされると、上級ステークホルダーによる確認を求める承認ワークフローが立ち上がります。主要フィールドの入力漏れがある、スケジュール上のリスクがある、価格が指定の範囲を外れている、といった場合にも、担当者に確認を促す通知が送られます」と Mercer 氏は説明します。「また、広告主に提案を送ったものの一定期間がすぎても何の反応もない、といったケースにも、誰かが対応できるようチャンネル全体に通知が届くようになっています。同僚にやみくもに手動でメールを送るよりもはるかに効率的ですね」
使いやすいコネクタで深いインサイトを引き出す
同社は Slack コネクタを利用して、プロジェクト管理ツール monday.com と接続。営業担当者が案件を追跡し、受け身ではなく、先を見越した対応に集中できる環境を整えています。人工知能の活用により、直近のタスク、完了したアクション、リスクといった情報が monday.com から抽出され、Slack 上に表示されます。
「案件の可視性が高まり、より情報に基づいた会話ができるという点で、Slack コネクタは大きな変革をもたらしました」と Mercer 氏は語ります。「営業担当者はより主体的に、案件が遅れている理由を掘り下げたり、キャンペーンの現状を把握したりできるようになりました」
メンバーは Slack Marketplace から、インストールしたい コネクタ を選択して、自らワークスペースをカスタマイズすることもできます。人気のコネクタには、Gmail、Google Calendar、Workday、Jira などがあります。
「案件の可視性を大幅に高め、より情報に基づいた議論を促すという点で、Slack コネクタは革新的です」
社内研修と Slack によるサポートで新しいスキルを習得
導入を成功させるため、同社は営業チームと緊密に連携し、現場の課題をふまえた基礎的なトレーニングを提供しました。
「導入から 1 年経って、営業チームは Slack で仕事をすることのメリットを実感しています。情報を一元的に可視化できること、そしてワークフローを体系化できることが好評です」と Mercer 氏。「当初はチャンネル数が多すぎると感じるメンバーもいたため、入門トレーニングの際に、チャンネルをミュートする方法やワークスペースのカスタマイズ方法を案内するようにしました」
今では、従業員はより高度なトレーニングを求めるようになり、新機能の活用にも積極的です。同社はこうしたフィードバックを機能ロードマップに反映させ、Slack を中核的なコラボレーションプラットフォームとして位置づけています。また、同社は Slack のチームとも緊密に連携。専用のチャンネルを通じて質問し、すばやく回答を得ています。
「Slack のチームは素晴らしいですね。私たちのアイデアに耳を傾け、率直な意見を伝えてくれます。目標に合っていない機能を私たちが検討している場合には、そう指摘してくれます」と Mercer 氏は続けます。「Slack のサポートチャンネルには豊富な知識が蓄積されており、試したいことがある時にはサンドボックスも利用できます」
「Slack のチームは、私たちに素晴らしいサポートを提供してくれます。専用チャンネルで質問に答えてくれるため、そこに豊富な技術知識が蓄積されていきます」
この先の展望
AI でスマートに進化し、成功を再現できるしくみを構築
同社は現在、Slack チャンネル内で AI エージェントのテストを行っています。最初のステップとして、要約の生成や絵文字を使ったワークフローの起動などを試しています。「これまでデータの一元化に取り組んできたことで、AI エージェントを活用しやすい環境が整っています」と Mercer 氏は説明します。
同社はまた、営業チームが仕事の管理をさらに一元化できるよう、Slack とのシステム統合・集約を進める計画をひきつづき推進しています。「すべてを 1 か所で完結できるようにすることで、技術的な摩擦を減らし、メンバーが案件の全体像を把握できるようにしたいのです」と Mercer 氏。「たとえば Slack の UI を Salesforce に組み込んだり、将来的にはさらに多くのビジネスインテリジェンスやデータツールと連携させたりしたいと考えています」
この導入の成功は、社内の他のチームからも注目を集めています。
「優れたインサイトと明確なコミュニケーションの組み合わせは、本当にパワフルです。デモを通じて他部門にもそれを伝えています」と Mercer 氏は述べます。「私たちが達成したことを誇りに思います。その経験を活かせば、数か月ではなく数週間で Slack を他のチームにも展開できます。テクノロジーとビジネス目標を結びつけ、新しい働き方を根づかせることで、Financial Times はメディア業界のイノベーションの最前線に立てるでしょう」
