Búsqueda empresarial: cuando el conocimiento llega a ti

El trabajador de oficina promedio dedica un tercio de su día al “trabajo”: tareas de poco valor como buscar información, responder correos electrónicos y mensajes repetitivos, y ordenar papeleo. Son el tipo de actividades rutinarias que merman nuestra productividad y función cognitiva.

Aquí es donde la búsqueda empresarial entra en juego, y junto con las capacidades de los agentes, está a punto de volverse más importante que nunca. Profundicemos en el concepto de búsqueda empresarial y cómo Slack la está transformando, pasando de ser una simple recuperación de información a una era de entrega de conocimiento.

¿Qué es la búsqueda empresarial?

Piensa en la búsqueda empresarial como una biblioteca digital de todos los datos y conocimientos de tu empresa. Te ayuda a encontrar información de diferentes fuentes en un único panel y utiliza uno de dos métodos: consultar tus fuentes en tiempo real o indexar datos de diferentes fuentes en un único sistema unificado.

La búsqueda empresarial permite a los empleados encontrar lo que necesitan sin tener que abrir y buscar en múltiples aplicaciones ni preguntar a sus compañeros/as. Esto no solo ayuda a eliminar los silos de información y optimizar la productividad, sino que también simplifica y agiliza el acceso al conocimiento.

¿Por qué es importante la búsqueda empresarial?

Cuando la información está dispersa en sistemas desconectados, los empleados pierden tiempo valioso buscando lo que necesitan y dedican menos tiempo a realizar su trabajo. Esta ineficiencia provoca demoras en la toma de decisiones, menor confianza de los trabajadores y menor productividad, lo que afecta los resultados.

La búsqueda empresarial es cada vez más vital a medida que aumenta la cantidad de aplicaciones que se utilizan en los lugares de trabajo. La optimización del intercambio de conocimientos y el fomento de la productividad son beneficios clave de la búsqueda empresarial.

De qué forma la búsqueda empresarial mejora la colaboración y la innovación

Además de simplificar el intercambio de conocimientos y aumentar la productividad, la búsqueda empresarial también tiene el potencial de transformar la colaboración. La búsqueda tradicional suele ser una actividad solitaria, pero el trabajo no se realiza de forma aislada. La búsqueda empresarial, dentro de un sistema operativo colaborativo como Slack, permite a los equipos encontrar información juntos, compartir descubrimientos al instante entre equipos y departamentos, y aprovechar el conocimiento colectivo para establecer un sistema eficaz de administración del conocimiento. Esto puede crear un ciclo donde las ideas evolucionan más rápido y la innovación se acelera.

¿Cómo funciona la búsqueda empresarial?

Los sistemas de búsqueda empresarial funcionan recopilando, indexando y recuperando datos de diversas fuentes. A continuación, se explica cómo:

Componentes y funciones de un sistema de búsqueda empresarial

Un sistema de búsqueda empresarial se basa en varios componentes clave que trabajan en conjunto para recopilar, procesar y entregar información de forma eficiente a los usuarios:

• Reconocimiento de contenido. Un sistema de búsqueda empresarial se conecta a las fuentes de datos de toda la organización. Esto puede incluir plataformas de colaboración y almacenamiento de archivos en la nube, servidores de correo electrónico, administración de relaciones con clientes (CRM), repositorios de código, aplicaciones empresariales especializadas y mucho más.
• Procesamiento de contenido. Una vez conectado, el sistema analiza el contenido y extrae información significativa y metadatos. Esto puede incluir la extracción de texto para crear relaciones entre las fuentes de información y la detección del idioma o del hablante, como en la transcripción de una reunión.
• Indexación. La información procesada se organiza en índices con capacidad de búsqueda para permitir una recuperación rápida. La indexación moderna va más allá de la simple coincidencia de palabras clave para, en algunos casos, establecer el significado del contenido.
• Procesamiento de consultas. Cuando alguien realiza una búsqueda, el sistema analiza su consulta para comprender exactamente lo que busca. Los sistemas avanzados utilizan el procesamiento del lenguaje natural (PLN) para interpretar preguntas conversacionales en lugar de basarse únicamente en la coincidencia de palabras clave, lo que suele aumentar la precisión de los resultados.
• Coincidencia y clasificación. Finalmente, el sistema identifica el contenido relevante y clasifica los resultados según factores como la relevancia, la actualidad, los permisos del usuario e incluso la personalización según el rol o el historial de búsqueda del usuario.

Por ejemplo, si usas Slack como tu sistema operativo de trabajo, puedes usar la búsqueda empresarial para encontrar respuestas en tiempo real buscando en tus sistemas empresariales, conversaciones, archivos subidos y contenido compartido en canales, hilos y canvas. Esto te permite acceder al conocimiento organizacional al instante y mantener tu flujo de trabajo sin salir de tu espacio de trabajo.

Diferentes tipos de búsqueda empresarial

Comprender las variaciones asociadas con la búsqueda empresarial ayuda a las organizaciones a elegir el enfoque adecuado para sus necesidades. Analicemos algunos tipos:

• Búsqueda interna. Esta forma básica se centra en la búsqueda dentro de una sola aplicación o sistema. Si bien su alcance es limitado, funciona bien para usos especializados donde la profundidad es más importante que la amplitud.
• Búsqueda federada. En lugar de crear un índice central, la búsqueda federada envía consultas simultáneamente a múltiples sistemas y reúne los resultados. Este enfoque ofrece acceso a la información en tiempo real, pero puede ser más lento que las soluciones preindexadas.
• Búsqueda con IA. Esta reciente evolución utiliza la IA para interpretar el contexto, predecir las necesidades del usuario y proporcionar resultados más relevantes. Por ejemplo, la herramienta de búsqueda con IA de Slack puede comprender preguntas en lenguaje natural, aprender del comportamiento del usuario e incluso crear resúmenes de resultados de búsqueda.
• Búsqueda basada en la nube. Estas soluciones se alojan en la nube y no en servidores corporativos, lo que ofrece escalabilidad, menor mantenimiento y una integración más sencilla con otros servicios en la nube.
• Búsqueda indexada. Este método implica la creación de un índice de todo el contenido de un conjunto de datos o repositorio determinado. La indexación facilita y agiliza la búsqueda de información relevante según la consulta.
• Búsqueda aislada. Aunque no es la opción ideal, muchas organizaciones aún utilizan herramientas de búsqueda independientes para diferentes sistemas. Este enfoque requiere que los usuarios sepan qué herramienta usar para cada información. Esto puede suponer un reto a la hora de acceder a la información.

 

Cómo la IA está transformando la búsqueda empresarial

La IA ha cambiado radicalmente las posibilidades de la búsqueda empresarial, ayudándole a encontrar conexiones entre información que puede ser difícil de descubrir manualmente.

La búsqueda tradicional requería que los usuarios supieran exactamente qué buscar y dónde encontrarlo. Incluso con las palabras clave adecuadas, los resultados a menudo requerían un filtrado minucioso para encontrar información verdaderamente relevante. Los usuarios a menudo tenían que repetir este proceso en distintas plataformas y recopilar la información ellos mismos.

La búsqueda empresarial con IA transforma esta experiencia de varias maneras:

• NLP. En lugar de necesitar palabras clave precisas, la búsqueda con IA comprende preguntas conversacionales. Puedes preguntar “¿Cuál es el estado de la revisión trimestral del presupuesto?” en lugar de adivinar qué palabras clave podrían aparecer en documentos relevantes.
• Reconocimiento de intenciones. La IA puede identificar lo que intentas lograr, más allá de las palabras que usaste para buscar. Por lo general, puede distinguir entre alguien que investiga un tema y alguien que busca un archivo específico, incluso si usan términos similares.
• Conocimiento contextual.El aprendizaje automático permite que la IA personalice los resultados de búsqueda. Con el tiempo, puede incluir tu puesto, el trabajo reciente y las necesidades relevantes en los resultados de búsqueda, mejorando drásticamente su calidad y precisión.
• Síntesis y resumen. Quizás lo más importante es que la IA puede combinar información de múltiples fuentes en respuestas simples y coherentes. En lugar de proporcionar una lista de documentos para leer, puede extraer, combinar y resumir puntos relevantes para responder directamente a tu pregunta.

Por ejemplo, al consultar el estado de un proyecto en Slack, la búsqueda con IA podría extraer información de los mensajes recientes del canal, documentos compartidos y notificaciones rastreadas en una aplicación de terceros para ofrecer una actualización completa, todo ello sin necesidad de visitar cada sistema por separado.

Además, los nuevos avances en IA, como los agentes autónomos de IA, están impulsando casos de uso de IA innovadores en el entorno laboral que van más allá de la simple recuperación de información para apoyar activamente la toma de decisiones, la resolución de problemas y la ejecución de tareas.

Mejores prácticas para implementar la búsqueda empresarial

Implementar una búsqueda empresarial eficaz requiere una planificación minuciosa y una optimización continua. A continuación, se presentan algunas buenas prácticas a tener en cuenta:

Evaluar las necesidades comerciales para una solución personalizada

Para comprender los desafíos y objetivos de búsqueda específicos de tu organización:

• Identifica los casos de uso clave. Determina las áreas más importantes donde una búsqueda mejorada aportaría valor. Céntrate en las búsquedas de alta frecuencia o aquellas con un impacto significativo en el negocio. Por ejemplo, un usuario de ventas podría preguntar “¿Qué pasó con la cuenta de Ficciones?”, o un administrador de proyectos podría preguntar “¿Qué solicitudes pull se enviaron la semana pasada?”.
• Audita las fuentes de información existentes. Crea un mapa de conocimiento organizacional para priorizar las integraciones según su importancia, relevancia y frecuencia de uso.
• Comprende el comportamiento del usuario. Aprende cómo los diferentes equipos buscan información. Los equipos de ventas podrían necesitar acceder con frecuencia a datos centrados en el cliente, mientras que los equipos de ingeniería podrían priorizar los repositorios de código y la documentación.
• Define métricas de éxito. Establece KPI claros basados en los casos de uso específicos de tu organización. Realiza un seguimiento de métricas como las tasas de éxito de las búsquedas (comparando usuarios con y sin búsqueda empresarial), las tasas de clics en los resultados de búsqueda y las sesiones de búsqueda exitosas. Para la búsqueda con IA, monitorea también los indicadores de competencia del usuario, como la cantidad y la calidad de las preguntas que introducen en la barra de búsqueda y la evolución del comportamiento con el tiempo.

Optimiza para el éxito a largo plazo

Se requieren mejoras continuas para que la búsqueda empresarial sea eficaz. Aquí tienes algunas maneras de garantizar que tu sistema conserve su valor a través del tiempo:

• Analiza los registros de búsqueda. Revisa periódicamente las búsquedas de los usuarios y si encuentran resultados relevantes. Busca patrones en las búsquedas fallidas para identificar lagunas de conocimiento.
• Refina la relevancia. Ajusta la clasificación de los resultados según los comentarios y el comportamiento de los usuarios. Considera factores como la antigüedad, el rol del usuario y las interacciones previas.
• Amplía los conectores. A medida que tu negocio evoluciona, integra nuevas fuentes de datos según las necesidades de los usuarios y las prioridades de la organización.
• Capacita a los usuarios. Ayuda a los empleados a desarrollar habilidades de búsqueda eficaces y a comprender cómo formular consultas que generen mejores resultados.
• Establece las expectativas correctas. El liderazgo puede impulsar la adopción animando a los equipos a utilizar la búsqueda empresarial como su primer recurso antes de consultar con sus compañeros. Este cambio cultural puede ayudar a maximizar el valor de tu inversión.

Una gobernanza adecuada y protocolos de seguridad son fundamentales, especialmente con la IA. Las organizaciones necesitan políticas claras sobre qué información debe ser detectable y quién debe tener acceso a ella. Sin estas medidas de seguridad, incluso los sistemas de búsqueda más sofisticados pueden crear inadvertidamente riesgos de seguridad o cumplimiento normativo.

Haz que el conocimiento organizacional trabaje para ti

La búsqueda empresarial ha evolucionado de una simple comodidad a una función imprescindible. A medida que el volumen de información que los trabajadores deben procesar a diario sigue creciendo y la cantidad de aplicaciones utilizadas se expande, la capacidad de encontrar y utilizar rápidamente el conocimiento organizacional afecta directamente la productividad y la innovación.

Los avances en la búsqueda con IA están haciendo que una gran cantidad de conocimiento organizacional sea accesible, contextual y práctica. Al usar un sistema operativo de trabajo colaborativo como Slack con búsqueda empresarial integrada, no tienes que esperar las respuestas; las encontrarás.

La búsqueda empresarial está disponible para todos los clientes con licencias de IA de Slack en el plan Enterprise Grid. Para obtener una licencia, contacta con nuestro equipo de ventas.

Preguntas frecuentes de la búsqueda empresarial está

¿En qué se diferencia la búsqueda empresarial de la búsqueda web?

Si bien tanto la búsqueda empresarial como la búsqueda web ayudan a los usuarios a encontrar información, la búsqueda empresarial presenta varias características únicas:

• Alcance. La búsqueda web rastrea contenido público de internet, mientras que la búsqueda empresarial se centra en datos privados de la organización.
• Seguridad. La búsqueda empresarial debe seguir complejas estructuras de permisos y requisitos de cumplimiento que no se aplican al contenido web público.
• Personalización. La búsqueda empresarial se puede adaptar a las necesidades, roles y flujos de trabajo específicos de la organización de una manera que la búsqueda web general no puede.
• Tipos de contenido. La búsqueda empresarial suele manejar formatos de documentos especializados, registros de bases de datos e información confidencial que la búsqueda web no aborda.

¿En qué se diferencia la búsqueda empresarial de la búsqueda en el sitio?

La búsqueda en el sitio se limita a encontrar contenido dentro de un sitio web o aplicación específicos, mientras que la búsqueda empresarial abarca varios sistemas de una organización. La búsqueda en el sitio generalmente ayuda a los usuarios externos (como los clientes) a navegar por el contenido público, mientras que la búsqueda empresarial sirve a los trabajadores del conocimiento internos que acceden a información privada de la organización.

¿Cómo optimizarías la búsqueda empresarial?

Las implementaciones más efectivas de búsqueda empresarial combinan tecnología potente con un diseño de experiencia de usuario meticuloso y una administración de cambios organizacionales. La optimización debe centrarse tanto en factores técnicos como humanos:

Optimización técnica:

• Asegura la indexación completa de todas las fuentes de contenido relevantes.
• Optimiza los algoritmos de relevancia según el comportamiento y los comentarios de los usuarios.
• Implementa filtros de seguridad y gestión de permisos adecuados.
• Integra NLP para una mejor comprensión de las consultas.

Optimización centrada en el usuario:

• Ofrece interfaces de búsqueda claras e intuitivas.
• Capacita a los usuarios en técnicas de búsqueda eficaces.
• Establece una gobernanza para mantener la calidad del contenido.
• Analiza periódicamente los patrones de búsqueda para identificar oportunidades de mejora.