Qu’est-ce qu’un workflow ?

Le workflow est une suite organisée de tâches automatisées ou manuelles visant à améliorer l’efficacité et la productivité d’une entreprise. En 2025, alors que les entreprises font face à une complexité croissante de leurs processus, la structuration des flux de travail devient un enjeu central de performance opérationnelle.

Un workflow, aussi appelé flux de travail ou flux opérationnel, désigne une suite de tâches ou d’opérations qui doivent être réalisées par un individu ou un groupe d’individus selon un ordre spécifique. En comprenant le fonctionnement et les atouts d’un workflow, votre entreprise va pouvoir gagner du temps et accroître ses performances de manière notable. Selon des études récentes, les entreprises perdent encore entre 20 et 30 % de leur chiffre d’affaires annuel à cause d’inefficacités liées aux processus internes.

Au-delà de la simple automatisation, un workflow efficace est aussi un outil de gouvernance et de contrôle. Il facilite la mise en place de politiques de conformité et permet de suivre précisément qui a fait quoi, quand et comment. Cela se traduit par une plus grande transparence, une meilleure collaboration entre les équipes et des capacités d’audit renforcées. En intégrant des éléments comme des alertes, des déclencheurs conditionnels et des boucles de rétroaction, les workflows peuvent s’adapter aux changements et évoluer avec les besoins de l’entreprise. Le résultat est une entreprise agile, plus réactive et plus compétitive.

Quels sont les différents types de workflow ?

Un workflow peut prendre plusieurs formes selon la nature des tâches, le niveau de standardisation et le degré de collaboration requis. En pratique, on distingue des workflows très structurés (administratifs, production) et d’autres plus flexibles (coopératifs, ad hoc), chacun répondant à des contraintes opérationnelles différentes.

Il n’existe pas un workflow, mais des workflows. En effet, ces derniers peuvent être de différents types, répondant à des besoins spécifiques. Ainsi, un flux de travail peut être :

• Administratif : dans ce cas, une solution de workflow va permettre par exemple de définir le parcours d’un document, contrôler les délais et en suivre l’exécution ;
• De production : cela concerne les processus habituels et répétitifs de l’entreprise. C’est notamment le cas des contrats d’assurance ou des réclamations au SAV ;
• Coopératif : ce type de workflow permet de gérer des tâches liées à un groupe de collaborateurs ;
• Ad Hoc : contrairement à un workflow procédural, il permet d’assurer une gestion des procédures mouvantes et changeantes.

Selon le contexte, le secteur et les contraintes de l’entreprise, les types de workflows ou les dénominations peuvent varier. Cependant, il existe toujours plusieurs types de flux de travail, car les problématiques sont très diverses.

Quels sont les avantages de l’utilisation d’un workflow ?

Un workflow améliore la productivité en rendant les tâches plus lisibles, mieux réparties et plus faciles à suivre. Il réduit aussi les frictions entre équipes (validation, transmission d’informations, priorisation) et sécurise les processus grâce à une traçabilité plus claire.

D’après des estimations largement reprises dans l’industrie, les entreprises peuvent perdre une part importante de performance à cause d’inefficacités de processus, parfois estimées entre 20 et 30 % du chiffre d’affaires annuel.

Pour une entreprise, l’utilisation de workflows permet de gagner en efficacité au travail dans de nombreux domaines. Ils permettent d’assurer une meilleure fluidité et un gain de productivité.

Un accès à l’information facilité

La création du workflow permet en premier lieu de prendre connaissance des tâches à réaliser. Il devient plus simple de comprendre la nature des tâches et les délais impartis pour les mener à bien. Les collaborateurs sont ainsi plus impliqués dans le projet, car ils ont un accès optimal à l’information concernant le projet.

En outre, chaque information peut être documentée et partagée via des outils dédiés à la centralisation des workflows.

Une visibilité sur l’ensemble du projet

De plus, les outils statistiques, les tableaux de bord et les alertes sont autant d’éléments qui permettent le suivi et la gestion du projet. D’un coup d’œil, il est possible de savoir quelle tâche est réalisée ou en cours de réalisation.

Un suivi rigoureux est important pour réduire les retards de calendrier.

Une meilleure définition des tâches

Le flux opérationnel est aussi très pertinent pour établir les responsabilités. Chacun sait en permanence ce qu’il doit faire ou ce qu’il doit partager. Les équipes travaillent ainsi de manière plus cohérente et la transparence est au cœur des processus.

Un gain de temps important

Enfin, l’atout majeur du workflow est qu’il peut être automatisé. L’automatisation des flux de travail permet en effet d’automatiser différentes tâches via un outil informatique dédié.

Sans avoir besoin de coder, ces solutions permettent de déléguer à la machine toutes les tâches à faible valeur ajoutée. Dans de nombreux cas, l’automatisation permet de réduire significativement le temps de traitement d’une tâche (souvent de l’ordre de 30 % à 50 % selon les scénarios et le niveau de standardisation). De cette manière, les collaborateurs peuvent se concentrer en priorité sur les tâches à forte valeur ajoutée. Leur motivation et leur engagement sont alors nettement améliorés.

Comment mettre en place un workflow efficace en 3 étapes ?

La mise en place d’un workflow efficace repose sur trois actions simples : clarifier le besoin (et les tâches), définir des règles de fonctionnement, puis organiser les validations. L’objectif est de rendre le flux clair, mesurable et facile à améliorer dans le temps. 

Pour créer ou déployer un workflow (ou flux de travail), il est nécessaire de suivre quelques étapes incontournables.

• Définir le besoin et cartographier les tâches
• Ajouter des règles et conditions (déclencheurs, alertes, exceptions)
• Désigner les valideurs et tester en conditions réelles

Définir votre besoin et découper le processus

La première étape est la définition de votre besoin. Vous devez vous demander sur quoi portera votre workflow. Pour ce faire, il est nécessaire de découper les processus en autant de tâches que nécessaire. Ensuite, notez avec précisions toutes celles qui peuvent bénéficier de l’automatisation.

Prenez le temps de consulter les parties prenantes clés lors de cette phase initiale. Leurs retours peuvent vous aider à cibler des aspects que vous n’auriez pas envisagés, tels que des exigences réglementaires ou des préférences d’équipe. Cette consultation initiale rendra votre workflow plus robuste et mieux adapté.

Ajouter des règles logiques et tester le workflow

Il est aussi possible d’ajouter des règles. Celles-ci sont le plus souvent des règles logiques du type « si tel événement se produit, alors telle chose doit se passer ». Pour garantir l’efficacité du workflow, il est essentiel de tester ces règles en conditions réelles. Un processus de révision et d’ajustement régulier est également conseillé. N’hésitez pas à recueillir des commentaires de vos utilisateurs pour affiner les règles et améliorer continuellement le système.

Désigner des valideurs et sécuriser la qualité

Pour s’assurer que le flux de travail se déroule correctement, il est aussi indispensable de désigner des groupes de valideurs. Ces collaborateurs vont vérifier à chaque étape que le flux se déroule normalement. Si c’est le cas, ils pourront valider la fin de l’étape.

Il est crucial que ces valideurs aient une bonne connaissance du processus et des objectifs visés. Des formations régulières et des mises à jour leur permettront de rester au fait des dernières modifications du workflow. Leur rôle est d‘assurer la qualité et l’efficacité de chaque étape.

Notez que vous pouvez utiliser un générateur de flux de travail. Celui-ci vous permettra d’automatiser facilement vos tâches répétitives.

Comment gérer un système de workflow ?

Gérer un workflow, c’est garantir qu’il reste à jour, compris par les équipes et aligné avec vos priorités métier. La clé consiste à centraliser le suivi (tableaux de bord, alertes), à documenter les règles et à faire évoluer le workflow à partir des retours terrain.

• Mettre à jour régulièrement les règles et exceptions
• Suivre les indicateurs (délais, goulots d’étranglement, taux d’erreur)
• Clarifier la gouvernance (qui valide, qui modifie, qui audite)

Le plus délicat si vous souhaitez mettre à profit les workflows, c’est qu’il est nécessaire de coordonner de nombreuses actions. Celles-ci peuvent concerner des collaborateurs internes ou externes. Parfois, il est nécessaire de construire, vérifier et mettre à jour des automatisations de workflows.

Pour faciliter l’utilisation optimale des workflows, l’idéal est donc de mettre à profit un système de gestion de workflow. Cet outil va centraliser vos actions et automatiser les flux de travail dont vous avez besoin.

Même sans compétences en développement informatique, vous pouvez concevoir des flux opérationnels sans effort. Cela permet d’améliorer votre efficacité et de réduire vos coûts de manière importante. L’ensemble de vos collaborateurs pourront ainsi bénéficier des workflows de manière simplifiée.

En fonction des besoins, vos collaborateurs auront la possibilité de trouver des flux de travail adaptés à leurs besoins, de les utiliser ou de les partager. Un bon outil de gestion de flux de travail est donc idéal pour démocratiser leur usage au sein de votre entreprise.

Workflow vs Business Process Management (BPM) : quelles différences pour votre entreprise ?

Le workflow organise une suite de tâches concrètes (validation, traitement, transmission), souvent à l’échelle d’une équipe ou d’un cas d’usage. Le Business Process Management (ou gestion des processus métiers), quant à lui, vise la gestion et l’optimisation d’un ensemble plus large de processus interconnectés, avec une approche globale et continue.

Il est courant de confondre workflow et BPM, mais ces deux concepts, bien que similaires, ont des distinctions clés.

Définition du Business Process Management

Le BPM est une approche globale qui comprend la modélisation, l’automatisation et l’optimisation de processus métier complexes. À l’inverse, le workflow se concentre sur des suites de tâches plus spécifiques et moins complexes.

Caractéristiques distinctives

Niveau d’application : le workflow est axé sur des tâches ou des processus individuels. Le BPM, en revanche, vise un ensemble plus vaste de processus interdépendants au sein de l’entreprise.

Flexibilité : le BPM est généralement plus flexible et adaptable aux changements. Les workflows sont plus rigides et axés sur des règles prédéfinies.

Le choix entre les deux

Si vous cherchez à automatiser et gérer une série de tâches spécifiques, un workflow peut être suffisant. Si votre objectif est une transformation plus large et une optimisation continue de plusieurs processus métier, un système BPM sera plus adapté.

5 exemples concrets de workflows par métier

Les meilleurs workflows sont ceux qui ciblent une répétition fréquente, des validations multiples ou des risques d’erreurs. Voici cinq exemples concrets par métier, faciles à adapter, qui clarifient le rôle de chacun et accélèrent les délais.

Workflow d’intégration des collaborateurs (ressources humaines)

Ce workflow permet d’automatiser l’intégration des nouveaux collaborateurs : envoi des documents administratifs, création des accès informatiques, planification des formations et notifications aux équipes concernées. Il garantit une expérience homogène et réduit les oublis lors de l’arrivée d’un nouveau salarié.

Workflow de validation de documents (administratif/juridique)

Utilisé pour les contrats, devis ou notes de frais, ce workflow structure les étapes de relecture, de validation et d’archivage. Chaque document suit un circuit clair, avec des valideurs identifiés et des délais définis, assurant traçabilité et conformité.

Workflow de gestion des demandes internes (services généraux/informatique)

Ce type de workflow centralise les demandes internes (support informatique, achats, maintenance) via un formulaire unique. Les requêtes sont automatiquement attribuées aux bonnes équipes, priorisées et suivies jusqu’à leur résolution.

Workflow de gestion de projet (équipes projet)

Dans un contexte projet, le workflow organise les tâches, les dépendances et les validations clés. Il facilite le suivi de l’avancement, la coordination entre les parties prenantes et la communication autour des jalons du projet.

Workflow de traitement des réclamations clients (service client)

Ce workflow automatise la prise en charge des demandes clients : réception, qualification, attribution à un agent, réponse et clôture. Il améliore les délais de traitement et assure une meilleure qualité de service. 

Mettre en place un workflow efficace permet de structurer les flux de travail, de clarifier les responsabilités et d’améliorer durablement la performance de l’entreprise. En organisant les tâches selon des règles précises – manuelles ou automatisées – les équipes gagnent en visibilité, en cohérence et en réactivité.

Qu’il s’agisse de gestion administrative, de collaboration entre équipes ou d’automatisation de processus répétitifs, le workflow s’impose comme un levier stratégique pour réduire les inefficacités, sécuriser les opérations et accompagner la croissance de l’entreprise. Lorsqu’il est bien conçu et correctement outillé, il devient un véritable moteur d’agilité et de productivité.