Modèle de gestion des contacts clients

Il y a de fortes chances que votre gestion de la relation client soit légèrement chaotique, mélangeant par exemple une feuille Google Sheets, votre boîte de réception e-mail et une bonne dizaine de messages directs Slack. Cela fonctionnait plutôt bien tant que vous aviez peu de clients, mais ce système commence maintenant à montrer ses limites : les conversations importantes se perdent et les suivis ne sont pas faits.

Ce modèle de gestion des contacts clients apporte de la structure à votre processus de ventes sans la complexité d'une plateforme CRM complète. Il s'agit d'un framework simple et préconstruit pour organiser et gérer vos relations clients directement dans Slack, là où vous travaillez déjà. Que vous enregistriez une activité de prospection, assigniez des tâches de suivi ou suiviez le statut des leads, ce modèle de gestion des contacts clients offre à votre équipe une source unique de vérité dans Slack.

Ce modèle de gestion des contacts clients est particulièrement efficace car il existe dans Slack, ce qui facilite la collaboration avec les membres de votre équipe et permet de centraliser toutes vos informations.

Comment utiliser un modèle de gestion des contacts clients

Les modèles de gestion des contacts clients peuvent être utilisés pour :

• Enregistrer l'activité de ventes : conservez un enregistrement continu des appels, e-mails, réunions et notes pour chaque contact ou compte.
• Suivre les relances et la progression des contrats : visualisez où se situe chaque lead dans le pipeline et identifiez les contrats qui nécessitent votre attention.
• Attribuer les leads aux commerciaux : désignez une personne référente pour chaque client ou prospect.
• Suivre l'engagement client dans le temps : enregistrez les interactions, les réponses et les étapes clés des contrats pour avoir une vue complète du cycle de vie de la relation client.

Différentes équipes peuvent utiliser un modèle de gestion des contacts clients pour répondre à leurs besoins. Un commercial d'une petite entreprise peut l'utiliser pour organiser les leads entrants provenant de plusieurs sources, attribuer chacun d’eux à un collègue pour avancer dans le pipeline et surveiller les progrès. Un responsable du support client peut enregistrer les clients prioritaires, suivre les problèmes en cours et créer une boucle de rétroaction pour identifier les problèmes récurrents ou les demandes de fonctionnalités. Les petites équipes marketing peuvent utiliser un modèle de gestion des contacts clients pour gérer la prospection auprès d'influenceurs ou de contacts presse, en notant qui a répondu et quelles relations nécessitent plus d’attention.

Pourquoi utiliser un modèle de gestion des contacts clients ?

Les modèles de gestion des contacts clients et de CRM constituent un moyen efficace d'organiser les relations clients. Que vous partiez de zéro ou que vous ayez déjà rassemblé beaucoup d'informations, un modèle de gestion des contacts clients peut vous aider à indexer vos contacts, suivre les relances et surveiller vos progrès en un seul endroit. Ils peuvent vous aider à fixer des objectifs d’équipe et à gérer votre temps sans vous engager sur une plateforme.

Pour de nombreux entrepreneurs individuels et de petites entreprises, les modèles offrent suffisamment de structure pour suivre les ventes, les clients et l'activité marketing. Voici les principaux avantages d'un modèle de gestion des contacts clients  :

• Aucun nouveau logiciel requis : si votre équipe collabore déjà dans Slack, elle peut simplement ajouter ce modèle à un système d'exploitation de travail qu'elle connaît déjà.
• Facile à utiliser pour les petites entreprises : suffisamment simple pour que n'importe qui puisse s'en servir, sans besoin de formation ni du support informatique.
• Champs personnalisables : ajoutez des colonnes qui correspondent exactement à votre processus, comme les noms, les étapes, les dates de relance ou la valeur des contrats.
• Suivi visuel : triez par statut ou étape pour avoir une vue rapide de ce qui progresse et de ce qui est bloqué. Certains modèles incluent une conversion graphique des données pour vous donner une vue d'ensemble en un coup d’œil.
• Rappels de suivi : de nombreux modèles de gestion des contacts clients disposent d'une chronologie et d'un tableau de bord où les prochaines étapes sont visibles afin que les tâches ne soient pas oubliées.

Comment utiliser ce modèle de gestion des contacts clients

Ce modèle Slack de gestion des contacts clients est conçu pour vous aider à organiser les relations avec les clients et prospects directement dans Slack. Après avoir ajouté ce modèle à votre espace de travail Slack, vous aurez simplement à entrer le nom des contacts, leur entreprise, le statut de leur contrat, les prochaines étapes et la dernière fois qu'ils ont été contactés.

À partir de là, c'est simple : commencez à suivre toutes les activités liées à ces contacts et partagez votre modèle avec les membres d’équipe concernés. Le fait d’avoir toutes vos informations centralisées dans un espace unique aidera votre équipe à rester informée et alignée, et garantira que vos clients reçoivent l'attention qu'ils méritent.

Bonnes pratiques pour utiliser efficacement les modèles de gestion des contacts clients

Vous voulez que ce modèle fonctionne vraiment ? Lisez ceci.

Votre nouveau modèle de gestion des contacts clients est propre et peut vous devenir très utile. Gardez-le ainsi. Adopter ces trois habitudes fera la différence entre un outil qui vous aidera à vous développer ou qui sera au contraire abandonné après un mois.

• Désignez toujours un responsable. Si un lead n'a pas de nom associé, il n'existe pas. C'est une règle simple qui garantit que rien ne soit oublié au motif que tout le monde était occupé ailleurs.
• N’essayez pas d’être créatif avec le formatage. Tout est déjà formaté dans ce modèle – nous recommandons de vous y tenir. La cohérence est ce qui rend puissante une simple feuille de données.
• Consacrez 15 minutes par mois au nettoyage de votre CRM. Comme votre bureau, votre pipeline a besoin d’être nettoyé. Une fois par mois, archivez vos succès et vos échecs. Cela vous aidera à voir ce qui est réellement important.