Comment maintenir productivité et engagement à distance ?

Le télétravail présente des avantages et des difficultés spécifiques, que vous y soyez habitué(e) ou qu’il soit nouveau et consécutif à la crise sanitaire.

L’un des avantages est de pouvoir développer de nouveaux modes de communication avec son équipe pour avancer. La difficulté est de savoir par où commencer et quelles priorités établir. La bonne nouvelle, c’est que bien piloté, le télétravail ne nuit pas à la productivité.

Dans ce guide, nous allons passer en revue les principes de base du télétravail, valables pour tout type de poste. Mais d’abord, le télétravail est-il fréquent de nos jours ?

1. Le télétravail en chiffres

Les dernières données mondiales

Aujourd’hui, la plupart des entreprises font preuve d’une relative flexibilité vis-à-vis du télétravail. Une enquête menée en 2019 par le cabinet d’études et de recherche GlobalWebIndex et Slack auprès de 17 000 cadres, dirigeants et employés dans 10 pays a démontré que 75 % des actifs sont autorisés à travailler à domicile dans une certaine mesure. Parmi ces derniers, 51 % ont déclaré que leur entreprise autorisait le télétravail « dans certaines circonstances », et 24 %, « régulièrement ».

Le télétravail ne fait plus figure d’exception.

Qu’est-ce qui motive ce changement ? Les avancées technologiques, l’arrivée des natifs du numérique dans les entreprises, l’augmentation du nombre d’entreprises – à l’image de Zapier, l’un des clients et partenaires de Slack, dont les salariés travaillent exclusivement à distance.

2. Bien se préparer

Savoir ce qui fonctionne

Que vous soyez novice ou habitué au télétravail, certaines questions sont universelles, notamment : arriverai-je à suivre le rythme à distance ? Mes collègues et responsables remarqueront-ils mes contributions, même si je ne suis pas au bureau ? Vais-je me sentir isolé maintenant que mon équipe est à distance ?

Nous avons beaucoup appris des personnes qui utilisent Slack pour travailler à distance.

 

En gardant ces trois principes en tête, vous pourrez relever les défis les plus courants. Examinons-les plus en détail :

3. Rester productif

À mode de travail moderne, outils modernes

L’équipe fondatrice de Slack comptait deux membres qui collaboraient à distance avec leurs équipes réparties dans deux pays différents ; autant dire que le télétravail est dans notre ADN.

Nous utilisons des canaux : des espaces où s’organise le travail dans Slack. Vous pouvez y communiquer avec l’ensemble de l’équipe, avec un groupe de personnes ou un collègue en particulier, y partager des informations et des fichiers, ou encore recevoir des annonces générales, etc.

La plupart des entreprises, y compris Slack, ont des canaux pour presque toutes leurs opérations ; des projets individuels aux projets les plus transversaux. Pas de panique, par exemple, si vous ne pouvez pas frapper à la porte du service financier pour leur poser une question. Il vous suffit d’aller sur le canal #aide-finance pour poser votre question ou demander à ce qu’on vous réponde en message direct privé. L’équipe peut ainsi traiter vos demandes efficacement et avec transparence, tout en tenant compte de leur degré d’urgence.

Autre préoccupation commune à de nombreuses équipes à distance : comment savoir sur quels projets mes collègues travaillent ? Vais-je devoir participer à davantage de réunions, ce qui me laissera moins de temps pour faire mon travail ? De nombreuses équipes en télétravail profitent de cette occasion pour renforcer la transparence et limiter le nombre de réunions. Par exemple, vous pouvez tenir des points d’équipe quotidiens (lien en anglais) dans Slack. Cette méthode simple et interactive vous permettra de coordonner rapidement votre équipe.

C’est aussi dans les canaux que vous effectuez vos opérations : tenir les délais, vérifier des documents, donner votre accord, etc. Les canaux publics, par exemple, sont un excellent moyen d’informer vos collaborateurs de l’avancée d’un projet en évitant les réunions trop fréquentes.

Travailler à distance efficacement ne se limite pas à l’utilisation des bons logiciels ; c’est aussi optimiser votre environnement et votre bien-être.

 

Vous avez peut-être l’impression de ne plus maîtriser votre emploi du temps ou que votre travail vous dépasse. Dans ce cas, vous devez juste faire quelques ajustements.

4. Rester visible

Concentrez-vous sur les interactions utiles

Le bureau n’est pas la condition sine qua non d’un esprit d’équipe fort et motivant. En moyenne, l’utilisateur de Slack est connecté à la plateforme neuf heures par jour. L’outil devient très vite votre bureau virtuel, où vous trouvez les informations dont vous avez besoin.

Vous devez aussi penser à rendre visibles les objectifs et les projets d’équipe en cours. Revenons aux canaux. De quoi parlons-nous dans le canal Slack #meilleures-pratiques-de-télétravail ? Les télétravailleurs les plus productifs utilisent la vidéoconférence pour échanger avec leur équipe. N’oubliez pas :

• Le ton des vidéoconférences peut être informel. Vous pouvez lancer un appel audio ou un appel vidéo directement dans Slack. C’est une solution quand les messages écrits ne sont pas suffisants.
• Pensez aux personnes en situation de handicap. Les personnes qui lisent sur les lèvres doivent voir votre visage pour comprendre vos propos.
• Soyez attentifs à votre arrière-plan. Un animal domestique tout mignon ou une jolie vue ne posent pas de problème. Par contre, évitez un contre-jour ou une pièce en désordre ! Certains outils de vidéoconférence proposent également d’appliquer des arrière-plans virtuels – une option très pratique.
• Portez une tenue de circonstance. On est d’accord, plus besoin d’être tiré à quatre épingles en télétravail. Mais vous n’aurez pas l’air très professionnel si vous êtes toujours en jogging lors des appels vidéo.
• Mettez à jour votre statut dans Slack pour faire savoir si vous êtes disponible. Travailler à domicile ne signifie pas que vous devez être joignable 24 h/24, 7 j/7.
• Les chefs d’équipe doivent veiller à ne pas basculer dans micromanagement et se concentrer sur une gestion transparente.

5. Créer des liens

Pallier le manque d’échanges en face à face

Okta, un client de Slack spécialisé dans la gestion des identités, a compris l’importance de créer du lien entre les équipes, même – et surtout – à distance. Par exemple, ils ont mis en place un programme d’intégration à distance pour les nouveaux arrivants, avec des présentations vidéo. De même, lors d’une réunion d’équipe en ligne, les premières minutes sont consacrées aux échanges informels. Chacun peut raconter son week-end ou donner des nouvelles des projets en cours. Remy Champion, de chez Okta, travaille depuis son domicile d’Haiku, à Hawaii, à plus de 3 000 km du siège. Pour elle, les échanges conviviaux et le climat de confiance favorisent une collaboration de qualité avec ses collègues (lien en anglais) et garantissent de meilleurs résultats.

Prenez le temps de célébrer les réussites des équipes, les anniversaires de vos collègues, ainsi que tout autre événement marquant. Les émojis et réactions émojis de Slack sont là pour ça : pour que les équipes puissent s’exprimer autrement qu’avec des mots.

La vidéo peut aussi être utile. Certains de nos responsables Slack organisent régulièrement des apéros ou des happy hours vidéo avec leurs équipes à distance. Chacun y participe avec sa boisson préférée et remercie ses collègues.

Nos responsables habitués au télétravail ont un autre conseil : soyez attentifs à vos canaux Slack d’annonce et de discussion pour ne pas passer à côté des discussions informelles.

Contenu associé : vous souhaitez d’autres conseils stratégiques ? Ajoutez ce guide à vos favoris pour recevoir des conseils plus spécifiques à Slack dès que vous et votre équipe êtes opérationnels.

6. Faire l’inventaire de vos applis et intégrations

Ayez tous vos outils à portée de main

De nombreux logiciels sont utilisés aujourd’hui au travail, que ce soit pour le traitement de texte, les demandes de congés, les notes de frais, etc. Vous devez pouvoir accéder simplement et depuis votre poste à distance aux logiciels que vous utilisez le plus fréquemment. Selon une enquête, les petites entreprises utilisent en moyenne 40 applications et les PME, de 200 à plus de 1 000 !

Nous utilisons la plupart de ces applications sans quitter Slack, ce qui limite les changements d’environnement – un véritable frein à la productivité. Notre répertoire propose plus de 2 000 intégrations différentes, dont bien entendu les suites bureautiques Google et Office 365.

Les intégrations utiles pour le télétravail sont notamment Zoom pour les vidéoconférences, ainsi que Slackbot et le générateur de flux de travail pour la collaboration d’équipe. Slackbot est livré avec Slack et peut être programmé pour envoyer des rappels automatiques tels que « Sur quoi travaillez-vous aujourd’hui ? ». Autre option que nous utilisons au sein de notre équipe marketing, les remerciements du vendredi postés dans notre canal d’équipe pour exprimer sa gratitude envers ses collègues. Buffer, une agence de gestion des réseaux sociaux, a créé un ensemble pratique d’applis Slack qu’elle met à disposition de ses collaborateurs en télétravail.

 

7. Penser à la sécurité des données

En télétravail, vous devez veiller à la sécurité de vos données

La sécurité est une question récurrente pour les entreprises qui passent au télétravail. En effet, votre société n’a peut-être pas les moyens de disposer de son propre VPN (réseau privé virtuel). Si ce n’est pas le cas, pas d’inquiétude. Nous chiffrons toutes vos données.

Le problème de l’adaptabilité est également souvent mentionné. Si la situation sanitaire contraignait soudainement chacun à travailler chez soi, votre logiciel en supporterait-il la charge ? Chez Slack, nous nous développons rapidement, à mesure que la demande pour notre produit augmente. IBM compte actuellement 350 000 utilisateurs sur Slack, soit l’ensemble de ses effectifs dans le monde. Les équipes d’IBM utilisent Slack pour limiter les freins à la concentration en réduisant les réunions et les e-mails, et favoriser la cohésion entre ses différents services.

Twitter a récemment associé Slack et Google Meet pour organiser sa première réunion mondiale virtuelle regroupant ses 4 600 salariés. Les retours des managers et des collaborateurs ont été très positifs.

8. Et après ?

Apprendre et s’épanouir

Travailler à domicile, même pour une courte période, peut vous permettre de redéfinir vos méthodes de travail et vous offrir un nouveau cadre de collaboration avec vos collègues. Soyez ouvert à de nouvelles méthodes de travail. C’est plus simple que vous ne le pensez.

 

Pour en savoir plus, visionnez l’une de nos conférences en ligne sur le télétravail ou planifiez un entretien individuel avec un expert Slack (en anglais) pour vous familiariser avec ce mode de travail.

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