Überall produktiv und engagiert bleiben

Remote-Work ist sowohl eine Chance als auch eine Herausforderung, unabhängig davon, ob sie durch eine unvorhergesehene Situation wie eine globale Gesundheitskrise hervorgerufen wird oder ohnehin zu deinem Beruf gehört.

Die Chance besteht darin, neue Wege zu finden, um effektiv und produktiv zusammenzuarbeiten und die Arbeit voranzubringen. Die Herausforderung besteht darin zu wissen, wie es gut funktioniert und wie man Prioritäten setzt. Die gute Nachricht ist: Viele Leute arbeiten bereits von zu Hause aus und bleiben trotzdem produktiv. Also kannst du das auch.

Wir skizzieren in diesem Leitfaden die Grundprinzipien für produktive Remote-Work. Unabhängig davon, welchen Beruf du ausübst oder in welcher Position du tätig bist. Doch zunächst einmal: Wie verbreitet ist Remote-Work heutzutage?

1. Remote-Work in Zahlen

Die neuesten globalen Daten

Die meisten Unternehmen erlauben heute zumindest ein gewisses Maß an Flexibilität bei der Arbeit im Home-Office. Slack und das Forschungsunternehmen GlobalWebIndex haben im Jahr 2019 17.000 Wissensarbeiter und Wissensarbeiterinnen in 10 Ländern befragt und festgestellt, dass 75 % der Befragten bis zu einem gewissen Grad von zu Hause aus arbeiten dürfen. Dabei haben 51 % angegeben, dass Remote-Work unter bestimmten Umständen in Ordnung ist, und 24 % haben angegeben, dass ihre Arbeit es weitgehend zulässt.

Remote-Work ist keine Ausnahme mehr.

Was sind die Gründe für diese Veränderung? Technologische Fortschritte, demografische Veränderungen am Arbeitsplatz mit immer mehr Digital Natives, die zu arbeiten beginnen, und eine steigende Anzahl an Unternehmen wie Zapier, Kunde und Partner von Slack, bei dem alle von überall aus arbeiten können.

2. Erfolgreich von zu Hause aus arbeiten

Erfahren, was funktioniert

Egal, ob du Remote-Work-Profi oder -Neuling bist – die Fragen sind immer dieselben: Schaffe ich es trotzdem, meine Arbeit zu erledigen? Sehen meine Kollegen und Kolleginnen sowie Vorgesetzten meinen Arbeitsbeitrag überhaupt, wenn ich nicht im Büro bin? Fühle ich mich durch die Distanz zu meinem Projekt-Team isoliert?

Wir haben viel von Leuten gelernt, die Slack für Remote-Work einsetzen, auch von unseren eigenen Projekt-Teams.

 

Indem du dich auf diese Bereiche konzentrierst, gehst du die häufigsten Probleme direkt an. Schauen wir sie uns etwas genauer an:

3. Produktiv bleiben

Moderne Arbeit erfordert moderne Tools

In den Anfangstagen von Slack haben zwei der Gründungsmitglieder komplett von zu Hause aus gearbeitet, während ihre Kollegen und Kolleginnen auf zwei Büros in zwei Ländern verteilt waren. Remote-Work liegt also in unserer DNA.

Wir setzen auf Channels, den zentralen Ort in Slack. Dort kannst du deine Aufgaben organisieren und deinem gesamten Projekt-Team oder nur einer kleinen Gruppe oder einzelnen Personen Nachrichten senden. Außerdem lassen sich hier Updates bereitstellen, Dateien teilen, unternehmensweite Ankündigungen empfangen und vieles mehr.

Die meisten Unternehmen, einschließlich Slack, haben für fast alles einen Channel – von einzelnen Projekten bis hin zu Channels für ganze Projekt-Teams. Wenn du zum Beispiel nicht einfach den Flur hinunter zur Finanzabteilung gehen kannst, hast du nicht einfach Pech gehabt oder musst ewig den richtigen Ansprechpartner oder die richtige Ansprechpartnerin suchen. Stell deine Frage einfach im Channel #hilfe-finanzen oder bitte darum, dass man dir in einer privaten Nachricht antwortet. Das Finanz-Team sieht alle Anfragen und deren Dringlichkeit und kann sie so effizient bearbeiten.

Was viele Remote-Teams außerdem beschäftigt: Woher weiß ich, woran die anderen jeweils arbeiten? Haben wir jetzt mehr Meetings und ich habe dann weniger Zeit für meine Arbeit? Viele Projekt-Teams, die ortsunabhängig arbeiten, nutzen diese Chance, um die Transparenz durch Kommunikation in Channels zu erhöhen und unnötige Meetings zu reduzieren. Zum Beispiel kannst du täglich Stand-up-Meetings abhalten, die sich auf das Wesentliche konzentrieren – alles in Slack. Sie sind interaktiv, einfach einzurichten und bringen alle schnell auf den gleichen Wissensstand.

In den Channels kümmerst du dich dann um allgemeine Arbeiten und detailliertere Updates, d. h. Fristen einhalten, Genehmigungen erteilen, Dokumente überprüfen und vieles mehr. Offene Channels und Workflows sind zum Beispiel eine gute Möglichkeit, um alle über Fortschritte zu informieren, ohne dass regelmäßige Meetings erforderlich sind.

Effektive Remote-Work erfordert natürlich nicht nur die richtige Software, sondern auch einen optimalen physischen Arbeitsplatz, an dem du produktiv arbeiten kannst und dich wohlfühlst.

 

Alles in allem solltest du nicht das Gefühl haben, keine Kontrolle mehr über deinen Zeitplan oder deine Arbeit zu haben – vielleicht sind nur ein paar Anpassungen nötig.

4. Sichtbar bleiben

Konzentration auf wohldurchdachte Interaktionen

Orte für die erfolgreiche Zusammenarbeit von Projekt-Teams müssen nicht immer physischer Natur sein. Der durchschnittliche Slack-Benutzer bzw. die durchschnittliche Slack-Benutzerin ist neun Stunden pro Tag in Slack aktiv, weil unsere Plattform schnell zum „digitalen Büro“ wird, in dem man alle wichtigen Informationen erhalten kann, um seine Arbeit effektiv und effizient zu erledigen.

Du solltest auch überlegen, wie du Ziele und laufende Arbeit für das Projekt-Team allgemein sichtbar machen kannst. Zurück zu den Channels: Hier ein paar Tipps, die wir im Channel #bewährte-methoden-für-home-office bei Slack geteilt haben. Personen, die besonders erfolgreich ortsunabhängig arbeiten, nutzen Video-Chats, um ihr Projekt-Team zu sehen und zu hören. Ein paar Dinge, die du berücksichtigen solltest:

• Video-Chats müssen keine formellen Meetings sein. Du kannst direkt in Slack einen Audio- oder Video-Anruf starten, wenn Nachrichten allein mal nicht ausreichen oder ihr euch einfach auf einen virtuellen Kaffee treffen möchtet.
• Denke an Barrierefreiheit. Wenn Lippenleser oder -leserinnen dein Gesicht nicht sehen können, verstehen sie auch nicht, was du sagst.
• Achte darauf, was bei dir im Hintergrund passiert. Süße Haustiere und eine schöne Aussicht sind normalerweise in Ordnung, aber greller Sonnenschein und Unordnung? Eher nicht. Für den Alltag bietet Zoom, ein Slack-Partner, praktische virtuelle Hintergründe.
• Dresscode: Business oder Casual? Die etwas entspanntere Kleiderordnung ist sicherlich ein unschlagbarer Vorteil des Home-Office, aber auch hier ist der goldene Mittelweg empfehlenswert. Wenn du bei Video-Meetings immer in Jogging-Klamotten auftauchst, kann der professionelle Eindruck darunter leiden.
• Teile deine Verfügbarkeit mittels Statusaktualisierungen in Slack mit. Von zu Hause aus zu arbeiten, bedeutet nicht, dass du rund um die Uhr online sein musst.
• Führungskräfte sollten reflektieren, ob sie nicht in Mikro-Management abdriften, und sich auf transparente Ergebnisse konzentrieren.

5. Zwischenmenschliche Verbindungen herstellen

Die Lücke in der menschlichen Interaktion füllen

Okta, ein Unternehmen für Identitätssicherheit und Kunde von Slack, weiß, wie wichtig es ist, sich Zeit zu nehmen, um zwischen Remote-Workern zwischenmenschliche Verbindungen herzustellen. Die Bemühungen des Unternehmens gehen so weit, dass das Onboarding für neue Remote-Worker auch Vorstellungen per Video einschließt, oder man sich einfach zu Beginn von virtuellen Meetings ein bisschen Zeit nimmt, um sich kurz über das Wochenende auszutauschen. Remy Champion von Okta, die von ihrem Zuhause in Haiku, Hawaii, mehr als 2.000 Meilen vom Headquarter von Okta entfernt, arbeitet, sagt, dass persönliche Beziehungen und Vertrauen eine bessere Zusammenarbeit und bessere Ergebnisse im Projekt-Team zur Folge haben.

Nehmt euch die Zeit, Erfolge des Projekt-Teams, Geburtstage von Teammitgliedern und andere Meilensteine zu feiern. Alle Emojis und Reacjis in Slack sind nur dafür da, dass Projekt-Teams mehr auszudrücken können, als das, was das bloße Eintippen von Worten vermitteln kann.

Hier kann auch ein Video-Chat helfen. Einige unserer Führungskräfte bei Slack veranstalten regelmäßig per Video-Chat virtuelle „Toasts“ oder Happy Hours mit ihren Remote-Teams. Alle haben ihr Lieblingsgetränk in der Hand und teilen nacheinander in einem Video-Meeting ihre Anerkennung mit.

Ein weiterer toller Tipp von unseren Führungskräften mit Erfahrung mit Remote-Work: Achte besonders auf die Channels für lokale Ankündigungen und Besprechungen in Slack, da du ja nicht an Gesprächen in der Kantine oder auf den Gängen teilnehmen kannst.

Zugehörige Inhalte: Bereit für weitere Tipps? Füge den Leitfaden zu deinen Lesezeichen hinzu. Dann kannst du auf weitere Slack-spezifische Tipps zugreifen, wenn du und dein Projekt-Team startklar seid.

6. Nahtloser auf alle deine Apps und Integrationen zugreifen, die du zum Arbeiten benötigst

Alle deine Tools an einem zentralen Ort

Der durchschnittliche Wissensarbeiter bzw. die durchschnittliche Wissensarbeiterin interagiert heute bei der Arbeit mit einer Vielzahl von Apps, meldet sich bei der einen an, um Urlaub zu beantragen, und dann bei einer anderen, um eine Spesenabrechnung einzureichen, und so weiter. Es ist entscheidend, dass du auch im Home-Office weiterhin nahtlosen Zugang zu den Apps und Tools hast, die du am häufigsten verwendest. Selbst kleine Unternehmen nutzen laut einer Umfrage insgesamt etwa 40 Anwendungen, während mittlere bis große Unternehmen mitunter zwischen 200 und über 1.000 Anwendungen nutzen.

Wir nutzen viele dieser Apps, ohne die Slack-Plattform zu verlassen, wodurch das Hin- und Herwechseln zwischen Apps minimiert wird, was bekanntermaßen die Produktivität hemmt. Unser App-Verzeichnis umfasst mehr als 2.000 verschiedene Apps, darunter die immer wieder beliebten Google- und Office 365-Integrationen.

Andere hilfreiche Optionen für Remote-Work sind Video-Konferenzen über Zoom und die Verwendung von Slackbot oder Workflow-Builder. Slackbot ist in Slack integriert und kann mit automatischen Aufforderungen programmiert werden, wie z. B. „Woran arbeitest du heute?“ oder, ein Beispiel von unserem Marketing-Team, die Aufforderung „Fri-Yay", eine Nachricht, die jeden Freitag in unserem Team-Channel erscheint, um Kollegen und Kolleginnen sowie Partnern Wertschätzung zu zeigen. Buffer, ein Social-Media-Unternehmen, hat für seine geografisch verteilte Belegschaft eine praktische Liste mit Slack-Apps zu Remote-Work erstellt.

 

7. Vertrauen und Sicherheit mitdenken

Stelle sicher, dass deine Daten geschützt sind, egal von wo aus du arbeitest.

Eine häufige Frage beim Wechsel vom gewohnten Büro ins Home-Office ist, wie das auf sichere Art und Weise gelingt. Dein Unternehmen ist nämlich möglicherweise nicht groß genug, um ein eigenes VPN (virtuelles privates Netzwerk) zu haben. Wenn das der Fall ist, kein Problem. Wir verschlüsseln alle Daten für dich.

Ein weiteres Thema ist die Skalierung. Kann deine Software es verkraften, wenn globale Ereignisse plötzlich alle dazu zwingen, von zu Hause aus zu arbeiten? Wir bei Slack treffen alle notwendigen Vorkehrungen, sobald mehr Leute das Produkt nutzen, um die Nachfrage zu befriedigen. Derzeit sind 350.000 Benutzer und Benutzerinnen von IBM auf Slack – das ist die gesamte globale Belegschaft. IBM-Teams nutzen Slack, um Ablenkungen zu minimieren, indem sie sich bei der Kommunikation weniger auf Meetings und E-Mails verlassen, aber auch als Mittel zur Abstimmung von der Entwicklung und Betriebsabläufen.

Twitter hat vor Kurzem Slack und Google Meet kombiniert, um die erste virtuelle globale Betriebsversammlung für alle 4.600 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen abzuhalten. Wie ein Mitarbeiter auf seinem öffentlichen Twitter-Feed beschrieben hat, „war das wie ein kleines Meeting mit der Reichweite einer Betriebsversammlung“.

8. Offen sein für Neues

Lernen und wachsen ist die Devise

Die Arbeit im Home-Office – und sei es auch nur für kurze Zeit – kann zu neuen Erkenntnissen über deine eigene Arbeitsweise führen und bietet neue Möglichkeiten, dich mit deinen Kollegen und Kolleginnen neu verbunden zu fühlen. Sei offen für neue Arbeitsweisen. Sie müssen dich nicht zwangsläufig überfordern.

 

Für weitere Informationen rund um das Thema Remote-Work, besuche eines unserer Remote-Work-Webinare oder vereinbare ein persönliches Beratungsgespräch mit einem unserer Slack-Expertinnen und -Experten, um dir den Übergang zu Remote-Work zu erleichtern.

Wir würden uns sehr freuen, wenn du deine besten Tipps zum Thema Remote-Work mit uns teilst, und auf Facebook oder Twitter Kontakt mit uns aufnimmst.