Die Vorteile von Slack bei der Remote-Work

Home-Office stellt sowohl eine Chance als auch eine Herausforderung dar, unabhängig davon, ob es durch eine unvorhergesehene Situation wie eine globale Gesundheitskrise hervorgerufen wird oder ohnehin zu deinem Beruf gehört.

Die Chance besteht darin, neue Wege zu finden, um trotz Home-Office effektiv und produktiv im Team zusammenzuarbeiten und die Arbeit voran zu bringen. Die Herausforderung besteht darin, eigene Grenzen zu ziehen und fokussiert zu bleiben. Die gute Nachricht ist: Viele Menschen arbeiten bereits von zu Hause aus und bleiben trotzdem produktiv, also kannst du das auch.

Wir zeigen in diesem Leitfaden die Grundprinzipien für produktive Remote-Arbeit auf. Unabhängig davon, welchen Beruf du ausübst oder auf welchem Level du tätig bist. Doch zunächst einmal: Wie verbreitet ist Home-Office heutzutage?

1. Remote-Work in Zahlen

Die neuesten globalen Daten

Die meisten Unternehmen erlauben heute zumindest ein gewisses Maß an Flexibilität bei der Arbeit aus dem Home-Office. Slack und das Forschungsunternehmen GlobalWebIndex haben im Jahr 2019 17.000 Wissensarbeiter in 10 Ländern befragt und festgestellt, dass 75 % der Arbeitnehmer bis zu einem gewissen Grad von zu Hause aus arbeiten dürfen. Dabei gaben 51 % an, dass Remote-Work unter bestimmten Umständen in Ordnung sei, und 24 % gaben an, dass ihre Arbeit dies weitgehend zulässt.

Remote-Work ist keine Ausnahme mehr.

Was sind die Gründe für diese Veränderung? Technologische Fortschritte, demographische Veränderungen des Arbeitsplatzes mit immer mehr Digital Natives, die zu arbeiten beginnen, und eine steigende Anzahl an Unternehmen wie Zapier, Kunde und Partner von Slack, , bei dem jeder von überall aus arbeiten kann.

2. Sei erfolgreich im Home-Office

Lerne, was funktioniert

Egal, ob du Home-Office Pro oder Neuling bist – die Fragen sind immer dieselben: Schaffe ich es trotzdem, meine Arbeit zu erledigen? Sehen meine Kollegen und Vorgesetzten meinen Arbeitsbeitrag überhaupt, wenn ich nicht im Büro bin? Fühle ich mich durch die Distanz zu meinem Team isoliert?

Wir haben viel von Leuten gelernt, die Slack für Remote-Work einsetzen, auch von uns selbst.

 

Konzentrier dich auf diese Bereiche, um die häufigsten Probleme direkt anzugehen. Schauen wir sie uns etwas genauer an:

3. Produktiv bleiben

Moderne Arbeit erfordert moderne Tools

In den Anfangstagen von Slack arbeiteten zwei der Gründungsmitglieder komplett von zu Hause aus, während ihre Kollegen auf zwei Büros in zwei Ländern verteilt waren. Remote-Work liegt also in unserer DNA.

Wir setzen auf Channels, hier findet in Slack die Arbeit statt. Du kannst deine Aufgaben organisieren, deinem gesamten Team oder nur einer kleinen Gruppe oder einzelnen Personen Nachrichten zukommen lassen. Außerdem lassen sich hier Updates bereitstellen, Dateien austauschen, unternehmensweite Ankündigungen erhalten und vieles mehr.

Die meisten Unternehmen, einschließlich Slack, haben für fast alles einen Channel, von einzelnen Projekten bis hin zu Channels für ganze Teams. Wenn du zum Beispiel nicht einfach den Flur hinunter zur Finanzabteilung gehen kannst, hast du nicht einfach Pech gehabt oder musst ewig den richtigen Ansprechpartner suchen. Stell deine Frage einfach im Channel #hilfe-finanzen oder bitte darum, dass man dir per privater Direktnachricht antwortet. Das Team sieht alle Anfragen und deren Dringlichkeit und kann sie so effizient bearbeiten.

Was viele Remote-Teams außerdem beschäftigt: Woher weiß ich, woran die anderen jeweils arbeiten? Haben wir jetzt mehr Meetings, wodurch ich weniger Zeit für die Arbeit habe? Viele Teams, die remote arbeiten, nutzen die Chance, die Transparenz durch Kommunikation in Channels zu erhöhen und unnötige Meetings zu reduzieren. Beispielsweise kannst du täglich kurze Meetings abhalten, die sich auf das Wesentliche konzentrieren – alles in Slack. Sie sind interaktiv, einfach einzurichten und bringen alle schnell auf den gleichen Wissensstand.

In den Channels kümmerst du dich dann um allgemeine Arbeiten und detailliertere Updates, d. h. Fristen einhalten, Genehmigungen erteilen, Dokumente überprüfen und vieles mehr. Offene Channels und Workflows sind zum Beispiel eine gute Möglichkeit, Leute über Fortschritte zu informieren, ohne dass regelmäßige Meetings erforderlich sind.

Effektive Remote-Arbeit erfordert natürlich nicht nur die richtige Software, sondern auch einen optimalen Arbeitsplatz, wo du produktiv arbeiten kannst und dich wohlfühlst.

 

Alles in allem solltest du nicht das Gefühl haben, keine Kontrolle mehr über deinen Zeitplan oder deine Arbeit zu haben – es sind vielleicht nur ein paar Anpassungen nötig.

4. Sichtbar bleiben

Konzentration auf wohldurchdachte Interaktionen

Räume für die Zusammenarbeit von Teams müssen nicht immer physische Orte sein. Diese Räume können auch digital existieren. Der durchschnittliche Slack-Benutzer ist neun Stunden pro Tag in Slack aktiv, weil unsere Plattform schnell zum „digitalen Büro“ wird, in dem man alle wichtigen Informationen erhalten kann, um seine Arbeit effektiv und effizient zu erledigen.

Du solltest auch überlegen, wie du Ziele und laufende Arbeiten für das Team allgemein sichtbar machen kannst. Zurück zu den Channels – Hier ein paar Tipps, die wir im Channel #bewährte-methoden-für-home-office auf Slack geteilt haben. Personen, die mit ihrer Arbeit im Home-Office besonders erfolgreich sind, nutzen Video-Chats, um ihr Team zu sehen und zu hören. Ein paar Dinge, die du berücksichtigen solltest:

• Video-Chats müssen keine formellen Meetings sein. Du kannst direkt in Slack einen Sprach- oder Videoanruf starten, wenn Nachrichten allein mal nicht ausreichen oder ihr euch einfach auf einen virtuellen Kaffee treffen möchtet.
• Denke an Barrierefreiheit. Wenn Lippenleser dein Gesicht nicht sehen können, verstehen sie auch nicht, was du sagst.
• Achte darauf, was bei dir im Hintergrund passiert. Süße Haustiere und eine schöne Aussicht sind normalerweise in Ordnung, aber greller Sonnenschein und Unordnung? Eher nicht. Für den Alltag bietet Zoom, ein Slack-Partner, praktische virtuelle Hintergründe.
• Dresscode: Business oder Casual? Die etwas entspanntere Kleiderordnung ist sicherlich ein unschlagbarer Vorteil des Home-Office, aber auch hier ist der goldene Mittelweg empfehlenswert. Wenn du bei Video-Konferenzen immer in Jogging-Klamotten auftauchst, kann der professionelle Eindruck darunter leiden.
• Teile deine Verfügbarkeit mit Statusaktualisierungen in Slack mit. Von zu Hause aus zu arbeiten, bedeutet nicht, dass du rund um die Uhr online sein musst.
• Manager sollten reflektieren, ob sie nicht in Mikro-Management abdriften, und sich auf transparente Ergebnisse konzentrieren.

5. Zwischenmenschliche Verbindungen herstellen

Die Lücke in der menschlichen Interaktion füllen

Okta, ein Unternehmen für Identitätssicherheit und Kunde von Slack, weiß, wie wichtig es ist, sich Zeit zu nehmen, um Verbindungen zwischen den Mitarbeitern an entfernten Standorten herzustellen. Diese Veränderungen in einem Unternehmen können so weit gehen, dass das Onboarding für neue Remote-Mitarbeiter auch Einführungen per Video einschließt, oder man sich einfach zu Beginn von virtuellen Meetings ein bisschen Zeit nimmt, um sich kurz über das Wochenende auszutauschen. Remy Champion von Okta, die von ihrem Zuhause in Haiku, Hawaii, mehr als 2.000 Meilen vom Hauptbüro von Okta entfernt, arbeitet, sagt, dass persönliche Beziehungen und Vertrauen eine bessere Zusammenarbeit und bessere Ergebnisse im Team ermöglichen.

Nehmt euch die Zeit, Erfolge des Teams, Geburtstage von Team-Mitgliedern und andere Meilensteine zu feiern. All diese Emojis und Reacjis in Slack sind nur dafür da, es Teams zu ermöglichen, mehr auszudrücken, als das, was das bloße Eintippen von Worten vermitteln kann.

Hier kann auch ein Video-Chat helfen. Einige unserer Manager bei Slack veranstalten regelmäßig virtuelle „Toasts“ oder Happy Hours mit ihren Remote-Teams per Video-Chat. Jeder hat sein Lieblingsgetränk zur Hand und teilt nacheinander in einem Video-Meeting seine Anerkennung mit.

Ein weiterer toller Tipp von unseren Managern mit Erfahrung in der Remote-Arbeit: Achte besonders auf die Channels für lokale Ankündigungen und Besprechungen in Slack, da du ja nicht an Gesprächen in der Kantine oder auf den Gängen teilnehmen kannst.

Verwandte Inhalte: Bereit für weitere Tipps? Füge den Leitfaden zu deinen Lesezeichen hinzu, dann kannst du auf weitere Slack-spezifische Tipps zugreifen, wenn du und dein Team startklar seid.

6. Nahtloser Zugriff auf all deine Apps und Integrationen, die du zum Arbeiten benötigst

Alle deine Tools an einem Ort

Der durchschnittliche Arbeitnehmer interagiert heute bei der Arbeit mit einer Vielzahl von Anwendungen, meldet sich bei der einen an, um Urlaub zu beantragen, und dann bei einer anderen, um eine Spesenabrechnung einzureichen, und so weiter. Es ist entscheidend, dass du auch im Home-Office weiterhin nahtlosen Zugang zu den Anwendungen und Tools hast, die du am häufigsten verwendest. Selbst kleine Unternehmen nutzen laut einer Umfrage insgesamt etwa 40 Anwendungen, während mittlere bis große Unternehmen mitunter zwischen 200 und über 1.000 Anwendungen nutzen.

Wir nutzen viele dieser Apps, ohne die Slack-Plattform zu verlassen, wodurch der Kontextwechsel minimiert wird, der bekanntermaßen die Produktivität hemmt. Unser App-Verzeichnis umfasst mehr als 2.000 verschiedene Apps, darunter die immer wieder beliebten Google- und Office 365-Integrationen.

Andere hilfreiche Optionen für die Remote-Arbeit sind Video-Konferenzen über Zoom und die Verwendung von Slackbot oder Workflow-Builder. Slackbot ist in Slack integriert und kann mit automatischen Aufforderungen programmiert werden, wie z. B. „Woran arbeitest du heute?“ oder, ein Beispiel von unserem Marketing-Team, mit einer Aufforderung zu „Fri-Yay"-Nachrichten, die jeden Freitag in unserem Team-Channel erscheint, um Kollegen und Partnern Wertschätzung zu zeigen. Buffer, ein Social-Media-Unternehmen, hat für die komplett verteilte Belegschaft eine praktische Liste mit Slack-Apps zur Remote-Work erstellt.

 

7. Setz dich mit den Themen Vertrauen und Sicherheit auseinander

Stelle sicher, dass deine Daten geschützt sind, egal von wo aus du arbeitest.

Eine häufige Frage beim Wechsel vom gewohnten Büro zum digitalen Office ist, wie weiterhin die Sicherheit gewährleistet ist. Schließlich ist dein Unternehmen möglicherweise nicht groß genug, um ein eigenes VPN (virtuelles privates Netzwerk) zu haben. Wenn nicht, kein Problem. Wir verschlüsseln alle Daten für dich.

Ein weiteres Thema ist die Anpassung je nach Bedarf. Kann deine Software die Last bewältigen, wenn globale Ereignisse erfordern, dass plötzlich jeder von zu Hause aus arbeiten muss? Wir bei Slack treffen die notwendigen Vorkehrungen, sobald mehr Menschen das Produkt nutzen, um die Nachfrage zu befriedigen. Derzeit sind 350.000 Benutzer von IBM auf Slack – das ist die gesamte globale Belegschaft. IBM-Teams nutzen Slack, um Ablenkungen zu minimieren, indem sie sich bei der Kommunikation weniger auf Besprechungen und E-Mails verlassen, aber auch als Mittel zur Abstimmung von Entwicklung und Betriebsabläufen.

Twitter hat vor Kurzem Slack und Google Meet kombiniert, um das erste virtuelle globale All-Hands-Meeting für alle 4.600 Mitarbeiter abzuhalten. Wie ein Mitarbeiter auf seinem öffentlichen Twitter-Feed beschrieben hat, „war das wie ein kleines Meeting mit der Reichweite eines All-Hands“.

8. Offen sein für Neues

Lernen und persönliche Entwicklung ist die Devise

Die Arbeit im Home-Office, und sei es auch nur für kurze Zeit, kann zu neuen Erkenntnissen über deine eigene Arbeitsweise führen und bietet neue Möglichkeiten, dich mit deinen Kollegen verbunden zu fühlen. Sei offen für neue Arbeitsweisen. Hab keine Angst davor, meist sind sie genauso problemlos.

 

Für weitere Informationen rund um das Thema Remote-Work, besuche eines unserer Home-Office-Webinare oder vereinbare ein persönliches Beratungsgespräch mit einem unserer Slack-Experten,um dir den Start ins Home-Office zu erleichtern.

Wir würden uns sehr freuen, wenn du deine besten Tipps zum Thema Remote-Work und Home-Office mit uns teilst, und auf Facebook oder Twitter Kontakt mit uns aufnimmst.