Mantenha a produtividade e o engajamento em qualquer lugar

Trabalhar de casa é uma oportunidade, mas também um desafio. Não importa se a necessidade surgiu por conta de uma situação imprevisível, como uma crise mundial de saúde, ou se essa é a sua principal maneira de trabalhar.

Essa é uma oportunidade de encontrar novos jeitos de manter contato com a equipe e garantir o andamento do trabalho. O desafio é saber quando começar e o que deve ser priorizado. A boa notícia é que muitas pessoas trabalham de casa e conseguem se manter produtivas, e você pode fazer o mesmo.

Neste guia, vamos ver alguns princípios básicos para um trabalho à distância produtivo em todos os níveis e funções. Mas, primeiro, que tal saber se o trabalho remoto é algo comum atualmente?

1. O trabalho remoto em números

Os dados globais mais recentes

A maioria das empresas atuais oferece pelo menos um pouco de flexibilidade para trabalhar de casa. O Slack e a empresa de pesquisa GlobalWebIndex entrevistaram 17 mil trabalhadores do conhecimento de 10 países em 2019 e descobriram que 75% deles têm permissão para trabalhar de casa até certo ponto. Dentre esses trabalhadores, 51% disseram que era aceitável em algumas situações, enquanto 24% afirmaram que era amplamente permitido pelo local de trabalho.

Trabalho remoto não é mais a exceção.

O que promove essa mudança? Avanços tecnológicos, mudanças demográficas dos locais de trabalho, com cada vez mais nativos digitais contratados, além de um número crescente de empresas, como a Zapier, cliente e parceira do Slack, onde todos podem trabalhar de qualquer lugar.

2. A receita para o sucesso

Aprenda o que funciona

As perguntas relacionadas ao trabalho remoto são universais, não importa se para você esse é um conceito novo ou se já tem um pouco de familiaridade com ele: vou conseguir dar conta do meu trabalho? Será que colegas e gerentes ainda vão perceber minhas contribuições, mesmo que eu não esteja no escritório? Será que o isolamento será um problema agora que minha equipe está distante?

Aprendemos muito com as pessoas que usam o Slack para trabalho remoto, incluindo equipes internas.

 

Ao se concentrar nessas áreas, é possível enfrentar desde o início as preocupações mais comuns. Vamos ver cada uma delas mais de perto:

3. Como manter a produtividade

Um trabalho moderno exige ferramentas modernas

A equipe fundadora do Slack tinha dois membros que trabalhavam remotamente em tempo integral e mantinham contato com colegas de dois escritórios localizados em dois países diferentes. Por isso, o trabalho remoto está em nosso DNA.

Contamos com os canais, o espaço no Slack onde o trabalho é organizado e é possível enviar mensagens para a equipe inteira, apenas para um grupo pequeno ou para pessoas específicas, fornecer atualizações, compartilhar arquivos, receber comunicados da organização e muitas outras coisas.

A maioria das empresas, inclusive o Slack, tem canais para quase tudo, desde projetos individuais até canais que representam equipes inteiras. Quando você não consegue ir ao departamento financeiro, por exemplo, não precisa achar que está sem sorte ou perder tempo tentando encontrar a pessoa certa. Basta ir até o canal #ajuda-finanças, enviar sua pergunta ou pedir para receber uma mensagem direta privada. A equipe é transparente com as solicitações e o nível de urgência, e pode lidar com as situações de maneira eficiente.

Outra preocupação comum em muitas equipes remotas é a seguinte: como vou saber em que as pessoas estão trabalhando? Será que isso significa que haverá mais reuniões e eu terei menos tempo para fazer meu trabalho? Muitas equipes remotas aproveitam a oportunidade para aumentar a transparência e reduzir reuniões desnecessárias. É possível, por exemplo, organizar uma reunião diária (link disponível apenas em inglês) diretamente do Slack. Essa é uma opção interativa e fácil de preparar, que ajudará a deixar a equipe em sintonia rapidamente.

Nos canais, você também pode fazer tarefas relativas ao seu trabalho, como cumprir prazos, dar aprovações, analisar documentos e muito mais. Os canais públicos, por exemplo, são ótimos para manter as pessoas informadas sobre o andamento do trabalho, sem precisar fazer reuniões frequentes.

É claro que um trabalho remoto eficaz vai além do software, incluindo a otimização do seu espaço físico e bem-estar.

 

Em geral, não sinta que você não tem controle sobre sua agenda ou seu trabalho. Talvez seja preciso apenas fazer alguns ajustes.

4. Como ficar visível

Mantenha o foco em um engajamento consciente

Os espaços para as equipes e os escritórios centrais não precisam ser físicos para serem relevantes e motivadores. Em média, usuários do Slack usam a plataforma nove horas por dia, pois ela rapidamente se torna o “escritório central” padrão, aonde você vai para fazer seu trabalho e obter as informações necessárias para tomar as melhores decisões.

Também é preciso pensar em como deixar as metas e os trabalhos em andamento bem visíveis à equipe. Voltando aos canais, veja o que estamos discutindo no canal #práticas-remotas-recomendadas do Slack. Os trabalhadores remotos de sucesso investem no uso de vídeo para ver e ouvir a equipe, e vice-versa. O que se deve considerar:

• Videoconferências não precisam ser reuniões formais. Você pode iniciar uma chamada de voz ou uma chamada de vídeo diretamente do Slack. Assim, quando mensagens não forem o suficiente, você pode reservar um tempo para conversar.
• Pense na acessibilidade. Se as pessoas que dependem da leitura de lábios não conseguirem ver o seu rosto, não conseguirão entender o que você está dizendo.
• Preste atenção no que acontece ao seu redor. Animais de estimação adoráveis e uma vista bonita geralmente são aceitáveis. Mas e um sol ofuscante ou muita bagunça? Não são nada agradáveis. Se sua vida estiver corrida, o Zoom, um parceiro do Slack, oferece fundos virtuais úteis.
• Use roupas adequadas. É claro que um dos benefícios do trabalho à distância é a possibilidade de usar peças de vestuário mais informais, mas não é uma atitude muito profissional usar roupas mais adequadas para a academia do que para o escritório durante as reuniões por vídeo.
• Use suas atualizações de status no Slack para comunicar sua disponibilidade. O trabalho remoto não é sinônimo de ficar disponível 24 horas por dia.
• Os gerentes devem ficar atentos para evitar a microgerência e manter o foco em resultados transparentes.

5. Como criar conexões

Compense a falta de interação com as pessoas

A Okta, uma empresa de segurança de identidade e cliente do Slack, entende a importância de reservar um tempo para promover o contato entre trabalhadores remotos. As iniciativas da empresa incluem ações abrangentes como mudar as práticas de integração para todos os trabalhadores remotos com o objetivo de incluir apresentações iniciais por vídeo. Outras ações mais simples incluem reservar alguns minutos no começo das reuniões virtuais para conversar sobre as novidades, falar sobre o fim de semana ou compartilhar novas informações sobre projetos. Remy Champion, uma funcionária da Okta que trabalha de casa em Haiku, Havaí, nos EUA, a mais de 3.200 quilômetros do escritório central da Okta, afirma que relacionamentos pessoais e confiança promovem maior colaboração da equipe (link disponível apenas em inglês) e resultados.

Reserve algum tempo para comemorar conquistas da equipe, aniversários dos membros e outras realizações importantes. Todos os emojis e reacjis do Slack existem por um motivo. Assim, as equipes podem expressar mais do que as palavras conseguem transmitir.

Vídeos também podem ajudar nesse caso. Alguns dos nossos gerentes do Slack organizam “comemorações” ou happy hours frequentes por vídeo com as equipes remotas. Todos levam uma bebida favorita para uma reunião por vídeo e cada um faz um brinde para comemorar conquistas.

Outra dica ótima dos nossos gerentes com experiência em trabalho remoto: preste muita atenção nos seus canais locais de comunicados e discussões no Slack para não perder nada nas pausas para o café e “conversas de corredor”.

Conteúdo relacionado: quer mais dicas práticas? Coloque em seus favoritos este guia com mais dicas específicas do Slack que podem ajudar você e sua equipe.

6. Avaliação de apps e integrações

Encontre as ferramentas em um só lugar

Em média, trabalhadores da atualidade interagem com uma grande variedade de apps no trabalho, acessando um para fazer um pedido de licença, outro para enviar um relatório de despesas e assim por diante. É essencial que no seu tempo de trabalho remoto esteja incluído um acesso direto aos apps que você mais usa. Até mesmo empresas pequenas usam cerca de 40 apps no total, de acordo com uma pesquisa, enquanto empresas de médio e grande porte podem ter de 200 a mais de 1.000 apps.

Usamos muitos desses apps sem sair da plataforma Slack, reduzindo a necessidade de alternar entre programas para não diminuir a produtividade. Nosso Diretório de apps agora tem mais de 2 mil apps diferentes, incluindo as sempre populares integrações com o Google e o Office 365.

Outras integrações simples para trabalho remoto são as videoconferências do Zoom e o uso das integrações com o Slackbot ou o criador de fluxo de trabalho para engajar suas equipes. O Slackbot está incluído no Slack e pode ser programado com perguntas automáticas, como: “No que você está trabalhando hoje?” ou, como fazemos na equipe de Marketing, uma comemoração de “Sextou” que aparece no canal da equipe toda sexta-feira para agradecer a colegas e parceiros. A Buffer, uma empresa de redes sociais, criou um resumo útil de apps do Slack que ela usa para trabalho remoto da equipe com pessoas localizadas em lugares diferentes.

 

7. Foco em confiança e segurança

Garanta que seus dados estejam protegidos enquanto você trabalha de qualquer lugar

Outra dúvida comum sobre a transição do trabalho em escritório para o trabalho à distância está relacionada à segurança. Afinal, talvez sua empresa não seja grande o suficiente para ter a própria VPN (rede privada virtual). Se esse for o caso, está tudo bem. Criptografamos todos os dados para você.

Outro problema é a escala. Se eventos mundiais subitamente obrigarem todas as pessoas a trabalhar de casa, seu software está pronto para lidar com essa carga adicional? No Slack, expandimos à medida que mais pessoas usam o produto para atender a demanda. Atualmente, a IBM tem 350 mil usuários no Slack, o que representa toda a força de trabalho mundial da empresa. As equipes da IBM usam o Slack para minimizar distrações, contando menos com reuniões e e-mails para comunicação e também como uma maneira de alinhar os departamentos de desenvolvimento e operações.

Recentemente, o Twitter reuniu o Slack e o Google Meet para organizar sua primeira reunião geral virtual para todos os 4.600 funcionários do mundo inteiro. Depois, um colaborador descreveu em seu feed público do Twitter que sentiu “como se estivesse em uma reunião pequena com o alcance de uma reunião geral”.

8. O próximo passo

O segredo é aprender para ter sucesso

Trabalhar de casa, mesmo que seja por um período curto, pode gerar novos insights sobre sua forma de trabalhar e oferecer uma estrutura de conexão diferente com seus colegas. Permita-se descobrir novas maneiras de trabalhar. Saiba que isso não precisa ser algo assustador.

 

Para saber mais, participe de um dos nossos webinars sobre trabalho remoto (link disponível apenas em inglês) ou marque uma consulta individual com um especialista do Slack (link disponível apenas em inglês), que ajudará você a fazer a transição para um ambiente de trabalho remoto.

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