Mantén la productividad y la motivación desde cualquier lugar

Independientemente de que la causa del trabajo remoto sea una situación imprevisible, como una crisis sanitaria, o la naturaleza de tu propio puesto laboral, el teletrabajo supone una oportunidad y, al mismo tiempo, un desafío para todo el mundo.

La oportunidad consiste en encontrar formas nuevas de conectar con tu equipo y seguir adelante con el trabajo. Y el desafío reside en saber por dónde empezar y qué aspectos se deben priorizar. La buena noticia es que, hoy en día, muchas personas trabajan desde casa y consiguen ser productivas, así que tú también puedes hacerlo.

En esta guía, te presentamos los principios básicos para teletrabajar de manera productiva aplicados a todos los niveles y tipos de tareas. Pero, primero, ¿con qué frecuencia se teletrabaja hoy en día?

1. Cifras del teletrabajo

Datos globales más recientes

Actualmente, la mayoría de las empresas tienen cierta flexibilidad a la hora de permitir el trabajo a distancia. Slack y la empresa de investigación GlobalWebIndex encuestaron a 17 000 trabajadores expertos en 10 países distintos en 2019 y descubrieron que un 75 % de empleados tenían la posibilidad de trabajar desde casa, con ciertas limitaciones. Dentro de ese porcentaje, un 51 % dijo que el teletrabajo le parecía una opción adecuada para ciertas circunstancias y un 24 % dijo que estaba ampliamente establecido en sus lugares de trabajo.

El teletrabajo ha dejado de ser algo excepcional.

¿Qué es lo que está produciendo este cambio? Los avances tecnológicos, los cambios demográficos del lugar de trabajo, la cantidad cada vez mayor de nativos digitales entre los empleados más destacados de las empresas y la creciente lista de compañías, como Zapier, cliente y socio de Slack, donde todo el mundo practica el WFA (trabaja donde quieras, por sus siglas en inglés).

2. Claves del éxito del teletrabajo

¿Cuáles son las claves más importantes?

Tanto si eres nuevo en el mundo del teletrabajo como si ya estas familiarizado con el concepto, las preguntas acerca de este tema suelen ser universales: ¿Podré hacer bien mi trabajo? ¿Mis compañeros y jefes podrán ver lo que he hecho aunque no esté en la oficina? ¿Me sentiré aislado si mi equipo está lejos?

Hemos aprendido mucho de todas las personas que utilizan Slack para teletrabajar, incluidos nuestros equipos internos.

 

Si te centras en estos tres aspectos, podrás solucionar los problemas más comunes. Vamos a analizar cada aspecto en profundidad:

3. Mantén la productividad

El trabajo moderno necesita herramientas modernas

En el equipo que fundó Slack había dos personas trabajando de manera remota, que colaboraban con diferentes compañeros ubicados en oficinas de dos países diferentes, así que el teletrabajo forma parte de nuestro ADN.

Nuestra solución se basa en los canales, el espacio de Slack en el que el trabajo se organiza y donde puedes enviar un mensaje a todo el equipo, a un pequeño grupo o a cierta persona en particular, poner noticias, compartir archivos, recibir anuncios de toda la organización y mucho más.

La mayoría de las empresas, incluida Slack, tienen canales para casi todo tipo de cosas, desde proyectos individuales a canales que representan equipos completos. Por ejemplo, son muy útiles cuando no puedes acercarte hasta el final del pasillo para hablar con el equipo de finanzas, o no tienes suerte y te eternizas buscando a una persona con la que tienes que hablar. En estos casos, solo tienes que ir al canal #ayuda-finanzas, dejar ahí tu pregunta o pedirles que te respondan con un mensaje directo. El equipo es transparente de cara a las solicitudes y a la urgencia, y puede solucionar problemas de manera eficiente.

Esta es otra preocupación común que existe en muchos equipos de teletrabajo: ¿cómo voy a saber en lo que está trabajando cada persona? ¿Tendremos que hacer más reuniones y, a su vez, dispondremos de menos tiempo para trabajar? Muchos equipos de teletrabajo aprovechan la oportunidad para aumentar la transparencia y minimizar las reuniones innecesarias. Por ejemplo, puedes programar una reunión nada más comenzar cada día desde Slack. Es interactiva y fácil de configurar y conseguirás que todo el equipo esté centrado en lo mismo.

Los canales son también el lugar donde se gestiona el trabajo y se toman las medidas correspondientes, por ejemplo, para establecer fechas de entrega, dar aprobaciones, revisar documentos y mucho más. Los canales públicos, por ejemplo, son una buena manera de mantener a todo el mundo informado del progreso sin necesidad de hacer un montón de reuniones.

El teletrabajo eficaz va más allá del software; consiste en optimizar nuestro espacio de trabajo y bienestar personal.

 

Sobre todo, intenta no pensar que no controlas tu horario ni tu trabajo. Verás como es fácil conseguirlo en cuanto hagas algunos ajustes.

4. Haz visible tu trabajo

Intenta comprometerte de manera inteligente

Los espacios de equipo y las oficinas principales no tienen que ser un lugar físico para ser importantes o merecer un compromiso por tu parte. El usuario medio de Slack está comprometido con Slack durante nueve horas al día porque esta herramienta se convierte rápidamente en la "oficina principal" de manera predeterminada; el lugar al que uno va a trabajar y a obtener la información que necesita para conseguir los mejores resultados.

No te olvides de pensar en cómo hacer que los objetivos y progresos de los trabajos sean visibles para todo el equipo. Volviendo al tema de los canales, esto es de lo que hablamos en el canal #recomendaciones-teletrabajo de Slack. Las personas que teletrabajan de manera más eficiente invierten en el uso de vídeo para ver y escuchar a su equipo y viceversa. Algunas cosas que se deben tener en cuenta:

• Los chats de vídeo no tienen que ser reuniones formales. Cuando los mensajes se quedan cortos y necesitas aclarar algo rápidamente, puedes empezar una llamada de voz o una llamada de vídeo desde Slack.
• Intenta facilitar las cosas todo lo que puedas: por ejemplo, si un usuario necesita leer los labios para comunicarse y no puede ver tu cara, no entenderá qué estás diciendo.
• Presta atención en lo que aparece por detrás de ti. Tu adorable mascota o las vistas desde tu ventana están fenomenal, pero debes tener cuidado porque la luz podría deslumbrar a tu interlocutor o tu espacio podría tener un desorden excesivo. No es algo recomendable. Ante cualquier tipo de imprevisto, Zoom, un socio de Slack, te ofrece fondos virtuales muy útiles.
• Vístete para la ocasión. Por supuesto, una de las ventajas del teletrabajo es que no hace falta ir de traje, pero la profesionalidad se verá afectada si apareces en todas las reuniones de vídeo vestido para ir al gimnasio en lugar de para trabajar.
• Utiliza tus actualizaciones de estado en Slack para comunicar tu disponibilidad. Trabajar desde casa no quiere decir que tengas que estar disponible de manera ininterrumpida.
• Los responsables de equipos deben tener cuidado de no caer en la microgestión y centrarse en obtener resultados transparentes.

5. Crea conexiones

Cómo suplir el vacío de la interacción humana

Okta, una empresa de seguridad de la identidad y cliente de Slack, entiende la importancia de tomarse el tiempo que haga falta para forjar conexiones entre teletrabajadores. Los esfuerzos de una empresa pueden ir desde cambiar la forma de acceso para todas las personas que trabajan en modo remoto (por ejemplo, con presentaciones de vídeo) hasta simplemente dedicar unos minutos al principio de cada reunión virtual para que todo el mundo conozca las novedades, resumir lo ocurrido el fin de semana o dar información sobre proyectos. Remy Champion, de Okta, trabaja en su casa de Haiku, en Hawái, a más de 3 200 kilómetros de distancia de la oficina principal de Okta, y nos cuenta que las relaciones personales y la confianza se traducen en mejores resultados y una colaboración en equipo de calidad.

Dedica el tiempo necesario a celebrar los logros de tu equipo, los cumpleaños de los miembros y cualquier otro acontecimiento importante. Todos los emojis y reacjis de Slack están ahí por algo: para que los equipos puedan expresar cosas que las palabras no logran transmitir.

Los vídeos también son de gran ayuda en ese sentido. Algunos de nuestros responsables en Slack realizan "celebraciones" habituales por vídeo o "happy hours" con sus equipos remotos. Cada persona trae su bebida favorita a la reunión por vídeo y se van turnando para recibir las felicitaciones por sus respectivos logros.

Otro gran consejo de nuestros responsables con amplia experiencia en el mundo del teletrabajo: presta especial atención a tus canales de debate y anuncios locales en Slack porque no tendrás charlas en la máquina de café ni encuentros en el pasillo.

Contenido relacionado: ¿Estás listo para recibir más consejos tácticos? Guarda en marcadores esta guía para obtener más consejos específicos de Slack que te serán de gran utilidad cuando tu equipo y tú estéis trabajando a pleno rendimiento.

6. Haz una valoración de las aplicaciones e integraciones

Unifica todas tus herramientas en un mismo lugar

El trabajador medio de hoy en día debe interactuar con una gran variedad de aplicaciones en el trabajo, iniciando sesión en una para solicitar un permiso remunerado y, después, en otra para registrar un informe de gastos, etc. Es muy importante que mientras trabajes de forma remota puedas acceder sin problemas a las aplicaciones que más utilizas. Según indica una encuesta, las empresas pequeñas usan cerca de 40 aplicaciones en total, mientras que las empresas de tamaño medio y grande pueden usar entre 200 y 1000 aplicaciones.

Nosotros utilizamos muchas de estas aplicaciones sin abandonar la plataforma de Slack. De esta forma, se reduce mucho el tiempo empleado en cambiar de un espacio a otro. Estos cambios, como es bien sabido, son uno de los factores que más reduce la productividad. Nuestro Directorio de aplicaciones cuenta con más de 2000 aplicaciones diferentes, incluidas las integraciones clásicas que nunca pasan de moda, como Google y Office 365.

Otras integraciones que puedes utilizar para teletrabajar son, por ejemplo, las videoconferencias de Zoom, Slackbot o las integraciones del creador de flujos de trabajo, para unificar tus equipos. Slackbot está incluido con Slack y se puede programar con preguntas automáticas como "¿En qué estás trabajando hoy?" o, tal y como hacemos aquí con el equipo de marketing, una celebración de "¡Ya es viernes!", que aparece como una ventana emergente en el canal de tu equipo cada viernes para mostrar agradecimiento y reconocimiento a la labor de todos los compañeros y compañeras. Buffer, una empresa de redes sociales, creó una serie de aplicaciones de Slack muy prácticas para utilizar en el trabajo remoto de todos sus empleados, diseminados por toda la geografía.

 

7. Ofrece confianza y seguridad

Tienes que garantizar que tu información esté segura mientras trabajas desde cualquier lugar.

Otra de las preguntas más comunes que surge al cambiar de un trabajo presencial a uno a distancia es cómo trabajar de manera segura. Después de todo, es posible que tu empresa no sea lo suficientemente grande para tener su propia VPN (red privada virtual). Si tu red no es de este tipo, no pasa nada. Nosotros ciframos todos los datos por ti.

La escalabilidad, sin embargo, es otro asunto. Si hay alguna incidencia a nivel mundial que obliga de repente a todo el mundo a trabajar desde casa, ¿tu software será capaz de aguantar el ritmo? En Slack, con el fin de satisfacer la demanda, ampliamos la disponibilidad a medida que más y más gente utiliza el producto. IMB tiene actualmente 350 000 usuarios en Slack, es decir, todo su personal. Los equipos de IBM utilizan Slack para reducir al mínimo las distracciones y depender menos de las reuniones y los correos electrónicos como métodos de comunicación. De este modo, puede adaptar mejor su desarrollo y sus operaciones.

Twitter combinó hace poco Slack y Google Meet para celebrar la primera reunión global virtual para los 4 600 empleados que trabajan para la empresa. Una vez finalizada, uno de ellos publicó en su cuenta de Twitter que había sido "una pequeña gran aventura".

8. Explora las posibilidades que ofrece el futuro

Aprender y superarse, ¡de eso se trata!

Trabajar desde casa, aunque sea por un breve periodo de tiempo, puede hacerte cambiar tu enfoque de trabajo y permitirte conectar de manera diferente con tus compañeros. Ábrete a nuevas formas de trabajar. Con tranquilidad y paso a paso.

 

Para saber más, asiste a uno de nuestros webinarios sobre teletrabajo o programa una consulta individual con un experto de Slack para que te oriente en esta transición del entorno laboral.

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