リモートワークのシーンに付随する Slack による写真イラスト

在宅勤務に Slack が欠かせない理由

シンプルに、楽しく、生産性の高いリモートワークを応援するシリーズ・第 2 弾

在宅勤務には良い面も難しい面もあります。自宅で仕事をする理由は、世界中で新型ウイルスが流行するなど想定外の状況から、仕事や家庭の都合までさまざまでしょう。

良い面は、チームとのつながりをキープして仕事を前に進めるための新しい方法を見つけられるかどうかで決まります。一方難しい面は、どこから始めるのか、何に優先的に取り組むのかを整理することです。ただ、すでに多くの人が自宅で生産性の高い仕事をしていることを考えると、皆さんにできないはずはありません。

このガイドでは、さまざまな職務レベルおよび職種において効率よくリモートワークを行うための基本をまとめてお伝えします。まず、最近のリモートワークを取り巻く状況から見ていきましょう。

1.数字で見るリモートワーク

最新のグローバルデータ

現在、ほとんどの企業は、少なくとも一定レベルのリモートワークに対応しています。2019年に Slack と GlobalWebIndex が共同で 10 か国 17,000 人のナレッジワーカーを対象に行った調査では、75% が在宅勤務を許可されていることがわかりました。そのうち 51% は、特定の事情があればリモートワークができると回答し、24% は広く許可されていると回答しています。

リモートワークは、もはや特別なことではありません。

この変化を後押ししているものは何でしょうか。それは、テクノロジーの進歩や、管理職を担うデジタルネイティブ世代が増えているという職場の人口構成の変化です。Slack のユーザーでありパートナーでもある Zapier もそんな企業の 1 つで、メンバー全員が「 WFA(work from anywhere)」で仕事をしています。

2.成功に向けて備える

自分にぴったりの方法を知る

初めてリモートワークに挑戦する場合であろうと、すでにやったことがある場合であろうと、「ちゃんと仕事ができるかな」「オフィスに居なくても、同僚や上司が自分の貢献に気付いてくれるだろうか」「チームが遠くにいると、孤独を感じるかもしれない…」などと不安に思うのはよくあること。

Slack は社内のチームを含め、リモートワークで Slack を活用するユーザー企業の皆さまから多くのことを学んできました。

 

[aside headline="リモートワークを成功させるために意識したい 3 つのポイント :" description="" bullets="生産性を維持する | 見える化する | 人とのつながりを作る /]

これらの分野に注目すると、よくある不安に正面から立ち向かうことができます。それぞれについて詳しく見ていきましょう。

3.生産性をキープする

モダンな仕事にはモダンなツールを

Slack 創業時のチームは異なる国の 2 つのオフィスにまたがり、完全に切り離された 2 つの拠点のメンバーで構成されていました。リモートワークは Slack の DNA に組み込まれていると言えます。

私たちの仕事には Slack 上で仕事を分類する空間である「チャンネル」が欠かせません。チャンネルを使うと、チーム全員や小規模なグループ、あるいは個人間でのメッセージのやり取りをはじめ、最新情報の提供、ファイルの共有、組織全体への告知など、多くのことができます。

Slack を含めたほとんどの企業では、個別のプロジェクトのチャンネルからチーム全体で使うチャンネルまで、あらゆる単位のチャンネルを持っています。例えば、財務部門に用事があって直接足を運べないときでも、Slack ならすぐに担当者を見つけることができます。シンプルに #help-finance チャンネルを開き、質問を書いたりプライベートメッセージで返信をお願いしたりすればよいのです。こうするとリクエストや緊急度がすべて見える化されるため、チームは物事に効率よく対処することが可能になります。

また、チームでリモートワークを始める際によくある懸念が、「ほかの人が何をやっているか見えなくなる」「結局会議が多くなって、タスクを進める時間が減るのでは…?」などです。実際、多くのリモートチームでは、透明性を高めるために不要な会議を減らしています。例えば Slack 上で簡単なブリーフィングを行えば会議は必要ありません。Slack はインタラクティブで簡単に使い始めることができ、チームが目指す方向をすぐに揃えることができるからです。

チャンネルは、スケジュール調整、承認、文書のレビューなど、業務を進めるのに必要なアクションが実行できる場所でもあります。例えば、パブリックチャンネルはほかのメンバーと進捗を共有するのにぴったりで、定例会議を開く必要はなくなります。

効率的なリモートワークはソフトウェアの範囲を超え、物理的なスペースの最適化や健康上のメリットもあります。

 

[aside headline="長年にわたってリモートチームをまとめてきた Slack マネージャーからのヒント :" description="" bullets="自宅に仕事専用の空間を作る | 可能ならノイズキャンセリングヘッドホンを使う | スケジュールを決めるなど、時間の区切りを設ける | 休憩時間をちゃんと取り、ストレッチしたり散歩したりする /]

もし今「在宅勤務ではスケジュールや仕事をうまくコントロールできない」と感じているのなら、このヒントを参考にちょっと調整してみましょう。

4.見える化する

エンゲージメントを表す工夫を

メンバーのエンゲージメントを高めるために、物理的なチームのスペースやメインオフィスは必要ありません。Slack が簡単に「メインオフィス」になるからです。実際に平均的なユーザーは 1 日 9 時間 Slack で作業しています。作業をするために Slack に来て、必要な情報を Slack で入手し、価値を生み出すのです。

では、チームに対して目標や業務の進捗を広く見える化するにはどのようにすればよいのでしょうか。Slack の #remote-best-practices チャンネルで話題になったのは、とてもうまくいっているリモートワーカーは、ビデオをよく活用してチームと状況を共有し合っているということです。そのポイントは次のとおりです :

  • ビデオチャットは正式な会議である必要はありません。メッセージでは足りないとき、Slack では直接音声通話ビデオ通話を利用して相手と短い会話をすることができます。
  • アクセシビリティについても考慮しましょう。読唇術を使う人は、顔が見えないと、相手が喋っていることを理解できません。
  • 背景にも注意しましょう。可愛いペットや素敵な景色なら問題はありませんが、強い日光や散らかった部屋だとどうでしょう?しかし心配いりません。そのようなことがあっても、Slack のパートナーの Zoom には、手軽に使えるバーチャル背景の機能があります。
  • 仕事をする服に着替えましょう。もちろん、リモートワークのメリットの 1 つはドレスコードが緩いことですが、いつもビデオ会議にジム向けの服装で登場すると、プロ意識にも影響します。
  • Slack のステータスを更新して、自分の状況を伝えましょう。自宅から仕事をするからといって、24 時間つながる必要はありません。
  • マネージャーはマイクロマネジメントになっていないか注意し、目に見えるアウトプットを評価するようにしましょう。

5.人とのつながりを作る

メンバー同士の交流を促進

Slack を活用する ID セキュリティ企業の Okta では、リモートワーカー同士の関係作りに時間をかけることが大切だと考えています。同社ではわかりやすい取り組みを行っています。例えば新人研修のではすべてのリモートワーカーにビデオによる自己紹介をしてもらったり、単にバーチャルミーティングの冒頭に週末何をしていたかを話したり、プロジェクトの新しいニュースを共有したりといったことです。ハワイ州ハイクにある自宅から 2,000 マイル離れた Okta の主要オフィスにリモートで勤務する Okta の Remy Champion は、メンバー同士の関係と信用がより良いチームのコラボレーション環境と成果につながると話します。

時間を取ってチームの成功を祝し、チームメンバーの誕生日やその他のマイルストーンをお祝いしましょう。Slack の絵文字やリアク字には意味があります。それは、文字だけでは伝えきれないものをチームに伝えられるようにするということです。

ここではビデオも役立ちます。Slack の一部のマネージャーは、リモートチームと定期的なビデオ形式で「乾杯」する楽しいひとときをホストします。それぞれ好きな飲み物を持ち寄ってビデオ会議に参加し、交代に気付いたことをシェアします。

リモート経験のあるマネージャーからのその他の大事なヒントを紹介します。社内の告知やディスカッションの Slack チャンネルには特に注意します。コーヒールームや廊下で同僚と会話する機会がないためです。

関連コンテンツ : もっと実践的なアドバイスをご希望ですか?Slack に特化したリモートワークのガイドをブックマークしておきましょう。チームが実践するときに役立ちます。

6.アプリとインテグレーションを見直す

すべてのツールを 1 か所で

今や多くの会社で、有給休暇や経費の申請などにさまざまな業務アプリが使い分けられています。リモートワークで効率的に時間を使うには、いつも使うアプリにシームレスにアクセスできることが重要です。ある調査によると、小さな会社でも合計 40 種類のアプリを使っているそうです。中規模以上の企業では、200 種類から 1,000 種類を超えるアプリを使っていても不思議ではありません。

これらの多くのアプリは、Slack のプラットフォームから離れずに使うことができます。こうすることで、生産性低下の大きな要因である、コンテキストの切り替えをなくすことができます。Slack のApp ディレクトリには現在、2,000 種類以上のアプリが登録されています。長年人気のある Google や Office 365 との連携も可能です。

そのほかにもリモートワーク向けに連携したいのは、Zoom のビデオ会議アプリです。また Slackbot や Workflow Builder のインテグレーションも、チームのエンゲージメントを高めるのに有効です。例えばSlack に搭載されている Slackbot を使うと、「今日は何の作業をしますか?」のようなメッセージが自動的に表示されるようにプログラムできます。また Slack のマーケティングチームでは、金曜日になるとチームのチャンネルに「Fri-yay」というプロンプトが表示され、社員やパートナーに感謝を伝えるようになっています。ちなみに完全分散型チームのソーシャルメディア企業 Buffer では、リモートワークで使う便利な Slack アプリのまとめを公開しています。

 

[app_link app_1="https://slack.com/apps/A5GE9BMQC-zoom | コミュニケーション" app_2="https://slack.com/apps/A5P5FDK33-cisco-webex-meetings | コミュニケーション" app_3="https://slack.com/apps/AFS3736H3-slack-for-outlook | コミュニケーション" app_4="https://slack.com/apps/ADZ494LHY-google-calendar | マストアプリ" app_5="https://slack.com/apps/ALQ9XG76D-box?next_id=0 | ファイル管理" app_6="https://slack.com/apps/A6NL8MJ6Q-google-drive | ファイル管理 /]

7.信頼とセキュリティについて考える

どこから仕事をしてもデータの安全性を確保

オフィスでの勤務からリモートワークに移行する際によくある質問は、何と言っても「セキュリティを保って仕事を安全に進めるにはどうすればよいか」というものです。大規模な企業なら VPN を持っているかもしれませんが、なくても問題ありません。Slack がデータを暗号化するからです。

また、拡張性も重要です。社会情勢の変化により、全員が急に自宅から仕事をするようになると、既存のソフトウェアは果たしてその負荷をサポートできるでしょうか?Slack は利用者が増えるのに伴ってスケールアップし需要に応えられるようにできています。IBM では現在、世界中で合計 35万人のメンバーが Slack を使っています。同社のチームでは、Slack を使うことでコミュニケーションの最前線における会議やメールの必要性を減らし、集中力を下げる要因を最小化しています。また、開発チームや運用チームが目指す方向を揃える手段としても活用されています。

Twitter では最近、Slack と Google Meet を組み合わせて、全社で 4,600 人が参加する仮想グローバル会議を初めて開催しました。あるメンバーは後にツイッターで「全員手に届く範囲にいる小さなミーティングのような感じでした」という感想を公開しています。

8.もっと詳しく知る

学んで成長することが大切

たとえ短期間でも在宅勤務をすると、働き方についての新たなインサイトや同僚とつながる別の方法に気づくことができます。新しい働き方にオープンになりましょう。そしてそれはそんなに大変なことではないと知っておきましょう。

 

[aside headline="覚えておきたいこと :" description="" bullets="生産性は必ずしも低下しない | エンゲージメントを保つことはできる | 見える化でできることはビデオチャット以上に色々ある /]

もっと詳しく知るには、リモートワークのオンラインセッションをご覧ください。また、リモートワークへの移行について個別に相談したい人向けに、 Slack エキスパートとの 1 対 1 のコンサルティングセッション(英語のみ)も用意しています。

在宅勤務でのベストプラクティスについても募集しています。FacebookTwitter のページでつながりましょう。

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うーん、システムがなにか不具合を起こしてるみたいです。後でもう一度お試しください。