リモートワークで生産性とエンゲージメントを下げない方法

在宅勤務には良い面も難しい面もあります。自宅で仕事をする理由は、世界中で新型ウイルスが流行するなど想定外の状況から、仕事や家庭の都合までさまざまでしょう。

良い面は、チームとのつながりをキープして仕事を前に進めるための新しい方法を見つけられるかどうかで決まります。一方難しい面は、どこから始めるのか、何に優先的に取り組むのかを整理することです。すでに多くの人が自宅で生産性の高い仕事をしていることを考えると、皆さんにできないはずはありません。

このガイドでは、職務レベルや職種を問わず生産的なリモートワークを行うための基本をまとめてお伝えします。まず、最近のリモートワークを取り巻く状況から見ていきましょう。

1.数字で見るリモートワーク

最新のグローバルデータ

現在、ほとんどの企業は、少なくとも一定レベルのリモートワークに対応しています。2019 年に Slack と GlobalWebIndex が共同で 10 か国 17,000 人のナレッジワーカーを対象に行った調査では、75% の回答者が在宅勤務を許可されていることがわかりました。そのうち 51% は、特定の事情があればリモートワークができると回答し、24% は広く許可されていると回答しています。

リモートワークは、もはや特別なことではありません。

何がこの変化を後押ししているのでしょうか。それはテクノロジーの進歩のほか、管理職を担うデジタルネイティブ世代が増えているという職場の人口構成の変化です。Slack のユーザーでありパートナーでもある Zapier もそんな企業の 1 つで、メンバー全員が「WFA（work from anywhere）」で仕事をしています。

2.成功に向けて備える

チームに合う方法を知る

リモートワークが初めての場合でも、すでにやったことがある場合でも、「ちゃんと仕事ができるかな」「オフィスに居なくても、同僚や上司が自分の貢献に気づいてくれるだろうか」「チームのメンバーと離れていると、孤独を感じるかもしれない…」などと不安に思うのはよくあること。

Slack は社内のチームを含め、リモートワークで Slack を活用するユーザー企業の皆さまから多くのことを学んできました。

 

これらのポイントを意識すると、よくある不安に正面から立ち向かうことができます。それぞれについて詳しく見ていきましょう。

3. 生産性をキープする

モダンな仕事にはモダンなツールを

Slack が創業した時、チームは 2 か国のオフィスにまたがり、完全リモートで働くメンバーも 2 人いました。リモートワークは Slack の DNA に組み込まれていると言えます。

そんな私たちに欠かせないのが「チャンネル」です。チャンネルでは仕事を整理して進められるほか、チーム全体や小さなグループ、個人間でメッセージをやり取りすることができます。さらに、最新情報やファイルの共有、組織全体への告知などさまざまなことが可能です。

Slack を含めたほとんどの企業では、個別のプロジェクトのチャンネルからチーム全体で使うチャンネルまで、あらゆる単位のチャンネルを持っています。例えば、財務部門に用事があって直接足を運べない場合でも、Slack ならすぐに担当者を見つけることができます。「#help-財務」チャンネルを開いて質問を投稿するか、ダイレクトメッセージでの返信をお願いすればよいのです。こうすればリクエストや緊急度がすべて見える化されるため、チームは物事に効率よく対処できるようになります。

リモートワーク始めるチームによくある懸念が、「ほかの人が何をやっているか見えなくなる」「結局会議が多くなって、タスクを進める時間が減るのでは…？」などです。ところが実際は多くの企業が、リモートワークを機に「見える化」を進めて無駄な会議を減らしています。例えば Slack 上で毎日のスタンドアップ・ミーティングを開くこともその 1 つです。インタラクティブで簡単に使い始めることができる Slack なら、会議を開かなくてもチームが目指す方向をすぐに揃えられるのです。

チャンネルは、スケジュール調整、承認、文書のレビューなど、仕事を進めるのに必要なアクションを実行できる場所でもあります。例えば、パブリックチャンネルはほかのメンバーと進捗を共有するのにぴったりで、定例会議を開く必要はなくなります。

効果的なリモートワークは、ソフトウェアだけに留まらず物理的なスペースや健康にとってもメリットとなります。

 

もし今「在宅勤務だとスケジュールや仕事のコントロールがうまくいかない」と感じているのなら、このヒントを参考にちょっと工夫してみましょう。

4.見える化する

エンゲージメントを表す工夫を

チームメンバーのエンゲージメントを高めるために、物理的なスペースやメインオフィスは必要ありません。Slack があっという間にチームの「メインオフィス」になるからです。実際に平均的なユーザーは 1 日 9 時間 Slack を使っています。仕事をするために Slack に来て必要な情報を Slack で手に入れ、成果を生み出しているのです。

では、チームに対して目標や仕事の進捗を広く見える化するにはどうすればよいのでしょうか。Slack の #remote-best-practices チャンネルで話題になったのは、とてもうまくいっているリモートワーカーは、ビデオを活用してチームと状況を共有し合っているということです。そのポイントは次のとおりです。

• ビデオチャットは正式な会議である必要はありません。メッセージでは足りない時、Slack では直接音声通話やビデオ通話を利用して短い会話をすることができます。
• アクセシビリティについても考慮しましょう。読唇術を使う人は、顔が見えないと、相手が喋っていることを理解できません。
• 背景にも注意しましょう。かわいいペットや素敵な景色なら問題はありませんが、強い日光や散らかった部屋だとどうでしょう？でも心配はいりません。そのようなことがあっても、Slack のパートナーの Zoom には、手軽に使えるバーチャル背景の機能があります。
• 仕事をする服に着替えましょう。もちろん、リモートワークのメリットの 1 つはドレスコードが緩いことですが、ビデオ会議にいつもジム用の服で登場すると、プロらしさにも影響します。
• Slack のステータスを更新して、自分の状況を伝えましょう。自宅から仕事をするからといって、24 時間つながる必要はありません。
• マネージャーはマイクロマネジメントになっていないか注意し、目に見えるアウトプットを評価するようにしましょう。

5.人とのつながりを作る

メンバー同士の交流を促進

Slack を活用する ID セキュリティ企業の Okta では、リモートで働くメンバー同士の関係作りに時間をかけることが大切だと考えています。同社ではわかりやすい取り組みを行っています。例えば新人研修ですべてのリモートメンバーにビデオで自己紹介をしてもらうほか、バーチャル会議の冒頭に週末何をしたかを話したり、プロジェクトの新しいニュースを共有したりといったことです。Okta の Remy Champion 氏は、ハワイ州ハイクにある自宅から 2,000 マイル離れた Okta の主要オフィスにリモートで勤務しています。彼女によると、「メンバー同士の信頼関係が、よりよいチームのコラボレーションと成果につながる」そうです。

時間を取ってチームの成功を祝し、チームメンバーの誕生日やその他のマイルストーンをお祝いしましょう。Slack の絵文字やリアク字には意味があります。それは、文字だけでは伝えきれないものをチームに伝えられるようにするということです。

ここではビデオも役立ちます。Slack の社内には、リモートチームとビデオで「乾杯」する時間やハッピーアワーを定期的に開催するマネージャーもいます。それぞれ好きな飲み物を持ち寄ってビデオ会議に参加し、交代で気づいたことを共有するのです。

リモート経験のあるマネージャーからは、ほかにも「社内通知やディスカッションの Slack チャンネルは特にしっかり確認する」というアドバイスが寄せられました。リモート体制では、休憩室や廊下で同僚と立ち話して情報を手に入れる機会がないためです。

関連コンテンツ : もっと実用的なアドバイスが必要ですか？Slack に特化したリモートワークのガイドをブックマークしておきましょう。チームがリモートワークを実践する時に役立ちます。

6.アプリとインテグレーションを見直す

すべてのツールを 1 か所で

今や多くの会社で、有給休暇や経費の申請などにさまざまな業務アプリが使われています。リモートワークで効率よく時間を使うには、いつも使うアプリにシームレスにアクセスできることが重要です。ある調査によると、小さな会社でも合計 40 のアプリを使っているそうです。中規模以上の企業になると 200 以上、場合によっては 1,000 を超えるアプリを使っていても不思議ではありません。

これらのアプリの多くは、Slack のプラットフォームから離れず直接使うことができます。こうすればコンテキストの切り替えによって生産性が下がることもありません。Slack の App ディレクトリでは現在、2,000 以上のアプリが利用できます。そのなかには長年使われてきた Google や Office 365 もあります。

その他リモートワークに使えるインテグレーションとしては Zoom のビデオ会議があるほか、Slackbot やワークフロービルダーのインテグレーションを使えばチームの仕事がよりスムーズになります。例えば Slackbot では、「今日は何の仕事をしますか？」のようなメッセージが自動的に表示されるようにプログラムすることができます。また Slack のマーケティングチームでは、金曜日になるとチームのチャンネルに「Fri-yay」というプロンプトが表示され、仲間やパートナーに感謝を伝えるよう促してくれます。ソーシャルメディア企業の Buffer では、完全リモート体制のチームが使う便利な Slack アプリのまとめを公開しています。

 

7.信頼とセキュリティについて考える

どこで仕事をしてもデータの安全性を確保

オフィスでの勤務からリモートワークに移行する際によくある質問は、何と言っても「セキュリティを保って仕事を安全に進めるにはどうすればよいか」というものです。大規模な企業なら VPN を持っているかもしれませんが、なくても問題ありません。Slack がデータを暗号化するからです。

また、拡張性も重要です。社会情勢の変化により、全員が急に自宅から仕事をするようになると、既存のソフトウェアは果たしてその負荷をサポートできるでしょうか？Slack はユーザーの増加に合わせて拡張でき、その需要に応えます。IBM では現在、世界中で合計 35 万人のメンバーが Slack を使っています。同社のチームでは、コミュニケーションの最前線で Slack を使うことで会議やメールを減らし、集中力を下げる要因を最小限に抑えています。また、開発チームや運用チームが目指す方向を揃える手段としても活用しています。

Twitter では最近、Slack と Google Meet を組み合わせて、全社で 4,600 人が参加する仮想グローバル会議を初めて開催しました。あるメンバーは後にツイッターで「全員が手の届く範囲にいる小さなミーティングのような感じでした」という感想を公開しています。

8.もっと詳しく知る

学んで成長することが大切

たとえ短期間でも在宅勤務をすると、働き方についての新たなインサイトを得られるほか、これまでとは異なる方法で同僚とつながることに気づきます。新しい働き方にオープンになりましょう。そしてそれはそんなに大変なことではありません。

 

もっと詳しく知るには、リモートワークのオンラインセッションを参照してください。また、リモートワークへの移行について個別に相談したい方向けに、Slack エキスパートとの 1 対 1 でのコンサルティングセッションも用意しています（いずれも英語のみ）。

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