L’internalisation, la croissance et la digitalisation, telles étaient les motivations à l’origine du déploiement de Slack par Mast-Jägermeister SE en 2019. À l’époque, le groupe a mis l’accent sur la transparence, la collaboration et la conduite du changement. Depuis, Andrea Ostheer, responsable de la communication d’entreprise internationale chez Mast-Jägermeister SE, a affiné la manière dont elle utilise Slack avec ses collègues. Aujourd’hui, plus de 30 flux de travail et intégrations multilingues permettent aux collaborateurs de travailler de manière plus productive, plus efficace et plus transparente, pour un résultat bien tangible : grâce à Slack, le groupe a économisé 14 700 heures de travail et près de 480 000 euros.* « Nous avons automatisé les tâches répétitives, mais néanmoins essentielles, ce qui permet à nos salariés de gagner en efficacité », explique-t-elle.
Traduction, communication et partage
Dans un groupe international, il est essentiel de rendre les informations disponibles pour tout le monde, rapidement et équitablement. Pour ce faire, Mast-Jägermeister SE a créé un flux de travail qui s’appuie sur le service de traduction automatique DeepL. De cette manière, les annonces publiées dans les canaux en allemand ou en anglais sont traduites automatiquement. Il suffit d’ajouter le drapeau d’un pays à la publication pour qu’elle soit traduite dans sa langue. « Ce flux de travail facilite notre communication à l’international, et nous permet de partager des connaissances de manière transparente pour renforcer la productivité », se félicite Andrea Ostheer. Chaque collaborateur peut se mettre au diapason facilement et rapidement.
Des flux de travail sont également utilisés pour les rappels automatiques en matière de feuilles de temps, congés et frais de déplacement. Ces processus ne sont pas chronophages pris individuellement, mais peuvent le devenir une fois réunis. C’est là que l’automatisation permet de gagner du temps, et cet argument a largement contribué à développer l’utilisation de Slack dans l’entreprise.
L’automatisation facilite une collaboration bienveillante
L’utilisation de Slack s’appuie sur le respect et la bienveillance. Cela implique notamment d’afficher les photos de profil, d’éviter de répondre en dehors des fils de discussion, de maintenir ses informations professionnelles à jour, ou encore d’attribuer un nom adapté aux canaux Slack. Si une personne ne se conforme pas aux meilleures pratiques, le groupe a mis en place des flux de travail humoristiques, comme Thread-Rex, basé sur l’émoji dinosaure, ou Status-Bob, en référence à Bob Ross, le peintre et animateur de télévision américain. Ces émojis permettent de faire des remarques nécessaires lorsque les utilisateurs commettent des erreurs mineures, sans pour autant les culpabiliser. Cela permet au final de créer un environnement de travail plus agréable et davantage bienveillant. « Les récriminations et les accusations n’ont pas leur place dans notre entreprise », explique Andrea Ostheer.
« Slack nous aide à atteindre nos objectifs en facilitant la communication, en décloisonnant les interactions et en nous permettant de communiquer à l’international plus rapidement et de manière transparente. »
Une utilisation sans cesse affinée
Slack n’est pas utilisé uniquement en interne. Mast-Jägermeister SE échange avec ses partenaires via Slack Connect. Cela permet d’organiser efficacement la communication avec différents intervenants externes, par exemple pour l’organisation d’événements. L’équipe d’Andrea profite également de ces avantages, et utilise des flux automatisés pour traiter les demandes de journalistes et de collaborateurs, afin de filtrer et diffuser le contenu mis à disposition. Les demandes de journalistes par e-mail peuvent par exemple être redirigées vers un canal interne, ce qui déclenchera un formulaire permettant aux salariés de classer la demande en fonction de l’urgence, de l’origine géographique ou des coordonnées. La demande est ensuite partagée sous forme résumée, dans un formulaire préfiltré. Le groupe envisage également d’intégrer plusieurs canaux avec son intranet, pour mieux démocratiser l’information et les notifications. L’équipe de projet travaille actuellement sur l’intégration de ces interactions dans les canaux.
Chez Mast-Jägermeister SE, Slack est un outil en évolution constante. La plateforme permet d’optimiser de plus en plus d’activités du groupe. Des « champions Slack », à savoir des salariés spécialement formés et qui souhaitent tirer pleinement parti de cette solution, facilitent le déploiement de la plateforme à grande échelle. L’entreprise utilise actuellement les canevas, mais l’intelligence artificielle va certainement jouer un rôle prépondérant. « Slack nous aide à atteindre nos objectifs en facilitant la communication, en décloisonnant les interactions et en nous permettant de communiquer à l’international plus rapidement et de manière transparente », se réjouit Andrea Ostheer.
*Chiffres basés sur le calculateur de valeur Slack, qui analyse les données d’utilisation du mois précédent et extrapole les résultats à l’ensemble de l’année. Les entreprises profitent ainsi de prévisions précises des gains de temps et économies possibles.
