Internazionalizzazione, crescita e digitalizzazione: queste sono state le motivazioni alla base dell'implementazione di Slack in Mast-Jägermeister SE nel 2019. All'epoca il gruppo si concentrava su trasparenza, collaborazione e gestione del cambiamento. Da allora, Andrea Ostheer, responsabile delle comunicazioni aziendali globali presso Mast-Jägermeister SE, ha perfezionato l’uso di Slack insieme ai suoi colleghi. Oggi più di 30 workflow e integrazioni multilingue aiutano i dipendenti a lavorare in modo produttivo, efficiente e trasparente con risultati tangibili: grazie a Slack, l'azienda ha risparmiato 14.700 ore lavorative e circa 480.000 euro in un anno.* “Abbiamo automatizzato attività ricorrenti ma essenziali, alleviando la pressione sul nostro staff”, spiega Ostheer.
Tradurre, comunicare, condividere
In un’azienda internazionale, è fondamentale rendere le informazioni accessibili a tutti, in modo equo e rapido. Per raggiungere questo obiettivo, Mast-Jägermeister SE ha creato un workflow in collaborazione con il servizio di traduzione IA DeepL: gli annunci pubblicati sui suoi canali in tedesco o inglese possono essere tradotti automaticamente, basta aggiungere la bandiera del paese di una lingua al post. “Questo flusso di lavoro ci aiuta nelle comunicazioni internazionali, ci consente di diffondere le conoscenze in modo trasparente e garantisce una maggiore produttività”, afferma Ostheer. Ogni membro del personale può essere portato allo stesso livello di conoscenza in modo rapido e semplice.
Tra gli altri fattori di efficienza sono inclusi workflow come promemoria automatici per fogli presenze, ferie e registrazione delle spese di viaggio. Questi processi non sembrano molto lunghi presi singolarmente, ma possono diventarlo quando vengono combinati. È qui che l’automazione aiuta a recuperare tempo. E proprio questa semplificazione della giornata lavorativa, il “perché” dietro l’automazione, ha contribuito ad aumentare l’accettazione di Slack in tutta l’azienda.
L’automazione evita di personalizzare le critiche
Il team utilizza Slack in modo vantaggioso per tutti, ad esempio utilizzando le immagini del profilo, non rispondendo al di fuori delle conversazioni, mantenendo aggiornate le informazioni professionali e assegnando nomi appropriati ai canali di Slack. In questi casi, se qualcuno non segue le pratiche consigliate, Mast-Jägermeister SE utilizza workflow umoristici come Thread-Rex, un emoji di un Tyrannosaurus-Rex, o Status-Bob, in riferimento al pittore Bob Ross. Questo permette di evidenziare le disattenzioni nelle piccole questioni quotidiane senza far sentire le persone in colpa e spersonalizzare le critiche nella routine lavorativa creando un modo più piacevole di lavorare insieme. “Puntare il dito non fa parte della nostra cultura”, dichiara Ostheer.
“Slack ci aiuta a raggiungere i nostri obiettivi aziendali semplificando la comunicazione, eliminando i silos di conoscenze e permettendoci di comunicare in modo rapido e trasparente a livello globale.”
Perfezionare continuamente lo strumento
Slack non è usato solo internamente: Mast-Jägermeister SE si connette con i partner tramite Slack Connect. Questo consente di riunire in modo efficiente le comunicazioni con una varietà di stakeholder diversi, ad esempio in occasione di eventi, e inoltre semplifica il lavoro per i membri del team di Ostheer, che possono utilizzare workflow automatizzati per elaborare le richieste di giornalisti e dipendenti in modo da filtrare e distribuire i contenuti e renderli accessibili a tutti. Le richieste via e-mail dei giornalisti, ad esempio, possono essere inoltrate a un canale interno attivando automaticamente un modulo in cui i dipendenti possono categorizzare la richiesta in base all'urgenza, alla provenienza geografica o ai dettagli di contatto e quindi condividerla con il team in forma prefiltrata e sintetica. L'azienda prevede inoltre di integrare diversi canali nella propria Intranet in modo da raggruppare meglio informazioni e notifiche e il team di progetto sta lavorando per riportare queste interazioni dalla Intranet nei canali.
Slack è uno strumento vivo in Mast-Jägermeister SE. Ci sono sempre nuovi modi e nuove aree in cui la tecnologia può fornire supporto. I “champion di Slack”, dipendenti appositamente formati e particolarmente interessati a sfruttare la tecnologia, contribuiscono a portare avanti lo sviluppo. L’azienda al momento utilizza i canvas, ma anche l’intelligenza artificiale potrebbe avere un ruolo in futuro. “Slack ci aiuta a raggiungere i nostri obiettivi aziendali perché semplifica la comunicazione, elimina i silos di conoscenze e ci permette di comunicare in modo rapido e trasparente a livello globale”, afferma Ostheer.
*Queste cifre si basano sul calcolatore di valore di Slack, che analizza i dati di utilizzo del mese precedente e li estrapola per l’intero anno. Questo strumento fornisce alle aziende previsioni precise sui risparmi in termini di tempo e costi.
