Internacionalização, crescimento e digitalização: esses foram os fatores que levaram o Slack a ser adotado na Mast-Jägermeister SE em 2019. Ao mesmo tempo, o foco estava na transparência, na colaboração e na gestão de mudanças. Desde então, Andrea Ostheer, gerente de comunicação corporativa global da Mast-Jägermeister SE, aprimorou o uso do Slack junto com seus colegas. Atualmente, mais de 30 fluxos de trabalho multilíngues e integrações ajudam os funcionários a trabalhar de modo produtivo, eficiente e transparente e obter um resultado concreto: a empresa economizou 14.700 horas de trabalho e cerca de 480.000 euros em um ano, graças ao Slack.* “Automatizamos tarefas recorrentes, porém essenciais, o que tira a pressão da equipe”, afirma Ostheer.
Tradução, comunicação e compartilhamento
Em uma empresa internacional, é vital tornar as informações acessíveis a todos da mesma forma e com rapidez. Para conseguir isso, a Mast-Jägermeister SE criou um fluxo de trabalho juntamente com a AI DeepL: os comunicados que são postados nos seus respectivos canais em alemão e inglês podem ser traduzidos automaticamente. Basta adicionar à postagem a bandeira do país correspondente a um idioma. “Este fluxo de trabalho nos ajuda com nossas comunicações internacionais, nos permite difundir o conhecimento e garante maior produtividade,” diz Ostheer. Cada membro da equipe pode alcançar o mesmo nível de conhecimento de maneira fácil e rápida.
Outros fatores que compõem a eficiência incluem fluxos de trabalho, como lembretes automáticos de planilhas de horas, feriados e registros de despesas com viagens. Esses são processos que, por si só, não parecem demorados, mas que, no geral, tomam muito tempo. É aqui que a automação ajuda a poupar tempo. Essa simplificação da jornada de trabalho, o “porquê” por trás da automação, foi decisiva para aumentar a aceitação do Slack por toda a empresa.
A automação ameniza as críticas das pessoas
A equipe usa o Slack de forma que beneficie a todos, como usar fotos do perfil, não responder fora das conversas, manter atualizados os detalhes sobre o local de trabalho e dar nomes aos canais do Slack corretamente. Nesses casos, quando alguém não segue as práticas recomendadas, a Mast-Jägermeister SE utiliza fluxos de trabalho simpáticos e descontraídos, como o Thread-Rex, o emoji de um Tiranossauro rex, ou o Status-Bob, uma referência a Bob Ross, um pintor e apresentador de TV dos EUA. Eles ajudam a realizar a correção necessária de alguns procedimentos do dia a dia sem que ninguém se sinta mal por ter cometido um pequeno deslize. Isso evita que as críticas pareçam pessoais na rotina de trabalho e estabelece um jeito mais agradável de trabalhar juntos. “Apontar o dedo não faz parte da nossa cultura”, explica Ostheer.
“O Slack ajuda a cumprir nossos objetivos corporativos, facilitando a comunicação, integrando os departamentos e permitindo que nos comuniquemos com outros países de maneira rápida e transparente.”
Aprimoramento contínuo da ferramenta
O Slack não é usado apenas internamente. A Mast-Jägermeister SE se conecta com seus parceiros por meio do Slack Connect. Essa integração permite que a comunicação entre diversas partes interessadas, por exemplo em eventos, seja centralizada de modo eficaz. Também facilita ainda mais o trabalho dos membros das equipes da Ostheer: eles podem utilizar fluxos de trabalho automatizados em perguntas de jornalistas e funcionários para filtrar e distribuir conteúdos e torná-los acessíveis a todos. Por exemplo, as perguntas de jornalistas enviadas por e-mail podem ser encaminhadas a um canal interno. Isso aciona automaticamente um formulário, no qual os respectivos funcionários podem recategorizar a pergunta de acordo com a urgência, origem regional ou dados de contato. Depois, ele pode ser compartilhado com a equipe em um formulário pré-filtrado e resumido. A empresa também planeja integrar vários canais na intranet, a fim de centralizar ainda mais as informações e as notificações. A equipe de projetos está trabalhando para possibilitar que essas interações sejam refletidas no canal.
O Slack é uma ferramenta dinâmica na Mast-Jägermeister SE. Sempre há novas formas e áreas em que a tecnologia pode oferecer ajuda. Os especialistas do Slack – funcionários especialmente treinados que estão particularmente interessados em aproveitar a tecnologia – ajudam a promover o desenvolvimento. No momento, a empresa utiliza principalmente os canvas, mas a inteligência artificial também poderá ter uma função no futuro. “O Slack ajuda a cumprir nossos objetivos corporativos, pois facilita a comunicação, integra os departamentos e permite que nos comuniquemos com outros países de maneira rápida e transparente”, afirma Ostheer.
*Esses números baseiam-se na Calculadora de valores do Slack, que analisa os dados de uso do mês anterior e os extrapola para o ano todo. Isso proporciona às empresas previsões precisas do quanto será economizado em relação ao tempo e aos custos.
