Internacionalización, crecimiento y digitalización: estas fueron las fuerzas que impulsaron el lanzamiento de Slack en Mast-Jägermeister SE en el año 2019. En ese momento, la atención se centró en la transparencia, la colaboración y la administración del cambio. Desde entonces, Andrea Ostheer, gerente de comunicaciones corporativas globales de Mast-Jägermeister SE, ha perfeccionado el uso de Slack junto con sus colegas. Hoy en día, más de 30 flujos de trabajo e integraciones multilingües ayudan a los empleados a trabajar de manera productiva, eficiente y transparente con un resultado tangible: la empresa ha ahorrado 14 700 horas de trabajo y aproximadamente 480 000 euros en un año gracias a Slack.* “Hemos automatizado tareas recurrentes pero esenciales, lo que alivia la presión de nuestro personal”, afirma Ostheer.
Traducción, comunicación y uso compartido
En una empresa internacional, es vital que la información sea accesible para todos, de manera equitativa y rápida. Para lograrlo, Mast-Jägermeister SE ha creado un flujo de trabajo en cooperación con DeepL, servicio de traducción con IA: los anuncios que se publican en sus canales en alemán o inglés se pueden traducir automáticamente. Todo lo que se requiere es agregar la bandera del país de un idioma a la publicación. “Este flujo de trabajo nos ayuda en nuestras comunicaciones internacionales, nos permite difundir conocimientos de forma transparente y garantiza una mayor productividad”, afirma Ostheer. Todos los miembros del personal pueden alcanzar el mismo nivel de conocimientos de forma rápida y sencilla.
Otros factores de eficiencia incluyen flujos de trabajo como recordatorios automáticos de hojas de horarios, días festivos y registros de gastos de viajes. Estos son procesos que no parecen consumir mucho tiempo por sí solos, pero sí mucho tiempo en total. Aquí es donde la automatización ayuda a recuperar tiempo. Esta simplificación de la jornada laboral, el “por qué” detrás de la automatización, en última instancia ayudó a aumentar la aceptación de Slack en toda la empresa.
La automatización separa las críticas de las personas
El equipo usa Slack de una manera que es beneficiosa para todos, incluido el uso de imágenes de perfil, no responder fuera de los hilos, mantener actualizados los detalles de la ubicación del trabajo y nombrar correctamente los canales de Slack. En estos casos, cuando alguien no sigue las mejores prácticas, Mast-Jägermeister SE usa flujos de trabajo encantadores y jocosos como Thread-Rex, un emoji de Tyrannosaurus-Rex, o Status-Bob, una referencia al pintor televisivo Bob Ross. Ayudan a facilitar las críticas necesarias en pequeños asuntos cotidianos sin que las personas se sientan mal por errores menores. Esto despersonaliza las críticas en la rutina laboral y crea una forma más agradable de trabajar juntos. “Señalar con el dedo no forma parte de nuestra cultura”, explica Ostheer.
“Slack contribuye a nuestros objetivos corporativos al facilitar la comunicación, eliminar las barreras de conocimiento y permitir que nos comuniquemos de forma rápida y transparente entre países.”
Perfeccionamiento constante de la herramienta
Slack no solo se usa internamente. Mast-Jägermeister SE se conecta con sus socios a través de Slack Connect. Esto permite agrupar de manera eficiente las comunicaciones con diversas partes interesadas, por ejemplo en eventos. También facilita el trabajo a los miembros del equipo de Ostheer: pueden usar flujos de trabajo automatizados para consultas de periodistas y empleados para filtrar y distribuir contenido y hacerlo accesible para todos. Las consultas por correo electrónico de los periodistas se pueden reenviar, por ejemplo, a un canal interno. Esto activa automáticamente un formulario en el que los respectivos empleados pueden reclasificar la consulta nuevamente según la urgencia, el origen regional o los datos de contacto. Luego se puede compartir con el equipo en un formato resumido y prefiltrado. La empresa también tiene previsto integrar varios canales en la intranet para poder agrupar más información y notificaciones. El equipo del proyecto está trabajando para devolver estas interacciones de la intranet al canal.
Slack es una herramienta viva en Mast-Jägermeister SE. Siempre hay nuevas formas y áreas en las que la tecnología puede brindar apoyo. Los “promotores de Slack” (empleados especialmente capacitados que están particularmente interesados en aprovechar la tecnología) ayudan a impulsar el desarrollo. Actualmente, la empresa usa canvas, pero la inteligencia artificial también puede desempeñar un papel fundamental en el futuro. “Slack contribuye a nuestros objetivos corporativos porque facilita la comunicación, elimina las barreras de conocimiento y nos permite comunicarnos de forma rápida y transparente entre países”, afirma Ostheer.
*Estas cifras se basan en la calculadora de valor de Slack, que analiza los datos de uso del mes anterior y los extrapola para todo el año. Esto proporciona a las empresas previsiones precisas de su ahorro de tiempo y costos.
