Sobre o modelo
Você já planejou uma reunião de equipe com uma pauta clara, só para acabar ficando sem tempo, deixando todo mundo confuso e tendo que agendar mais uma reunião para terminar a discussão? Existe um jeito melhor.
O modelo de pauta de reunião do Slack ajuda você a melhorar a eficiência das reuniões, ver resultados claros e tangíveis e economizar tempo, registrando o progresso da equipe, próximas etapas, possíveis obstáculos, anotações, necessidades e muito mais em um local facilmente acessível. É assim que as pautas de reunião deveriam ser.
O que é um modelo de pauta de reunião?
Um modelo de pauta de reunião é um documento reutilizável no Slack que qualquer equipe pode usar para escrever assuntos e anotações, bem como adicionar itens de ação, links e outros elementos para planejar e realizar uma reunião produtiva. Um modelo de pauta de reunião permite que as equipes:
- Colaborem e comuniquem todo o trabalho em um único documento
- Acompanhem as conquistas e o progresso
- Publiquem as responsabilidades de cada participante para a reunião
- Façam atualizações e vejam todas as mudanças em tempo real
- Padronizem formatos de reunião
- Identifiquem itens de ação e os atribuam a qualquer momento
Quais são os benefícios do nosso modelo de pauta de reunião?
Simplifique as reuniões da sua equipe com nosso modelo de pauta de reunião
O modelo de pauta de reunião é uma solução direta e eficiente projetada para melhorar as anotações em qualquer tipo de reunião de equipe. Perfeito para equipes que buscam aumentar a produtividade e melhorar a comunicação durante reuniões, o modelo de pauta de reunião do Slack pode ajudar a fornecer um formato estruturado para obter e organizar detalhes da reunião, para que cada discussão seja sucinta e cada decisão seja registrada. Isso tornará suas reuniões mais eficazes, práticas e facilmente acessíveis para que os membros da equipe possam consultá-las depois.
Preparação colaborativa da pauta de reunião
O modelo de pauta de reunião permite que os membros da equipe editem colaborativamente o canvas compartilhado ao mesmo tempo e acompanhem assuntos da pauta e links importantes em um local acessível. Isso promove uma abordagem mais organizada para a preparação de reuniões, garantindo que todos os participantes estejam alinhados antes do início da reunião. Centralizando a pauta e os recursos relacionados, as equipes podem economizar tempo, reduzir confusões e melhorar a experiência geral da reunião. Esteja você planejando uma reunião semanal da equipe, uma reunião da diretoria ou uma reunião de início de projeto, esse modelo ajuda a cobrir tudo que é necessário para uma reunião eficaz.
Alinhamento de tarefas aprimorado com um modelo de pauta de reunião
Um dos principais recursos do modelo de pauta de reunião é a capacidade de ajudar as equipes a alinhar tarefas e itens de ação durante a reunião. Essa funcionalidade facilita a atribuição de responsabilidades e a definição de prazos, garantindo que cada membro da equipe saiba exatamente o que se espera dele após a reunião. Esteja você fazendo o acompanhamento das próximas etapas, monitorando as metas do projeto ou planejando uma pauta de reunião individual, essa definição clara de tarefas leva a uma melhor responsabilização e execução, impulsionando a produtividade e garantindo que os resultados da reunião sejam implementados de forma eficaz, mesmo que alguém não tenha comparecido a ela.
Otimize os resultados das reuniões com um modelo de pauta de reunião
Com o modelo de pauta de reunião, as equipes podem não apenas planejar e conduzir reuniões de forma mais eficiente, mas também rastrear os resultados e itens de ação após a reunião. Esse ciclo contínuo de preparação, execução e acompanhamento transforma reuniões de meras discussões em sessões poderosas de produtividade e tomada de decisão. Seja uma reunião formal, diária ou geral, o modelo de pauta de reunião é uma ferramenta indispensável para fazer cada reunião valer a pena. Ele foi projetado para garantir que nada fique de fora, seja rastreando atas da reunião ou garantindo que todos estejam alinhados em relação às práticas recomendadas.
Formato da pauta: seis elementos essenciais para manter todos alinhados
Um formato de pauta de reunião bem planejado geralmente tem certos componentes para apresentar e esclarecer assuntos para os participantes — pense em objetivos, uma seção de perguntas, próximas etapas e assim por diante. Incluir esses elementos essenciais ajuda sua equipe a saber o que esperar antes de cada reunião para que ela possa se preparar e fazer perguntas sobre a programação ou os assuntos. Depois, você pode refinar a pauta conforme necessário para responder ao feedback e evitar gastar tempo resolvendo essas questões durante a reunião.
Seja uma reunião formal, diária, geral ou de início de projeto, aqui estão os seis componentes que ajudarão a manter todos informados e engajados:
- Objetivos claros: defina o resultado desejado da reunião em formato de lista para tornar os objetivos claros e fáceis de ler.
- Lembretes: programe mensagens e lembretes de reunião para ajudar os participantes a se lembrar de cumprir suas responsabilidades.
- Alocação de tempo: atribua uma certa quantidade de tempo para os membros da equipe falarem sobre o assunto. Integrações como Zoom ou Asana garantem que eles possam planejar sua apresentação cronometrada mantendo a pauta principal organizada.
- Sugestões e perguntas: designar uma seção para sugestões e perguntas pode aumentar o engajamento na reunião.
- Referências ou imagens: dê à sua equipe um lembrete ou um contexto sobre o assunto da reunião anexando uma apresentação, um arquivo ou uma imagem à pauta.
- Próximas etapas: atribua aos participantes itens de ação com prazos de dentro do modelo.
Formato da pauta: reunião diária? Liderança? Início de projeto? Qual modelo de reunião é ideal para sua equipe?
Dependendo do tipo de reunião que você está conduzindo, alguns modelos podem ser mais relevantes para seus objetivos do que outros. As equipes de vendas podem querer usar um modelo com seções para demonstrações de casos de uso e roteiros para transmitir atualizações de produto, por exemplo. Já as equipes de marketing podem utilizar modelos que deixam espaço para as partes interessadas do projeto incluírem as informações de contato, em quais canais a campanha aparecerá, links para ativos de marketing, dados de marketing incorporados e assim por diante. Vamos analisar alguns tipos de reunião e o que os modelos ideais de cada um podem incluir.
Modelo de pauta de reunião
Líderes de equipe podem usar esse modelo simples de pauta de reunião para qualquer tipo de reunião, desde conversas individuais até encontros de todo o departamento. O modelo de pauta de reunião deve incluir assuntos futuros, itens de ação e anotações, mas os gerentes também podem adicionar componentes para tornar a sessão a mais produtiva possível. Por exemplo, uma reunião diária pode ter:
- Desafios ou bloqueadores
- O que a equipe conquistou desde a última reunião
- O que a equipe está planejando conquistar antes da próxima reunião
Modelo de gerenciamento de projeto
Ao apresentar uma nova iniciativa, você precisa fornecer informações essenciais que permitam aos participantes da reunião entender o objetivo, as metas e as partes interessadas do projeto, bem como qualquer informação necessária para um resultado bem-sucedido. Um modelo de gerenciamento de projeto pode incluir seções para o objetivo do projeto, o público-alvo e onde encontrá-lo, canais e plataformas que a equipe utilizará e assim por diante.
- Principais partes interessadas
- Cronograma, prazos e metas do projeto
- Riscos e desafios
- Recursos como ativos de marketing, especificações do produto e mais
Modelo de acompanhamento da equipe
Após apresentar o projeto com o modelo de início de projeto, você pode querer implementar reuniões semanais para registrar o progresso, abordar obstáculos, colar links importantes e mais. Sincronizações semanais (por exemplo, por meio do modelo de acompanhamento da equipe do Slack) mantêm os membros da equipe responsáveis por cumprir as metas coletivas e individuais, enquanto os gerentes podem entender se e quando precisam fornecer assistência. Veja o que a pauta de sincronização semanal pode incluir:
- Visão geral do progresso do projeto
- Espaço para refletir sobre o que está indo bem
- Uma seção para o que não está indo bem
- Uma seção que pergunta onde o funcionário está colocando a maior parte de sua energia
- Um lugar para explicar as próximas etapas
Modelo de resumo do produto
Os gerentes de produto podem usar um modelo de resumo do produto para explicar um novo recurso ou ferramenta para a liderança. Um resumo do produto alinha todos sobre a finalidade e as funcionalidades dele, o cronograma de desenvolvimento, como a equipe medirá o sucesso e recursos disponíveis para referência. Veja o que um modelo de exemplo pode incluir:
- Maiores partes interessadas
- Descrição do produto
- Exposição do problema
- Principais funcionalidades
- Metas
- Critérios de sucesso
- Riscos e desafios
- Recursos
- Anotações da reunião de início
Formato da pauta: integrações de terceiros para complementar seu modelo de pauta de reunião
Ao contrário de uma pauta estática em um pedaço de papel, um modelo dinâmico permite fazer a integração com ferramentas de terceiros para executar ações que possibilitam a você e sua equipe economizar tempo e trabalhar de forma mais inteligente. Uma das principais funcionalidades das integrações é que os usuários conseguem completar ações sem sair do modelo.
Evite falhas de comunicação sobre a pauta, economize tempo, evite confusão e permita que os funcionários realizem o trabalho mais rapidamente, fazendo a integração com as ferramentas que você já usa e ama. Veja como as integrações podem beneficiar sua equipe em um nível prático:
Adicione contexto à pauta de reunião da equipe
O quanto seria prático para uma equipe de vendas ter um lugar para ouvir a gravação de uma apresentação de vendas convincente e fazer perguntas, nesse mesmo espaço, antes de uma reunião? Com a integração do Loom no Slack, os líderes de equipes de vendas podem fazer exatamente isso.
Programe lembretes e marque reuniões
Todos nós já dissemos que agendaríamos um lembrete ou uma reunião e depois esquecemos. Um app de calendário, como o Google Agenda, permite que você programe lembretes e reuniões na hora sem sair do modelo. Além de isso evitar alertas não programados, agendar a próxima reunião o quanto antes evita conflitos de horário, já que a agenda de todos vai ficando cheia durante a semana.
Atribua tarefas e veja o progresso atualizado do projeto
Fazer a integração com apps de gerenciamento de projetos como o Asana é útil porque você pode ver o progresso de preparação dos membros da equipe direto do modelo. Em vez de se esquecer de atualizar o progresso mais tarde ou precisar atribuir tarefas tanto no painel quanto no modelo do projeto, você pode ver e concluir ações em uma única visualização.
Obtenha feedback durante ou após a reunião
Uma ferramenta de formulários e pesquisas como o Polly pode tornar as reuniões mais eficientes e rápidas fazendo equipes ágeis preencherem formulários de resposta instantânea. Quando os gerentes querem fazer uma pergunta durante a reunião, eles podem incluir um questionário simples e ver os resultados imediatamente no modelo de pauta de reunião semanal.
Modelo de pauta de reunião do Slack: resultados tangíveis com reuniões produtivas
Não precisa pesquisar no Google “como escrever uma pauta de reunião”. A variedade de exemplos e formatos de pauta de reunião do Slack pode facilmente ajudar você a alcançar o alinhamento da equipe. Adicione itens de pauta, faça anotações, marque membros da equipe, adicione uma lista de tarefas do projeto, registre pontos importantes e use milhares de integrações para uma colaboração eficiente, tudo de dentro do ecossistema do Slack. Para a máxima colaboração da equipe, considere adicionar a pauta de sincronização semanal do Slack às operações de trabalho da sua equipe.
