CRM, ERP und mehr: Die Vielfalt der Unternehmenssoftware und ihre Vorteile in der Unternehmensführung

Der Aufbau von Unternehmen und deren interne Prozesse werden in Zeiten der Digitalisierung immer komplexer. Hier spielt das Thema Unternehmenssoftware eine entscheidende Rolle.

Unternehmenssoftware ist allgemein gesagt das Gegenteil von Software für den Privatgebrauch und erfüllt unternehmensspezifische Bedürfnisse. Sie dient dazu, verschiedene Unternehmensprozesse zu steuern. Dabei kann es sich um simple Software für den Bürogebrauch handeln, aber auch Software, die wertschöpferische Prozesse regelt.

Unternehmenssoftware ist heute vom Informatik-Markt nicht mehr wegzudenken. Viele unternehmerische Prozesse sind durch Digitalisierung, Globalisierung und veränderte Arbeitsgewohnheiten (Beispiel Home-Office) deutlich komplexer geworden. Die passende Unternehmenssoftware soll diese Komplexität abbauen und Unternehmen den Arbeitsalltag um ein Vielfaches vereinfachen.

Es gibt inzwischen zahlreichen Arten von Unternehmenssoftware. Gar nicht so leicht, dabei nicht den Überblick zu verlieren. Im folgenden Artikel erhältst du daher eine Übersicht darüber, welche Arten von Unternehmenssoftware es gibt und welche Aufgaben diese im Unternehmen erfüllen.

Arten von Unternehmenssoftware

Um zu verstehen, was genau Unternehmenssoftware ist und welche Zwecke diese im Unternehmen erfüllt, betrachten wir zunächst alle relevanten Kategorien von Unternehmenssoftware, die aktuell auf dem Markt erhältlich sind.

Betriebssysteme

Das passende Betriebssystem ist die Grundlage für das Funktionieren jedes Computers. Betriebssysteme sorgen dafür, dass Hard- und Software so konfiguriert werden, dass eine benutzerfreundliche Oberfläche entsteht. Man spricht hier auch von BS (Betriebssystem) und OS (Operating System), um die zwei Komponenten zu beschreiben.

Bekannte Betriebssysteme für Computer sind macOS von Apple, Windows von Microsoft und Linux. Auch für Smartphones braucht man heute Betriebssysteme wie iOS von Apple und Android von Google.

Betriebssysteme unterscheiden sich sowohl in der Benutzeroberfläche als auch in der Programmiersprache. Die Wahl des Betriebssystems ist meist eher persönliche Präferenz als technisch begründet. Allgemein unterscheiden sie sich in folgenden Aspekten:

• regelmäßige Updates
• Sicherheit
• gute Usability
• Kosten

Achte bei der Wahl des Betriebssystems darauf, welche Faktoren für dein Unternehmen am wichtigsten sind. Fast jeder Angestellte nutzt früher oder später das Betriebssystem, die Wahl ist also essentiell in Hinblick auf die Unternehmensführung.

Kundenbeziehungsmanagement-Software (CRM)

Kundenbeziehungsmanagement-Software oder auch CRM (Customer-Relationship-Management) genannt, dient wie der Name schon sagt dazu, die Beziehungen zu Kunden zu managen. Im Unternehmen nutzen vor allem Angestellte in Marketing, Kundendienst und Vertrieb diese Software.

CRM-Software kann Kunden-Informationen wie E-Mails, Telefonate, Profile auf Social Media sowie Kommunikationspräferenzen des Kunden erfassen. Die Beziehung zu den Kunden ist essentiell für die Rentabilität eines Unternehmens. Die Wahl des richtigen CRM ist daher sehr bewusst zu treffen.

Beispiele für bekannte CRM-Software sind Salesforce, HubSpot und Microsoft Dynamics.

Enterprise-Resource-Planing-Software (ERP)

Ein ERP-System (Enterprise resource planning) wir von Unternehmen verwendet, um ihre täglichen Aktivitäten wie Buchhaltung, Einkauf, Projektmanagement, Risikomanagement und Compliance sowie Supply-Chain-Operationen zu verwalten. Eine vollständige ERP-Suite umfasst auch Software für das Performance Management (EPM), die bei der Planung, Budgetierung, Prognose und Berichterstattung über die finanziellen Ergebnisse eines Unternehmens hilft.

ERP-Systeme verbinden eine Vielzahl von Geschäftsprozessen und managen den Datenfluss zwischen ihnen. Indem sie die gemeinsam genutzten Transaktionsdaten eines Unternehmens aus verschiedenen Quellen sammeln, machen ERP-Systeme die Duplizierung von Daten überflüssig und gewährleisten die Datenintegrität.

ERP-Systeme sind heute für die Verwaltung von tausenden von Unternehmen aller Größen und Branchen von entscheidender Bedeutung und können an verschiedenen Stellen im Unternehmen und von zahlreichen Mitarbeitenden genutzt werden.

Bekannte Beispiele von ERP-Systemen sind Oracle ERP Cloud, Netsuite ERP-System oder SAP ERP.

Projektmanagement-Software

Projektmanagement-Software wird für die Projektplanung, Terminplanung, Ressourcenzuweisung und das Änderungsmanagement eingesetzt. Sie ermöglicht es Projektmanagern, Kosten zu kontrollieren und die Budgetierung, das Qualitätsmanagement und die Dokumentation zu verwalten. Projektmanagement-Software wird auch für die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten eingesetzt.

Das Projektmanagement ist ein komplexer Prozess, bei dem jedes Detail zählt und man stets den Überblick behalten muss. Die Auswahl der passenden Lösung sollte daher sehr bewusst ablaufen und alle Anforderungen an das Projekt müssen bedacht werden.

Zu den bekanntesten Projektmanagement-Tools auf dem Markt gehören Slack, Factro, Monday, Asana und Trello.

HR Software

HR-Software ist eine digitale Lösung zur Verwaltung und Optimierung der täglichen Aufgaben im Personalwesen und der allgemeinen HR-Ziele eines Unternehmens. Dank HR-Software können HR-Mitarbeiter:innen und -Manager:innen die Zeit, die sie für mühsame Verwaltungsaufgaben aufwenden, für produktivere und profitablere Aufgaben nutzen.

Heutzutage sind die meisten neuen Systeme Cloud-basiert, abonnementbasiert, leicht mit anderen Datenverwaltungsprogrammen zu integrieren und in hohem Maße an die Bedürfnisse, Ziele und das Budget des jeweiligen Unternehmens anpassbar. Kurz gesagt, es gibt die passende HR-Softwarelösung für jede Größe und Art von Unternehmen.

Gute HR-Software geht weit über die Speicherung von Mitarbeiterakten hinaus. Mit Hilfe von Datenerfassungstools können Unternehmen eingehende Daten verarbeiten und erfassen und so die HR-Prozesse von Anfang an beschleunigen. Auch im Bereich des Recrutements ist HR Software daher unerlässlich geworden.

Bekannte Beispiele für HR Software sind Personio, Softgarden oder Kenjo.

BI Software

Business Intelligence Software (BI Software) dient der Datenanalyse und der Bereitstellung verwertbarer Informationen, um Führungskräften dabei zu helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen. Im Rahmen des BI-Prozesses sammeln Organisationen Daten aus internen IT-Systemen und externen Quellen, bereiten sie für die Analyse vor, führen Datenabfragen durch und erstellen Datenvisualisierungen, BI-Dashboards und Berichte, um die Analyseergebnisse den Geschäftsanwendern für die betriebliche Entscheidungsfindung und strategische Planung zur Verfügung zu stellen.

Unternehmen, die die Instrumente und Techniken der Business Intelligence effektiv nutzen, können die gesammelten Daten in wertvolle Informationen über ihre Prozesse und Strategien umsetzen. Diese Informationen können dann genutzt werden, um bessere Entscheidungen zu treffen, die die Produktivität und den Umsatz steigern, was wiederum zu einem beschleunigten Unternehmenswachstum und höheren Gewinnen führt.

Bekannte Beispiele für BI Software sind SAS Business Intelligence, Pentaho oder Oracle Business Intelligence.

Rechnungssoftware

Rechnungssoftware unterstützt Unternehmen bei der Verwaltung von Rechnungen. Mit diesem Tool kannst du Rechnungen erstellen, an Kunden versenden, archivieren und sogar in Ihr Buchhaltungssystem integrieren.

Obwohl Rechnungssoftware für ein Unternehmen nicht verpflichtend ist, ist sie dennoch unverzichtbar, wenn die Anzahl der Rechnungen hoch ist. Es gibt Rechnungssoftware für jede Art von Unternehmen, von Kleinstunternehmen bis hin zu großen Konzernen. Gerade in im Vertrieb und in der Buchhaltung ist sie ein unverzichtbares Tool.

Beispiele für Rechnungssoftware sind Lexoffice, FastBill oder SevDesk.

Wie wählt man seine Unternehmenssoftware richtig aus?

Nun kennst du einige Funktionsweisen von Unternehmenssoftware sowie bekannte Beispiele beliebter Software. Bei so viel Auswahl scheint es schwer, die richtige Wahl zu treffen.

Stelle dir folgende Fragen, bevor du dich für eine Unternehmenssoftware entscheidest:

• Stimmen die Software-Funktionen mit den Unternehmensanforderungen überein?
• Ist der Hersteller zukunftsfähig und wirtschaftlich stabil?
• Benötigt dein Unternehmen eher eine Cloud- oder eine Inhouse-Lösung?
• Wie hoch sind die Kosten der Unternehmenssoftware in Hinblick auf Anschaffungs-, Lizenz- und Wartungskosten?

Die Wahl der passenden Unternehmenssoftware sollte nie unüberlegt erfolgen. Wenn eine Software einmal ins System integriert wurde und alle Angestellten eingearbeitet sind, bedeutet ein Wechsel einen großen zeitlichen und finanziellen Aufwand.

Bedenke auch, dass die Unternehmenswelt ständig im Wandel ist und du möglichst lange etwas von deiner Unternehmenssoftware haben möchtest. Hier ist vorausschauende Planung gefragt – was könnten zukünftige Herausforderungen deiner Branche sein? Wie könnten sich die Bedürfnisse deines Unternehmens in naher Zukunft ändern?

Wir empfehlen dir daher dringend, dir die Zeit zu nehmen, verschiedene Anbieter und Angebote zu vergleichen, bevor du dich für eine Unternehmenssoftware entscheidest.

Merke dir folgende Punkt zum Thema Unternehmenssoftware

Zum Abschluss hier nochmal einkleiner Überblick zum Thema Unternehmenssoftware.

Unternehmenssoftware dient dazu, verschiedene Prozesse im Unternehmen zu steuern, zu regulieren und zu optimieren. Dabei gibt es verschiedene Arten von Unternehmenssoftware, die alle Abteilungen und Ebenen eines Unternehmens abdecken können: Rechnungssoftware, Business Intelligence Software, HR Software, Projektmanagement Software etc.

Bei der Auswahl der richtigen Unternehmenssoftware ist auf die jeweiligen Bedürfnisse des Unternehmens, die Gesamtkosten, die Nutzerfreundlichkeit und die Vertrauenswürdigkeit des Anbieters zu achten.

Zu einer der beliebtesten Unternehmenssoftware auf dem Markt gehört Slack. Das Tool bietet verschiedenste Funktionen von Projektmanagement, Messenger- und Chatfunktionen bis zur Dokumentenablage. Entscheide dich für Slack und steigere deine Effizienz!