Projektphasen und wie du sie erfolgreich managen kannst

Wer bereits Projekte abgewickelt hat, weiß, dass es oft anders kommt als ursprünglich gedacht. Das gilt vor allem bei Langzeitprojekten mit vielen Beteiligten oder hohen Anforderungen. Projektmanagement-Phasen helfen, den Ablauf zu „stückeln“ und so die Komplexität zu reduzieren – ähnlich wie bei der Pomodoro-Technik, mit der eine Aufgabe in Zeitintervalle unterteilt und so die Produktivität gesteigert wird.

Welche Vorteile die Unterteilung in Projektphasen noch hat, welche Phasen des Projektmanagements es gibt und wie du sie mit Kollaborationssoftware verwalten kannst, erfährst du hier.

Warum es sich lohnt, Projekte in Phasen zu unterteilen

Die Aufteilung in Projektphasen bietet eine Reihe von Vorteilen. Dazu gehören:

• eine strukturierte Herangehensweise, da jede Phase klar definierte Ziele und Aufgaben hat; 
• mehr Kontrolle, weil Projektfortschritte regelmäßig gemessen und die Einhaltung bestimmter Vorgaben besser überblickt werden können; 
• effizientes Ressourcenmanagement, denn Zeit, Budgets und Personal lassen sich gezielter planen und einsetzen; 

• besseres Risikomanagement, da mögliche Risiken für jede einzelne Projektphase besser identifiziert und entsprechende Maßnahmen getroffen werden können; 
• mehr Klarheit für alle Projektbeteiligten, denn Ziele, Aufgaben und Verantwortlichkeiten sind pro Planung festgelegt und so leichter zu kommunizieren – egal ob intern im Projekt-Team oder gegenüber externen Stakeholdern; 
• verbessertes Qualitätsmanagement dank regelmäßiger Fortschrittsmessung und frühzeitiger Identifizierung von Problemen, die den Projekterfolg gefährden könnten;
• mehr Learnings, denn Project Leads dokumentieren die Ergebnisse und Herausforderungen jeder einzelnen Phase, was zu einem tieferen Verständnis des Projektablaufs führt. Dieses gespeicherte intrinsische Wissen hilft, zukünftige Projekte noch effizienter anzugehen.

Die 5 Phasen des Projektmanagements

Prinzipiell lassen sich Projekte in beliebig viele Phasen unterteilen. Wichtig ist, dass jede Phase ein klar definiertes Ziel hat. Beim klassischen Projektmanagement gibt es fünf Phasen im Projektmanagement, die einer linearen Logik und zeitlich aufeinander folgen. Das heißt, erst nach erfolgreichem Abschluss einer Phase kann das Projekt in die nächste übergehen. Die Aufteilung ist wie folgt:

• In der Konzeptphase wird eine Idee entwickelt und auf ihre Umsetzbarkeit geprüft, meist durch eine Kosten-Nutzen-Analyse.  
• In der Planungsphase definieren Project Leads und wichtige Stakeholder konkrete Ziele, Aufgaben, Deadlines sowie Kennzahlen und setzen einen Projektplan auf.  
• In der Startphase stellen Leads das Projekt-Team zusammen, kümmern sich um das Onboarding und legen Strukturen für die Zusammenarbeit fest.  

• Dann folgt die Durchführungsphase. Während die Teammitglieder an der konkreten Umsetzung arbeiten, zum Beispiel einer neuen Software, steuern und kontrollieren Projektverantwortliche den Prozess.
• Die Abschlussphase beinhaltet die Präsentation, Auswertung und Nachkontrolle der Ergebnisse. 

Bei agilen Projekten ist die Unterteilung flexibler, da sie iterativ sind und beispielsweise Feedbackrunden beinhalten. Mehr zu den einzelnen Herangehensweisen und Methoden findest du weiter unten. Nun aber zu den fünf klassischen Projektmanagement-Phasen und wie Projektverantwortliche sie gestalten können.

1. Die Konzepthase

Ganz gleich, ob eine Content-Strategie erstellt, Software ausgerollt oder eine Banking-App entwickelt werden soll: Es braucht durchdachte Lösungen, um eine Vision in die Tat umzusetzen. In der Konzeptphase, der ersten Projektphase, stehen daher die Ideenentwicklung und eine Kosten-Nutzen-Analyse an.

Die Projektidee entwickeln

Sind die Erwartungen, Wünsche und Vorgaben eines Kunden oder internen Auftraggebers klar, können Projektbeteiligte in Brainstorming-Sessions erste Lösungsansätze entwickeln. Dabei ist es sinnvoll, unterschiedliche Fachgebiete und Expertisen einzubinden, zum Beispiel aus den Bereichen Softwareentwicklung, Grafik oder Unternehmenskommunikation.

Für die gemeinsame Ideenentwicklung eignen sich digitale Whiteboards wie Miro. Mit dem Tool lassen sich Boards erstellen und darauf Texte schreiben sowie Skizzen, technische Zeichnungen, Fotos oder sogar Videos einbinden. Über Tags wie @max.mustermann erhalten Projektbeteiligte Benachrichtigungen zu Fragen oder Updates. So kann die Zusammenarbeit an einer Projektidee zum Beispiel auch remote erfolgen.

Eine Machbarkeitsanalyse durchführen

Nicht jede Idee ist finanziell umsetzbar oder hat das Zeug zur bahnbrechenden Innovation. Damit Unternehmen Ressourcen sinnvoll einsetzen können, müssen sie Projektideen auf ihre Machbarkeit, ihren Wert und ihren Nutzen prüfen. In der Regel kommen dafür die Projektverantwortlichen und wichtige Stakeholder, etwa die Abteilungsleitung, zusammen. Sie diskutieren die Rahmenbedingungen wie verfügbare Mittel und Projektdauer, aber auch Chancen und Risiken sowie konkrete Zielvorgaben. Auf Basis dieser Analyse entscheiden sie über den weiteren Projektverlauf.

Die Kosten-Nutzen-Analyse wird meist als Business Case dargestellt. Projektverantwortliche können dafür eine klassische Power-Point-Präsentation in Google Drive anlegen und freigeben, damit alle Beteiligten gemeinsam daran arbeiten können. Müssen noch Daten wie der ROI oder die anvisierte Stundenzahl aktualisiert werden, kann die verantwortliche Person dies selbst übernehmen, statt E-Mails hin- und herzuschicken. Zum Schluss präsentiert der Project Lead das fertige Konzept. Wird es abgenickt, geht es in die nächste Projektmanagement-Phase.

2. Die Planungsphase

Man könnte meinen, die Umsetzung ist die kritischste Projektphase. Tatsächlich ist die Planungsphase der wichtigste Schritt, denn sie entscheidet maßgeblich über den Projekterfolg. Durch die detaillierte Ausarbeitung von Deadlines, Meilensteinen, Teamrollen oder Budgets haben Projektverantwortliche eine Art Kompass, mit dem sie das gesamte Projekt ans Ziel führen können.

Das Projekt beauftragen

Zunächst geht es an den Projektauftrag. Er ist die formale Grundlage, auf Basis dessen ein Projekt vom Auftraggeber – etwa dem Kunden oder einer Abteilung im Unternehmen – autorisiert wird. Neben dem Projektnamen und ggf. der Auftragsnummer enthält er eine grobe Skizzierung der Projektvorgaben, -ziele und -beteiligten. Die Auftragserteilung erfolgt meist per Unterschrift, was auch digital über Anwendungen wie DocuSign funktioniert. Bei Fragen oder Unklarheiten, zum Beispiel zum Budget, können sich alle auf den Projektauftrag beziehen.

Einen detaillierten Projektplan erstellen

Im nächsten Schritt erstellt der Project Lead, je nach Umfang gemeinsam mit anderen Beteiligten, den Projektplan. Er ist die Roadmap, auf der alles eingezeichnet ist, was für das Projekt relevant ist. Dazu gehören zum Beispiel:

• die Projektziele 
• das geplante Budget 
• die Zeitplanung 
• Meilensteine und Deadlines 
• das Projekt-Team und die Rollen einzelner Teammitglieder 
• konkrete Aufgaben 
• wichtige Vorgaben, zum Beispiel die Methodik oder die Nutzung bestimmter Kommunikations- oder Projektmanagement-Tools 
• Metriken für die Erfolgsmessung

Der Vorteil: Das Projekt-Team hat eine genaue Vorstellung von den Erwartungen, Anforderungen und Rahmenbedingungen. Unklarheiten und damit verbundene Verzögerungen im Projektablauf lassen sich so besser vermeiden. Auch Projektverantwortliche und Unternehmen sparen mit einem Projektplan wertvolle Ressourcen

3. Die Startphase

Der Auftrag ist erteilt und der Plan erstellt? Dann steht das Projekt in den Startlöchern. In dieser Planung bereitet die Leitung das Projekt-Team auf die Zusammenarbeit vor. Das kann innerhalb eines Kick-off-Meetings und/oder über Onboarding-Calls ablaufen.

Wichtige Infos teilen

Als Projektleitung teilst du alle wichtigen Dokumente wie den Projektplan mit den Teammitgliedern, damit sie sich mit den Details vertraut und auch später jederzeit darauf zugreifen können. Je nach Umfang kann der Projektplan als Google Doc, auf einem Whiteboard oder in einem Projektmanagement-Tool wie Trello abgebildet sein. Bei Trello lassen sich Spalten für die Meilensteine und Karten für Teilaufgaben oder andere wichtige Informationen erstellen, Teammitgliedern Aufgaben zuweisen und Deadlines setzen.

Kommunikationskanäle festlegen

In der Startphase organisieren Projektverantwortliche außerdem die Kommunikation. Auf einer Kollaborationsplattform wie Slack kannst du unterschiedliche Channels einrichten, beispielsweise #projekt-team für alle Mitglieder oder themenbezogene Channels wie #feedback. Externe wie Lieferanten oder Kunden kommunizieren über Slack Connect und für den ausführlicheren Austausch mit deinem Team gibt es Direktnachrichten. Per (Video-)Call lassen sich Rückfragen klären und, falls zu einem späteren Zeitpunkt neue Teammitglieder dazustoßen, nehmen dir Automatisierungen das Onboarding ab.

4. Die Umsetzungsphase

In dieser Projektphase führen die Teammitglieder die Projektplanung Schritt für Schritt aus. Während sie sich mit den inhaltlichen Fragen und konkreten Aufgaben befassen, nimmt der Project Lead eine Steuerungs- und Kontrollfunktion ein.

Abläufe und Projekt-Team steuern

Die Projektleitung behält den Fortschritt im Auge und greift ein, wenn sich Unklarheiten, Probleme oder Verzögerungen herauskristallisieren. Mit Projektmanagement-Tools passiert vieles davon automatisch.

Für Trello-Karten kannst du beispielsweise die Beobachtungsfunktion aktivieren. So erhältst du zu jeder Aktivität eine Benachrichtigung per E-Mail – etwa, wenn eine Aufgabe abgeschlossen wurde. Die Erinnerungsfunktion sendet automatisch einen Reminder an alle Beteiligten, wenn eine Deadline naht. Regelmäßige Meetings oder Feedbackgespräche helfen, die Zusammenarbeit zu optimieren. In Channels können Project Leads zudem erreichte Meilensteine feiern und so den Teamspirit hochhalten.

Zwischenergebnisse kontrollieren

Die im Projektplan festgelegten Meilensteine und KPIs helfen, den Fortschritt kontinuierlich zu messen. Projektverantwortliche können besser abschätzen, ob Ressourcen effizient genutzt, Fristen eingehalten, Reportings erstellt oder Teilaufgaben erledigt wurden. Auf Abweichungen können sie entsprechend reagieren und Rücksprache halten oder Vorgaben nachschärfen.

Je nach Projekt sammelst du in diesem Schritt viele Daten, die du mit digitalen Tools wie Google Analytics Insights automatisch auswerten lassen kannst. Für weniger datenintensive Projekte helfen beispielsweise Checklisten bei Trello, den Fortschritt zu messen. Mit jedem abgehakten Punkt auf der To-do-Liste steigt die Prozentzahl, zu der die Aufgabe abgeschlossen ist. Darüber hinaus gibt es noch viele Methoden zur Messung des Projektfortschritts.

5. Die Abschlussphase

Wurden die Projektziele erreicht? Konnte das Budget eingehalten werden? Gab es besondere Erfolge oder Erkenntnisse? Diese und ähnliche Fragen werden in der letzten Phase beantwortet, und das Projekt offiziell abgeschlossen.

Ergebnisse aufbereiten und präsentieren

Zum Projektende gleicht der Project Lead die vereinbarten Ziele und Vorgaben mit dem tatsächlichen Ergebnis ab. Dabei helfen Reportings, Analysen, Feedback-Runden und Erfahrungsberichte. Anschließend stellen der Project Lead und/oder die Teammitglieder die Resultate in einer Präsentation zusammen und tragen diese den Auftraggebern vor. Für zukünftige Projekte ist es sinnvoll, Feedback vom Projekt-Team einzuholen und Learnings in einem Abschlussbericht festzuhalten. Genau wie der Projektplan sollten die gesammelten Erkenntnisse für alle zugänglich sein.

Das Projektende feiern

Vielleicht gab es einige Herausforderungen und Schwierigkeiten. Möglicherweise lief alles glatt. In jedem Falle solltest du das Projekt gemeinsam mit den Teammitgliedern abschließen, zum Beispiel mit einem virtuellen Teamevent oder auf einer kleinen Feier. Das vermittelt Wertschätzung und gibt die Möglichkeit, sich in entspannter Atmosphäre auszutauschen.

Klassische und agile Projektmanagement-Phasen im Vergleich

Die oben beschriebenen Projektmanagement-Phasen entsprechen dem klassischen Wasserfallmodell. Wie ein Wasserfall verläuft das Projekt stufenweise, erst mit Abschluss einer Projektphase kann es in die nächste gehen. Der Vorteil: hohe Planungssicherheit sowie Klarheit über Rollen, Aufgaben und Deadlines.

Das Stufenmodell lässt jedoch nur wenig Spielraum zu und kann dazu führen, dass Fehler oder Probleme von Phase zu Phase mitgetragen werden. Darüber hinaus kann die Planung nach dem fünfphasigen Wasserfallmodell sehr zeitaufwändig sein.

Möglicherweise passt eine agile Projektmanagement-Methode besser zu den Projektzielen oder der Organisation. Agile Methoden wie Scrum haben ihren Ursprung in der Software-Entwicklung. Die Phasen eines Projekts sind relativ kurz und heißen deshalb Sprints oder Bearbeitungszyklen. Nach jedem Sprint werten die Teammitglieder in einer Feedbackrunde ihre Fortschritte aus und passen ggf. Vorgaben an oder verwerfen Ideen. Zudem organisieren sie sich zum großen Teil selbst. Diese Herangehensweise erlaubt viel Flexibilität, was vor allem bei kreativen Projekten von Vorteil ist.

Wenn die Teammitglieder jedoch über kein ausgeprägtes Selbst- und Zeitmanagement verfügen oder die Kommunikation schwierig ist, führen agile Modelle eher nicht zum Ziel. Eine Kombination beider Ansätze bietet das hybride Projektmanagement. Hier können Projektverantwortliche unterschiedliche Methoden verbinden, die genau zu den Projektanforderungen und ihrer Organisation passen.

Projektphasen mit digitalen Kollaborations-Tools managen

Jede Projektplanung durchläuft unterschiedliche Phasen: Es startet, läuft und endet irgendwann. Der Vorteil, die Projektphasen gezielt zu planen, liegt jedoch auf der Hand. Projekte werden übersichtlicher, effizienter und einfacher zu managen. Das steigert die Erfolgschancen, schont wertvolle Ressourcen und zahlt auf den Teamgeist ein. Gerade bei komplexen Projekten unterstützen sie Verantwortliche dabei,

• Ideen zu skizzieren, 
• Ziele zu präsentieren, 
• einen Projektplan zu erstellen, 
• Kommunikationskanäle einzurichten, 
• das Projekt zu steuern, 
• Fortschritte zu messen und 
• Erfolge zu feiern – auch in Remote-Projekten.

Hilfreich dabei sind digitale Projektmanagement-Tools, Whiteboards, geteilte Dokumente und eine zentrale Plattform zur Zusammenarbeit. Welche Tools für dein Projekt geeignet sind und ob du klassische, agile oder hybride Phasenmodelle wählen solltest, hängt unter anderem von dem Umfang, der Teamgröße, der Dauer und den Vorgaben der Stakeholder ab. Lies dazu auch unseren Beitrag, wie Unternehmen die richtige Methode für ihr Projektmanagement wählen.