Projektplan: Warum er so wichtig ist und wie du ihn erstellst

Das Wichtigste auf einen Blick

• Ein Projektplan bündelt Ziele, Budget, Zeitplan und Verantwortlichkeiten an einem Ort – er ist das Fundament für erfolgreiche Projektarbeit.
• Laut GPM-Studien scheitern Projekte hauptsächlich an unklaren Zielen, fehlenden Ressourcen und mangelhafter Kommunikation.
• Mit SMART-Zielen, Meilensteinplanung und digitalen Tools behältst du jederzeit den Überblick.

 

Laut der GPM-Studie ‘Projektifizierung 2.0’ wurden 2022 bereits 34,5 % der gesamten Arbeit in Deutschland in Projekten geleistet. Das entspricht einer Bruttowertschöpfung von 1,2 Billionen Euro. Es arbeiten also mehr als ein Drittel der Beschäftigten und Selbständigen in Deutschland an Projekten, oder anders gesagt, etwa ein Drittel ihrer Arbeit sind Projekte. Umso wichtiger ist daher ein strukturierter Projektplan, der so etwas wie eine Roadmap ist, mit der du deine Projekte sicher ans Ziel navigierst. Welche Schritte dafür nötig sind, erfährst du hier.

Was ist ein Projektplan?

Ein Projektplan ist das zentrale Dokument, das Ziele, Aufgaben, Zeitrahmen, Budget und Verantwortlichkeiten zusammenfasst. Er dient als Roadmap für das gesamte Team.

Dein Unternehmen hat die Ausschreibung zur Entwicklung einer Software gewonnen? Das Management will ein neues Tool zur Zusammenarbeit einführen? Oder soll die Büroküche renoviert werden? Um welche Art von Projekt es sich auch handelt, es gilt

• Inhaltliche Vorgaben und konkrete Zielvorstellungen zu definieren,  
• Personelle Entscheidungen zu treffen,  
• Deadlines zu setzen  
• Kosten abzuschätzen  

All diese und weitere Aspekte hält die Projektleitung in einem Projektplan fest. Er ist das Fundament, auf das ein Projektteam bauen kann. Bröckelt oder wackelt es, kann das gesamte Projekt ins Wanken geraten. Unklarheiten über Aufgaben, Umfang oder Abläufe gefährden den Erfolg ebenso wie ein zu kleines Budget.

Genau deshalb ist die Projektplanung auch die wohl zeitintensivste Projektphase. Nach der Initialisierung, der ersten Phase im Projektmanagement und lange vor der eigentlichen Umsetzung geht es um Daten, Zahlen und Fakten. Dazu ein paar Beispielfragen, mit der sich Projektverantwortliche beschäftigen sollten:

• Was ist der zeitliche Rahmen für das Projekt? 
• Welche Meilensteine müssen wann erreicht werden? 
• Wie hoch ist das verfügbare Budget? 
• Welche Skills werden gebraucht? 
• Wie viele Mitarbeitende stehen wann zur Verfügung? 
• Mit welchen KPIs lässt sich der Projektfortschritt messen?

Neben der Ressourcen- und Meilensteinplanung setzen sich Projektverantwortliche auch mit möglichen Hindernissen auseinander. Das können rechtliche Aspekte wie Baugenehmigungen, Eigentumsrechte oder Datenschutzbestimmungen sein. Aber auch Ausfälle durch Krankheit, Projektüberschneidungen, Lieferengpässe oder Cyberangriffe können einen Projektzeitplan durcheinanderbringen. Vorab skizzierte Lösungsideen helfen, einen kühlen Kopf zu bewahren, wenn ein solches Szenario eintritt.

Wie du in 7 Schritten einen Projektplan erstellen kannst

Von der Zielsetzung bis zur Erfolgskontrolle: Diese sieben Schritte führen dich strukturiert durch die Projektplanung.

1. Definiere klare Projektziele mit der SMART-Methode

Bevor ein Projekt überhaupt starten kann, bedarf es der Zustimmung. Selbst wenn die Kund:innen oder die Führungsebene grünes Licht gegeben hat, musst du als Projektleitung die Ziele vortragen, zum Beispiel im Rahmen eines Kick-off-Meetings, und wichtige Fragen klären. Das können Budget- oder Managementvorgaben sein, etwa zum zeitlichen Umfang oder freien Ressourcen. Genau daran wird später der Projekterfolg gemessen. Darüber hinaus müssen Projektbeteiligte das „Warum” hinter dem Projekt kennen. Sind Vorgaben unklar oder fehlt die Akzeptanz im Unternehmen, kann das die erfolgreiche Umsetzung gefährden.

2. Miss den Projekterfolg mit KPIs

Im zweiten Schritt definiert die Projektleitung konkrete Zielvorgaben und Kennzahlen und gleicht sie mit den Stakeholder:innen ab. Das ist wichtig, um den Projektfortschritt und die Ergebnisse quantitativ oder qualitativ zu messen. Hilfreich dabei sind Zeitmanagement-Methoden wie SMART. Demnach sollten Ziele spezifisch, messbar, aktionsorientiert, realistisch und terminiert sein. Ein Beispiel: Bis zum 15. März 2024 sollen 60 Prozent der internen Kommunikation über eine zentrale Plattform für Zusammenarbeit im Team erfolgen.

3. Kalkuliere das Budget realistisch

Schlecht geplante Projekte verbrennen oft viel Geld, das dann an anderer Stelle fehlt. Umso wichtiger ist es, ein Projekt und die benötigten Mittel sorgfältig zu planen. Mit welchen Personalkosten ist zu rechnen? Wie hoch sind die Ausgaben für Material, Softwarelizenzen und Lieferant:innen? Woher kommen die Mittel und – falls mehrere Abteilungen in das Projekt involviert sind – wer übernimmt was? Diese und weitere Fragen helfen dabei, den budgetären Rahmen zu stecken. An diesem Punkt kann das Projekt auch eine neue Richtung einschlagen – etwa, wenn klar wird, dass ein bestimmter Aspekt budgettechnisch nicht umsetzbar ist.

Ganz wichtig: ein finanzieller Puffer. Denn selbst in gut geplanten Projekten können unvorhergesehene Kosten entstehen, zum Beispiel, wenn Kredite aufgrund steigender Zinsen teurer werden oder Lieferengpässe den Projektzeitplan in die Länge ziehen.

4. Stelle ein Projektteam zusammen

Es braucht unterschiedliche Teamrollen, um ein Projekt erfolgreich umsetzen zu können. Dabei ist nicht nur wichtig, welche Mitarbeitenden oder Freelancer:innen die benötigten Kompetenzen mitbringen und ob sie zeitlich verfügbar sind. Sie müssen gut zusammenarbeiten können und sich über ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Klaren sein.

5. Plane die Meilensteine deines Projekts

Die Meilensteinplanung ist essentiell, um Projekte zu vereinfachen und die Motivation im Projektteam hochzuhalten. Denn jeder Meilenstein ist nicht nur Ziel, sondern auch Zwischenerfolg und Kontrollpunkt. Die Meilensteine lassen sich zum Beispiel auf einer Timeline oder in einer Tabelle darstellen und – je nach Zwischenbilanz – an den Projektverlauf anpassen.

6. Erstelle einen Zeitplan für die gesamte Projektplanung

Dieser Schritt überschneidet sich mit der Meilensteinplanung, da Meilensteine in der Regel an ein Datum geknüpft sind. Der Projektzeit- oder Projektablaufplan ist jedoch mehr als das: Er greift die gesamte Projektplanung auf und ordnet sie zeitlich ein. Von Projektsprints über Liefertermine bis hin zu Urlaubszeiten wird der Zeitplan – meist als Balkendiagramm – visuell dargestellt, welche Abläufe wann und für wie lange geplant sind. Das ist vor allem bei Projekten hilfreich, bei denen viele Prozesse parallel ablaufen und Ressourcen übergreifend eingesetzt werden.

Für die Erstellung des Projektplans legst du das jeweilige Start- und Enddatum fest, definierst Zeiträume und kalkulierst Überarbeitungs- und Pufferzeiten ein. Du solltest auch wichtige Fristen berücksichtigen und die Komplexität der jeweiligen Aufgaben im Blick behalten. Wenn ein Prozess beispielsweise viele Ressourcen bündelt oder besonders kritisch für den Projekterfolg ist, sollte er nicht kurz vor den Sommerferien oder parallel zu anderen Mammutaufgaben stattfinden.

7. Lege Kommunikations- und Kontrollprozesse fest

Wo Menschen im Team arbeiten, ist Kommunikation das A und O. Falls dein Unternehmen noch keine zentrale Plattform zur Zusammenarbeit eingeführt hat, ist ein neues Projekt ein guter Zeitpunkt, es zu tun. Der Vorteil: Es lassen sich unterschiedliche Channels einrichten, etwa #updates, #entwicklung oder #feedback, und Direktnachrichten für Zweiergespräche schicken. Außerdem können die Beteiligten auf alle Projektmanagement-Tools, Meeting-Software, geteilte Dokumente und Wissensdatenbanken zugreifen, ohne dafür die Benutzeroberfläche zu wechseln. So kann das Projektteam effektiver zusammenarbeiten, sich orts- und zeitabhängig miteinander abstimmen und ohne Umwege Fragen klären.

Zum Schluss wählen die Projektverantwortlichen Tools und Methoden aus, mit denen sich der Projektfortschritt messen lässt. Gerade bei Projekten, die über mehrere Monate oder sogar Jahre laufen, ist es wichtig, Zwischenschritte zu dokumentieren und zu kontrollieren. So lassen sich Fehler reduzieren, Kosten sparen, Ressourcen gezielter einsetzen und vor allem Teilerfolge feiern.

Die Don’ts der Projektplanerstellung

Starre Planung, mangelnde Kommunikation und falsche Teamzusammensetzung gehören zu den häufigsten Planungsfehlern. Studien zeigen: 34 % aller Projekte leiden unter Scope Creep, einer schleichenden Anforderungserweiterung.

 

Ein Don’t hast du oben bereits gelesen: Komplexe Prozesse, an denen viele Teammitglieder beteiligt sind, sollten nicht gerade während der Urlaubszeit oder parallel zu anderen wichtigen Projekten stattfinden. Doch welche Planungsfehler und Fallstricke gibt es noch?

• Starre Planung: Wenn du festen Abläufen folgst und keine Feedbackschleifen einbaust, können sich nach und nach Fehler einschleichen. Oder Ressourcen bleiben ungenutzt, etwa, wenn ein Meilenstein schneller erreicht und die weitere Planung nicht entsprechend angepasst wurde. Daher sollte ein Projektplan für alle einsehbar sein, immer wieder auf den Prüfstand gestellt und, wenn nötig, angepasst werden können.    
• Mangelnde Kommunikation: Ein detaillierter Projektplan ersetzt keine Kommunikation. Führungskräfte und Teammitglieder sollten sich also nicht „zurücklehnen“. Selbst wenn Aufgaben und Abläufe genau definiert sind, müssen sich die Projektbeteiligten untereinander austauschen. Sonst geht wichtiges Wissen und irgendwann auch der Teamgeist verloren. Außerdem ist regelmäßiges Feedback wichtig, um Prozesse zu optimieren, Konflikte zu lösen oder die Produktivität zu steigern.
• Zusammenstellung eines Projektteams: Warum ist es so wichtig, Projektbeteiligte auch nach ihrer Verfügbarkeit auszuwählen? Wenn sich die Teamzusammensetzung ständig ändert – etwa, weil Urlaubszeiten oder andere Projekte bei der Planung vergessen wurden –, verzögert das den Ablauf und verursacht Mehrkosten, zum Beispiel durch das Onboarding neuer Mitarbeitender.

Wie ein Projektplan aussehen kann

Vom einfachen Excel-Sheet bis zum komplexen Gantt-Diagramm – wähle das Format, das zu deinem Projekt passt.

Einfache Projekte lassen sich mit Stift und Papier oder am Whiteboard planen. Besser ist jedoch ein digitaler Projektplan, denn er lässt sich jederzeit anpassen, ist intuitiv gestaltet und für alle einsehbar – auch im Home-Office. Viele Tools bieten Automatisierungen, um beispielsweise Teammitglieder an bevorstehende Deadlines und Aufgaben zu erinnern, was vor allem bei langen, komplexen Projekten von Vorteil ist.

Einfache Übersicht mit Excel und Co.

Skizziere dein Projekt zunächst grob und sammle die Aufgaben in einer Excel-Tabelle, in einem Google Doc oder auf einem digitalen Whiteboard wie Miro. Sobald du den Projektzeitplan, das Budget und dein Projektteam festgelegt hast, kannst du die Daten in die Excel-Tabelle oder das Google Doc eintragen. Lege jeweils eine Spalte pro Kategorie an, zum Beispiel Spalte A für „Aufgabe“, Spalte B für „Startdatum“, Spalte C für „Enddatum“, Spalte D für „Dauer“, Spalte E für „Verantwortliche:r“, Spalte F für „Budget“ und Spalte G für „Identifikationsnummer“ (letztere ist sehr hilfreich, um Aufgaben jederzeit zuordnen zu können).

Projektablaufplan als Gantt-Diagramm

Aus diesen Daten kannst du deinen digitalen Projektplan erstellen, zum Beispiel als Balken- bzw. Gantt-Diagramm, für das du nur eine App brauchst. Das Diagramm stellt eine Art Kalender oder Zeitstrahl dar, bei der du zeilenweise Aufgaben eintragen kannst. Die Länge der „Aufgabenblöcke“ entspricht dem jeweiligen Zeitabschnitt im Kalender. Verändert sich etwas im Projektablauf, lassen sich die Aufgabenblöcke anpassen oder verschieben. Außerdem kannst du je nach Kategorie unterschiedliche Farben nutzen, Verantwortliche zuweisen und vieles mehr. Wenn du einen detaillierten Meilensteinplan hast, kannst du diesen ebenfalls ins Gantt-Diagramm integrieren. Gerade bei längeren Projekten, bei denen vieles parallel abläuft, hilft dieses Format, den Überblick zu bewahren. Projektmanagement-Tools für komplexe Aufgaben

Alternativ kannst du den Projektplan in ein digitales Projektmanagement-Tool übertragen. Das ist besonders praktisch, wenn dein Projekt viel Kommunikation erfordert und Aufgaben sehr komplex sind. Bei Trello, einer Art Kanban-Board, kannst du zum Beispiel beliebig viele Spalten für einzelne Projektschritte festlegen und Karten für Teilaufgaben erstellen. Der Vorteil der Karten: Sie bieten viel Platz für Briefings, außerdem kannst du Deadlines mit automatischen Erinnerungen einstellen, Teammitglieder zuweisen, Checklisten anlegen, Dokumente hochladen oder verlinken und Labels nutzen. Ändert sich der Status einer Aufgabe, verschiebst du sie per Drag & Drop in eine andere Spalte.

Agil, klassisch oder hybrid? Welche Art von Projektplan am besten passt

Klassisches Projektmanagement bietet klare Strukturen, agile Methoden mehr Flexibilität. Hybride Ansätze kombinieren das Beste aus beiden Welten.

Beim Projektmanagement kannst du klassische, agile oder eine Kombination aus beiden Methoden nutzen. Entsprechend sieht auch deine Projektplanung aus.

Die klassische Methode: Klassisches Projektmanagement hat den Vorteil, dass Aufgaben, Fristen und Verantwortlichkeiten klar strukturiert und weit im Voraus geplant sind. Projektschritte laufen nicht parallel, sondern finden nacheinander statt. Die Herausforderung liegt darin, dass sie Flexibilität und spontane Änderungen nicht zulässt, Planungsfehler werden hier Schritt für Schritt „mitgeschleppt“.

Die Projektschritte – auch Sprints – gehören zu den Vorteilen des agilen Projektmanagements. Agiles Projektmanagement wird weniger lange im Voraus geplant, und nach Vollendung wird direkt das Ergebnis ausgewertet. So können Projektteams einfacher auf veränderte Anforderungen oder Umstände reagieren. Diese flexible Struktur passt nicht zu allen Projektteams oder Mitarbeitenden und erfordert daher viel Kommunikation.

Das hybride Projektmanagement ist ein guter Mittelweg, denn nach Bedarf lassen sich unterschiedliche Methoden kombinieren und die Projektplanung individuell gestalten. Die Herausforderung hier: Dein Projektteams sollte mit vielen unterschiedlichen Methoden vertraut sein. Zudem braucht es Zeit, die richtige Kombination zu finden.

So profitiert dein Unternehmen von einem durchdachten Projektplan

Ein guter Projektplan spart Zeit, reduziert Kosten und stärkt die Zusammenarbeit im Team.

Von einem detaillierten Projektplan profitiert das gesamte Unternehmen:

• Führungskräfte sparen Zeit, da sie die vielen Aspekte eines Projekts bereits ausgearbeitet und im Projektplan festgehalten haben. Sie müssen weniger erklären und kontrollieren, was vor allem bei Remote-Arbeit von Vorteil ist. Leads können ihre Führungskompetenzen so gezielter einsetzen, zum Beispiel bei Konflikten oder zur Motivation.  
• Teammitglieder können ihr Zeit- und Selbstmanagement verbessern, da der Projektablauf visualisiert, Start- und Enddaten festgelegt und Aufgaben klar verteilt sind. Das erhöht ihre Selbstwirksamkeit, sorgt für mehr Produktivität und zahlt sich auf die Motivation ein. Wenn alle Klarheit über ihre Rolle im Projektteam sowie die Projektziele und Anforderungen haben, fördert das eine produktive Teamarbeit und in Folge auch den Teamspirit.
• Das Unternehmen profitiert von einem besseren Kostenmanagement, da vorab definierte Budgets, Meilensteine und Verantwortliche für eine effektive Projektarbeit sorgen und Risiken mindern. Eine gute Planung verhindert, dass Projekte unnötig in die Länge gezogen und zusätzliche Ressourcen angezapft werden müssen. Und die festgelegten Kennzahlen messen nicht nur den aktuellen Projekterfolg, sondern helfen Unternehmen, auch die zukünftige Projektplanung anhand von Erfahrungswerten zu optimieren.  

Projekt- und Meilensteinplanung für eine erfolgreiche Zusammenarbeit

Ganz gleich, wie lang oder komplex ein Projekt ist: Ein Projektplan hat viele Vorteile und bietet eine solide Grundlage für die Zusammenarbeit. Mithilfe digitaler Tools und unterschiedlicher Methoden kannst du genau den Projektplan erstellen, der zu deinem Projekt passt. Wichtig ist, sich ausreichend Zeit für die Planungsphase zu nehmen und vom Budget bis zu den Teammitgliedern alles genau zu durchdenken.

Zu starr sollte die Planung jedoch nicht sein, denn im Projektverlauf kann sich jederzeit etwas ändern. Neben Flexibilität spielt Kommunikation eine wesentliche Rolle. Projektbeteiligte müssen sich regelmäßig austauschen und absprechen können – nur so lassen sich Planungsfehler entdecken, Fragen klären und der Teamgeist stärken. Mit einem Projektplan sicherst du nicht nur den Projekterfolg. Das ganze Unternehmen profitiert, zum Beispiel durch ein verbessertes Zeitmanagement. 

 

FAQ

 

Was gehört alles in einen Projektplan?

Ein Projektplan fasst Ziele, Aufgaben, Zeitrahmen, Budget und Verantwortlichkeiten eines Projekts als Roadmap für das gesamte Team zusammen. 

 

Was ist der Unterschied zwischen einem Projektplan und einem Projektstrukturplan?

Ein Projektstrukturplan eignet sich für die Inhaltsgliederung eines Projekts. Er zerlegt dieses in einzelne Teile und fragt, was dazugehört. Ein Projektplan ist ein Ablauf- und Steuerungsinstrument, und fragt, wie, wann, womit und von wem das Projekt umgesetzt wird.

 

Wie erstelle ich einen Projektplan in Excel?

Wenn das Projektteam, Budget und Projektzeitplan feststehen, kannst du die Daten in eine Excel-Tabelle eintragen. Lege jeweils eine Spalte pro Kategorie an. Mögliche Kategorien können Dinge wie Dauer, Start- und Enddatum, Budget, Verantwortliche:r und Aufgabe sein.

 

Welche Projektmanagement-Methode ist besser: agil oder klassisch?

Beim klassischen Projektmanagement sind Aufgaben, Fristen und Verantwortlichkeiten klar strukturiert und weit im Voraus geplant. Im Gegensatz dazu ist die agile Methode flexibler, Projektteams können einfacher auf veränderte Umstände und Anforderungen reagieren.