Produktivität

6 Arten von Team-Meetings, die du unbedingt brauchst (und 3, auf die du definitiv verzichten solltest)

Tipps für die Durchführung produktiver und effizienter Meetings

Autor: Deanna deBara9. Juli 2024Illustration von Wenting Li

Wenn du schon einmal in einem zu langen, langweiligen oder sinnlosen Team-Meeting gesessen hast, dann weißt du, dass ein Meeting sowohl Zeitfresser als auch produktiver Gedankenaustausch sein kann. Laut einer kürzlich durchgeführten Umfrage der Harvard Business Review halten 71 % der erfahrenen Führungskräfte Meetings für unproduktiv und ineffizient.

Meetings sind ein wesentlicher Bestandteil des Geschäftslebens. Doch bei so vielen Arten von Meetings – ob für ein Onboarding, für Brainstorming oder für ein Status-Update – kann es schwierig sein, herauszufinden, welche produktiv sind und welche nicht.

Wir haben zwei Fachleute – David Chaudron, Unternehmenspsychologe und geschäftsführender Gesellschafter des Beratungsunternehmens Organized Change, und Erin Baker, Psychologin, Coachin für Führungskräfte und ehemalige Führungskraft bei Marken wie Facebook – gefragt, welche Team-Meetings am effektivsten sind und wie man sicherstellen kann, dass die Zeit, die man dafür aufwendet, die Produktivität steigert und nicht verringert.

Hier sind sechs Arten von Meetings, mit denen du die Produktivität deiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter maximieren und mehr erreichen kannst – und drei, auf die du definitiv verzichten solltest.

Nützliche Team-Meetings

Beginnen wir mit den Meetings, von denen man am meisten profitieren kann – den Team-Meetings, die man tatsächlich braucht, um effizient zu arbeiten.

Onboarding-Meetings

Wenn du eine neue Mitarbeiterin oder einen neuen Mitarbeiter einstellst, muss diese Person eine Menge lernen, wenn sie zu einem zentralen Bestandteil deines Projekt-Teams werden soll, und Onboarding-Meetings sind eine gute Gelegenheit, genau das zu erreichen.

Wenn neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ins Unternehmen kommen, müssen sie eine Menge über das Unternehmen und ihre Rolle lernen“, sagt Erin Baker. „Onboarding-Meetings können sehr hilfreich sein, um neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Struktur des Unternehmens näher zu bringen, um zu erfahren, welche Projekte anstehen, wie sich ihre Rolle und Arbeit in das Gesamtbild einfügt, und um frühzeitig Erwartungen an ihre Arbeit in den ersten Wochen und Monaten zu formulieren.“

Onboarding-Meetings vermitteln neuen Teammitgliedern nicht nur, wie sie sich in das Gesamtbild einfügen, sondern tragen auch dazu bei, die Beziehung sowohl zu ihren Vorgesetzten als auch zum Unternehmen insgesamt optimal zu beginnen.

„[Onboarding-Meetings] signalisieren neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, dass sie dem Unternehmen wichtig sind, und dass es sicherstellen will, dass sie sich in ihrem neuen Job gut zurechtfinden, sagt Erin Baker. „Es ist auch eine tolle Gelegenheit für Führungskräfte, zu erläutern, wie ihre Zusammenarbeit mit den neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern langfristig erfolgreich sein kann.“

Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf den aktuellsten Stand bringen: Onboarding-Meetings, die einen bleibenden Eindruck hinterlassen

Das Onboarding neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist ein Muss – aber wahrscheinlich ist mehr als ein Meeting nötig, um sie auf den neuesten Stand zu bringen. Im Folgenden stellen wir dir daher einige Team-Meetings vor, die du für deine neuen Teammitglieder planen solltest, um sicherzustellen, dass sie alle notwendigen Informationen haben, um in ihrer neuen Rolle erfolgreich zu sein:

  • Einzel-Meetings: Plane für den ersten Arbeitstag neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein persönliches Meeting mit allen wichtigen Teammitgliedern, mit denen sie zusammenarbeiten werden, z. B. mit direkten Vorgesetzten, Teamleiterinnen und Teamleitern sowie internen Fachleuten.
  • Kennlern-Meetings mit dem Projekt-Team: Außerdem ist es wichtig, in den ersten Tagen ein Meeting zu organisieren, in dem die Neuen ihr neues Projekt-Team kennenlernen können. Dafür kann zwar jedes Meeting-Format verwendet werden, aber eine zwanglosere Umgebung, wie z. B. ein Team-Lunch, kann den neuen Teammitgliedern das Gefühl geben, willkommen zu sein.
  • Schulungen zu erforderlichen Tools Plane einen Termin für die Schulung deiner neuen Teammitglieder zu allen Tools, Systemen oder Software, die sie für ihre Arbeit benötigen.
  • Personalwesen, Betrieb und Einrichtungen: Es ist wichtig, dass neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter so schnell wie möglich auch die logistischen Aspekte des Unternehmens kennenlernen, z. B. Personalwesen, Betrieb und Einrichtungen.

Brainstorming-Meetings

Unternehmen brauchen immer neue Ideen. Wenn der Ideenfluss nicht versiegen soll, sind Brainstorming-Meetings ein Muss.

„In Brainstorming-Meetings werden in kurzer Zeit viele Ideen gesammelt – und sie sind enorm wichtig, wenn man ein Problem lösen oder ein Ziel erreichen will“, sagt David Chaudron.

Der Schlüssel für erfolgreiche Brainstorming-Meetings? Der Fokus muss auf Ideen, nicht auf dem Ergebnis liegen.

Laut David Chaudron sollten bei Brainstorming-Meetings alle Ideen zulässig sein, „ohne sie gleich zu beurteilen. Schaue dir nach dem Brainstorming an, was funktioniert und was nicht. Es ist wichtig, dass man nur für das eigentliche Brainstorming ein separates [Meeting] ansetzt.“

Kickoff-Meetings

Wenn du ein neues Projekt oder eine neue Initiative startest, muss dein Projekt-Team darüber Bescheid wissen. Ein Kickoff-Meeting ist eine gute Möglichkeit, alle zu informieren.

Kickoff-Meetings sind aus mehreren Gründen effektiv, sagt David Chaudron. „Die Beteiligten müssen wissen, wie die langfristigen Ziele des [Projekts] aussehen, damit sie sich richtig darauf einstellen können. Sie müssen wissen, welche Rolle sie dabei spielen, [und] du brauchst ihre Zustimmung. Diese Zustimmung ist besonders wichtig, damit alle Beteiligten begeistert mitarbeiten.“

Feedback- und Retro-Meetings

Ein Kickoff-Meeting ist wichtig, wenn du ein Projekt startest, aber wenn dein Projekt-Team wirklich aus seinen Erfahrungen lernen soll, ist ein retrospektives Team-Meeting nach Abschluss des Projekts genauso wichtig, wenn nicht sogar noch wichtiger.

„Kein Projekt verläuft immer perfekt“, sagt Erin Baker. „Retro-Meetings sind eine großartige Gelegenheit, sich darüber auszutauschen, was gut gelaufen ist, was nicht so optimal war und was beim nächsten Projekt anders gemacht werden soll.“

Budget- und Finanz-Meetings

Im Zusammenhang mit Geld kann es viele Kommunikationsprobleme geben. Deshalb ist es wichtig, dass Meetings mit dem Finanzteam ein regelmäßiger Bestandteil deines Turnus sind.

„Die wirklichen Probleme tauchen in der Regel bei den [Finanzen] auf“, so David Chaudron. „Es wurde bereits vereinbart, was getan werden muss – jetzt muss man herausfinden, wie das finanziert wird und wann.“

Damit Budget- und Finanz-Meetings effektiv sind, ist es wichtig, dass sich alle Beteiligten über folgende Punkte im Klaren sind:

  • Wie viel Geld wird ausgegeben werden
  • Wofür wird das Geld ausgegeben
  • Welche Art von Rendite kann man für seine Investition erwarten

Wenn alle an einem Strang ziehen, werden Konflikte zukünftig vermieden, die Ausgaben unter Kontrolle gehalten und Überraschungen auf ein Minimum reduziert.

Überflüssige Team-Meetings

Ok, da du nun weißt, welche Meetings zu guten Ergebnissen führen, sollten wir uns jetzt mit Meetings befassen, die das Gegenteil bewirken, und bei denen du dich nur im Kreis drehst, ohne wirklich etwas zu erreichen.

Status-Update-Meetings

Für den Erfolg eines Projekt-Teams ist es wichtig, dass alle Beteiligten über die Arbeit der anderen (und des gesamten Projekt-Teams) informiert sind. Dank der modernen Technik müssen sich dafür jedoch nicht mehr alle zur gleichen Zeit in einem Raum versammeln.

Status-Updates sind laut Erin Baker keine effektiven Team-Meetings. „Eine Zusammenfassung der Aufgaben, mit denen sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gerade beschäftigen, kann auch per E-Mail oder über ein Tool zur Zusammenarbeit erfolgen.“

Da Status-Updates wichtige Erkenntnisse über den Stand und die Entwicklung von Projekten sowie über potenzielle Probleme liefern können, die angegangen werden müssen, sind sie ein wichtiger Bestandteil im Workflow eines jeden Projekt-Teams. Doch anstatt Zeit und Energie darauf zu verwenden, alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter persönlich zusammenzubringen, um Updates auszutauschen, ist es viel effektiver, einen digitalen Channel für regelmäßige Check-ins einzurichten.

Meetings ohne Tagesordnung

Häufig werden Meetings anberaumt, ohne dass man sich darüber im Klaren ist, [was] man eigentlich besprechen möchten“, sagt Erin Baker. Wenn du ein Meeting ohne klare Tagesordnung oder Erwartungen planst, verschwendest du damit mit Sicherheit deine Zeit und die der anderen Teilnehmerinnen und Teilnehmer.

Wenn du ein effektives Team-Meeting haben willst, musst du genau wissen, was du während des Meetings besprechen wirst und was am Ende als Ergebnis vorliegen soll. Idealerweise sollten die Ergebnisse eines Meetings handfest und messbar sein. Wenn beispielsweise auf der Tagesordnung eines Meetings die Besprechung möglicher Ideen für eine neue Produkteinführung steht, könnten die Ergebnisse (oder mit anderen Worten, was du aus dem Meeting herausholen willst) wie folgt aussehen:

  • Eine Liste der 10 besten Produktideen;
  • Eine Liste von Rechercheaufträgen für jede dieser Produktideen (und wer im Projekt-Team jeweils dafür zuständig ist); und
  • Fristen für die Rechercheaufträge

Und das gilt für alle Meetings. Eine klare Tagesordnung und genaue Erwartungen sind immer wichtig – ganz egal, ob du in ein Brainstorming-Meeting mit 50 Personen gehst oder ein persönliches Gespräch mit deinem Vorgesetzten oder dem CEO führst.

Persönliche Meetings als Standard

Bei Team-Meetings denken die meisten Leute an eine Gruppe von Menschen, die in einem Konferenzraum um einen Tisch sitzen. Auch wenn persönliche Meetings nach wie vor ihren Platz in einem produktiven Meeting-Rhythmus haben, müssen viele Meetings aber eigentlich gar nicht persönlich stattfinden.

Anstatt dich auf persönliche Meetings zu beschränken, solltest du nach Möglichkeiten suchen, virtuelle Meetings abzuhalten. Diese sind in der Regel nicht nur mit einem geringeren Zeit- und Arbeitsaufwand verbunden, sondern auch für Teammitglieder zugänglicher und integrativer, die nicht physisch anwesend sein können, wie z. B. Remote-Mitarbeiterinnen und -Mitarbeiter oder Teammitglieder an anderen Standorten.

Ein virtuelles Meeting kann zudem aufgezeichnet werden. Dies kann in verschiedenen Situationen hilfreich sein, z. B. wenn ein wichtiges Teammitglied nicht in Echtzeit an dem Meeting teilnehmen kann oder wenn das Meeting eine Schulung beinhaltet, die du in Zukunft mit neuen Teammitgliedern teilen möchtest.

Mit den richtigen Meetings sparst du Zeit

Team-Meetings können Zeitverschwendung sein, aber solange du nur die tatsächlich notwendigen Meetings abhältst, kannst du die Zeitverluste auf ein Minimum reduzieren und so mehr aus deinen Meetings herausholen. Damit dein Meeting produktiv ist, solltest du folgende Punkte beachten:

  • Lege eine klare Tagesordnung für das Meeting fest – und vergewissere dich, dass alle mitziehen. Wie lauten die wichtigsten Besprechungspunkte? Was möchtest du besprechen? Sollte das Projekt-Team im Vorfeld irgendwelche Vorbereitungen treffen? Wenn du im Voraus weißt, was du im Meeting besprechen willst, kannst du sicherstellen, dass alle vorbereitet sind und dass du deine Zeit effizient einsetzt und nicht vom Thema abschweifst.
  • Du solltest wissen, was du mit dem Meeting erreichen möchtest. Möchtest du Ideen sammeln? Muss ein Budget genehmigt werden? Musst du den wichtigsten Teammitgliedern Projekte für einen Monat zuweisen? Überlege genau, was du aus dem Meeting mitnehmen möchtest, und beende das Meeting erst, wenn du dieses Ziel auch erreicht hast.
  • Finde das richtige Medium für dein Meeting. Bestimme, ob das Meeting persönlich stattfinden muss oder ob du das Meeting ganz (oder größtenteils) virtuell durchführen kannst.
  • Definiere klare nächste Schritte und Verantwortliche. Nach dem Meeting solltest du eine übersichtliche Zusammenfassung teilen, in der die nächsten Schritte und die dafür verantwortlichen Personen aufgeführt sind, mit Angaben dazu, was sie zu tun haben, bis wann die Aufgaben erledigt werden müssen und welchen Beitrag sie so zum Gesamtprojekt leisten.

Wir hoffen, dass diese Tipps dazu beitragen, dass du Meetings ab jetzt zielgerichteter und produktiver gestalten kannst.

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