Free Now startete im Jahr 2009 als weltweit erste Taxi-App, die eine direkte Verbindung zwischen Fahrgast und Fahrerin bzw. Fahrer herstellt. Inzwischen gibt es die App in weltweit 16 Ländern, und nach einer Reihe von Fusionen ist sie in Europa zum führenden Anbieter für Multimobilität und in Lateinamerika zum am schnellsten wachsenden Taxiservice geworden. Heute nutzen 50 Millionen Fahrgäste in mehr als 150 Städten die App, um Fahrten, Carsharing, E-Roller und E-Bikes zu buchen.
Natürlich kam dieser Erfolg nicht über Nacht – und nicht ohne harte Arbeit. Agilität war von Anfang an integraler Bestandteil der internen Organisation, und das Unternehmen sucht auch weiterhin kontinuierlich nach Möglichkeiten, seine internen Prozesse zu optimieren und die eigene Zusammenarbeit zu verbessern.
Bis ins Jahr 2014 hatten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für die Kommunikation bei der Arbeit Skype genutzt, und es hatte sich in einen administrativen Alptraum verwandelt. Carsten Wolfram, Senior Systems Engineer bei Free Now, hat daraufhin als neue Kollaborationsplattform Slack eingeführt und damit im Handumdrehen die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Projekt-Teams beschleunigt und besser organisiert. Er ahnte jedoch nicht, wie unverzichtbar Slack bald für nahezu alle Aspekte der Geschäftsabläufe von Free Now werden sollte.
In Slack teilt Free Now brandaktuelle Unternehmensneuigkeiten und Updates, und alle werden dazu ermutigt, sich an der Unterhaltung zu beteiligen. Das Führungsteam ist leicht erreichbar und für Vorschläge offen, was Innovationen fördert und dazu führt, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zufriedener sind. Und weil alle häufig genutzten Apps direkt in Slack integriert sind, können alle schnell und effektiv arbeiten.
Im Folgenden erfährst du, wie Slack Free Now dabei unterstützt, optimal zu arbeiten und eine Unternehmenskultur zu schaffen, in der alle Stimmen Gehör finden.
Apps erleichtern die effektive Arbeit
Einer der Unternehmenswerte von Free Now ist Transparenz, und Slack hilft, sie zu erhöhen. Free Now hat spezielle Slack-Channels, virtuelle Orte zum Teilen von Nachrichten, Tools und Dateien, erstellt, die von Unternehmensbekanntmachungen bis hin zu Vorfallswarnungen alles abdecken.
Kommt es zu einem Vorfall, etwa einer Störung der App oder der Website von Free Now, wird eine automatisierte Nachricht an den Channel für Unternehmensbekanntmachungen #announcements gesendet, in dem alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sie sehen können. Nichts bleibt geheim. Das sorgt für Transparenz und dafür, dass alle informiert bleiben. Auch das diensthabende Tech-Team wird benachrichtigt, und die Mitglieder besprechen und beheben das Problem direkt im Channel.
„Ich kann mich gar nicht mehr an eine Zeit erinnern, als wir nicht Slack zum Lösen von Problemen genutzt haben. Das Tool ist die Grundlage unserer Kommunikation, und da wir alle relevanten Personen in einem Channel haben, ist es ganz einfach, die richtigen Informationen schnell zu teilen“, sagt Wolfram.
Nach Ansicht von Jörg Baldzer, Leiter der IT-Infrastruktur bei Free Now, war der logische nächste Schritt dann die Integration der Apps und Prozesse des IT-Teams in Slack.
„In Slack findet der überwiegende Teil unserer Kommunikation statt, also kannten alle die Benutzeroberfläche bereits. Darüber hinaus wollten wir etwas schaffen, dass es in Zukunft allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ermöglicht, im Home-Office zu arbeiten“, so Baldzer.
Alle Entwicklerinnen und Entwickler bei Free Now nutzen für das Projektmanagement Jira, und da sie es jetzt in Slack parat haben, sind sie allen potentiellen Problemen einen Schritt voraus.
„Wenn sich dein Ticket-Status in Jira ändert, bekommst du dazu in der Regel eine E-Mail, was sehr unpraktisch ist. Der Status ändert sich nämlich pausenlos, in jeder Minute, also musst du dich ständig durch ein Flut an E-Mails kämpfen“, sagt Wolfram.
Mit der Jira-App erhält das Entwicklerteam jene Benachrichtigungen direkt in Slack und kann so an der Aufgabe dranbleiben und Probleme schneller beheben.
Free Now kann jetzt all seine wichtigsten Software-Tools innerhalb der Channels nutzen, und zwar über Slack-Apps für Confluence Cloud, Workday, Google Drive, Zoom, Miro, Envoy und Robin. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können arbeiten (für sich allein oder mit anderen zusammen), Meetings abhalten und Dateien teilen, ohne Slack zu verlassen, was die Effizienz enorm gesteigert hat. Darüber hinaus hat die App-Integration dem Unternehmen dabei geholfen, die internen Genehmigungsprozesse deutlich zu beschleunigen.
Wolfram und sein Entwicklerteam sind nämlich noch einen Schritt weiter gegangen: Sie nutzen nicht nur bereits existierende Apps, sondern erstellen auch eigene. Ihre selbst programmierte A/V Slack-App optimiert beispielsweise den Ablauf bei der Anfrage eines Zoom-Webinars. Free Now hostet jeden Monat Dutzende Webinare, und bis vor Kurzem musste das A/V-Team jedes einzelne davon manuell erstellen, was enorm viel Arbeitszeit des Projekt-Teams verschlang.
Inzwischen können alle mit einem Slash-Befehl die A/V Slack-App aufrufen und alle nötigen Details für das vorgeschlagene Webinar eingeben. Die Anfrage wird dann in den Geschlossenen Channel #av weitergeleitet, wo die App überprüft, ob zur gleichen Zeit bereits ein anderes Webinar stattfindet. Wenn nicht, wird der Link zum Webinar automatisch erstellt.
„Die anfragende Person bekommt den Zoom-Link, und alle sind glücklich. Das spart unglaublich viel manuelle Arbeit und eliminiert außerdem menschliche Fehler. Das ist wirklich toll“, sagt Wolfram.
All die Apps, die wir in Slack haben, sparen uns nicht nur Zeit, sondern verändern unsere Arbeitsweise. Wir können viel reibungsloser arbeiten.
Mit Slack läuft die Arbeit reibungslos, und alle können an der Unterhaltung teilnehmen
Die Mission von Free Now ist es, Fahrgäste und Fahrerinnen bzw. Fahrer einfacher durch Städte zu leiten. Das ist keine geringe Aufgabe, sondern eine, die von den geografisch verteilten Projekt-Teams in unterschiedlichen Zeitzonen eine enge Zusammenarbeit erfordert. Mit Slack-Channels haben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Free Now für die Zusammenarbeit jedoch einen zentralen Ort, und alle können an der Unterhaltung teilnehmen.
Für Izzie O’Keeffe, die Büroleiterin von Free Now in Barcelona, ist das im Vergleich zur Arbeit in traditionelleren Unternehmen mit starren Hierarchien eine willkommene Abwechslung. Diese Unternehmen hatten zwar in begrenztem Umfang Chat-Apps verwendet, aber das Hauptkommunikationsmittel, um mit dem Führungsteam in Kontakt zu treten, waren immer noch E-Mails. Dadurch war eine transparente, offene Kommunikation schlichtweg nicht möglich, und es konnte Wochen dauern, bis Entscheidungen getroffen wurden.
„Der Umstieg auf Slack war für mich überwältigend. Als ich bei Free Now angefangen habe, konnte ich dank Slack bei Bedarf wichtige Personen erreichen, konkret nach Dingen fragen und mit der oberen Führungsebene sprechen, ohne mir Sorgen machen zu müssen, dass ich ihnen wertvolle Zeit raube“, so O’Keeffe.
Sarah Sellner, Senior Communications Manager bei Free Now, stimmt dem zu: Wenn man möchte, dass etwas gesehen wird, postet man es in Slack. Sie postet in Slack-Channels alle wichtigen Ankündigungen für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, und nutzt die Nachrichtenaktivität von Slack, um herauszufinden, wie viele Personen ihren Beitrag gesehen und auf ihn reagiert haben.
Ich finde, Slack hat uns dabei geholfen, wirklich am Puls der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu sein. Dort, wo die Dinge passieren. E-Mails sind nicht annähernd so attraktiv. Würden wir Mitteilungen per E-Mail versenden, hätten wir nicht einmal halb so viel Interaktion.
Seit Beginn der Corona-Pandemie nutzt Free Now Slack, damit seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Home-Office untereinander und mit dem Unternehmen verbunden bleiben. Das Projekt-Team für interne Kommunikation hat immer wieder neue Ideen, um ein gutes Arbeitsklima zu fördern – von Workout-Tipps bis hin zu Aufrufen, lustige Bilder von den eigenen Haustieren zu teilen. Einzelne Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter machen inzwischen mit und stellen Fragen an das ganze Unternehmen oder posten eigene Umfragen.
Auch das Onboarding und die Verabschiedung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern findet in Slack statt. Die HR- und IT-Abteilungen von Free Now nutzen einen Geschlossenen Slack-Channel, um Notizen zum aktuellen Stand der Dinge oder der Vorbereitungen zur Ankunft oder zum Abschied einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters zu teilen.
„Das macht die Kommunikation zwischen den beiden Abteilungen unglaublich einfach, vor allem beim Remote-Onboarding“, so Baldzer.
Wenn eine neu eingestellte Person anfängt, wird sie in einen Slack-Channel eingeladen. O’Keeffe hat zum Beispiel den Channel #bcn-newstarters für das Projekt-Team Barcelona erstellt. Dort werden Neuankömmlinge vorgestellt, sie fügt ein paar Hintergrundinfos hinzu, und die übrigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter heißen ihre neuen Kolleginnen und Kollegen im Thread willkommen. Außerdem nutzt O’Keeffe den Channel, um einmal pro Woche nachzufragen, wie alles läuft.
„Dieser konstante Kontakt ist sehr wichtig, weil wir gerade nicht alle im Büro sitzen, wo man sich ständig begegnet. Slack erlaubt es uns, das Büroleben so lebensnah wie möglich nachzustellen“, findet O’Keeffe.
Die Möglichkeit, mich über Slack an das Führungsteam wenden zu können, war etwas völlig Neues für mich und ist eine tolle Sache. Die Leute wissen so, dass auch ihre Chefs und Chefinnen im selben Boot sitzen.
Mit Slack ist Hilfe nur einen Klick entfernt
Free Now hat für jede Abteilung Hilfe-Channels, z. B. #ask-accounting für die Buchhaltung, #ask-people für Personalfragen und #ask-IT für IT-Themen. Darüber hinaus hat das Unternehmen Pal erstellt, eine benutzerdefinierte Slack-App für die Beantwortung der häufigsten HR-Fragen. Benutzerinnen bzw. Benutzer senden ihre Frage und erhalten sofort eine automatisierte Antwort. Bei komplexeren Themen springt ein Mitglied des HR-Teams ein und hilft.
Der Grad an Automatisierung, den Slack ermöglicht, ist fantastisch. Dadurch können wir uns auf die wirklich wichtigen Arbeitsaufgaben konzentrieren.
Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden außerdem dazu ermutigt, sich gegenseitig zu helfen. Free Now hat kürzlich Ressourcengruppen für seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ins Leben gerufen, in denen Personen mit ähnlichem Hintergrund und Gleichgesinnte Kontakt zueinander aufnehmen können. Jede Gruppierung hat einen eigenen Slack-Channel. Frauen haben die #women-community, Eltern die #parents-community, Schwarze die #black-community und es gibt eine #LGBTQ-community. In einer #mental-health-community können Mitglieder außerdem offen über alle Fragen zur psychischen Gesundheit sprechen.
Externe Partner mit Slack Connect einbeziehen
Free Now arbeitet eng mit vielen externen Unternehmen zusammen, darunter Softwareentwicklungsfirmen und Marketingagenturen. Vor Slack haben die Projekt-Teams per E-Mail mit externen Partnern kommuniziert, was schnelle Entscheidungen und eine enge Zusammenarbeit erschwerte.
„Wenn wir eine E-Mail geschrieben haben, haben wir bestenfalls einige Stunden später eine Antwort erhalten“, sagt Wolfram.
Mit Slack Connect konnte Free Now nun die Channel-basierte Nachrichtenübermittlung von Slack auch sicher auf Personen außerhalb des Unternehmens ausweiten. Jetzt können sie mit externen Partnern in Slack-Workspaces zusammenarbeiten und effizient in Echtzeit arbeiten. Derzeit nutzt das Unternehmen Slack Connect mit 40 Partnerunternehmen – und geplant sind noch mehr.
„Unsere Partner können auf ihrer Seite Personen hinzufügen, und das ist wesentlich flexibler, als wenn wir sie als Gast in einen unserer Channels einladen müssten. Außerdem ertrinken wir nicht mehr in endlosen E-Mail-Threads mit Statusupdates und Newslettern“, sagt Wolfram.
Die Kommunikation per E-Mail gibt es weiterhin. Ich glaube, die wird nie verschwinden, aber mit Slack Connect können wir so viel besser mit unseren Partnern zusammenarbeiten.
Free Now fördert in seinen Projekt-Teams Agilität und Resilienz. Im Angesicht von Veränderungen sind sie so anpassungsfähig. „Auf der Überholspur“ lautet eine der operativen Kernprinzipien des Unternehmens, und Sellner betont, dass Slack dabei von entscheidender Bedeutung ist. „Was wir hier geschaffen haben, ist keine typische Unternehmensumgebung, und Slack hat viel dazu beigetragen“, sagt sie. „Wir sitzen nicht nur da und warten, dass ohne Ende E-Mails eintrudeln. Wir können selbst aktiv werden und unserem CEO eine Slack-Nachricht senden, in der Gewissheit, dass wir eine Antwort bekommen.“
