Vorlage für Vorfallsberichte

Auch wenn du vielleicht einen unangenehmen Vorfall bei der Arbeit vergessen möchtest – etwa eine Verletzung, Sachschaden, Diebstahl oder ein ähnlich bedauerliches Ereignis — ist es wichtig, einen Vorfallsbericht zu verfassen, der eine dauerhafte Aufzeichnung aller Fakten bietet. Die Führung einer klaren Aufzeichnung ist für die Einhaltung von Richtlinien, Audit-Anforderungen und effektive Kommunikation zwischen verschiedenen Teams unerlässlich. Vorfallsberichte helfen dir auch dabei, dazuzulernen und ähnliche Vorfälle in Zukunft zu verhindern.

Diese anpassbare Vorlage für Vorfallsberichte kann dir dabei helfen, klare, gründliche Vorfallsberichte zu schreiben und gleichzeitig deine Prozesse zentralisiert in Slack aufzubewahren.

So verwendest du diese Vorlage in Slack: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Slacks Vorlage für Vorfallsberichte bietet einen unkomplizierten und anpassbaren Ansatz für die Verwaltung deines Workflows zur Vorfallsberichterstattung. So verwendest du sie:

Schritt 1: Starte einen neuen Vorfallsbericht in einem Canvas

Besuche die Slack-Vorlagengalerie und wähle die Vorlage für Vorfallsberichte aus. Klicke dann auf „Diese Vorlage verwenden”.

Dies erstellt ein neues Slack Canvas, das automatisch mit der Berichtsvorlage gefüllt wird. Du kannst dies zu einem Vorfall-Channel hinzufügen, indem du den Link zum neuen Canvas kopierst und in den Channel einfügst.

Schritt 2: Fülle das Canvas mit bekannten Informationen über den Vorfall

Überprüfe die Standard-Vorlage, entscheide, ob du sie anpassen möchtest, und beginne mit dem Ausfüllen der Informationen, die du bereits kennst. Die Standard-Kategorien sind:

• Vorfalls-Zusammenfassung: Übergeordnete Details eines Vorfalls, einschließlich Vorfallsdatum, Vorfalls-ID, gemeldet von, Sicherheitsstufe und Status.
• Vorfallsbeschreibung: Eine detaillierte Beschreibung dessen, was genau passiert ist.
• Prioritäre Maßnahmen: Maßnahmen, die erforderlich sind, um den Vorfall zu beheben und den Betrieb wiederherzustellen. In dieser Vorlage kannst du sie in einer interaktiven Checkliste auflisten und verantwortliche Teammitglieder markieren.
• Ursachenanalyse:Eine Analyse der spezifischen Umstände, die zu dem Vorfall geführt haben. Dieser Abschnitt wird normalerweise erst ausgefüllt, nachdem alle Fakten des Vorfalls bestätigt wurden.
• Was gut lief und was hätte besser laufen können: Diese beiden Abschnitte ermöglichen es dir, eine kurze Nachbesprechung des Vorfalls durchzuführen, indem du identifizierst, welche Aspekte der Reaktion gut oder schlecht verlaufen sind. Auch dieser Abschnitt wird normalerweise erst ausgefüllt, nachdem die Fakten des Berichts verifiziert wurden.
• Offene Fragen: Liste alle Fragen auf, die du noch zu dem Vorfall hast und markiere, wenn möglich, die Teammitglieder, die diese Fragen beantworten können.

Schritt 3: Sammle Input von Teammitgliedern über ein kurzes Formular

Du musst Informationen von Zeug:innen sammeln, um die Vorlage auszufüllen. Eine einfache Methode ist die Verwendung eines Formulars in Slack. Diese Formulare sind einfach anzupassen, und du kannst sie entweder im Vorfalls-Channel teilen oder über einen automatisierten Workflow versenden, der Personen benachrichtigt, wenn sie das Formular ausfüllen müssen.

Schritt 4: Verfolge Maßnahmen in der Vorlagen-Checkliste nach

Verfolge den Abschluss jedes prioritären Aktionspunkts nach, indem du Teammitgliedern Aufgaben zuweist und Fälligkeitsdaten festlegst. Updates zu jedem Aktionspunkt können in speziellen Slack-Threads diskutiert werden, um eine bessere Sichtbarkeit zu gewährleisten.

Schritt 5: Prüfe den Bericht und schließe ihn ab

Sobald alle wichtigen Fakten eines Vorfalls vorliegen, fülle den Abschnitt zur Ursachenanalyse aus und beantworte die Postmortem-Fragen. Aktualisiere dann den Status des Berichts und sende ihn zur Genehmigung an die Prüfer:innen. Prüfer:innen können im Canvas markiert werden, oder du kannst einen Workflow für einen mehrstufigen Prüfprozess erstellen.

Schritt 6: Teile den Bericht und zugehörige Erkenntnisse

Nachdem alle wichtigen Beteiligten einen Bericht freigegeben haben, pinne ihn an den Vorfall-Channel, damit er leicht zu finden ist. Du solltest möglicherweise auch ein zusätzliches Dokument mit den gewonnenen Erkenntnissen erstellen oder den Bericht mit ähnlichen Vorfällen verknüpfen, um eine Trendanalyse durchführen zu können.

Was ist ein Vorfallsbericht?

Ein Vorfallsbericht ist ein Dokument, das alle wichtigen Fakten über ein unerwünschtes Ereignis bei der Arbeit enthält. Er erklärt, was passiert ist, und führt wichtige Details über das Ereignis auf, wie die Namen aller Beteiligten, den Ort und die Zeit des Vorfalls. Vorfallsberichte liefern auch Informationen über die Auswirkungen, einschließlich der betroffenen Geschäftsbereiche, der nächsten Schritte zur Lösung des Problems und der Maßnahmen, die in Zukunft ergriffen werden, um ähnliche Vorfälle zu verhindern.

Wichtige Informationen für deine Vorlage

Diese Vorfallsbericht-Vorlage ist vollständig anpassbar, und du kannst Ordner nach Bedarf hinzufügen oder entfernen. Jeder Vorfallsbericht muss jedoch einige grundlegende Elemente enthalten:

• Datum, Uhrzeit und Ort des Vorfalls
• Art des Vorfalls
• Namen und Rollen aller beteiligten Personen
• Beschreibung des Geschehens
• Auswirkungen des Vorfalls
• Sofort ergriffene Maßnahmen
• Grundursache (falls bekannt)
• Folgeaufgaben und deren Verantwortliche
• Alle zusätzlichen Dokumente, die als Nachweis dienen können

Anwendungsfälle für Vorfall-Berichtsvorlagen

Es gibt verschiedene Arten von Vorfällen, die du möglicherweise melden musst, und die Anpassung deiner Vorfall-Berichtsvorlage kann nützlich sein. Du kannst separate Vorlagen für spezifische Anwendungsfälle erstellen oder bedingte Ordner zu deiner Hauptvorlage hinzufügen.

Hier sind einige Beispiele für anwendungsspezifische Vorfallsberichtsvorlagen:

Vorlage für Arbeitssicherheitsvorfälle

Wenn sich eine:r Mitarbeitende:r verletzt oder erkrankt, benötigst du Details über die Schwere des Zustands und die erhaltene Behandlung. Eine Vorlage für einen Arbeitssicherheitsvorfall könnte die spezifischen Handlungen oder Materialien enthalten, die die Verletzung oder Erkrankung verursacht haben, ob persönliche Schutzausrüstung verwendet wurde, ob medizinische Hilfe in Anspruch genommen wurde und die Anzahl der Arbeitstage, die die betroffene Person versäumen wird.

Vorlage für IT-Sicherheitsvorfälle

Bei IT-Vorfällen oder Cybersicherheitsverletzungen muss deine Organisation wissen, welche Systeme betroffen waren und welche Technologien zur Eindämmung der Verletzung eingesetzt wurden. Eine Vorlage für das IT-Vorfallsmanagement könnte Details darüber enthalten, wie die Bedrohung zunächst erkannt wurde, welche Systeme oder Daten kompromittiert wurden, die Schritte zur Eindämmung des bösartigen Codes, ob es eine Systemausfallzeit gab und, wenn ja, wie lange sie dauerte.

Vorlage für Vorfälle mit Kundenwirkung

Wenn ein Vorfall Kund:innen betrifft, muss die Organisation schnell handeln, um ihn zu beheben. Ein Vorfallsbericht kann dabei helfen, indem er Kontaktdaten betroffener Kund:innen, Schritte zur Lösung von Problemen, wie die Kommunikation während und nach dem Vorfall gehandhabt wurde, und die Auswirkungen, falls vorhanden, auf SLAs und andere Vereinbarungen mit Kund:innen dokumentiert.

HR-Vorfallsberichtsvorlage

HR-Vorfälle betreffen meist Richtlinienverletzungen wie Belästigung, Diskriminierung oder Vergeltungsmaßnahmen im Arbeitsumfeld. Berichte sollten so detailliert wie Berichte über körperliche Verletzungen sein und Aussagen aller beteiligten Parteien, einschließlich Zeug:innen, enthalten. Sie sollten auch die Maßnahmen dokumentieren, die zur Lösung des Vorfalls vor der Meldung an die Personalabteilung ergriffen wurden, die Auswirkungen auf die Arbeitsfähigkeit betroffener Mitarbeitender und alle Richtliniendokumente, die Mediation oder Disziplinarmaßnahmen empfehlen.

Vorlage für den Bericht über physische Sicherheitsvorfälle

Viele Vorfälle betreffen Schäden an Ausrüstung oder Eigentum. Diese müssen gründlich dokumentiert werden, um der Organisation dabei zu helfen, Ressourcen besser zu verwalten und gegebenenfalls Versicherungsleistungen zu erhalten. Füge Elemente wie Beweise hinzu, die zeigen, wie das Eigentum beschädigt oder gestohlen wurde (wie Überwachungsaufnahmen oder Zugriffs-Logs), die Kosten des verlorenen oder beschädigten Eigentums, die Umgebung, in der die Ausrüstung oder das Eigentum vor dem Vorfall gelagert wurde, und ob es Augenzeug:innen für den Schaden oder Diebstahl gab.

Wann ein Vorfallbericht einzureichen ist

Vorfallberichte sollten immer dann eingereicht werden, wenn Mitarbeitende verletzt wurden oder Eigentum schwer beschädigt oder gestohlen wurde. Berichte sind auch bei Beinahe-Unfällen erforderlich, wenn jemand oder etwas beinahe schwer geschädigt wurde, oder wenn eine gefährliche Situation mit dem Potenzial für Schäden identifiziert wird.

Einige Beispiele für Szenarien, die einen Vorfallbericht erfordern:

• Eine:r Mitarbeitende:r wird nach Exposition gegenüber gefährlichen Chemikalien in der Arbeitsumgebung ins Krankenhaus eingeliefert
• Ein:e Kund:in stürzt und verletzt sich auf deinem Grundstück
• Ein Feuer bricht in einer firmeneigenen Fabrik aus
• Ein:e Hacker:in umgeht deine Firewall und erhält Zugang zu sensiblen Finanzdaten
• Eine:r Mitarbeitende:r ist rassistischer Belästigung durch eine:n Kolleg:in ausgesetzt
• Ein:e Dieb:in versucht nach Geschäftsschluss in privates Firmeneigentum einzubrechen
• Ein Beinahe-Vorfall, wie etwa ein entdeckter Hack, bevor Daten kompromittiert wurden, oder schwere Maschinen, die beinahe Schäden verursacht hätten
• Entdeckung gefährlicher oder unhygienischer Bedingungen, wie etwa unsachgemäße Lebensmittellagerung in einem Restaurant oder fehlende Sicherheitsausrüstung auf einer Baustelle

Acht bewährte Methoden für die Vorfallsmeldung

Das Verfassen eines effektiven Vorfallberichts erfordert sowohl Prägnanz als auch Gründlichkeit. Befolge folgende bewährte Methoden, um einen guten Vorfallbericht zu erstellen:

1. Bleibe objektiv. Halte dich an die Fakten und lass nicht zu, dass deine Meinung beeinflusst, wie du sie berichtest.
2. Nimm das Wer, Was, Wann, Wo und Wie mit auf. Behalte diese grundlegenden Fragen im Hinterkopf, um sicherzustellen, dass du alle wichtigen Informationen einschließt.
3. Verwende direkte, prägnante Sprache. Schreibe auf klare, präzise Weise mit minimalem Fachjargon und einfachen Formulierungen.
4. Versehe alles mit einem Zeitstempel. Du solltest sehen können, wann jede Bearbeitung des Berichts vorgenommen wurde und wer sie gemacht hat.
5. Schütze persönliche Informationen. Während es wichtig ist, alle an einem Vorfall beteiligten Personen zu identifizieren, ist es auch entscheidend, die Vertraulichkeit zu wahren. Nimm personenbezogene Daten nur dann auf, wenn es absolut notwendig ist, und denke daran, den Zugang zu deinen Berichten zu beschränken.
6. Speichere die Analyse für später.Du kannst die Ursache eines Vorfalls nicht genau bestimmen, bis eine gründliche Untersuchung abgeschlossen ist. Warte mit jeder Analyse, bis der Berichtsprozess vollständig abgeschlossen ist.
7. Hänge Belege an. Hänge Fotos, digitale Kommunikation, Augenzeugenberichte, Sicherheitsprotokolle und andere Dokumentationen an, die das, was im Bericht steht, belegen oder Kontext dazu liefern können.
8. Schließe den Kreis bei den nächsten Schritten. Weise Verantwortliche und Fälligkeitstermine für nächste Schritte oder Abhilfemaßnahmen zu und verfolge sie nach, um sicherzustellen, dass sie abgeschlossen werden.

So passt du die Vorfallsmeldung für deine Organisation an

Jede Organisation hat etwas andere Richtlinien, die vorgeben, wie Workflows und Automatisierung bei der Vorfallsbearbeitung verwaltet werden sollten. Slack bietet die Flexibilität, diese Anforderungen mit Funktionen zu erfüllen wie:

• Erstellung mehrstufiger Genehmigungsworkflows: Du kannst Slacks Workflow-Builder verwenden, um abgeschlossene Vorfallsberichte durch den Genehmigungsprozess zu leiten, auch wenn deine Organisation komplexe, mehrstufige Genehmigungen erfordert.
• Integration von Ticketing-Plattformen: Du kannst deinen Workflow auch optimieren, indem du Slacks Integrationen mit Ticketing-Apps verwendest oder in ein Open-Source-Tool für das Vorfallsmanagement integrierst.
• Verschlüsselungsschlüssel für Vertraulichkeit: Verschlüsselungsschlüssel in Slack ermöglichen es dir, Berichte als vertraulich zu kennzeichnen und den Zugriff auf bestimmte Rollen oder Benutzer:innen zu beschränken.
• Anpassbare Aufbewahrungsregeln: Halte Berichte so lange zugänglich, wie es die Vorschriften erfordern, indem du Datenaufbewahrungsregeln anpasst in Slack.
• Möglichkeit zur Anpassung und Speicherung mehrerer Vorlagenversionen: Wie erwähnt, kannst du deine Vorfallsberichtsvorlage anpassen, um eine Bibliothek von Vorlagen für spezifische Anwendungsfälle zu erstellen.

Überwinde Störungen mit guter Vorfallsmeldung

Jeder negative Vorfall im Arbeitsumfeld kann Störungen verursachen, aber ein gut geschriebener Vorfallbericht mit klaren und spezifischen Details kann dabei helfen, Ruhe und Ordnung in der Organisation wiederherzustellen. Das hält alle auf Lösungen fokussiert, gewährleistet die Einhaltung von Richtlinien und hilft dabei, ähnliche Probleme in der Zukunft zu vermeiden.

Diese Vorlage bietet in Kombination mit den flexiblen Funktionen von Slack eine solide Grundlage für eine effektive Vorfallberichterstattung.