Internacionalización, crecimiento y digitalización: esto fue lo que impulsó la implementación de Slack en Mast-Jägermeister SE en 2019. En ese momento, la empresa se centraba en la transparencia, la colaboración y la gestión de cambios. Desde entonces, Andrea Ostheer, directora de comunicaciones empresariales globales en Mast-Jägermeister SE, ha perfeccionado el uso de Slack junto con sus compañeros. Hoy por hoy, más de 30 flujos de trabajo e integraciones plurilingües ayudan a los empleados a trabajar de forma productiva, eficiente y transparente con resultados reales: la empresa ha ahorrado 14 700 horas de trabajo y alrededor de 480 000 euros en un año gracias a Slack.* “Hemos automatizado tareas periódicas pero esenciales, lo que le quita un peso de encima a nuestro personal”, comenta Ostheer.
Traducción, comunicación y uso compartido
En el entorno de una empresa internacional, es fundamental que la información sea accesible para todo el mundo por igual y de forma rápida. Con ese fin, Mast-Jägermeister SE ha creado un flujo de trabajo en colaboración con la IA de traducción de DeepL: los avisos que se publican en sus canales en alemán o inglés se pueden traducir automáticamente. Solo hay que añadir la bandera del país de un idioma a la publicación. “Este flujo de trabajo nos ayuda con nuestras comunicaciones internacionales, nos permite distribuir conocimientos con transparencia y garantiza una mayor productividad”, afirma Ostheer. Cada empleado puede adquirir el mismo nivel de conocimiento de manera rápida y fácil.
Otros ejemplos que impulsan la eficiencia podrían ser flujos de trabajo tales como los recordatorios automáticos de horarios, vacaciones y registros de gastos de viajes. Estos procesos no parecen ser tan largos por sí solos, pero se les acaba dedicando mucho tiempo en total. Es aquí donde la automatización ayuda a recuperar tiempo. Esta simplificación de la jornada laboral, el “porqué” detrás de la automatización, es lo que, en última instancia, ha ayudado a aumentar la aceptación de Slack en la empresa.
Automatización que distancia las críticas de las personas
El equipo usa Slack de manera que beneficie a todo el mundo. Esto adopta muchas formas, como emplear fotos de perfil, no responder fuera de los hilos de conversaciones, tener al día la información de las ubicaciones de trabajo y asignar nombres correctamente a los canales de Slack. Cuando alguien no sigue las prácticas recomendadas, Mast-Jägermeister SE utiliza flujos de trabajo graciosos e irónicos, como el Thread-Rex, un emoji de tiranosaurio rex, o el Status-Bob, una referencia al pintor televisivo Bob Ross. Estos ayudan a facilitar las críticas necesarias en pequeñas tareas diarias sin hacer que la gente se sienta mal por los pequeños descuidos. Gracias a ello, se despersonalizan las críticas en la rutina laboral y se crea un modo de trabajar en equipo más agradable. “Echar la culpa a los demás no forma parte de nuestra cultura”, explica Ostheer.
“Slack contribuye a nuestros objetivos empresariales facilitando la comunicación, eliminando los conocimientos aislados y permitiendo que nos relacionemos entre países de forma rápida y transparente”.
Perfeccionamiento continuo de la herramienta
Slack no solo se usa internamente. Mast-Jägermeister SE se conecta con sus socios mediante Slack Connect, que permite que las comunicaciones con diferentes partes interesadas se agrupen de forma eficiente, como, por ejemplo, en eventos. Asimismo, facilita el trabajo para el equipo de Ostheer: puede utilizar flujos de trabajo automatizados para preguntas de periodistas y empleados con el fin de filtrar y distribuir contenido, así como hacerlo accesible para todo el mundo. Por ejemplo, las preguntas por parte de la prensa enviadas por correo electrónico se pueden reenviar a un canal interno, lo que activa de manera automática un formulario en el que cada empleado puede volver a categorizar las consultas en función de la urgencia, los orígenes regionales o la información de contacto. A continuación, se puede compartir con el equipo de forma ya resumida y filtrada. La empresa también planea integrar diversos canales en la intranet para recopilar aún más información y notificaciones. El equipo de proyecto está trabajando en mover estas interacciones de la intranet al canal de nuevo.
Slack es una herramienta dinámica en Mast-Jägermeister SE. Siempre hay nuevas formas y áreas en las que la tecnología puede ayudar. Los “campeones de Slack” (personal con formación especializada y un gran interés en aprovechar la tecnología) ayudan a impulsar el desarrollo. Actualmente, la empresa emplea canvas, pero la inteligencia artificial también puede desempeñar un papel esencial en el futuro. “Slack contribuye a nuestros objetivos empresariales facilitando la comunicación, eliminando los conocimientos aislados y permitiendo que nos relacionemos entre países de forma rápida y transparente”, declara Ostheer.
* Estas cifras se basan en la calculadora de valor de Slack, que analiza los datos de uso del mes anterior y los extrapola para todo el año. Esto proporciona a las empresas previsiones precisas del ahorro de tiempo y costes.
