Acerca de esta plantilla
¿Alguna vez planificaste una reunión de equipo con un programa claro, solo para acabar quedándote sin tiempo, dejando a todos confundidos y teniendo que programar otra reunión más para terminar la discusión? Existe una alternativa.
La plantilla de programa de reunión de Slack te ayuda a mejorar la eficiencia de las reuniones, ver resultados claros y tangibles de las reuniones, y ahorrar tiempo al registrar el progreso del equipo, los próximos pasos, los posibles obstáculos, las notas, las necesidades y más en un lugar fácilmente accesible. Es la forma en que siempre debieron ser los programas de reunión.
¿Qué es una plantilla de programa de reunión?
Una plantilla de programa de reunión es un documento reutilizable en Slack que cualquier equipo puede usar para escribir temas y notas, agregar elementos de acción, enlaces y otros elementos para planificar y llevar a cabo una reunión productiva. Una plantilla de programa de reunión permite a los equipos:
- Colaborar y comunicar todo el trabajo en un solo documento
- Hacer un seguimiento de los logros y el progreso
- Publicar las responsabilidades de cada asistente para la reunión
- Hacer actualizaciones y ver todos los cambios en tiempo real
- Estandarizar formatos de reuniones
- Identificar elementos de acción y asignarlos sobre la marcha
¿Cuáles son los beneficios de nuestra plantilla de programa de reunión?
Optimiza las reuniones de tu equipo con nuestra plantilla de programa de reunión
La plantilla de programa de reunión es una solución directa y eficiente diseñada para mejorar la toma de notas en cualquier tipo de reunión de equipo. Perfecta para equipos que buscan aumentar la productividad y mejorar la comunicación durante las reuniones, la plantilla de programa de reunión de Slack puede ayudar a proporcionar un formato estructurado para capturar y organizar los detalles de las reuniones para que cada discusión sea concisa y cada decisión quede registrada. Esto hará que tus reuniones sean más efectivas, con elementos de acción claros y fácilmente accesibles para que los miembros del equipo puedan consultarlas más tarde.
Preparación colaborativa de programa de reunión
La plantilla de programa de reunión permite a los miembros del equipo editar colaborativamente el canvas compartido al mismo tiempo, así como hacer seguimiento de los temas del programa y enlaces clave en una ubicación accesible. Esto promueve un enfoque más organizado para la preparación de reuniones, lo que asegura que todos los participantes estén sincronizados antes de que comience la reunión. Al centralizar el programa y los recursos relacionados, los equipos pueden ahorrar tiempo, reducir la confusión y mejorar la experiencia general de la reunión. Ya sea que estés planificando una reunión semanal de equipo, una reunión de directorio o una reunión de inicio de proyecto, esta plantilla ayuda a cubrir todo lo necesario para una reunión efectiva.
Mejor alineación de tareas con una plantilla de programa de reunión
Una de las funciones clave de la plantilla de programa de reunión es su capacidad para ayudar a los equipos a alinearse en tareas y elementos de acción durante la reunión. Esta funcionalidad facilita la asignación de responsabilidades y el establecimiento de fechas límite, lo que garantiza que cada miembro del equipo sepa exactamente qué se espera de él después de la reunión. Ya sea que estés siguiendo los próximos pasos, rastreando hitos de un proyecto o planificando un programa de reunión individual, esta clara delimitación de tareas conduce a una mejor responsabilidad y seguimiento, lo que impulsa la productividad y asegura que los resultados de la reunión se implementen de manera efectiva, incluso si alguien no puede asistir a la reunión.
Optimiza los resultados de las reuniones con una plantilla de programa de reunión
Con la plantilla de programa de reunión, los equipos no solo pueden planificar y llevar a cabo reuniones de manera más eficiente, sino también rastrear los resultados y elementos de acción después de la reunión. Este ciclo continuo de preparación, ejecución y seguimiento transforma las reuniones de meras discusiones a poderosas sesiones de productividad y toma de decisiones. Ya sea que se trate de una reunión formal, una reunión de novedades diaria o una reunión general, la plantilla de programa de reunión es una herramienta indispensable para hacer que cada reunión valga la pena. Está diseñada para asegurar que se aborde todo, ya sea el rastreo de las actas de reuniones o la garantía de que todos estén alineados con las prácticas recomendadas.
Formato de programa: seis elementos esenciales para mantener a todos en sintonía
Un formato de programa de reunión bien planificado incluye, generalmente, ciertos componentes para involucrar a los asistentes en la discusión y aclarar temas, por ejemplo, los objetivos, una sección de preguntas y próximos pasos. Incluir estos elementos esenciales ayuda a tu equipo a saber qué esperar antes de cada reunión para que cada miembro pueda prepararse y hacer preguntas sobre el cronograma o los temas. Luego, puedes adaptar el programa según lo necesario para abordar comentarios y evitar gastar tiempo en estos obstáculos durante la reunión real.
Ya sea que se trate de una reunión formal, una reunión de inicio de proyecto, una reunión general o una reunión diaria, estos son los seis componentes para asegurar que todos reciban la información y participen en la discusión:
- Objetivos claros: define el resultado deseado de la reunión en formato de lista para que los objetivos sean claros y fáciles de leer.
- Recordatorios: programa el envío de mensajes y recordatorios de reuniones para ayudar a los participantes a recordar cumplir con sus responsabilidades.
- Asignación de tiempo: asigna una cantidad determinada de tiempo para que los miembros del equipo presenten sobre el tema. Las integraciones como Zoom o Asana se aseguran de que puedan planificar su presentación cronometrada mientras mantienen el programa principal ordenado.
- Sugerencias y preguntas: designar una sección para sugerencias y preguntas puede aumentar la participación en la reunión.
- Referencias o imágenes: adjunta una presentación, archivo o imagen al programa para darle a tu equipo un recordatorio o contexto sobre el tema de la reunión.
- Próximos pasos: asigna tareas a los participantes con fechas de vencimiento desde dentro de la plantilla.
Formato de programa: ¿reunión diaria? ¿De liderazgo? ¿De lanzamiento de proyecto? ¿Qué plantilla de reunión es adecuada para tu equipo?
Dependiendo del tipo de reunión que estés realizando, algunas plantillas pueden ser más relevantes para tus objetivos que otras. Los equipos de ventas pueden necesitar una plantilla con secciones para demostraciones de casos de uso y hojas de ruta para transmitir actualizaciones del producto, por ejemplo. Los equipos de marketing pueden utilizar plantillas que dejen espacio para que los grupos de interés de un proyecto incluyan su información de contacto, en qué canales aparecerá la campaña, enlaces a recursos de marketing, datos de marketing integrados, etc. Revisemos algunos tipos de reuniones y qué podrían incluir sus plantillas ideales.
Plantilla de programa de reunión
Los líderes de equipo pueden usar esta plantilla simple de programa de reunión para cualquier tipo de reunión, desde reuniones individuales hasta reuniones de todo el departamento. La plantilla de programa de reunión debe incluir temas próximos a discutir, elementos de acción y notas, pero los gerentes también pueden agregar componentes para hacer la sesión lo más productiva posible. Por ejemplo, una reunión diaria puede tener:
- Desafíos u obstáculos
- Lo que se logró desde la última reunión diaria
- Lo que se planea lograr antes de la próxima reunión diaria
Plantilla de gestión de proyecto
Al introducir una nueva iniciativa, necesitas proporcionar información esencial que permita a los asistentes de la reunión entender la finalidad del proyecto, así como sus objetivos, grupos de interés y cualquier información necesaria para un resultado exitoso. Una plantilla de gestión de proyecto puede incluir secciones para el objetivo del proyecto, su audiencia objetivo y dónde encontrarla, los canales y plataformas que el equipo utilizará, etc.
- Grupos de interés clave
- Cronograma del proyecto, fechas límite e hitos
- Riesgos y desafíos
- Recursos como activos de marketing, especificaciones del producto y más
Plantilla de reporte periódico del equipo
Después de presentar el proyecto a través de la plantilla de inicio del proyecto, es posible que quieras implementar reuniones semanales para registrar el progreso, abordar los obstáculos, pegar enlaces importantes y más. Las sincronizaciones semanales (por ejemplo, a través de la plantilla de reporte periódico del equipo de Slack) logran que los miembros del equipo sean responsables de cumplir las metas del equipo e individuales, a la vez que los gerentes pueden entender si necesitan brindar asistencia y cuándo deben hacerlo. Esto es lo que puede incluir el programa de sincronización semanal:
- Resumen del progreso del proyecto
- Espacio para reflexionar sobre lo que va bien
- Un encabezado para lo que no va bien
- Un encabezado que pregunta dónde está poniendo el empleado la mayor parte de su energía
- Un lugar para explicar los próximos pasos
Plantilla de informe del producto
Los gerentes de producto pueden usar una plantilla de informe del producto para explicar una nueva función o herramienta al liderazgo. Un informe del producto detalla, para todos, la finalidad del producto, sus capacidades, el cronograma de desarrollo, cómo el equipo medirá el éxito y los recursos disponibles para usar como referencia. Esto es lo que puede incluir una plantilla de ejemplo:
- Grupos de interés principales
- Descripción del producto
- Planteamiento del problema
- Funciones clave
- Hitos
- Parámetros de éxito
- Riesgos y desafíos
- Recursos
- Notas de la reunión inicial
Formato de programa: integraciones de terceros para complementar tu plantilla de programa de reunión
A diferencia de un programa estático en papel, una plantilla dinámica te permite integrarte con herramientas de terceros para realizar acciones que les permiten a ti y a tu equipo ahorrar tiempo y trabajar de manera más inteligente. Una de las funcionalidades clave de las integraciones es que los usuarios pueden completar acciones sin salir de la plantilla.
Integra las herramientas que ya usas y valoras para evitar malentendidos sobre el programa, ahorrar tiempo, evitar confusiones y permitir que los empleados hagan su trabajo más rápido. A continuación, verás cómo las integraciones pueden beneficiar a tu equipo a nivel práctico:
Agrega contexto al programa de la reunión del equipo
¿No sería muy práctico para un equipo de ventas tener un lugar para escuchar la grabación de una presentación de ventas exitosa y hacer preguntas, en ese mismo espacio, antes de una reunión? Con la integración de Loom de Slack, los prospectos de ventas pueden hacer exactamente eso.
Programa recordatorios y establece reuniones
Todos hemos dicho que programaremos un recordatorio o reunión y luego lo olvidamos. Una aplicación de calendario, como Google Calendar, te permite programar recordatorios y reuniones al instante sin salir de la plantilla. Esto no solo previene alertas no programadas, sino que programar la próxima reunión mientras es una prioridad evita conflictos de horarios más adelante, ya que el calendario de todos se llena durante la semana.
Asigna tareas y ve el progreso actualizado del proyecto
Integrarse con aplicaciones de gestión de proyectos como Asana es útil porque puedes ver el progreso de preparación de los miembros del equipo directamente desde la plantilla. En lugar de olvidarte de actualizar el progreso más tarde o necesitar asignar tareas tanto en el tablero del proyecto como en la plantilla, puedes ver y completar acciones desde una sola vista.
Obtén comentarios durante o después de la reunión
Una herramienta de formularios y encuestas como Polly puede generar reuniones de sincronización más eficientes y rápidas al hacer que los equipos ágiles ingresen información en formularios de respuesta instantánea. Cuando los gerentes quieren hacer una pregunta durante la reunión, pueden incluir un cuestionario simple y ver los resultados inmediatamente en la plantilla de programa de reunión semanal.
Plantilla de programa de reunión de Slack: resultados tangibles con reuniones productivas
No necesitas buscar en Google «cómo escribir un programa de reunión». La variedad de ejemplos y formatos de programa de reunión de Slack puede ayudarte fácilmente a lograr la alineación del equipo. Agrega elementos del programa, toma notas, etiqueta miembros del equipo, añade una lista de tareas del proyecto, registra conclusiones clave y usa miles de integraciones para una colaboración eficiente, todo desde dentro del ecosistema de Slack. Para la máxima colaboración del equipo, considera agregar el programa de sincronización semanal de Slack a las operaciones de trabajo de tu equipo.
