Cómo evitar la fuga de cerebros: cinco recomendaciones para retener el conocimiento en Slack

Cuando un empleado deja una empresa, se lleva algo invaluable consigo: conocimiento. En muchos lugares de trabajo tradicionales, este conocimiento institucional puede quedar atrapado en bandejas de entrada y mensajes directos privados o estar disperso en varias herramientas. Como consecuencia, los nuevos empleados y los equipos existentes deben emprender una búsqueda accidentada para encontrar información que alguna vez existió, lo que entorpece el progreso.

Slack es más que el motor de tu trabajo. Es una plataforma con tecnología de IA que reúne conversaciones, aplicaciones, personas y agentes en un solo lugar y convierte ese conocimiento en un recurso que puede consultarse y compartirse, de modo que los equipos puedan seguir avanzando incluso luego de que alguien deje de trabajar en la empresa.

Sigue leyendo para comprender por qué el conocimiento a menudo se pierde en el camino y explorar cinco formas de retenerlo en Slack y usarlo para emprender acciones con mayor rapidez:

¿Por qué el conocimiento se pierde en el camino?

La mayoría de las formas modernas de trabajar están diseñadas para preservar el conocimiento empresarial. Incluso los equipos de alto rendimiento se enfrentan a desafíos habituales, como los siguientes:

• Decisiones clave que se desvanecen en mensajes privados y conversaciones en vivo
• Experiencia aislada en herramientas y aplicaciones desconectadas
• Pérdida de información de contexto esencial en mensajes directos y conversaciones que tienen lugar por medios sin conexión
• Demasiadas herramientas con muy poca visibilidad
• Falta de un enfoque escalable para recopilar y reutilizar el conocimiento

El costo es considerable. Las empresas de gran tamaño pierden cientos de millones de dólares al año como consecuencia de la pérdida de conocimientos, e incluso más dinero cuando empleados clave dejan de trabajar allí y no se establece una estrategia adecuada para transmitir lo que saben. Según Workforce Lab de Slack, los trabajadores dedican, en promedio, el 33 % de su tiempo a buscar información, lo que lleva a ineficiencias y retrasos en la toma de decisiones.

Pero no tiene que ser así.

Cinco formas de retener el conocimiento en Slack

Slack es el sitio donde el conocimiento se recopila, se comparte y, lo que es crucial, se conserva para que los equipos puedan seguir avanzando aun cuando alguien deja de formar parte del equipo.

Ahora es más fácil prevenir la pérdida de conocimiento antes de que alguien abandone la empresa. La implementación de estas sencillas prácticas recomendadas en Slack puede marcar una gran diferencia:

1. Trabajar de manera visible y abierta en canales y no en mensajes directos

Mientras que la información se esfuma en los mensajes privados, los canales crean un registro compartido para los equipos. Podemos referirnos a esto como “trabajar de manera visible y abierta”.

Ya sea que se trabaje en lanzar una función, resolver un problema de un cliente o prepararse para una reunión de la junta directiva, hacerlo en un canal garantiza que todos los involucrados tengan acceso al mismo conocimiento. La búsqueda con tecnología de IA explora mensajes, archivos y conversaciones para encontrar de inmediato información pertinente, incluso de proyectos o conversaciones anteriores, mientras que las recomendaciones inteligentes sugieren próximos pasos, recursos o expertos en función del contexto. De este modo, cuando un empleado abandona la empresa, su conocimiento se conserva.

2. Integrar en Slack a todos los socios con los que se colabora

Tu equipo extendido con frecuencia incluye a contratistas, socios, proveedores y otras personas que contribuyen a tu trabajo. Si estas personas no participan en Slack, puede ocurrir que se pierda información de contexto esencial en hilos de correo electrónico o en mensajes puntuales.

Con Slack Connect, puedes invitar a los colaboradores externos a canales compartidos para que todos tengan la misma información de contexto sobre los proyectos. No es necesario cambiar de herramientas ni rastrear actualizaciones dispersas en distintos sitios, sino que todos trabajan juntos en un solo lugar. Cada persona involucrada puede ver la misma información, conversaciones y decisiones. Esto también pone las ventajas de la IA y de Agentforce al alcance de los trabajadores externos, lo que los ayuda a acceder a conocimientos pertinentes y colaborar sin problemas con los equipos internos

3. Recopilar conocimiento en el flujo de trabajo

El Generador de flujos de trabajo es más que una herramienta de automatización con uso reducido de código; también recopila información importante a medida que tu equipo trabaja. Ahora, con la IA en Slack, simplemente puedes escribir lo que necesitas y el Generador creará un flujo de trabajo para ti, lo que te dejará tiempo para avanzar en tu lista de tareas.

Piensa en el Generador de flujos de trabajo como el asistente de memoria de tu equipo. Puedes crear flujos de trabajo que soliciten automáticamente notas finales tras la resolución de una negociación, recopilen comentarios luego del lanzamiento de una campaña, desencadenen la elaboración de listas de verificación de cierre y más.

Lo mejor de todo es que el Generador de flujos de trabajo recopila conocimientos a lo largo del flujo de trabajo, en lugar de emprender pasos independientes de documentación, con lo que aumentan las probabilidades de que la información importante se conserve.

4. Documentar el conocimiento al instante con la IA en Slack

¿Qué sucede cuando termina una gran sesión de propuesta de ideas en Slack, se toman decisiones y alguien pide una actualización? De pronto, tienes que escarbar entre los mensajes para unir las piezas de lo que ocurrió.

Próximamente,* la asistencia de escritura de IA estará integrada directamente en los canvas. A partir de cualquier conversación en Slack, la IA puede, de manera inmediata, resumir los puntos clave, extraer elementos de acción y generar un primer borrador, lo que elimina la necesidad de escudriñar manualmente los hilos de conversaciones. Puedes definir un tono formal o informal, reestructurar el contenido o destacar próximos pasos. Si la sesión de planificación se realiza en una junta, la IA incluso tomará notas por ti para plasmar las decisiones que se tomen y generar una transcripción completa, con lo que todos los participantes podrán estar atentos al intercambio y mantenerse alineados.

¿El resultado? El conocimiento de tu equipo ya no desaparece en el historial de una conversación o en las reuniones. El contenido de cada conversación importante puede consultarse y usarse, ya sea que se estén creando reportes de un proyecto a partir de sesiones de propuesta de ideas o desarrollando documentos de proceso a partir de debates en un canal.

5. Usar la barra de búsqueda como el motor de IA de tu empresa

En los lugares de trabajo digitales de la actualidad, la información está en todos lados, pero encontrarla puede ser sorprendentemente difícil. La búsqueda empresarial transforma el modo en que las organizaciones administran y retienen el conocimiento mediante la creación de una experiencia unificada de búsqueda en sistemas que solían estar desconectados.

Cuando los empleados pueden encontrar rápidamente la información en plataformas como Google Drive, Microsoft Teams y Confluence, dedican menos tiempo a rastrear respuestas y más tiempo a aplicar esta información. Esto impulsa la productividad y modifica profundamente la forma en que el conocimiento institucional se conserva en las organizaciones.

Incluso luego de que los empleados cambian de funciones o dejan la empresa, sus contribuciones siguen estando a disposición para consultarse. La búsqueda empresarial protege esta inteligencia colectiva haciendo que las conversaciones, las decisiones y la información de contexto históricas estén al alcance de los miembros actuales del equipo. En el caso de los nuevos empleados, esto significa un acceso inmediato a la memoria organizacional sin necesidad de formular repetidamente las mismas preguntas.

Al vincular los repositorios externos con las comunicaciones internas, la búsqueda empresarial crea un ecosistema completo de conocimiento que respeta los permisos de seguridad y los requisitos de cumplimiento vigentes. Las organizaciones que implementan una cultura en la que se recurre a la búsqueda en primera instancia perciben un mejor flujo del conocimiento y una menor redundancia en las comunicaciones.

El verdadero valor de la búsqueda empresarial va más allá de la simple comodidad: transforma la información dispersa en una base de conocimientos organizada y accesible que crece con la organización, lo que garantiza que los datos cruciales nunca se pierdan y siempre estén disponibles.

Convierte el trabajo diario en una base de conocimientos colectiva

Cuando las personas dejan tu equipo, su conocimiento no debería irse con ellas. A través del trabajo en canales de Slack, puedes crear un historial de búsqueda perdurable del trabajo de tu equipo.

La IA en Slack acrecienta la potencia de ese historial. Desde la obtención de respuestas a la velocidad del rayo hasta la información organizada con facilidad, estamos construyendo un entorno más inteligente y productivo para tu equipo.

Algunas funciones de IA se incluyen en todos los planes de pago de Slack. Para los equipos que quieren ir más allá, cada plan desbloquea capacidades avanzadas de IA que ayudan a automatizar el trabajo, tomar decisiones más rápidas y escalar la productividad en toda la organización.

• Pro te brinda tu primera experiencia con la IA integrada de Slack: incluye funciones básicas de generación de resúmenes de canales, hilos y juntas para que sea sencillo ponerse al día de las conversaciones.
• ¿Usas Pro y quieres más? Business+ desbloquea un conjunto más amplio de herramientas de IA que incluye síntesis, traducciones, generación de flujos de trabajo y búsqueda con tecnología de IA. Estas funciones ayudan a que tu equipo reduzca el trabajo manual y se concentre en lo importante.
• ¿Necesitas expandir el uso de la IA en tu empresa? Enterprise+ brinda la experiencia completa de IA de Slack. Incluye la búsqueda empresarial, la administración avanzada de tareas, y controles de seguridad y gobernanza de nivel empresarial. Es un plan diseñado para organizaciones que buscan avanzar con rapidez, operar de forma segura a escala e incorporar la IA en cada capa del trabajo de sus equipos.

Ya sea que estés empezando o quieras expandir funciones, hay un plan de Slack diseñado para adaptarse a tu equipo y crecer a la par de tu organización.

* Las funciones con la aclaración “Próximamente” están pensadas a futuro y podrían lanzarse durante este año. Todas las fechas, características y funcionalidades de estas funciones están sujetas a cambios.